Приказы по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа по личному составу .docСкачать образец приказа по личному составу .doc

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

• при приеме на работу и увольнении сотрудников;
• при наложении дисциплинарных взысканий;
• при награждениях и поощрениях;
• при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

• название документа;
• его номер и дата составления;
• наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

• суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
• дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
• обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
• основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер.

Подробнее: Как подготовить документы к архивному хранению.

В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных номенклатурных папках.

Для чего нужна книга регистрации по личному составу

Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно. В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой (к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании), а все страницы строго нумеруются.

Требования к приказам по личному составу

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке.

Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см.

Должно быть указано:

• Наименование организации.
• Слово «Приказ».
• Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).
• Чётко сформулированный заголовок без точки.
• В первой (констатирующей) части коротко излагаются причина, цели и задачи издания распоряжения. После чего следует вторая часть текста, начинающаяся со слова «Приказываю».
• Вторая часть (распорядительная) раскрывает первую. В ней содержатся указания, исполнитель и сроки исполнения.
• Должности визирующих, их подписи с расшифровками, даты.
• Подпись сотрудника, ознакомившегося с документом.
• Отметка об исполнении и направлении его в дело.

Для наиболее удобной работы все предписания по кадровому составу распределяют в зависимости от года их принятия, соблюдая хронологию, и хранят отдельно от других документов.

Как правильно сделать нумерацию?

В России законодательно не закреплены правила нумерации приказов. Организации вправе сами решать, как её следует оформлять. Так, например, многие крупные компании разделяют их в зависимости от разновидности (увольнение, перевод, отпуск и т.д.), присваивая им индексы, состоящие не только из цифр, но и из букв (например, «у» обозначает увольнение).

Примеры приказов по личному составу

Приказ на увольнение (унифицированная форма)

Скачать

Приказ на отпуск (унифицированная форма)

Скачать

Приказ на отпуск (свободная форма)

Скачать

Сроки хранения приказов

Каждый документ имеет свой срок хранения, юридически закреплённый в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016). Сколько времени он находится в архиве, зависит от того, краткосрочный ли он (5 лет хранения), или долгосрочный (75 лет).

Краткосрочные – это распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Долгосрочные – о приёме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, присвоении званий, аттестации, изменении фамилии, всех длительных видах отпусков (в том числе, для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) и командировок.

Отметим, что в архив внутренняя опись приказов также должна быть направлена.

Важно запомнить: документы с разными сроками хранения нельзя объединять в одно дело, это может создать лишнюю путаницу.

Образец внутренней описи приказов по личному составу

На все распоряжения, связанные с кадровым составом, делаются описи – сопроводительные записки, представляющие собой их краткое описание. Опись позволяет при необходимости оперативно найти нужные данные.

Она пишется в трёх экземплярах согласно форме, указанной в «Основных правилах работы архивных организаций», и включает в себя:

• наименование организации;
• номер фонда;
• порядковый номер;
• индекс дела (при наличии номенклатуры дел);
• заголовок дела;
• дата дела;
• количество листов.

На личные дела рекомендуется оформить отдельную опись. Тоже самое касается и лицевых счетов по заработной плате. В предисловии к описи личного дела обычно указываются любые изменения, внесённые ранее в документ, например, смена фамилии сотрудника.

Образец внутренней описи

Скачать

Унифицированная форма приказа по личному составу

В 2004 году Федеральной службой государственной статистики были утверждены единообразные формы ряда распоряжений по личному составу: о приёме на работу, об увольнении, о командировании и т.д. При этом каждое из этих распоряжений необходимо оформлять как отдельный документ.

Что касается предписаний, которые не вошли в унифицированный список, то, оформляя их, следует соблюдать требования ГОСТов — в частности, до 1 июля 2020 года все еще действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При этом закон позволяет вносить в них некоторые изменения, в частности, касающиеся реквизитов. При желании организация может добавлять какие-то из них, однако запрещено изменять те, что утвердил Госкомстат.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Скачать

Эксперт ГИТ напоминает, что на компании возложена обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных для них сроков хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).

Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона N 125-ФЗ документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. К ним относятся, в частности, кадровые приказы. Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ и составляют по документам, законченным делопроизводством:

– до 01.01.2003, – 75 лет;

– после 01.01.2003, – 50 лет.

Вышеуказанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, установлен иной срок хранения.

В зависимости от вида и срока хранения приказы (распоряжения) организации классифицируются на:

1) приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно);

2) приказы (распоряжения) по личному (кадровому) составу (срок хранения – 75 лет);

3) приказы (распоряжения) по административно-хозяйственной деятельности (срок хранения – 5 лет).

К приказам (распоряжениям) по личному составу относятся следующие приказы:

– по приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению работников;

– по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов);

– в связи с изменением фамилии;

– по поощрению и награждению;

— по оплате труда, премированию, по назначению различных выплат;

— по предоставлению отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, без сохранения содержания (заработной платы);

– по назначению дежурств по профилю основной деятельности;

– по направлению в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, а также в командировки работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Эксперт ГИТ отмечает, что в примечании 2 к п. «б» ст. 19 Перечня N 558 предусмотрен срок хранения 5 лет для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Эксперт ГИТ уточняет, что ни в ТК РФ, ни в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки не определены критерии отнесения командировок к краткосрочным. Поэтому эксперт ГИТ советует хранить приказы о направлении в любые командировки 75 лет.

Таким образом, в соответствии с действующим законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Эксперт ГИТ уточняет, что документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а не вошедшие – 5 лет (ст. 19, 656, 665 Перечня N 558).

Эксперт ГИТ уточняет, что к группе приказов по личному составу, не входящих в личное дело, относятся приказы: о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику, об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска, о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, о привлечении работника к дисциплинарной ответственности, о снятии с работника дисциплинарной ответственности, об отстранении от работы, об объявлении выговора и др. Срок хранения приказов о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам будет составлять 5 лет, если в таких приказах не прописан пункт об оплате такой работы, то есть издается отдельный приказ об оплате работникам, привлекаемым для работы в выходные (праздничные) дни и сверхурочной работы. Если в приказах о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам упоминается оплата труда работников, то такие приказы должны входить в состав личных дел и храниться 75 лет (п. «б» ст. 19 Перечня).

Помимо указанных приказов, работодатель может в локальном акте самостоятельно определить приказы, которые будут являться частью личного дела работника. При включении на основании локального акта в состав личного дела приказов со сроком хранения 5 лет срок их хранения увеличится до 75 лет.

На заметку: вести личные дела на своих работников обязаны только в госкомпаниях (Указ Президента РФ от 01.06.1998 N 640). В коммерческой сфере решение о том, нужно ли вести личные дела работников, принимает руководитель организации.

Детально разобраться со сроками хранения документов в коммерческой организации поможет
Вера Рязанцева на вебинаре «Практикум для кадровика: соблюдаем требования архивного законодательства» 19 декабря 2019 года.

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам компании «ЭЛКОД». Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить .

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ?

«Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете» — определение Поля Отле из книги «Руководство к администрированию».

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Сегодня под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Актуальность данного исследования очевидна, так как практически все предприятия в большей или меньшей степени ведут делопроизводство по личному составу, работу с кадровыми документами.

Целью данной работы осветить правила работы с кадровыми документами. Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи работы с кадровыми документами заключаются следующем:

— оформление документов по личному составу в соответствии с требованиями стандартов;

— делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям;

— ознакомиться с условиями хранения документов, формирования дел и создание их номенклатуры;

— рассмотреть составление делового письма;

— анализ литературы по изучаемой теме.

Существует достаточное количество учебников и пособий по ведению делопроизводства. В данной работе были использованы материалы из учебников М.В. Кирсановой, Т.Д. Быковой, а так же источники ГОСТ 6.30-2001.

