Проезд в отпуск

1. Ст 325 ТК РФ предусматривает компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных местностях, и членов их семей.

2. Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей утверждены Постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. N 455 (СЗ РФ. 2008. N 25. Ст. 2986). Согласно п. 2 указанных Правил работникам организаций и членам их семей один раз в 2 года производится компенсация за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета расходов на оплату стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска работника и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в т.ч. личным, а также провоза багажа весом до 30 кг.

3. К членам семьи работника организации, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в т.ч. усыновленные), фактически проживающие с работником. Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

4. Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника организации одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы (п. 4 Правил). Следует иметь в виду, что, согласно ст. 122 ТК, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

В дальнейшем у работника организации возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации — начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы — начиная с пятого года работы и т.д. Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника организации возникает одновременно с возникновением такого права у работника организации (п. 4 Правил).

5. Компенсация расходов является целевой выплатой. Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию. При этом причина, по которой работник не реализовал свое право на компенсацию указанных расходов, значения не имеет (п. 4 Правил).

6. Расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:

• а) оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника организации и обратно к месту постоянного жительства — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
  • автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
• б) оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
• в) оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов (п. 5 Правил).

7. Применяя ст 325 ТК РФ следует учитывать, что в случае если представленные работником организации документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено п. 5 указанных Правил, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат (п. 6 Правил).

8. При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника организации и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:

• а) при наличии железнодорожного сообщения — по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
• б) при наличии только воздушного сообщения — по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
• в) при наличии только морского или речного сообщения — по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
• г) при наличии только автомобильного сообщения — по тарифу автобуса общего типа (п. 7 Правил).

9. Компенсация расходов при проезде работника организации и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил).

10. В случае если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными п. 5 указанных Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов (п. 9 Правил).

11. В случае использования работником организации отпуска за пределами Российской Федерации, в т.ч. по туристической путевке, производится компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных указанными Правилами.

При этом основанием для компенсации расходов кроме перевозочных документов является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы Российской Федерации.

В случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения Государственной границы Российской Федерации аэропорту работником организации представляется справка о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданная транспортной организацией (п. 10 Правил).

12. Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником организации не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются:

• а) фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
• б) даты рождения несовершеннолетних детей работника;
• в) место использования отпуска работника и членов его семьи;
• г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
• д) маршрут следования;
• е) примерная стоимость проезда (п. 11 Правил).

13. Компенсация расходов производится организацией исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником организации заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск. Для окончательного расчета работник организации обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника организации и членов его семьи. В случаях, предусмотренных указанными Правилами, работником организации представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией (п. 12 Правил).

14. Работник организации обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно (п. 12 Правил).

15. Указанные Правила не применяются к категориям работников и членам их семей, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры и условия возмещения расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно за счет средств федерального бюджета (п. 14 Правил).

16. Органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления вправе, в соответствии с ч. 8 статьи 325 ТК РФ, самостоятельно определять размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников организаций, финансируемых из региональных и местных бюджетов. В отдельных субъектах РФ и в некоторых муниципальных образованиях предусмотрены несколько иные условия и порядок компенсации указанных расходов, по сравнению с соответствующими условиями и порядком, предусмотренными для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета. Например, в соответствии со ст. 7 Закона Республики Бурятия от 9 октября 2007 г. N 2526-III «О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях, финансируемых из республиканского бюджета и расположенных в приравненных к районам Крайнего Севера местностях Республики Бурятия» (Собрание законодательства Республики Бурятия. 2007. N 10 — 11) право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно у работников организаций, финансируемых из республиканского бюджета, возникает не одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы, а только по истечении 12 месяцев работы в данной организации. Согласно п. 1 решения Архангельского городского Совета депутатов от 30 ноября 2004 г. N 347 «О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях города Архангельска как местности, приравненной к районам Крайнего Севера, и финансируемых из городского бюджета» (Ведомости Архангельского городского Совета депутатов. 2004. N 46) право на оплачиваемый один раз в 2 года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска в пределах территории Российской Федерации и обратно, а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг предоставлено лицам, работающим в организациях г. Архангельска. Работодатели также оплачивают один раз в 2 года стоимость проезда несовершеннолетних детей работника к месту их отдыха (лечения) и обратно.

17. Размер, условия и порядок компенсации расходов, предусмотренных ст 325 ТК РФ, у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, а также индивидуальными трудовыми договорами.

Регионы Крайнего Севера характеризуются сложными условиями проживания, связанными с местными природно-климатическими особенностями. Поэтому социальное обеспечение занятых в указанной местности граждан предусматривает многочисленные привилегии и льготы, в числе которых оплачиваемая предприятием поездка в отпуск в пределах Российской Федерации.

