Препроводительная ведомость, образец
Когда происходит перемещение наличных средств из кассы предприятия в банковскую организацию, используется документ под названием «Препроводительная ведомость к сумке». Под «сумкой» подразумевается специальный инкассаторский чемоданчик, в котором хранится наличность с момента получения ее из кассы предприятия и до передачи в кредитное учреждение.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк препроводительной ведомости к сумке .xlsСкачать образец заполнения препроводительной ведомости к сумке .xls
Содержание
- Когда и кем составляется ведомость
- Зачем нужна ведомость
- Порядок применения препроводительной ведомости к сумке
- Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке
- Сколько экземпляров имеет ведомость
- Как быть если в документе допущены ошибки
- Образец составления препроводительной ведомости к сумке
- Правила заполнения описи денежных средств
- Опись сдаваемых наличных денег: образец
- Документальное оформление инкассации денежных средств
- Что включает в себя проверка инкассации по описи
- Ответы на распространенные вопросы
Когда и кем составляется ведомость
Ведомость заполняет специалист бухгалтерского отдела предприятия перед помещением денег в инкассаторскую сумку. После составления документ также вкладывается в нее и извлекается только вместе с финансами.
Зачем нужна ведомость
Данный документ позволяет четко зафиксировать сумму, перевозимую из кассы организации в банк, обеспечивает ее неприкосновенность и сохранность.
В случае, если при принятии денежных средств от инкассатора, данные из ведомости не будут совпадать с практически имеющейся наличностью, ответственность за недостачу упадает непосредственно на исполнителя услуги (т.е. инкассатора).
Порядок применения препроводительной ведомости к сумке
В соответствии с законом банковские учреждения обязаны принимать наличные средства от организаций при наличии следующих сопроводительных документов:
- приходно-кассового ордера,
- объявления на взнос наличными,
- и препроводительной ведомости (в состав которой кроме собственно ведомости входят накладная и квитанция).
Инкассаторская сумка заполняется материально-ответственным сотрудником юридического лица (кассиром или бухгалтером), который также оформляет и препроводительную ведомость. При этом сумка должна быть запечатана таким образом, чтобы пломбу невозможно было нарушить без явных примет попытки взлома. Ведомость вкладывается внутрь инкассаторской сумки, а накладная и квитанция, которые также входят в комплект сопроводительной документации, остаются снаружи.
Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке
Данный документ имеет унифицированную форму под кодом ОКУД 0402300, обязательную к применению. Она включает в себя все нужные сведения:
- информацию о компании и кредитном учреждении, в которое переправляются деньги,
- номера счетов,
- транспортируемую сумму с разбивкой ее по банкнотам,
- источник прихода денежных средств,
- дату перемещения.
Также в ведомости содержаться оригиналы подписей ответственных лиц:
- клиента,
- бухгалтерского работника
- и кассового сотрудника банка, который занимается приемом сумки с точно прописанной в ведомости суммой.
Заверять печатью организации документ не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги печатями и штампами. Однако, если использование оттисков зарегистрировано в учетной политике фирмы, бланк нужно проштамповать (не следует забывать и о том, что некоторые кредитные учреждения по инерции требуют печати на документах от юр.лиц, невзирая на отмену этого требования в законе).
Сколько экземпляров имеет ведомость
Ведомость пишется в трех экземплярах (под ними подразумевается сама ведомость, накладная и квитанция):
- первый из которых кладется вместе с деньгами в инкассаторский чемоданчик,
- второй передается работнику кредитной организации (он должен быть обязательно завизирован печатью инкассатора),
- третий остается в бухгалтерии компании, которая переправляет деньги из кассы в банк.
Последняя копия должна быть удостоверена автографом инкассатора, в дальнейшем этот документ служит основанием для внесения необходимых сведений в кассовый журнал фирмы.
Следует отметить, что лучше всего ведомость заполнять через специальную копировальную бумагу, в таком случае все экземпляры будут абсолютно идентичны, не говоря уж о том, что это позволит сэкономить некоторое время.
Как быть если в документе допущены ошибки
Ведомость относится к документам строгой отчетности, поэтому к ее заполнению нужно относиться крайне скрупулезно, стараясь избегать любых неточностей и ошибок. Исправления в ведомости недопустимы, поэтому, если какие-либо ошибки все же случились, следует оформить новый бланк документа.