1. Делопроизводство по личному составу

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование и т.д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения составляют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, резюме, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а так же все документы, входящие в личное дело. По правилам эти документы должны храниться в отдельном помещении.

Для ведения документации необходимо знать не только делопроизводство, но и законодательную базу, а именно законодательно-правовые акты и труде и постоянно руководствоваться ими. Основным законодательным документом является Трудовой кодекс РФ. Так же используются положения и постановления Правительства РФ, указы Президента, законы и иные нормативные документы. Организация сама так же создает нормативные документы: коллективные договора, соглашения, трудовые договоры. Для правильного оформления также необходимо правильно оформить кадровые документы, создать пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации (государственной, общественной, коммерческой, ООО, ЗАО и т.д.) К пакету добавляют еще инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

При поступлении на работу пишется заявление. Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги А4 и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления — фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (если автор уже является сотрудником предприятия), или полный домашний адрес и телефон (если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением), наименование вида документа, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись.

При положительном решении вопроса о приеме на работу с поступающим заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор — это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношение сотрудника с администрацией. В содержании указывается ФИО работника и работодателя, место работы, дата начала работы, должность, права и обязанности работника и работодателя, режим работы и отдыха, условия оплаты, вид социального страхования и т.д. Определение трудового договора дается в ст. 56 ТК РФ.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1) по основной деятельности приказы издаются (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия).

2) по личному составу (при назначении работников на должность, при освобождении от должности, при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях, при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск).

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании, фамилия и телефон исполнителя. Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной (см. так же примеры в приложении 3 и 8). Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждениях является личная карточка рабочих и служащих (Форма Т-2). В ней указываются документально обоснованные данные из паспорта и трудовой книжки. При увольнении проставляется дата и номер приказа об увольнении. Эти сведения необходимо особенно тщательно заполнять, так как карточка является основанием для подтверждения пенсионного стажа. По краям карточки указывается кодирования для удобства поиска.

В документооборот отдела кадров так же входит характеристика как отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств. Она состоит в основном из анкетных данных, данных о трудовой деятельности, собственно характеристика, вывод, в котором указывается назначение характеристики. (Пример характеристики в Приложении 6).

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по работнику и т.д.) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75 летнего возраста, что дает возможность наведения справок. Личные дела складывают в папки, на обложке указывают номер дела, ФИО работника, дату поступления на работу. За правильное ведение папок несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Он обязан своевременно вносить записи об изменениях, приобщать к делу полученные документы. Рекомендуется составлять опись личного дела.

Многие документы по личному делу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету.

2. Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Порядок рассмотрения данных обращений определяется Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

Различают три основных вида обращений: предложение, заявление и жалоба.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Во многих случаях предложения, заявления или жалобы поступают редко, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, в одном обращении идет речь об освобождении от налога и жалоба на некорректные действия работника финансового органа.

Работа с обращениями граждан строится на базе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятия и в организациях и законов краев, областей. Норматив устанавливает порядок, согласно которому обращения подаются в компетентные для решения данного вопроса органы. Обращения подаются в органы, которым подчинены лица, подающие жалобу, и органы, на которых подают жалобу. Запрещено направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны прорабатывать обращения и в письменной или устной форме сообщать о принятых по обращениям решениях. Так же должностные лица должны проводить прием граждан по личным вопросам в определенные дни и часы.

Если гражданин не согласен с обжалуемым решением, он имеет право в течение месяца со дня регистрации подать на обжалование в вышестоящие органы, которым подчинены должностные лица, принявшие решение.

Работа с обращениями имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Существует отдельный регламентирующий документ «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях», где прописан четкий порядок работы с обращениями, не зависимо от категории и специфики обращения.

В течение 3 дней заявление должно быть зарегистрировано. По ГОСТ Р 6.30-2003 обращению присваивается номер, состоящий и первой буквы фамилии и порядкового номера заявления, и указывается дата например, А-321 от 27.09.2010. Данный номер ставится в определенное место. Если заявление повторное, то ему присваивается очередной номер, а в карточке регистрации прописывается предыдущий номер. В правом верхнем углу карточки и самого заявления делается отметка «Повторно». Если от лица поступило одно заявление, направленное нескольким должностным лицам, то ему присваивается номер через дробь А-321/1, А-321/2 и т.д.

