Приложения к положению о персональных данных

Осуществляя деятельность, предприятию или ИП, выступающими работодателями, или работающими с контрагентами — физлицами, приходится иметь дело с их личными данными, которые в соответствии с законодательством подлежат защите. Вся работа с этими сведениями должна регламентироваться, для этого на предприятии создается положение о персональных данных работников.

Для чего необходимо положение о защите персональных данных

Персональные данные — это сведения работника, с которыми предприятию приходится иметь дело каждый день с момента заключения с ними трудового договора и до увольнения.

Ответственные лица на предприятии не только их собирают и хранят, но также периодически обрабатываю и разглашают третьим лицам. Часто это требует осуществляемая деятельность, например, выплата зарплаты на картсчета в банке.

С другой стороны, существующие положения законодательных актов обязывают предприятие, хранить и не допускать разглашения подобной информации.

Чтобы полностью соблюсти положения законодательства, но и в дальнейшем осуществлять свою деятельность предприятие должно разработать Положение о персональных данных, в котором действующие нормы реализуются с учетом работы организации.

Разработать данное Положение необходимо любому хозяйствующему субъекту, который нанимает работников, а вследствие этого имеет дело с их личными данными.

Этот локальный нормативный акт разрабатывается и утверждается точно так же как и все другие внутренние нормативы предприятия. Ответственным за его разработку может выступать руководитель кадрового отдела или же иное должностное лицо, в обязанности с которыми включается работа с этими сведениями.

Проект документа согласуется с различными специалистами организации, профсоюзом, а после этого вводится в действие распоряжением директора. После того как Положение о персональных данных введено в действие, с ним необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников.

Фиксировать ознакомление сотрудников с данным локальным документом можно в специальном журнале регистрации или с помощью заполнения отдельных опросных листов.

Внимание! Законодательство устанавливает, что в состав Положения должно входить согласие на обработку личных данных работника. Его необходимо запрашивать у работающего на предприятии человека каждый раз, когда происходит разглашение сведений третьим лицам, например, при составлении доверенности, справок и т. д.

При этом данное согласие сотрудник может отозвать в любой момент, подав на имя своего работодателя соответствующие заявление.

Какие данные сотрудников являются персональными

Нормы законодательства определяют, что включается в состав личных данных человека. Это может быть как информация, напрямую связанная с сотрудником, так и косвенно его затрагивающая.

Сюда включаются:

• Полные личные данные работника (Ф.И.О.).
• Сведения о месте и дате появления его на свет.
• Адрес фактический и по регистрации.
• Социальное, семейное, имущественное положение.
• Имеющиеся у работника образование, профессия.
• Сведения о получаемых сотрудником доходах и т. д.

Кроме закона о ПД, состав персональной информации определяет и ТК РФ. Он включает в состав защищаемой информации сведения, которые позволяют определить человека как работника. Это квалификация, специализация, образование, состояние здоровья человека (в некоторых ситуациях, например, при работе его во вредных условиях), наличии детей.

Список информации, которая может быть отнесена к ПД сотрудника не является закрытым, поэтому каждый субъект, ведущий бизнес, имеет право расширять его, при этом данные категории должны быть обязательно зафиксированы в Положении предприятия.

Внимание! Существует информация о работнике, которая никогда не должна запрашиваться администрацией компании, так как она является сугубо личной. Сюда относится, к примеру, вероисповедание, национальность. Если кто-то попытается узнать подобную информацию, это будет расценивать как попытка вторжения в личную жизнь работника.

Скачать образец положения о защите данных сотрудников на 2018 год

Положение о защите персональных данных работников2018 образец скачать в формате Word.

Скачать образец листа ознакомления сотрудников с положением в формате Word.

Что должно содержать положение о защите персональных данных

Закон не определяет, какие именно сведения и разделы должны быть внесены в документ. Также нигде не оговариваются критерии, по которым необходимо производить оформление. Поэтому, в процессе подготовки этого документа на предприятии нужно учитывать требования ФЗ о персональных данных, а также общие принципы оформления внутренних нормативных актов.