В дополнение к оплачиваемым дням отдыха, предоставляемым гражданам на общих основаниях, установлен дополнительный оплачиваемый период для тех, кто трудится на территории Крайнего Севера (24 календарных дня) и в приравненных к ним регионах (16 календарных дней). Размещенные в этих районах организации должны возмещать сотрудникам траты на поездку в отпуск и на обратную дорогу за счет собственных ресурсов.

Кто и в каких случаях получает возмещение проезда на отдых

На льготный проезд могут рассчитывать только жители территории Крайнего Севера, имеющие официальную трудовую занятость в указанном регионе РФ.

Согласно ФЗ о государственных гарантиях (ст. 33) поездка по территории РФ к месту проведения отпуска и обратно оплачивается сотруднику средствами предприятия 1 раз за 2 года. При использовании дней отдыха на поездку по территории государств СНГ оплата производится при наличии соответствующего пункта в трудовом контракте, оформленном между организацией и гражданином.

В соответствии с правилами, определенными для работодателей северной полосы территории России (ПП РФ №456, 12.06.2008), возмещение затрат на дни в дороге производится с учетом некоторых моментов:

• Право воспользоваться льготными проездными возникает одновременно с правом получить общепринятый трудовой отпуск (по графику).
• Отводимые на льготную поездку 2 года исчисляются в общей сумме рабочих мест гражданина на Севере.
• Компенсация оплачивается работодателем и при увольнении гражданина, возвращающегося домой из отпуска. Ему полагается возмещение перемещения в оба конца и оплата проезда к месту жительства.
• Все дни отдыха учитываются как календарные, поэтому оплата праздничных или рабочих дней производится одинаково.
• Выплата компенсации производится на основании предъявления документов, подтверждающих выезд гражданина за пределы региона.
• Если сотрудник выезжает отдыхать с нетрудоспособными членами семьи, то их перемещение и перевоз багажа (до 30 кг) также оплачиваются предприятием.

Важно! При подписании трудового контракта с работодателем желательно указать в тексте документа членов семьи сотрудника, которым полагается компенсация проезда при уходе в отпуск, тем самым удастся избежать возможных разногласий в будущем. Определение лиц, причисляемых к членам семьи, указано в ФЗ о прожиточном минимуме в РФ (№134, 20.10.1997).

Особенности оплаты льготного проезда

В отпуске компенсируется стоимость дороги в обе стороны при перемещении на транспорте:

• в купейном вагоне поезда (железнодорожного);
• на авиалайнере;
• автомобильном (не считая такси);
• водном (в каютах 3 категории речных судов, на морских судах — в каютах 5-8 тарифных групп).

Подлежит компенсации также оплата провоза багажа (до 30 кг на одного человека).

При поездке на личном транспортном средстве компенсируются расходы, рассчитанные по наименьшей стоимости самого короткого пути до конечного пункта маршрута. В этой ситуации работник должен передать в бухгалтерию предприятия документы, подтверждающие нахождение в рассматриваемый период вне северных территорий РФ.

Транспортные расходы на отдых самого сотрудника и членов его семьи финансируются за счет разных источников. Затраты по работнику включены в себестоимость продукции организации (ПП РФ №661, 01.07.1995), а выплата по членам его семьи производится из части прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Поэтому при отсутствии у организации прибыли оплата транспортных расходов, понесенных членами семьи сотрудника, не может производиться.

Возмещение стоимости расходов на транспорт выдается сотруднику перед отъездом на отдых исходя из предварительных расходов на транспорт, а итоговый расчет производится по предоставленным проездным документам по возвращении работника (членов его семьи) домой.

Если сотрудник посещал в указанный период несколько населенных пунктов на территории РФ, возмещаются затраты только до одного из пунктов (по выбору работника), а обратная дорога компенсируется по кратчайшему маршруту от выбранного пункта.

При путешествии в иные страны оплачивается перемещение до границы РФ и обратно от границы до дома.

Расчетным пунктом признается таможня на выезде и въезде из страны (пункт пропуска или аэропорт). Если сам ближайший аэропорт находится уже за пределами северной территории, то и работник, и члены его семьи доедут до него с полной компенсацией проезда.

Если работник не использовал свое право на отдых, то при увольнении ему полагается денежная компенсация.

Важно! Привилегии по транспортному возмещению не относятся к работникам вахтовой службы, не проживающим на северной территории.

Когда теряется право на компенсацию

При приближении окончания 2-летнего периода на право использования льготы (за 1-2 месяца) администрация предприятия письменно уведомляет об этом сотрудника.

По Постановлению Правительства РФ №455 возможность получения компенсации теряется, если она не использована в отведенный для этого период. Перенос дней отдыха или льготы для оплаты расходов на транспорт не допускается.

Важно! Неработающие в связи с уходом за ребенком и беременные работницы не могут использовать указанное право. Исключением будет ситуация, когда сотрудник прервет отпуск по уходу и напишет заявление на трудовой ежегодный отпуск. Тогда при выезде за пределы Севера стоимость дорожных затрат в оба конца будет компенсирована работодателем.