Если письма берутся на особый контроль, то на них проставляется отметка «К». Должностные лица, ведущие делопроизводство по предложениям и жалобам, обобщают все обращения и в виде аналитических справок и предоставляют их своим руководителям. Затем формируется дело, куда подшивается все документация по делу, и хранится в течение 5 лет в хронологическом или алфавитном порядке. По мере необходимости экспертная комиссия с согласования руководителя может продлить этот срок хранения. Дела постоянного срока хранения и временного передаются в архив государственного учреждения через после завершения. Существуют нормы по срокам хранений обращений. После десяти лет хранения руководитель может передать в архив или уничтожить документы.

3. Номенклатура, формирование и текущее хранение дел

Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты. Приказы по личному составу формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронология). Приказы формируются за один календарный год.

В дело включают только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем предприятия. Документы-основания для приказов формируются в отдельное дело по хронологии. Эти документы хранятся 5 лет. Отдельно формируется дело с приказами об отпусках и взысканиях. Служебные записки и приказы о кратковременном командировании работника так же формируются в отдельное дело. Срок хранения таких дел так же составляет 5 лет.

Личные карточки на уволенных и работающих сотрудников формируются отдельно в алфавитном порядке. Особого внимания требует хранение личных дел. Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома. На обложке дела оформляют: полное название предприятия, индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов, наименование дела в соответствии с номенклатурой дел, документационный год, количество листов, срок хранения.

Для того, чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.

Различают два типа номенклатур дел — типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.

Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах, но основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.

Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений, причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем заведующая канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все подразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Внутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах. Например, для раздела 2. Логистика в типовой номенклатуре дел рекомендуются такие подразделы как 2.1 Внешняя логистика, 2.2 Внутренняя логистика, а для подраздела 2.1. Планирование и заказы предусмотрено деление на 2.1.1 Поставщик ЦФ Бутеон, Франция и 2.1.2. Поставщик ЦФ Фридрихсхафен, Германия.

Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.

Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специальной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем. Цель комиссии — отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов.

Главными руководящими документами для экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначения сроков хранения документам, являются перечни документов с указанием сроков хранения. С 2000 г. действует новый типовой перечень, который называется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения: кратковременные сроки хранения (менее 10 лет), долговременные (более 10 лет), постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет); некоторые документы не хранят (они подлежат уничтожению).

Вот примеры сроков хранения, назначаемых некоторым документам, в соответствии с перечнем типовых управленческих документов:

— 75 лет хранятся журналы регистрации несчастных случаев на производстве;

— для личных дел сотрудников сроки хранения назначаются так 75 л — возраст сотрудника;

— гарантийные письма — 3 года

— акты проверок финансово-хозяйственной деятельности — 5 лет

— акты проверок кассы — 3 года и т.д.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2001 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2002 года.

Оформление дел долговременного хранения (свыше 10 лет и постоянного хранения) включает в себя комплекс работ по описанию на обложке наименования учреждения, номера дела, заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел, года, количества листов, сроков хранения и работы по составлению описи дела, в которой перечисляют наименование документов, их даты, указывают количество листов в каждом документе. Опись подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель предприятия. Составляется заверительная надпись.

Для дел кратковременного хранения процедура оформления дел документы оставляют в делах скоросшивателях, листы не нумеруются, описи не составляются.

На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется акт, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах, и затем сырье сдают в макулатуру.

С момента заведения и до передачи в федеральный архив дела хранятся на предприятии. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Выемка документов из дел допускается в исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя, например, по требованию судебно-следственных органов изъять документ из дела. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование, и этот акт вкладывают на место изъятого документа и еще в деле оставляют точную заверенную копию и акт о причинах изъятия подлинника. Акт о выдачи должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, выдавшего документ во временное пользование. Акт хранится в деле до возвращения подлинника документа.