Общие положения

Этот раздел должен содержать цели составления документа, иметь ссылки на законы и другие нормативные акты по работе с персональными данными. Еще здесь нужно описать процесс введения положения в действие, и как именно будут в него вноситься изменения.

Перечень персональных данных сотрудников

Это один из самых важных разделов в положении, поскольку именно он будет определять, какие именно сведения подпадают под понятие персональных. Составлять этот раздел лучше всего только после того, как от работников получены все необходимые документы и проведен их анализ на предмет содержащихся в них сведений. Здесь же можно описать внутренние документы, в которых могут содержаться личные данные, и какие также должны подлежать защите.

Операции с персональными данными

В этом разделе нужно описать какие подразделения, либо конкретные лица, получают право на работу с персональными данными. Также здесь нужно конкретно указать носители, на которых могут храниться данные (например, в виде распечаток на бумаге, в электронном виде в базе данных и т.д.)

Доступ к персональным данным

В разделе нужно описать каким образом персональные данные, имеющиеся в компании, могут быть использованы другими работниками, не имеющими на это полномочий. Также в этом разделе необходимо обговорить порядок предоставления имеющихся сведений в другие организации, госорганы, прочим лицам.

Обязанности работников с доступом к персональным данным

В этом разделе нужно описать какие именно действия обязаны выполнять работники, допущенные к личным данным сотрудников компании.

Права работников в отношении операций с персональными данными

Здесь описываются права работников, которые передали компании свои персональные сведения, и тех, кто обладает доступом к таким сведениям в процессе выполнения обязанностей.

Защита персональных данных

В разделе описывается, в каком именно месте и каким образом в компании хранятся полученные персональные данные. Необходимо подробно указать при помощи каких мер производится защита данных на бумаге (например, архивные шкафы, запирающиеся на ключ, замок с кодовым доступом на двери помещения архива и т. д.). Также нужно описать, где хранятся и как защищаются данные, имеющиеся в электронном виде.

Порядок утверждения положения о персональных данных сотрудников

Порядок разработки и принятия у данного положения точно такой же, как и у любого другого внутреннего акта предприятия.

Если в компании сформирован профсоюз, то принятие положения должно производиться только после его согласования с данным органом.

Проект документа нужно передать в профсоюз, у которого есть пять дней на его рассмотрение. По истечении этого срока орган должен в письменном виде представить свое мнение о нем.

Мнение органа может выражать несогласие с представленным документом. В этой ситуации вместе с выражением мнения предоставляются предложения по изменению положения. Администрация должна либо принять предлагаемые изменения, либо в срок трех дней провести с органом дополнительные обсуждения.

Если даже после этого согласие достигнуто не было, то обе стороны составляют и подписывают протокол разногласий. После этого шага администрация имеет право принять документ в том виде, как он предлагается. Но надо помнить, что профсоюз при возникновении спорной ситуации может обжаловать принятие положения в суде либо через трудинспекцию.

Если профсоюзный орган в организации не сформирован, но есть другой, представляющий интересы рабочих, то проводить согласование положения нужно с ним.

Если профсоюза нет вообще, то администрация вводит Положение о персональных данных в действие самостоятельно, принимая необходимый приказ. В этом распоряжении нужно проставить дату, с которой нормативный акт начинает действовать, определить ответственных лиц за соблюдение его, отменить предыдущий нормативный акт (если новое положение принимается взамен старого).

бухпроффи

Важно! Если в приказе не указана дата начала действия, то положение приобретает силу с даты подписания распоряжения.

Ответственность за разглашение персональных данных

C 1 июля 2017 года начали действовать поправки к законам и КОАП, которые касаются работы с личными данными. Среди них было существенное увеличение штрафов за нарушения в сфере обработки и хранения сведений о людях.