Налогообложение и страхование льготных выплат

Независимо от принятой на предприятии системы налогообложения компенсация затрат сотрудников на перемещение по территории страны к месту нахождения во время отпуска и обратно не облагается:

• налогом на получаемые доходы граждан (ст. 217 НК РФ);
• удержаниями по обязательному пенсионному или медицинскому страхованию (ст. 9 ФЗ №212, 24.07.2009);
• взносами по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ст. 20 ФЗ №125, 24.07.1998).

Освобождение от обложения налогами и взносами по страхованию определяется внутренними документами организации:

• в размерах, установленных в договорах (трудовых, коллективных), Положении о днях отдыха;
• с периодичностью, оговоренной договорами или нормативными документами предприятия (не реже 1 раза в 2 года);
• при предоставлении перечня подтверждающих документов, установленного коллективным договором или иными документами организации.

При работе по упрощенной системе обложения налогами учитываемая для расчета база предприятия не уменьшается на величину компенсационных расходов по проездам работников на отдых (ст. 346 НК РФ).

При оплате единого налога с разницы между расходами и доходами организация может учесть льготные проездные расходы сотрудников в составе затрат на оплату труда.

Нормы законодательства, используемые для расчета и выплаты проездных льгот

Распоряжения и нормы, используемые при определении размера и порядка оплаты денег на транспортные траты для работающих на предприятиях и организациях Крайнего Севера РФ, должны быть отражены в документах внутреннего распорядка организации и на законодательном уровне.

Кроме профсоюзных положений, трудовых и коллективных соглашений, основными определяющими нормативными актами служат следующие:

1. Постановление Правительства о назначении компенсации за оплату проезда в отпуск (№455 от 12.06.2008).
2. Трудовой кодекс РФ:
   • о праве на льготные поездки 1 раз в 2 года за счет работодателя (ст. 325);
   • о праве льготного проезда для совмещающих работу и учебу или две работы (ст. 287);
   • о количестве дополнительных льготных дней для отдыха (ст. 321, ст. 325).
3. Налоговый кодекс РФ в положении об учете компенсационных проездных трат при формировании резерва предприятия (ст. 324).
4. Федеральный закон:
   • №50 (02.04.2014) в части описания процедуры предоставления льготы и порядка оплаты;
   • №4520 (19.02.1993) в части описания гарантий и компенсаций для занятых трудовой деятельностью в северных районах РФ.

Компенсировать своим наемным сотрудникам и членам их семей следование к месту отдыха обязаны не только государственные работодатели Крайнего Севера, но и частные предприниматели.

Право на оплату затрат на транспорт работник получает после 1 года работы в организации и в последующие каждый второй год (четвертый, шестой и так далее) без учета времени фактического использования права на отдых.

Работник может получить возмещение за свои транспортные затраты на отдых не сразу в момент приобретения права, а в последующие годы трудовой деятельности. Сумма должна быть выплачена как при использовании отпуска за 1 год или объединенного за 2 года.

Важно! Нежелательно накапливать льготу по транспортным расходам, ведь работодатель по разным причинам может отказать в одномоментной выплате за несколько двухлетних периодов. В случае подачи сотрудником искового заявления судебным решением возможно присуждение работодателю произвести выплату не больше чем за три года, то есть истец не может воспользоваться правом транспортного возмещения за все периоды, кроме последнего.

Как оформить компенсацию оплаты проезда в отпуск

Для того, чтобы рассчитывать на возмещение денег за оплату проезда в отпуск, уходящему в него работнику северных предприятий следует написать своему руководству заявление. Он все равно будет писать его в обязательном порядке для ухода в отпуск. Нужно только, помимо обычных обязательных моментов, дополнительно включить туда некоторые данные:

• место, куда человек собирается ехать в отпуск;
• вид транспорта, на котором он будет туда следовать;
• стоимость проезда по самой короткой траектории;
• ссылки на законодательные акты, согласно которым ему положена эта выплата.

Нужно обязательно приложить копии билетов или посадочные талоны до места отпуска (на самолет, поезд, водный транспорт), а также чеки на оплату перевозки багажа.

Если человек едет на собственном авто, к заявлению нужно будет приложить:

• справку о том, что он действительно побывал в заявленном месте отдыха;
• копию прав и техпаспорта на автомобиль;
• чеки за бензин, полученные на АЗС в пути.

По получении данного заявления руководитель организации издает специальный приказ, который является основой для отдела кадров и бухгалтерии при начислении и выплате отпускных средств.

Подтверждение расходов нужно подать минимум за три дня до отъезда. После возвращения может быть произведен перерасчет.

Работодатель уклоняется от уплаты?