В архив предприятия дела постоянного и временного хранения передаются через год после их окончания. Например, дело, законченное в 1998 году должно поступить в архив предприятия не позднее 2000 года. Архив принимает дела по описям, вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива.

В архивах предприятий и учреждений документы хранятся не более 15 лет (в зависимости от подчиненности предприятия), кроме материалов по личному составу. После истечения указанных сроков дела передаются из архивов предприятий в федеральные архивы.

4. Современное деловое письмо

приказ делопроизводство дело номенклатура

Деловая переписка — важнейшая часть взаимоотношений между партнерами, клиентами, заказчиками, работодателями и сотрудниками.

Современное деловое письмо — это служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Деловое письмо — это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо — залог формирования позитивного имиджа компании. Современное деловое письмо — это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомерным с юридической точки зрения. Правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо — один из залогов успеха вашего дела. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

* организовать централизованное изготовление бланков для писем;

* сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

* облегчить визуальный поиск необходимой информации;

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий); 2) эмблема организации (если не государственное); 3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть; 4) код документа по ОКУД (если есть); 5) наименование организации (полное и сокращенное); 6) справочные данные об организации; 7) дата; 8) регистрационный номер документа; 9) ссылка на индекс и дату входящего документа; 10) адресат; 11) заголовок к тексту; 12)текст; 13) подпись; 14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя; 15) идентификатор электронной копии документа.

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписании. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Например, дату 30 сентября 2010 года следует записать так: 30.09.10 (допускается и иная запись: 30.09.2010). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 1 января 1998 года записывают следующим образом: 01.01.98. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится.

Регистрационный номер исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей: индекса структурного подразделения, индекса по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: № 3/61-9856 или 34/009.

Ссылка на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш» употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая форма этого реквизита: На №_____ от___

Шапка письма, которая содержит обращение к адресату, обычно оформляется так: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. В тексте следует в вежливой форме обращаться к адресату, кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Следующий раздел — основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма. Потом идет краткое резюме, подведение итогов. Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), (ФИО адресанта)». Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.

Таким образом, задача деловой переписки — обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе я постаралась осветить основную работу с кадровыми документами, составление современных деловых писем, делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям, хранению документов, деловой переписке.

Цели и задачи, поставленные в начале работы были достигнуты.

Работа с кадровыми документами, делопроизводство по личному составу и по письменным и устным обращениям так же была проанализирована. Стандартизация документов, номенклатура и формирование дел в соответствии с Гостами упрощает и упорядочивает документационное обеспечение управления предприятием.

Особое внимание я уделила в своей работе деловому письму. Написание делового письма — это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо — один из залогов успеха вашего дела. Следует отметить, что деловое письмо с давних пор и по сей день помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.

Таким образом, правильное оформление документов является важнейшей частью обеспечения деятельности предприятия, создания соответствующего мнения о предприятия, которое также помогает правильно позиционироваться на современном рынке.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: ГОССАНДАРТ РОССИИ, 2003.

2. Андреева В.И. Делопроизводство — М.: 1998.

Размещено на Allbest.ru

Что относится к приказам по личному составу

В ТК РФ отсутствует термин или определение, которое бы объяснило, приказы по личному составу — это какие приказы? Распорядительные документы в организации разделяются на группы:

• по личному составу (ЛС);
• по основной деятельности;
• по административно-хозяйственному направлению работы.

Разграничение нужно в процессе формирования дел для архива в случае ликвидации предприятия и передачи документов на хранение в архивы. Распоряжения по личному составу — это группа распорядительной документации организации, относящаяся к кадровому документообороту. Они дают возможность оперативного управления рабочими ресурсами организации.