Закон о персональных данных с 1 июля 2017 года предусматривает следующие штрафы:

• Так, если производится сбор персональных данных в не предусмотренных законом случаях, либо выполняется обработка несовместимая с целями, указанными в законе, это наказывается предупреждением либо штрафом для простых граждан в сумме 1-3 тыс. р., для должностных лиц — 5-10 тыс. р., для предприятий — 30-50 тыс. р.
• Если у субъекта, получившего персональные данные, нет согласие на обработку персональных данных от их владельца, хотя оно обязательно должно быть получено, влечет наложение штрафа на граждан в сумме 3-5 тыс. р, на должностных лиц — 10-20 тыс. р., на организации — 15-75 тыс. р.
• Также поправками была введена ответственность за то, что оператор не опубликовал в открытом доступе документ, описывающий его политику по получению, обработке и хранению личных данных. Это действие влечет за собой штраф на граждан от 700 до 5 тыс. р., на должностных лиц — 3-6 тыс. р., на предпринимателя — 5-10 тыс. р., на организацию — 15-30 тыс. р.
• Если оператор данных не предоставляет владельцу сведения о том, каким образом производится обработка его данных, влечет наложение на граждан предупреждения либо штрафа в сумме 1-2 тыс. р., на должностных лиц — 4-6 тыс. р., на предпринимателей — 10-15 тыс. р, на компании — 25-40 тыс. р.

Иван Иванов

При подписании трудового договора, оказании медицинской помощи, оформлении кредитов и в иных ситуациях личные сведения граждан становятся доступными для других лиц. В целях защиты от незаконного разглашения законодатель предусмотрел специальные правила и определил меры ответственности.

Нормативная база

Главным документом в области использования информации о физических лицах, является Закон от 27.07.2006 года № 152-ФЗ. Его положения и принципы раскрываются в подзаконных актах, принятых Президентом России, Правительством РФ, Роскомнадзора, ФСБ и другими органами, которые курируют данное направление.

Предприятия должны установить контроль в своих подразделениях за соблюдением гражданами законодательства о защите персональных данных. Для этих целей руководство принимает внутренние нормативные акты, с которыми каждый сотрудник знакомится в момент подписания трудового контракта и дает письменное обязательство соблюдать все правила.

Постановление Правительства РФ от 01.11.12 № 1119, которое утверждает свои требования к организации защиты:

Политика предприятия в области защиты персональных данных

До начала работы с личными сведениями граждан организация-оператор уведомляет об этом Роскомнадзор. Законодатель не называет, сколько локальных актов должно быть у организаций.

Руководитель определяет круг лиц, которые имеют доступ к таким сведениям, с возложением индивидуальной ответственности.

Внутренние документы регулируют:

• общие принципы работы;
• порядок обработки на бумажных носителях;
• правила работы в информационных системах;
• особенности хранения;
• порядок передачи;
• инструкция для сотрудников;
• другие моменты.

Перечень основных локальных документов

Перечень локальных актов и их наполнение нормами зависит от особенностей деятельности конкретной организации. Во исполнение требований Закона № 152-ФЗ могут быть введены в действие следующие документы:

• положение об обработке персональных данных (ст. 22);
• план мероприятий для проведения контроля (ст. 18.1);
• распорядительный акт о назначении ответственных (ст. 22.1);
• внесение дополнений в должностные инструкции (ст. 22.1);
• форма согласия на обработку персональных данных (ст. 6 и 9);
• форма запроса на доступ (ст. 14);
• формы уведомлений о внесенных изменениях, предпринятых мерах, об устранении нарушений, об уничтожении (ст. 20 и 21).

Внутренние нормативные акты указывают на то, какие еще правила разрабатываются и утверждаются в компании.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Инструкция по защите ПД (образец)
• Положение о защите персональных данных работников (образец)
• Приказ о назначении ответственных за обработку ПД (образец)

Алгоритм утверждения положения о защите персональных сведений

Положение, регламентирующее процесс работы с персональной информацией, раскрывает, как должны храниться и использоваться сведения, относящиеся к служащим фирмы, пациентам лечебного учреждения, клиентам и т.д. Законодатель не устанавливает, какая форма должна быть у документа. Компании разрабатывают его самостоятельно.

Процесс принятия и внедрения локального акта состоит из нескольких этапов:

• создание проекта;
• получение согласования от компетентных специалистов компании;
• введение в действие путем подписания приказа;
• доведение документа до сотрудников, которые знакомятся с ним под роспись.