Образец составления препроводительной ведомости к сумке
Вначале вверху пишется:
- номер инкассаторской сумки, к которой прилагается ведомость,
- дата составления документа (она должна соответствовать дате передачи денег из компании в банковское учреждение).
Затем заполняется графа «От кого». Здесь указываются реквизиты отправителя денег (если это ответственный сотрудник предприятия, следует внести его должность, фамилию, имя, отчество, а если деньги передаются через инкассатора – то достаточно вписать полное название организации, деньги которой транспортируются).
В графе «Получатель» пишется адресат денежных средств (чаще всего названия в двух вышеуказанных строках совпадают).
В строку под названием «Дебет» вносится номер банковского лицевого счета получателя, в строку «Кредит» — номер его расчетного счета. Чуть ниже указывается ИНН получателя и еще раз номер счета.
Следующее, что нужно вписать в документ:
- названия банка-вносителя и банка-получателя перевозимой наличности,
- указать их БИК (банковский идентификационный код),
- а также сумму (прописью) и источник, из которого были получены средства.
В соответствующие ячейки справа еще раз вносится:
- сумма (теперь уже цифрой),
- символ поступления (имеется ввиду код источника поступления – при затруднениях по этому параметру можно проконсультироваться у банковского специалиста),
- разбивка суммы в зависимости от кода источника (если деньги были получены разными путями).
На второй стороне бланка ведомости дается опись сдаваемых денежных средств. Здесь расписывается:
- количество банкнот, в зависимости от их номинала
- и сумма по каждой строке (вычисляется путем умножения значения из первой графы на значение второй).
В завершение ведомость должна быть подписана всеми ответственными сотрудниками, задействованными в транспортировке денежных средств.
Описание: Куртка с центральной застежкой на тесьму-«молнию» до низа притачного пояса, закрытая планкой с застежкой на три кнопки, воротником — стойкой. Полочка состоит из частей: кокетки, средней и боковой, с верхним накладным карманом с клапаном и нижним карманом в рельефном шве. Накладной карман двойной: большой и малый двухсекционный. Верхний срез клапана верхнего кармана входит в шов притачивания кокетки, боковые срезы в пройму и в шов притачивания центральной застёжки. Спинка со вставкой вверху и кокеткой. В шве притачивания кокетки вентиляционные отверстия. Рукава втачные, двухшовные с разрезом в локтевом шве, притачной манжетой на кнопках. По низу передней части рукава две мягкие складки. На передней и задней частях рукава под проймой вентиляционные отверстия – люверсы. Пояс состоит из двух передних и задней частей. Передние части с эластичной лентой в области боковых швов. Один конец эластичной ленты закреплен в поясе со стороны переда, второй конец с хлястиком выведен с внутренней стороны через отверстие в шве стачивания частей пояса. Хлястик с застежкой на петлю и пуговицу. С внутренней стороны заднего пояса шлевки для фиксации хлястиков. Конструкция куртки должна обеспечивать ее ношение поверх бронежилета. Брюки с притачным поясом, застёжкой в среднем шве передних половинок на тесьму-«молнию», наклонными накладными карманами на боковых швах с клапанами с застёжкой на кнопки. По низу карманов по две вытачки. Передние половинки состоят из частей: верхней, нижней и вставки, с наколенниками. Наколенник с вытачкой по диагонали, передние половинки с объёмом в области колена. Верхняя часть передних половинок с карманом с отрезным бочком. Задние половинки с кокеткой из частей: верхних и нижних. Пояс с застежкой на концах на кнопку, шлевками и эластичной лентой в области боковых швов.
Каждая кредитная организация, согласно постановления Банка России имеет определенный лимит кассы, поэтому, как только данный лимит подходит к итоговой сумме, денежные средства подлежат инкассированию. Данная процедура сопровождается вызовом инкассаторов и составлением документов к которым относится опись.
Правила заполнения описи денежных средств
1.Исправления в описи не допускаются
2.Опись укладывается в инкассаторский мешок вместе с денежной наличностью
3.Опись денежных средств составляется в трех экземплярах, по одному для каждой стороны.
4.Одна остается в отделении, которое сдает инкассацию, вторая передается в пункт получения и третья остается в документах дня.
5.При заполнении данного документа перечисляется количество банкнот каждого номинала, затем указывается общая сумма денежных средств в числовом и прописном варианте.