Лишить работника полагающейся ему выплаты на дорогу в отпуск не получится – на страже стоит закон, который накладывает на нарушителей прав работников серьезные санкции. Работодатель, не выполнивший свои обязанности по начислению и выплате данных средств, может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ):

• до 5 000 руб. – должностное лицо;
• до 50 000 руб. – предприятие или организация (либо деятельность их будет приостановлена на трехмесячный срок).

Что предусмотрено новыми правилами компенсации расходов на проезд к месту отпуска и обратно сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера?

В 2020 году установлено новое правило для выплаты компенсации на проезд к месту отпуска и обратно для сотрудников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (п. 2 Особенностей правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году, утв. Постановлением Правительства от 19.06.2020 № 887).

Новое правило для выплаты компенсации на проезд к месту отпуска и обратно для сотрудников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях предусматривает следующее: если они не воспользовались в 2020 году своим правом на оплату работодателем 1 раз в 2 года стоимости проезда к месту отпуска и обратно из-за ограничительных мероприятий по предупреждению распространения новой коронавирусной инфекции, то право на получение этой компенсации переносится на 2021 год.

Если указанный период, за который работнику предоставляется право на компенсацию расходов, заканчивается в 2020 году, и он его не использовал, право на компенсацию расходов в 2021 — 2022 годах реализуется в 2022 году.

Что должен сделать работник в связи с появлением новых правил компенсации на проезд к месту отпуска и обратно?

Работники, которые оплатили проездные документы, но не воспользовались ими из-за ограничительных мероприятий по предупреждению распространения новой коронавирусной инфекции, должны:

• возвратить работодателю средства, которые получили на приобретение проездных документов, если их возместил перевозчик;
• проинформировать работодателя о пролонгации перевозчиком срока выполнения обязательств по перевозке пассажира либо о пролонгации действия проездных и перевозочных документов на 2021 год;
• проинформировать работодателя о том, что перевозчик не возвращает средства за проездные и перевозочные документы и не продлевает срок выполнения обязательств по перевозке. В этом случае сотрудник прилагает документы из транспортной компании. В таком случае работодатель вправе сам запросить у транспортной организации эти документы.

Для исполнения этих обязанностей работнику установлено не более 7 рабочих дней с даты выхода из отпуска или после окончания периода действия карантина, если он распространялся на работника.

Если работник смог съездить в отпуск, то он должен представить в организацию отчет о произведенных расходах. К нему надо приложить подлинники проездных и перевозочных документов или их экземпляров на бумажном носителе (при оформлении в электронном виде).

На это работнику установлен срок – 3 рабочих дня с даты выхода из отпуска (с учетом периода осуществляемых по месту использования отпуска или по месту работы работника ограничительных мер, если они распространялись на такого работника).

Что нужно сделать организации в связи с появлением новых правил компенсации на проезд к месту отпуска и обратно?

Организация в своем локальном нормативном акте должна установить способы, которыми работник должен сообщить ей о перечисленных вариантах развития ситуации с перевозчиком. Например, в письменном или электронном виде, путем направления скан-копий на электронную почту организации или с помощью мобильных сервисов.

При этом, если в организации создана профсоюзная организация, то при установлении в локальном акте работодателя вариантов его информирования работником, следует учитывать мнение профсоюза.

Страховые взносы при выплате компенсации на проезд к месту отпуска и обратно сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера

Начисление страховых взносов при выплате компенсации на проезд к месту отпуска и обратно зависит от места проведения работником отпуска.

Страховые взносы при выплате компенсации на проезд к месту отпуска и обратно сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера, не начисляются в случае, если работник провел отпуск на территории РФ (пп. 7 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса).

Если отпуск работник провел за границей, то страховые взносы на оплату стоимости его проезда к месту отпуска и обратно начисляются в следующем порядке:

• стоимость проезда работника от места его жительства или работы до пункта пропуска через Государственную границу РФ, в котором осуществляется прохождение работником паспортного контроля, не облагается страховыми взносами (письмо Минфина России от 31.01.2020 № 03-15-06/6028);
• с суммы оплаты стоимости перелета из города, в международном аэропорту которого работник проходит пограничный контроль, до места назначения за пределами территории РФ, следует исчислить страховые взносы в общеустановленном порядке (письмо Минфина России от 13.12.2017 № 03-15-09/83587).

При этом законодатель предусматривает выплату компенсации за проезд к месту проведения отпуска и обратно не только для самого работника, но и для неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником) (ст. 325 Трудового кодекса РФ).

Подпункт 7 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса предусматривает освобождение от страховых взносов стоимости проезда неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником).

Однако, в каком порядке надо оплатить стоимость проезда неработающих членов семьи сотрудника для того, чтобы сохранить эту льготу и не уплачивать страховые взносы, Налоговый кодекс не уточняет.

Ведь в таком случае возможны варианты:

• оплата стоимости проезда к месту отпуска и обратно может быть перечислена непосредственно члену семьи сотрудника;
• оплата стоимости проезда к месту отпуска и обратно члена семьи сотрудника, перечисляется не ему, а самому сотруднику.