В большинстве организаций к личной относится информация о сотрудниках, поэтому разработкой положения занимается кадровая служба. Приказ о внедрении локального акта в работу составляется в свободном виде.

Основные разделы Положения

Положение разбивается на смысловые разделы с учетом требований Закона 152-ФЗ. Рекомендуется включить в документ следующие разделы:

• общие сведения;
• список информации и документов, содержащих данные о гражданах;
• обязательства нанимателя;
• процедура предоставления личных сведений;
• способы и виды работы с информацией о гражданах;
• оформление доступа к сведениям;
• защита конфиденциальной информации;
• права и обязанности субъекта;
• ответственность должностных лиц и компании.

Перечень информации, относящейся к персональной

Закон № 152-ФЗ (статьи 8, 10, 11) разделяет данные о физических лицах на:

• обезличенные – по ним нельзя определить конкретное лицо;
• общие – первичные и основные;
• специальные – здоровье, религия, раса, нация и т.д.;
• биометрические – физиология и биология.

Персональные данные – это любые сведения, относящиеся к физическому лицу.

В перечень входит:

• фамилия, имя, отчество;
• число и населенный пункт рождения;
• адрес проживания;
• информация о документе, удостоверяющем личность;
• СНИЛС;
• ИНН;
• сведения о дипломах;
• информация о полученных доходах и оплате труда;
• семейный статус;
• другое.

Методы сбора и защиты ведомостей

Компания получает информацию для конкретных целей. Они должны быть отражены в положении и бланке информированного согласия.

Собрать информацию можно автоматизированными и неавтоматизированными способами. В первой ситуации лицо заполняет специальные электронные формы, из которых сведения попадают в базу данных. Во второй – информация передается при личном общении, путем изучения документов, через других лиц и т.д.

Согласно Закону № 152-ФЗ фирма обязана:

• определить, кто будет отвечать за организацию процесса обработки личных данных;
• ввести в работу внутренние документы;
• обеспечивать безопасное применение и использование;
• контролировать процесс работы с информацией;
• предотвращать вред, если будет нарушено законодательство;
• знакомить с правилами работы граждан, принимаемых по трудовому договору.

Закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ называет методы защиты:

• реализация правил конфиденциальности;
• пресечение неразрешенного доступа;
• выявление фактов незаконного доступа и устранение вреда;
• организация защиты технических средств;
• запись резервных копий.

Назначение ответственных за хранение и обработку

Фирма назначает лиц, которые отвечают за обработку и хранение личных данных (ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ). Доступ к информации оформляется приказом с перечислением конкретных работников. Обычно ответственными сотрудниками являются:

• начальник кадрового отдела;
• инспекторы отдела по работе с персоналом;
• работники бухгалтерии;
• специалисты отдела информатизации.

Как обрабатываются данные?

Статья 6 Закона № 152-ФЗ раскрывает условия обработки персональных данных:

• взятие у гражданина согласия;
• согласованность с поставленными задачами и целями.

В процессе обработки информации оператор выполняет следующие действия:

• собирает;
• уточняет;
• систематизирует;
• использует;
• удаляет;
• хранит.

Нарушения положения и ответственность должностных лиц

Компания не должна допускать несанкционированное использование личных сведений. За нарушение законодательства назначаются административные, уголовные, дисциплинарные наказания. Виновное лицо также можно привлечь к гражданско-правовой ответственности, т.е. воспользоваться процедурой возмещения вреда.

Административная ответственность (КоАП РФ):

• ст. 13.11 – нарушение порядка работы с информацией;
• ст. 13.12 – несоблюдение правил защиты;
• ст. 13.14 – разглашение сведений;
• ст. 19.5 – невыполнение предписания контролирующего органа.

В качестве меры административной ответственности применяются штрафы, которые налагаются на организацию, предпринимателя или должностное лицо.