6.Обязательным является заполнение номера пломбиратора, фамилии и имени кассира, сдавшего деньги и инкассатора, принявшего сумку.
Читайте также статью: → Опись документов в личном деле работника.
Опись сдаваемых наличных денег: образец
Приложение №4 к Договору №3 от «10» мая 2020г.
ОПИСЬ на банкноты, отправляемые в АО «Банк ЧБРР» (наименование Банка) «18» сентября 2020г.
Операционный офис №34 АО «Банк ЧБРР направляет обмененные банкноты, (наименование организации – отправителя) вложенные в сформированную сумку (сейф-пакет) №23, опечатанную пломбой со следующими реквизитами: номер пломбиратора 5678 (реквизиты пломбы/контрольный номер сейф-пакета)
Номинал банкнот банка России | Количество банкнот | Общая сумма |
5000 | 100 | 500 000 |
2000 | 100 | 200 000 |
1000 | 50 | 50 000 |
500 | 100 | 50 000 |
200 | 500 | 100 000 |
100 | 400 | 40 000 |
50 | 500 | 25 000 |
10 | 200 | 2 000 |
Итого: | 1950 | 967 000 |
Общая сумма : 967 000 (Девятьсот шестьдесят семь тысяч рублей 00 копеек) (цифрами и прописью) Принятая инкассаторами Банка опломбированная сумка (сейф-пакет) каких-либо повреждений и/или дефектов не имеет.
Обмен осуществлен «18 » сентября 2020г. в «12»час. «20» мин.
Принял инкассатор Банка: Кулешов А.П.
(подпись)
(М.П. )
Обратная сторона
Акт вскрытия сумки* «__»_________________20__г.
Обнаружено фактически (сумма цифрами)
Сумма недостачи (цифрами)
Сумма излишка (цифрами)
Сомнительные денежные знаки Сумма (цифрами) Реквизиты (сомнительных денежных знаков)
Кассир_________________________ Контролер_____________________________
Форма Описи согласована сторонами.
АО «Банк ЧБРР»
___________________ (Ф.И.О.)
Кассир
(Ф.И.О.)
Документальное оформление инкассации денежных средств
Для перевозки наличности кредитные либо другие организации прибегают к помощи инкассаторских предприятий .С ними заключается договор о полной материальной ответственности между службой инкассации и клиентом. В случае осуществления совместно перевозки несколькими людьми, тогда составляется коллективный договор.
Важно! Каждый участник договора несет полную индивидуальную материальную ответственность.
А также заключается договор на саму инкассацию. В случае, когда инкассацию происходит из банка, подписывается двухсторонний договор, между службой инкассации и банком, а если есть еще третья сторона-клиент, например, аптека, то трехсторонний.
К договору необходимо приложить:
- перечень организаций, с указанием адреса, телефона, ФИО руководителя и кассира;
- заявка на проведение инкассации;
- протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.
От клиента ,сдающего инкассированные средства требуется полный доступ к объекту, где они находятся, если это банк, то отсутствие посторонних людей в помещении.
При прибытии в учреждение на инкассацию, необходимо потребовать предъявления:
– Документа, удостоверяющего личность.
– Доверенность на перевозку наличных денег.
Важно! Кассир заранее готовит образец пломбы для предъявления инкассатору (картонка, на которой образец пломбы, а также печать организации). Передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке и квитанцию к сумке. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы её вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целостности сумки и пломбы.
На сумку составляются препроводительная ведомость, накладная и квитанция к сумке. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости (она лежит в сумке), должна соответствовать общей сумме наличных денег.
Что включает в себя проверка инкассации по описи
После проверки инкассаторы под контролем заведующего кассой кредитной организации — отправителя упаковывают денежную наличность и другие ценности в сумки, которые опломбировываются заведующим кассой. На ярлыке к сумке проставляются:
- сумма вложения;
- дата;
- подпись;
- именной штамп заведующего кассой кредитной организации -отправителя.
Денежная наличность и ценности вкладываются в отдельные сумки.
Инкассаторы принимают сумки по надписям на ярлыках; проверяют их целость, наличие целых и четких оттисков пломб.
Важно! Прием денежных средств и других ценностей, доставленных инкассаторами, осуществляется заведующим кассой кредитной организации — получателя, по надписям на верхних накладках пачек с проверкой количества корешков в них, целости упаковки и пломб (оттисков клише) и наличия необходимых реквизитов, по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости упаковки и пломб.