Документы делятся на две большие группы. Первая включает распорядительную документацию, которая отражает существенные стороны трудовых отношений работника и работодателя. Они хранятся 75 лет. Сюда включены документы по процедурам кадрового характера:

• прием на должность и заключение трудового соглашения;
• перевод на другую должность или изменение трудового соглашения;
• увольнение сотрудника и прекращение действия трудового соглашения;
• изменение фамилии;
• определение суммы зарплаты или изменение размера как часть существенных условий трудового соглашения;
• поощрение, премирование, награждение и т. д.

Вторая группа включает распорядительную документацию, которая в оперативном порядке регулирует исполнение сотрудником обязанностей по должности. Они хранятся 5 лет. Сюда включены документы по кадровым процедурам:

• предоставление отпуска;
• применение взыскания дисциплинарного характера;
• командирование работника;
• направление на повышение квалификации, стажировку или аттестацию.

Когда необходимо создавать

Такая необходимость возникает при наличии обстоятельств, связанных с движением по составу работников организации. Это означает, что появилась необходимость, к примеру, принять на работу или наказать работника. Распорядительная документация решает целый ряд проблем, касающихся:

• вопросов, возникающих в трудовых отношениях сотрудника и работодателя;
• структуры и штата учреждения;
• соблюдения прав и гарантий сотрудника;
• укрепления дисциплины.

ТК РФ предусматривает обязанность работодателя издавать распоряжения, например:

• ст. 68 — при приеме;
• ст. 84.1 — при увольнении;
• ст. 193 — при наложении взыскания;
• ст. 229 — при расследовании несчастных случаев.

ВАЖНО! Распорядительный документ о назначении на должность руководителя учреждения относится к документации по основной деятельности, а не по личному составу.

Кто готовит

Распоряжение формирует кадровая служба, юрист или секретарь учреждения. Это зависит от того, к чьим функциональным обязанностям процесс относится. Сотрудник, разрабатывающий проект, должен разбираться в трудовом законодательстве.

Наличие на предприятии профсоюза предусматривает необходимость направлять проект в его адрес (до подписания).

Требования к содержанию

Для оформления распоряжения можно (но с 2013 года не обязательно) применять образец приказа по личному составу из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Это значит, что работодатель вправе разработать и утвердить форму по образцу, утвержденному в организации. Вне зависимости от того, какой вариант избирает учреждение, документ должен быть сформирован в соответствии с требованиями делопроизводства.

Нужно включить ряд обязательных элементов:

1. Наименование.
2. Номер, дата формирования.
3. Название учреждения.
4. Основная часть.

В основной части нужно указать:

• смысл;
• перечень сотрудников, которых он касается;
• дату вступления в силу;
• обоснование для разработки;
• основания.

В заключении перечислите сотрудников, которые несут ответственность за исполнение распоряжений.

Формулировки, применяемые в приказе по личному составу, должны совпадать с формулировками ТК РФ. Увольняя работника, нужно указать причины, точно совпадающие с соответствующей статьей и пунктом ТК РФ. Поощряя или наказывая работника, формулировать причины и виды наказаний из ст. 191, 192, 193 ТК РФ.

Ф.И.О. сотрудника пишется полностью. Название занимаемой должности — так, как упомянуто в штатном расписании.

С распоряжением по личному составу нужно знакомить всех упомянутых в нем сотрудников под подпись.

Требования к оформлению

При формировании можно использовать:

• фирменный бланк предприятия;
• чистый лист удобного формата.

После набора текста приказ надо направить на подпись руководителю или другому уполномоченному лицу. Использовать факсимиле нельзя: подпись должна быть «настоящая». Дело в том, что ТК РФ, равно как и другие акты в сфере трудового права, не предусматривают такое понятие, как «факсимиле». Отсутствует установленный порядок использования такого средства. Поэтому применение подписи в виде факсимиле может вызвать сомнение в подлинности.

Проставлять на бланке печать не нужно. Документ формируется в единственном экземпляре. При необходимости делаются заверенные копии.