Уголовная ответственность предусмотрена ст. 137 УК РФ, которая запрещает посягать на частную жизнь граждан. В случае признания лица виновным, оно должно заплатить штраф либо отбыть обязательные, исправительные или принудительные, работы. Суд может запретить заниматься профессиональной деятельностью или наложить арест на два года.

Ст. 90 ТК РФ устанавливает ответственность сотрудников, которые получили доступ к конфиденциальным сведениям. Провинившегося можно уволить по решению работодателя.

Если пострадавшему причинен моральный вред, он вправе его взыскать в порядке, который предусматривает ГК РФ.

Инструкция для работников

В повседневной жизни фирмы сотрудники работают со средствами автоматизации и программным обеспечением на персональных компьютерах. Поэтому помимо положения может быть разработана инструкция, определяющая порядок использования информационных систем. Документ включает в себя правила:

• безопасного использования различных программ и технических средств;
• применения логинов и паролей;
• предоставления доступа;
• антивирусной защиты;
• работы с носителями;
• другие моменты.

Таким образом, следует внимательно изучить законодательство, устанавливающее правила работы с личными сведениями граждан и правильно организовать процесс их сбора и защиты. Это позволит защитить заинтересованных лиц и избежать юридической ответственности.

О том, как организовать защиту информации на предприятии, рассказано в видео ниже.

Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации(персональных данных), не содержащих сведений,составляющих государственную тайну.

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО.

о неразглашении конфиденциальной информации

(персональных данных), не содержащих сведений,

составляющих государственную тайну.

Я,___________________________________________________________________________

(ФИО государственного гражданского служащего)

исполняющий(ая) должностные обязанности по занимаемой должности

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

(должность, наименование структурного подразделения Россвязькомнадзора)

предупрежден(а), что на период исполнения должностных обязанностей в соответствии с должностным регламентом, мне будет предоставлен допуск к конфиденциальной информации (персональным данным), не содержащим сведений, составляющих государственную тайну. Настоящим добровольно принимаю на себя обязательства:

1. Не разглашать третьим лицам конфиденциальные сведения, которые мне доверены (будут доверены) или станут известными в связи с выполнением должностных обязанностей.

2. Не передавать и не раскрывать третьим лицам конфиденциальные сведения, которые мне доверены (будут доверены) или станут известными в связи с выполнением должностных обязанностей.

З. В случае попытки третьих лиц получить от меня конфиденциальные сведения, сообщать непосредственному руководителю.

4. Не использовать конфиденциальные сведения с целью получения выгоды.

5. Выполнять требования нормативных правовых актов, регламентирующих вопросы защиты конфиденциальных сведений.

6. В течение года после прекращения права на допуск к конфиденциальным сведениям не разглашать и не передавать третьим лицам известные мне конфиденциальные сведения.

Я предупрежден (а), что в случае нарушения данного обязательства буду привлечен (а) к дисциплинарной ответственности и/или иной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Относительно недавно в России был введен в оборот новый документ под названием «Согласие на обработку персональных данных». Очень быстро он получил повсеместное распространение и на данный момент широко используется в самых разных организациях, начиная от государственных бюджетных учреждений и до коммерческих компаний.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк согласия на обработку персональных данных .docСкачать образец согласия на обработку персональных данных .doc

Что собой представляет согласие

Согласие на обработку персональных данных – это письменное разрешение гражданина Российской Федерации, которое он дает заинтересованной стороне на получение, сбор, хранение и использование персональных сведений о себе.

Также документ гарантирует человеку то, что информация о нем будет применяться для строго определенных целей и будет защищена от неправомерных действий.

Когда чаще всего требуется согласие

Сейчас согласие необходимо писать почти повсеместно:

• при подаче документов на ребенка в садик или школу;
• при трудоустройстве;
• при заключении договора с банком, страховой компанией и т.д.

Иными словами, везде, где гражданин предоставляет свои личные документы или документы лица, представителем которого он является, заполняет различного рода тесты и анкеты, он подписывается такое согласие.

Что вкладывается в термин «персональные данные»

Закон четко определяет это понятие: под персональными данными понимается вся информация, которая напрямую относится к человеку, как к физическому лицу. Это:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• сведения из паспорта, трудовой книжки и прочих документов;
• а также некоторые характеристики его личности.