Второй вариант действий нередко приводил к проблемам. Поскольку Минфин РФ в таком случае настаивал на начислении страховых взносов. Свою точку зрения он обосновывал следующим: в пп. 7 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ не установлено, что освобождение от уплаты страховых взносов расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно членов семей работников возможно в случае, если расходы компенсируются непосредственно самому работнику.

А вот если организация компенсировала стоимость проезда члену семьи работника, то такая выплата не облагалась страховыми взносами, поскольку оплата в таком случае производилась за физическое лицо, которое не состояло в трудовых отношениях с организацией (письма Минфина России от 14.06.2018 № 03-15-06/40735, № 03-15-06/40742).

Точку в решении этого вопроса поставил Верховный суд РФ.

Он пришел к выводу, что законодатель не связывает компенсационные выплаты со способом их оплаты работодателем. Поэтому, кому выплачивается компенсация — самому работнику или члену его семьи в настоящее время значения не имеет (Решение Верховного Суда РФ от 14.06.2018 № АКПИ18-393).

НДФЛ при выплате компенсации на проезд к месту отпуска и обратно сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера

Если работодатель в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ оплачивает своему сотруднику, работающему и проживающему в районе Крайнего Севера, проезд к месту проведения отпуска и обратно в пределах территории РФ, то эта выплата не подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Отметим, что это правило появилось в Налоговом кодексе только с 1 января 2020 года. До этого момента для освобождения от НДФЛ компенсации работнику на проезд к месту отпуска и обратно, Минфин РФ рекомендовал пользоваться решениями судебных органов, которые предусматривали освобождение от обложения НДФЛ стоимости проезда (письмо Минфина России от 13.02.2019 № 03-04-06/8803).

Помимо этого, Минфин РФ допускает и возможность освобождения от НДФЛ компенсации стоимости проезда к месту отпуска и обратно в случае, если работодатель перечисляет ее чаще, чем 1 раз в 2 года, например, ежегодно. Важно, чтобы при этом оплата стоимости проезда осуществлялась в соответствии с коллективным договором, локальным нормативным актом организации либо трудовым договором, заключенным с работником (письмо Минфина России от 20.02.2017 № 03-04-06/10021).

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Подписаться

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Федеральный закон от 7 марта 2018 г. N 56-ФЗ

Изменения вступают в силу с 27 октября 2017 г.

Федеральный закон от 16 октября 2017 г. N 293-ФЗ

Изменения вступают в силу с 27 октября 2017 г.

Федеральный закон от 31 декабря 2014 г. N 519-ФЗ

Изменения вступают в силу по истечении девяноста дней со дня официального опубликования названного Федерального закона

Федеральный закон от 21 июля 2014 г. N 231-ФЗ

Изменения вступают в силу со дня официального опубликования названного Федерального закона

Действие положений части второй статьи 4 и части шестой статьи 35 настоящего Закона (в редакции Федерального закона от 21 июля 2014 г. N 231-ФЗ) распространяется на правоотношения, возникшие с 16 мая 2013 г.

Федеральный закон от 21 июля 2014 г. N 216-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 января 2015 г.

Федеральный закон от 2 апреля 2014 г. N 55-ФЗ

Изменения вступают в силу со дня официального опубликования названного Федерального закона

Федеральный закон от 2 апреля 2014 г. N 50-ФЗ

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного Федерального закона

Федеральный закон от 2 июля 2013 г. N 185-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 сентября 2013 г.

Федеральный закон от 24 июля 2009 г. N 213-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 января 2010 г.

Федеральный закон от 22 августа 2004 г. N 122-ФЗ (в редакции Федерального закона от 29 декабря 2004 г. N 199-ФЗ)

Изменения вступают в силу с 1 января 2005 г.

Федеральный закон от 10 января 2003 г. N 8-ФЗ

Изменения вступают в силу по истечении одного месяца со дня официального опубликования названного Федерального закона

Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 июля 2002 г.

Федеральный закон от 6 августа 2001 г. N 110-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 января 2002 г.

Федеральный закон от 27 декабря 2000 г. N 151-ФЗ

Изменения вступают в силу со дня официального опубликования названного Федерального закона

Федеральный закон от 8 января 1998 г. N 4-ФЗ

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного Федерального закона

Указ Президента РФ от 24 декабря 1993 г. N 2288

Статья 2 (в части утверждения ВС РФ перечня районов), часть первая статьи 10 (в части установления ВС РФ районного коэффициента к заработной плате и порядка его выплаты); часть первая статьи 11 (в части установления ВС РФ размера и порядка выплаты процентной надбавки к заработной плате) настоящего Закона признаны не действующими и не подлежащими применению

Закон РФ от 2 июня 1993 г. N 5082-I

Изменения вступают в силу с момента введения в действие Закона Российской Федерации «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»

Документ

«Обзор Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014)

Верховый Суд РФ в комментируемом обзоре разъяснил применение норм трудового законодательства, касающихся работников Крайнего Севера и приравненных к нему местностей: о начислении зарплаты с учетом районного коэффициента и процентной надбавки, о компенсации расходов на проезд к месту отпуска и обратно и др. Рассмотрим их подробнее.