Пачки и мешки с монетой, доставленные инкассаторами в поврежденной упаковке, принимаются полистным пересчетом и пересчетом по кружкам в присутствии инкассаторов. О результатах пересчета составляется акт в трех экземплярах. Акт подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме и пересчете денежных средств и ценностей.
В акте указываются:
1.дата приема
- кем и в чьем присутствии был произведен пересчет
- какие повреждения были обнаружены, в какой упаковке были денежные средства или ценности
- сумма по данным описи и фактическая сумма вложенных денежных средств или ценностей.
- Первый экземпляр акта помещается в кассовые документы кредитной организации-получателя (внутреннего структурного подразделения)
- второй — передается кредитной организации-отправителю
- третий — подразделению инкассации.
Прием денежной наличности и ценностей, выданных в кредитной организации-отправителе инкассаторам упакованными в сумки, осуществляется заведующим кассой кредитной организации-получателя по надписям на ярлыках к сумкам с проверкой целости сумок, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия номера сумки номеру, указанному в описи.
Читайте также статью: → Опись документов для налоговой в 2020 (образец).
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Для чего составляется опись при передаче наличности?
Ответ:
Опись наличных денежных средств составляется для наглядного видения инкассаторами количества и суммы передаваемых кассиром денежных средств, а также для подтверждения факта их сдачи. При возникновении каких-либо разногласий, составляется акт. Опись распечатывается в трех экземплярах для каждой стороны. Сдача разменной монеты происходит иначе, поэтому в эту опись не включается.
2.Вопрос №2:
Что должен предъявить и проверить инкассатор при инкассировании?
Ответ:
Инкассатор должен предъявить документ удостоверяющий личность, кассир сравнивает с предоставленными заранее данными, а также доверенность, затем пересчитать денежные средства по пачкам и корешкам, ознакомиться с описью и сравнить сумму, указанную в ней, расписаться в случае согласия. Кассир заранее готовит картонку с образцом пломбы и печатью отделения банка либо предприятия, инкассатор складывает в мешок деньги и пломбирует его пломбиратором отделения, вешая картонку на него. Так же расписывается в расходном кассовом ордере, в котором обязательно указывается его фамилия, имя и отчество.
3.Вопрос №3:
В случае расхождений в данных, указанных в описи третьим лицом, то есть, инкассация поступила от клиента в банк через инкассаторов, что делать?
Ответ:
Акт пересчета подписывается лицами, осуществляющими пересчет.Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй – направляется организации, а третий экземпляр передается инкассаторским работникам. Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет утрата сумки, то он в соответствии действующего законодательства, несет материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств.
(название предприятия)
на «___» ___________20 г.
№ п/п | Нарицательная стоимость купюр или монет | Количество шт. | Сумма, грн. |
Итого: | Х |
Всего в кассе предприятия выявлено наличных денег в сумме __________________________________________________________________
(прописью)
Председатель инвентаризационной комиссии:
____________________ ____________________ _______
(должность) (ФИО) (подпись)
Члены комиссии:
____________________ ____________________ _______
(должность) (ФИО) (подпись)
____________________ ____________________ _______
(должность) (ФИО) (подпись)
____________________ ____________________ _______
(должность) (ФИО) (подпись)
____________________ ____________________ _______
(должность) (ФИО) (подпись)
____________________ ____________________ _______
(должность) (ФИО) (подпись)
Опись составлена верно ___________________ _______
(ФИО) (подпись)
Тема 6. «Документальная ревизия и особенности её проведения по инициативе
правоохранительных органов»
Задание 20. Заполнить схему
Задание 21. Заполнить схему.
Укажите, на каких этапах ревизионного процесса могут проводиться следующие мероприятия:
1. Запрашиваются в учреждении банка сведения, справки по операциям ревизуемого предприятия. | |
2. Изымаются бухгалтерские документы, подтверждающие злоупотребления. | |
3. Изучается ревизорами нормативная литература по вопросам ревизии. | |
4. Назначается и проводится контрольный запуск сырья в производство | |
5. Составляется промежуточный акт при вскрытии серьезных нарушений. | |
6. Печатается акт ревизии. | |
7. Составляется программа проведения ревизии. | |
8. Проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей. | |
9. Контролируется степень выполнения предложений по устранению недостатков. | |
10. Разрабатываются предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений в предприятии. |
Добавить комментарий