При этом следует отметить, что согласие на обработку персональных данных требуется даже несмотря на то, что далеко не все эти сведения имеют характер конфиденциальных и закрытых.

В частности их условно можно поделить на три основных вида:

1. общедоступные данные (ФИО, пол, дата, место рождения, гражданство и т.п.)
2. биометрические (физиологические особенности индивида, его внешние параметры)
3. специальные (народность, религия, здоровье и т.д.). Сюда же в некоторой степени относится и информация о месте работы человека, его отношениях с законодательством, привычках и т.п.

По закону, согласие на обработку персональных действий строго необходимо только тогда, когда оно касается двух последних из вышеназванных категорий, однако зачастую оно пишется и в отношении той информации, которая имеет позицию общедоступной.

Для чего формируется согласие на обработку при трудоустройстве

Когда человек устраивается на работу, он дает представителю работодателя свои личные документы: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, свидетельство об образовании, медкнижку, военный билет и т.д. Как только эти бумаги попадают на стол специалиста по кадрам, они получают статус конфиденциальных (что обеспечивается статьей 14 Трудового Кодекса РФ), поэтому для их дальнейшего использования (а без этого в кадровом делопроизводстве никак не обойтись), необходимо заручиться письменным согласием работника (п. 8 ст. 65 ТК РФ).

В этом документе должно быть подробно расписано, как, с какой целью и какие конкретно сведения из персональных данных будут применяться, обрабатываться и храниться.

Следует отметить, что по закону, вся персональная информация, предоставленная работодателю, может использоваться только в служебных целях.

Если сотрудник отказывается подписывать согласие

Законодательство РФ однозначно говорит о том, что согласие должно быть только и исключительно добровольным, то есть работодатель не имеет права принудить подчиненного подписать данный документ, поэтому в практике кадровых специалистов встречаются люди, которые отказываются подписывать согласие на обработку персональных данных.

Обычно это бывает вызвано тем, что они не понимают истинного назначения документа: защитить права работника, а напротив, опасаются, что личные сведения о них попадут в руки недобросовестных граждан.

В этих случаях закон допускает обработку персональных данных без согласия работника, но только тогда, когда это нужно для реализации условий и целей ранее заключенного трудового договора.

Здесь отдельно следует акцентировать внимание на том, что это касается только тех сотрудников организации, которые уже зачислены в ее штат, а вот в отношении новых работников согласие на обработку персональных данных получить необходимо – без него в большинстве случаев человека на сегодняшний день даже невозможно принять на работу. Связано это с тем, что между сторонами еще не заключен трудовой договор, а значит, у работодателя еще нет и обязанности его исполнять.

Логично, что администрация предприятия стремится избежать ситуаций, когда, например, даже в таких мелочах, как выписка пропуска на территорию компании, отсутствие согласия на обработку персональных данных может сыграть свою негативную роль.

Что грозит за разглашение персональных данных

Как уже говорилось выше, действия, которые работодатель может совершать с персональными данными работников, четко прописываются в тексте согласия.

Если полномочия в какой-то степени превышаются, а, тем более, если происходит какое-то злоупотребление, ответственность может наступить самая серьезная: начиная от дисциплинарной и административной, вплоть до уголовной.

Для того, чтобы сотрудник имел четкое представление о том, не выходит ли запрашиваемая у него информация за рамки нужной по закону или не превышаются ли полномочия работников предприятия по тексту согласия, следует заранее проанализировать документ (возможно даже воспользовавшись помощью квалифицированного юриста) и только тогда ставить под согласием свою подпись.

В частности, данные о том, отбывал ли гражданин срок в местах лишения свободы, нужна только тогда, когда должность, на которую он претендует, напрямую требует отсутствия судимости (иными словами, если соискатель хочет работать менеджером по рекламе, такие данные он имеет право не предоставлять).

Как уведомить

Законодательство гласит о том, что представители организаций должны извещать Роскомнадзор об обработке поступивших в их распоряжение всех персональных данных (статья 22 закона № 152-ФЗ). Посмотреть, исполняет ли работодатель эту норму закона можно на сайте данной госструктуры.