Оплата труда

Работники Крайнего Севера и приравненных к нему местностей имеют право на районные коэффициенты и надбавки к заработной плате (ст. 315 ТК РФ).

1. Применение районных коэффициентов и надбавок к зарплате поставлено статьей ст. 316 и 317 ТК РФ в зависимость от того, из каких источников финансируются работодатели. Так, к зарплате работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, начисляются районные коэффициенты и надбавки, принятые органами госвласти бывшего СССР и РФ (пока соответствующее постановление не принято Правительством РФ). Повышенные коэффициенты, установленные органами государственной власти субъектов РФ или местного самоуправления, распространяются на учреждения, финансируемые за счет соответствующих бюджетов (абз. 2 ст. 316 ТК РФ). Однако они не действуют в организациях, финансируемых за счет федерального бюджета. Аналогичные выводы содержит письмо Роструда от 18.12.2009 № 3672-6-1.
2. Применяя районные коэффициенты к зарплате, следует учитывать, что установление некоторых из них на территории бывшего СССР носило временный характер. Например, повышенные коэффициенты применялись во время строительства БАМа в соответствии с постановлением ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 08.07.1974 № 561. Поэтому по окончании строительства БАМа они не учитываются.
3. Из положений ст.ст. 315, 316, 317 ТК РФ следует, что при расчете зарплаты должны применяться районный коэффициент и процентная надбавка, установленные в районе или местности по месту фактического выполнения работы сотрудником (в филиале, представительстве, ином обособленном структурном подразделении или вне места нахождения работодателя). При этом место нахождения организации, в штате которой состоит работник, значения не имеет. Отсутствие в трудовом договоре условий о применении коэффициента и надбавки не лишает работника права на повышенную зарплату. Аналогичный подход выражен в письме Роструда от 29.06.2011 № 1891-6-1.
4. Районный коэффициент не начисляется на средний заработок, выплачиваемый работнику за период нахождения в служебной командировке в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Такой вывод содержится в п. 4 Инструкции, утв. Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 № 2. Во время служебной командировки сотруднику выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ).
5. Лицам, работающим по совместительству в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, заработная плата должна начисляться с учетом районных коэффициентов и процентных надбавок. Это следует из положений ч. 3 ст. 285 ТК РФ.
6. Процентная надбавка к зарплате зависит от стажа работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. При исчислении северного стажа следует учитывать следующие правила:
   • с 1 июня 1993 года стаж суммируется независимо от сроков перерыва в работе. Поскольку именно с этой даты действует п. 1 постановления Совета Министров – Правительства РФ от 07.10.1993 № 1012, закрепивший это правило (п. 2 Разъяснения Минтруда РФ от 16.05.1994 № 7);
   • для исчисления стажа не имеют значения основания прекращения трудовых отношений. Так, решениями Верховного Суда РФ от 30.06.2005 № ГКПИ05-727, от 07.06.2006 № ГКПИ06-526, от 03.08.2006 № ГКПИ06-823, от 10.06.2009 № ГКПИ09-536 признаны не действующими некоторые положения Постановления Минтруда РФ от 16.05.1994 № 37, Приказа Минтруда РСФСР от 22.11.1990 № 2 о прерывании северного стажа как не соответствующие закону. С учетом позиции Верховного Суда РФ не следует применять действующие нормы о прерывании северного стажа, например, п. 1 Постановления Совета Министров – Правительства РФ от 07.10.1993 № 1012 о прерывании стажа при увольнении сотрудника за виновные действия;
   • в стаж не включаются периоды индивидуальной трудовой деятельности и деятельности по гражданско-правовым договорам.
7. Осужденные к лишению свободы не имеют права на процентную надбавку к зарплате, выплачиваемую работникам Крайнего Севера и приравненным к нему местностям. Данные лица привлекаются к труду в связи с отбыванием наказания, трудовой договор с ними не заключается. В то время как надбавка распространяется только на тех, кто работает по найму, то есть на основании трудового договора (ст. 1 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-I).
8. При разработке системы оплаты труда работодатель должен учитывать следующее. Если зарплата работника северной организации установлена в размере МРОТ, то коэффициент и надбавка начисляются на него. Аналогичную позицию неоднократно высказывал Верховный Суд РФ в определениях от 30.08.2013 № 93-КГПР13-2, от 17.05.2013 № 73-КГ13-1, от 07.10.2011 № 3-В11-31, от 29.07.2011 № 56-В11-10.