Структура приказа

Структура является одним из важных элементов их классификации. Распоряжения по личному составу делятся на 2 вида:

1. Простые. Характерным признаком является наличие одного распорядительного действия (уволить, принять и т. д.).
2. Сложные. Характерным признаком является наличие нескольких распорядительных разделов. Такой вариант распространен, но трудоемкий в использовании.

В зависимости от адресата делятся на:

• индивидуальные — включающие сведения об одном работнике;
• сводные — включают сведения о нескольких сотрудниках.

Сводный приказ по личному составу по окончании каждого пункта должен содержать ссылку на основание (письменное) для осуществления конкретного распорядительного действия.

Формируя приказы сложного и сводного форматов, не стоит включать в один документ сведения с различными сроками хранения. Из-за этого их будет сложно отнести к бумагам короткого или длительного срока хранения.

Основным внутренним элементом является раздел, состоящий из пунктов. Пункты включаются при наличии основания. Это значит, что нужно в обязательном порядке привести ссылку на такое основание. Например, если работодатель создает распорядительный документ о назначении на должность, пункты включаются на основании:

• личного заявления;
• трудового соглашения;
• служебной записки.

В приказ лучше включить термин «основание», после него указать ссылку на конкретный документ. При оформлении (к примеру, о назначении) разработчик должен использовать формулировки, имеющие юридическое значение.

Типовая структура приказа по личному составу включает блоки, содержащие:

• распорядительное действие работодателя;
• Ф.И.О. сотрудника, иную информацию о нем;
• дату вступления в силу конкретного пункта;
• другие важные сведения.

Распоряжения могут сопровождаться различными приложениями, необходимыми для полного раскрытия содержания (перечень должностей, разъяснения и т. д.). Мы подготовили примеры приказов по личному составу на 2020 год для разных ситуаций. Используйте их в работе.

Образцы приказов по личному составу

О приеме на работу	Скачать
Об увольнении	Скачать
О переводе на другую должность	Скачать
О направлении в командировку	Скачать
О предоставлении отпуска по беременности и родам	Скачать
О дисциплинарном взыскании	Скачать
Об отпуске	Скачать

Срок действия

Действие приказа по личному составу начинается:

• с даты издания;
• с даты, прописанной в тексте.

Окончание срока действия приказа по личному составу наступает в случае:

• окончания срока действия;
• отмены;
• вступления в силу других норм, изменяющих положения, отраженные в приказе.

Сроки хранения

Приказы по личному составу хранятся с использованием определенного алгоритма. Оригинал направляется в отдел кадров. Копии:

• одна — в бухгалтерию;
• вторая — в личное дело.

Приказы по личному составу надо формировать в дела в зависимости от периода хранения. Для полного оформления дела необходимо:

• подшить;
• пронумеровать листы;
• сформировать опись;
• оформить обложку.

Сроки хранения приказов по личному составу отличаются в зависимости от их содержания и могут достигать 75 лет. Подсчет периода для хранения начинается с 01.01 года, который следует за тем, в котором документы закончены делопроизводством. Конкретные сроки для хранения распорядительной документации определены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 в статье 19б.

Если какой-либо из видов в перечне отсутствует, то срок хранения определяет ст. 22.1 125-ФЗ. Срок различается в зависимости от даты окончания делопроизводства:

• до 01.01.2003 — 75 лет;
• после 01.01.2003 — 50 лет.

В таблице отражены сроки хранения по видам по Приказу № 558:

5 лет	75 лет
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности	О приеме на работу
О снятии с работника дисциплинарной ответственности	О прекращении действия трудового договора
Об отстранении от работы	О переводе на другую работу
О прекращении отстранения от работы и допуске к работе	О совмещении должностей, профессий
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска	Об аттестации
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска	Об изменении фамилии
О предоставлении отпуска, связанного с обучением	О поощрении работника
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни	Об оплате труда
О привлечении к сверхурочной работе	О премировании сотрудников

Как регистрировать

После оформления распоряжение нужно зарегистрировать в специальном учетном журнале. Делать это можно в бумажной или цифровой форме. Подробно о регистрации читайте в статье «Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу».

Скачать