Можно ли отозвать согласие

Обычно действие с согласием на обработку персональных данных происходит так: устраиваясь на работу, человек подписывает документ, после чего благополучно о нем забывает. Но в некоторых случаях, возникает необходимость об отзыве ранее подписанного согласия. Как правило, это бывает, когда работодатель нарушает условия хранения, использования и обеспечения закрытости поступившей в его распоряжение информации, а также при увольнении.

Для того, чтобы оформить отзыв достаточно всего лишь написать заявление в свободной форме, потребовать в нем прекратить сбор, обработку, использование, хранение персональных данных и уничтожить всю информацию о подчиненном (сослаться надо на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22).

Это требование должно быть выполнено не позже чем через месяц после написания отзыва.

Образец согласия

Согласие пишется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри организации. При этом в бланке обязательно должны быть следующие данные:

• наименование компании-работодателя;
• место и дата составления документа;
• фамилия, имя, отчество работника, его паспортные данные и сведения о месте жительства.

Далее в основной части подробно указывается:

• каких именно персональных данных касается документ;
• в каких целях и что именно допустимо с ними делать;
• срок действия согласия и возможность его отзыва (хотя это итак гарантировано законодательством).

Обязательно следует поставить отметку о том, что согласие написано без принуждения и в добровольном порядке. После того этого под документом ставится подпись.

СОГЛАСИЕ
НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

г. Иваново

03.08.2018 г.

Я, Ковтун Инна Олеговна, паспорт 2495 564738, выдан Ленинским РОВД г. Иваново, адрес регистрации: г. Иваново, ул. Мельничная д.73, кв. 8, даю свое согласие ОАО «КомЖилФонд» на обработку моих персональных данных. Согласие касается фамилии, имени, отчества, данных о поле, дате рождении, гражданстве, типе документа, удостоверяющем личность (его серии, номере, дате и месте выдачи), а также сведений из трудовой книжки: опыте работы, месте работы и должности.

Я даю согласие на использование персональных данных исключительно в целях формирования кадрового документооборота предприятия, бухгалтерских операций и налоговых отчислений, а также на хранение всех вышеназванных данных на электронных носителях. Также данным согласием я разрешаю сбор моих персональных данных, их хранение, систематизацию, обновление, использование (в т.ч. передачу третьим лицам для обмена информацией), а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законом Российской Федерации.

До моего сведения доведено, что ОАО «КомЖилФонд» гарантирует обработку моих персональных данных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Срок действия данного согласия не ограничен. Согласие может быть отозвано в любой момент по моему письменному заявлению.

Подтверждаю, что давая согласие я действую без принуждения, по собственной воле и в своих интересах.

Ковтун И.О. (подпись)

Обязательство о неразглашении персональных данных — один из самых популярных локальных нормативных актов на предприятии в последние годы. Для хранения и обработки таких данных граждан необходимо правильно организовать доступ к ним персонала организации. Статья рассказывает, что включить в обязательство, кто его подписывает, какова роль ответственного за организацию обработки конфиденциальных данных.

Кто имеет доступ к личным данным

Такой доступ имеют многие:

• главный бухгалтер — для начисления зарплаты, удержания НДФЛ;
• менеджер по работе с клиентами — доступ к информации о клиентах компании;
• начальник отдела кадров — при оформлении человека на работу;
• руководитель компании — при ознакомлении с личными делами работающих, с резюме и т. д.

Можно назначить одного или нескольких сотрудников в качестве ответственных за неразглашение персональных данных и организацию их обработки. Число таких сотрудников на уровне закона не оговорено. Но в их обязанности входит:

• контроль за соблюдением оператором и его работниками Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ и других подзаконных актов;
• доведение до сведения работающих положения законодательства и локальных актов о персональных данных;
• организация приема и обработки обращений и запросов субъектов персональных данных.

Бланк и форма обязательства о неразглашении персональных данных работников

Право ответственных лиц получать конфиденциальные данные граждан необходимо оформить документально.