Согласно ст. 133.1 ТК РФ региональным соглашением в субъекте РФ может быть установлен свой МРОТ. Если региональный МРОТ включает в себя надбавки и коэффициенты, то его размер не должен быть ниже федерального МРОТ с учетом аналогичных доплат. В противном случае региональное соглашение незаконно, и зарплата исчисляется исходя из федерального МРОТ, на который начисляются надбавки и коэффициенты.

Компенсации при увольнении в связи с ликвидацией организации либо сокращением численности или штата работников

По решению службы занятости населения за работником, уволенным в связи с ликвидацией организации или сокращением численности или штата работников организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, сохраняется средний месячный заработок в течение 4, 5 и 6-го месяцев со дня увольнения. Работник имеет право на такие выплаты, если одновременно соблюдаются следующие условия (ст. 318 ТК РФ):

• в службу занятости он обратился в течение 1 месяца со дня увольнения;
• он не был трудоустроен.

Нарушение срока обращения в службу занятости не лишает работника права на средний месячный заработок на период трудоустройства, если это произошло по вине работодателя. Такое возможно в случае, когда работодатель выдает трудовую книжку и справку о среднем заработке по истечении месяца после увольнения. Ведь данные документы необходимы при обращении в службу занятости.

Пенсионеры также имеют право на сохранение за ними среднего месячного заработка в течение 4, 5 и 6-го месяцев со дня увольнения по решению службы занятости. Несмотря на то, что указанные граждане не могут быть признаны безработными, допускается их регистрация в службе занятости в целях поиска подходящей работы. Аналогичная позиция была выражена Рострудом в письме от 11.02.2010 № 594-ТЗ.

Статьей 318 ТК РФ предусмотрено сохранение за работником среднего заработка только при ликвидации организации либо сокращении численности или штата. Поэтому работник, уволенный индивидуальным предпринимателем в связи с прекращением им предпринимательской деятельности, имеет права на сохранение средней зарплаты только в том случае, если это предусмотрено трудовым договором (ст. 307 ТК РФ).

Дополнительный выходной день

Один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), работающий в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, воспитывающий ребенка в возрасте до 16 лет, имеет право на дополнительный выходной день без сохранения зарплаты. Для этого он должен подать работодателю заявление (ст. 319 ТК РФ). Иных условий для предоставления такого выходного дня ТК РФ не содержит, поэтому работодатель не вправе отказать в его предоставлении в связи со служебной необходимостью.

Сокращенная рабочая неделя для женщин

Статьей 320 ТК РФ для женщин, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, установлена сокращенная рабочая неделя (36 часов). Зарплата при этом выплачивается в таком же размере, как при полной рабочей неделе. Это обязанность, а не право работодателя. То есть при заключении коллективного или трудового договора работодатель не вправе устанавливать продолжительность рабочей недели свыше 36 часов.

Работа женщины за пределами сокращенной рабочей недели (36 часов) должна оплачиваться дополнительно как сверхурочная.

Если установлена продолжительность рабочего дня (смены), то сверхурочная работа оплачивается в повышенном размере: за первые два часа – не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы – не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Однако ТК РФ не установлен порядок оплаты переработки при суммированном учете рабочего времени, например, при режиме гибкого рабочего графика. В таком случае следует руководствоваться п. 5.5 Рекомендаций, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 30.05.1985 № 162/12-55, и оплачивать сверхурочную работу:

• в полуторном размере за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода;
• в двойном размере – за последующие часы сверхурочной работы.

К таким выводам пришел Верховный Суд РФ в Решении от 15.10.2012 № АКПИ12-1068.

Дополнительный отпуск

Лица, работающие по совместительству в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на дополнительный отпуск продолжительностью 24 или 16 календарных дней. Этот отпуск суммируется с основным (ст. 321 ТК РФ).

В данном случае не применяются положения ст. 287 ТК РФ о том, что гарантии и компенсации лицам, работающим в северных районах, предоставляются только по основному месту работы.

Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно

Работники Крайнего Севера и приравненных к нему местностей имеют право на компенсацию расходов на проезд и провоз багажа к месту проведения ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно 1 раз в 2 года (ст. 325 ТК РФ).

Правила компенсации таких расходов организациями, финансируемыми из федерального бюджета, установлены ст. 325 ТК РФ и постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455.

Размер, порядок и условия таких выплат в организациях, финансируемых из региональных бюджетов РФ, устанавливаются органами госвласти субъектов РФ, в организациях, финансируемых из местных бюджетов, – органами местного самоуправления, у работодателей небюджетной сферы – коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). При отсутствии нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, определяющих правила выплаты компенсации в указанных организациях, применяются положения федерального законодательства, то есть ст. 325 ТК РФ и Постановления Правительства РФ от 12.06.2008 № 455.

При выплате таких компенсаций работодатели должны учитывать следующие особенности.

1. Статья 325 ТК РФ предусматривает возмещение расходов на проезд только при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска. Это правило применяется в организациях, финансируемых из федерального бюджета (см. Определение Верховного Суда РФ от 03.10.2013 № АПЛ13-389). Однако для работников других организаций нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, трудовым (коллективным) договором может быть установлено возмещение расходов не только при ежегодном оплачиваемом отпуске, но и при других видах отпусков: по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Такой подход был высказан также в письме Минздравсоцразвития РФ от 15.02.2010 № 217-13.
2. Работник Крайнего Севера и приравненных к нему местностей имеет право на компенсацию расходов на проезд и провоз багажа при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением. Положения ТК РФ не ограничивают возмещение расходов в таком случае.
3. Оплата стоимости проезда к месту отпуска и обратно должна производиться работнику даже в том случае, если он вернулся в районы Крайнего Севера после истечения срока ежегодного оплачиваемого отпуска. Аналогичное мнение содержится в письме Минздравсоцразвития РФ от 20.02.2009 № 194-13.
4. Положения ч. 2 ст. 325 ТК РФ обязывают работодателя оплатить неработающим членам семьи работника стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. Такая компенсация предоставляется при условии, что сам работник выезжает к месту отдыха из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей. Минздравсоцразвития РФ в письме от 24.08.2006 № 1010-13 отразило такой же подход.
5. Если территория не относится к районам Крайнего Севера и приравненным местностям, но относится к районам, в которых начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, то оплата проезда к месту отпуска сотрудникам организаций в этих местностях не положена. Ведь согласно ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-I данная компенсация распространяется исключительно на лиц, работающих в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям.
6. Работодатель не должен устанавливать фиксированный размер компенсации проезда к месту проведения отпуска и обратно, который ниже фактически понесенных расходов. Размер такой компенсации должен соответствовать ее предназначению, то есть гарантировать работнику возможность выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления. Такой вывод согласуется с позицией КС РФ, высказанной в постановлении от 09.02.2012 № 2-П (см. также Определения Верховного Суда РФ от 05.10.2012 № 53-КГ12-4, от 11.03.2011 № 60-В10-4).
7. Оплата стоимости проезда работника личным транспортом к месту отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем (ч. 3 ст. 325 ТК РФ). Пунктом 8 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 уточняется, что оплачиваются подтвержденные чеками расходы на топливо, но не выше стоимости проезда по кратчайшему маршруту, рассчитанной исходя из норм расхода топлива. Такие затраты могут быть подтверждены:
   • квитанциями, чеками, товарными чеками автозаправочных станций, которые подтверждают расходы на топливо;
   • справками автотранспортных предприятий, осуществляющих междугородные перевозки, о кратчайшем расстоянии следования автомобильным транспортом к месту проведения отпуска и обратно;
   • справками автотранспортных предприятий о нормативном расходе топлива для транспортных средств, на которых осуществлялся выезд в отпуск;
   • документами, подтверждающими проведение отпуска в избранном работником месте (справки, выдаваемые администрацией сельского совета, районной администрации, квитанции гостиниц о регистрации при временном проживании и т.п.).

   При этом расчет следует производить с использованием норм расхода топлива, содержащихся в Методических рекомендациях, утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р.

8. Согласно ч. 1 ст. 325 ТК РФ работнику компенсируется стоимость проезда по территории РФ к месту отпуска и обратно. На практике возникают споры о размере компенсации при поездке работника за пределы РФ воздушным транспортом, если при этом не производится посадка в аэропорту, ближайшем к месту пересечения границы РФ. Документами, которые подтверждают произведенные расходы в этом случае, являются (п. 6 и 10 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455):
   • перевозочные документы (билеты), маршрутные квитанции, посадочные талоны;
   • справки о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданные транспортной организацией либо ее агентом.

Транспортная организация может производить расчет стоимости перевозки по территории РФ и выдавать соответствующую справку в произвольной форме. Так, в расчете могут использоваться значения ортодромических расстояний, представляемые ФГУП «Госкорпорация по ОрВД» (http://www.matfmc.ru). Законодательно порядок расчета стоимости перелета по территории РФ при отдыхе гражданами за пределами РФ не определен.

Компенсация расходов, связанных с переездом

Размер, условия и порядок компенсации расходов, связанных с переездом сотрудника на новое место жительство из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей, определяется для работодателей (ч. 5 ст. 326 ТК РФ):

• финансируемых из федерального бюджета – статьей 326 ТК РФ;
• финансируемых из бюджета субъектов – органами госвласти субъектов РФ;
• финансируемых из местных бюджетов – органами местного самоуправления;
• не относящихся к бюджетной сфере – коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами.

При этом для организаций, не финансируемых из федерального бюджета, могут быть предусмотрены правила предоставления таких выплат, отличные от установленных ст. 326 ТК РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Например, предоставление сотруднику компенсации при наличии определенного стажа работы (см. определение Верховного Суда РФ от 26.03.2010 № 93-В10-1, от 8.10.2010 № 93-В10-2).