Приказом по предприятию ответственного сотрудника обязывают, например, обеспечивать сохранность информации на бумажных и электронных носителях, а также об осуществлении работниками их трудовых прав. Образец приказа о неразглашении персональных данных можно скачать в конце статьи.

Данный вопрос может регулироваться трудовыми договорами, приказами, должностными инструкциями и внутренними положениями о порядке работы с такими данными. Работодателю необходимо получить от своих сотрудников, работающих с персональными данными, подтверждение согласия на получение доступа к этим данным, на соблюдение правил их обработки и хранения.

Для этого на предприятии разрабатывается образец обязательства о неразглашении персональных данных работников. Его текст составляют на основании п. 6 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687.

Содержание обязательства

В законодательстве отсутствуют единые требования к содержанию обязательства по неразглашению персональной информации сотрудников. Но в отношении ответственных лиц, обрабатывающих личные данные без средств автоматизации, установлены специальные требования. В этом случае они должны быть проинформированы о:

• факте обработки ими такого типа данных без использования средств автоматизации;
• категориях данных, подлежащих защите;
• особенностях и правилах осуществления их обработки, установленных законодательно и локальными правовыми актами организации.

Все эти условия целесообразно включать и в обязательства других работников, которые по роду и характеру деятельности получают доступ к конфиденциальным данным.

Также в обязательстве о неразглашении должен содержаться открытый перечень сведений, к которым сотрудник имеет доступ и которые он не должен разглашать:

• биографические данные граждан;
• места их работы и жительства, номера телефонов;
• адреса электронной почты и т. д.

Далее нужно предусмотреть место для подписи работника, подтверждающей, что он:

• понимает, что для выполнения должностных обязанностей ему предоставляется доступ к личным данным других работников или иных лиц;
• ознакомлен с содержанием ст. 90 ТК РФ об ответственности за разглашение данных;
• знает и применяет в работе локальные документы (инструкции, положения и др.), содержащие требования к хранению и обработке персональных данных (эти локальные документы могут быть разными для различных категорий сотрудников).

Всем работающим на предприятии необходимо внимательно подходить к сохранности и обработке используемых ими сведений о коллегах. Важно, чтобы сотрудник знал, что ему предоставляется доступ к особо охраняемым данным, и принял на себя обязательство соблюдать требования по обращению с ними, в том числе о неразглашении персональной информации.

Согласно ст. 90 ТК РФ, нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника, влечет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

Для работника существует опасность увольнения на основании пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за такие нарушения, как разглашение коммерческой тайны, которая стала известна работнику при выполнении им трудовой функции, или разглашение конфиденциальной информации другого сотрудника.

Однако чтобы уволить по этой статье, работодателю придется доказать, что работник разгласил секретные данные (сообщил, переслал, передал, опубликовал и т. д.) либо допустил разглашение охраняемой им информации таким образом, что она стала известна третьим лицам. А также, что разглашенная информация является охраняемой в соответствии с законодательством РФ.

В КоАП введена отдельная статья о неразглашении персональных данных третьим лицам (13.14 КоАП РФ). Она предполагает наказание в виде штрафа для физических лиц — от 500 до 1000 рублей, а для должностных лиц — в размере от 4000 до 5000 рублей.

Проверяет, насколько эффективно организация и ее должностные лица «скрывают» личную информацию от посторонних, Роскомнадзор. Порядок осуществления плановых и внезапных ревизий прописаны в Постановлении Правительства от 13.02.2019 № 146. Объявление о грядущей проверке (копию приказа о назначении проверки) организации должны прислать минимум за 24 часа, если визит незапланированный, и за 3 дня, если проверка включена в план.

При проверках контролеры обращают внимание на наличие документации и ее корректность, выполнение требований в реальной жизни. Так, организации должны учитывать, что запрещено:

• разглашать сведения о премии и заработной плате работников;
• передавать личную информацию любым партнерам;
• терять сведения или оставлять их без присмотра;
• отказываться выдавать справки, связанные с трудовой деятельностью сотрудников.