Подотчетно

Что такое деньги подотчет ?

Это наличные деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

1. Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления лица, по распорядительному документу руководителя организации. Причем, распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег.
   Примечание: Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642
2. Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый аванс при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП). Или письменному заявлению работника. Составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке. На который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели. Которые прописаны в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников. Которые имеют право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги подотчет, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Для обеспечения правильности учета, достоверности информации и контроля при расчетах с сотрудниками, получившими деньги под отчёт утвердите «ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами»

Приказ о выдаче подотчетных сумм образец 2020

Приказ о выдаче денежных средств из кассы под отчет смотреть

Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели. Прописанные в приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Примечание:Скачать приказ руководителя.doc 38 Кб
ООО «Гаспром»
ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)
ПРИКАЗ № 1984
о выдаче подотчетных сумм из кассы
г. Киров …. …… …. … … … … 14.09.2017

Какие санкции возможны, если выдать подотчётные деньги на год?

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет ?

Приказ об утверждении сроков выдачи денег под отчет и представления авансового отчета (образец заполнения)

Скачать … (.docx 14Кб)
Важно!1. Выдать деньги на хозрасходы можно как штатным работникам, так и лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

2. Размер средств, выдаваемых в подотчет директору, законодательно не регламентирован.

3. Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками должно соблюдать лимит — не более 100000 рублей по одному договору.

к меню

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ выдачи ДЕНЕГ в ПОДОТЧЕТ

Как происходит выдача денег? Дана пошаговая инструкция.

Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя

Только при наличии таких документов организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Примечание: Руководитель компании также может получить деньги лишь при наличии письменного заявления.

Заявление пишется в произвольной форме. Но должно обязательно включать. Сумму аванса; срок выдачи; на что выдать деньги; визу руководителя; дату составления. Заявление можно составить в печатном виде. А можно написать от руки.

Деньги выдаются согласно распорядительного документа. При этом необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.

На каждого подотчетника не обязательно оформлять отдельный приказ

В одном документе может быть указано несколько подотчетников.

Примечание: Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158

Распорядительный документ (приказ) должен содержать следующие сведения.

• фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
• суммы наличных денег;
• срока, на который они выдаются;
• подпись руководителя;
• дату и регистрационный номер документа.

Примечание: Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег. Письмо ЦБ РФ от 06.09.17№ 29-1-1-0Э/20642

Проверять задолженность ?

Рекомендуется проверит отчитался ли сотрудник по предыдущим авансам. Для проверки можно воспользоваться анализом счета 71. Если на текущую дату по сотруднику есть дебетовое сальдо по подотчету. Выдавать деньги снова не рекомендуется, но и не запрещено! Выдавать наличные на хознужды можно. Даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требование о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за предыдущий аванс. Убрали из подпункта 6.3 указания Банка России № 3210-У.

Оформить выдачу денег, проводки подотчета

На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации должен оформить расходный кассовый ордер согласно правил бухгалтерского учета, указать назначение аванса. Образец заполнения.

Расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в произвольном виде, которое приложите к кассовому ордеру. Принимайте заявление только если в нем есть:

• запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
• запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
• подпись руководителя;
• дата.

Дебет 71 Кредит 50 — выданы из кассы деньги под отчет.

Подотчетному лицу можно перечислить деньги на карточку — зарплатную или корпоративную (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). В платежном поручении следует указать назначение платежа: под отчет на хозяйственные нужды, под отчет на командировку и т. п. В заявлении сотрудник должен указать просьбу перечислять подотчетные деньги на его личную карту, указав реквизиты.

Примечание: Порядок выдачи денег под отчет следует закрепить в учетной политике организации.

Дебет 71 Кредит 51 — с расчетного счета перечислены деньги под отчет на личную карточку сотрудника.

Расчеты по корпоративным картам ведутся с помощью счета 55. Деньги ставятся под отчет лицу только в момент снятия им средств с карты в банкомате.

к меню

Проконтролировать срок использования подотчетных сумм

Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги (остаток) в течение трех рабочих дней после срока, указанного в заявлении ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), или возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если нарушить сроки представления авансового отчета, ИФНС может начислить работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом ( п. 8 письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Сроки выдачи средств под отчет на различные нужды можно закрепить в приказе по предприятию. На хозяйственные нужды срок отчета по полученным суммам можно установить любой.

Утвердить авансовый отчет

Подотчетным лицом отчитаться за израсходованные деньги можно с помощью авансового отчета. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие затраты документы — товарные чеки, накладные, акты, счета-фактуры и т. д. Остаток денег нужно вернуть в кассу предприятия. Если работник потратил часть личных денег, после проверки отчета ему возместят перерасход.

к меню

Соблюдение Учета КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ, кассовой ДИСЦИПЛИНЫ и применение ККТ в подотчете

Период, на который можно выдавать сотрудникам наличные деньги, законодательство никак не ограничивает. Тут самое главное то, чтобы этот срок выдачи денег в подотчет завизирован руководителем организации. Потому что в письменном заявлении сотрудника, составленного в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, ставится подпись руководителя и дата подписания заявления.

Т.е. в целом процедура выдачи наличных средств под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности осталось прежней. Как и раньше, основанием для такой выдачи служит заявление сотрудника с резолюцией руководителя.

Однако раньше сумму наличных и срок, на который они выдаются, должен был собственноручно писать руководитель в своей распорядительной надписи. Теперь же, и сумма и срок указываются в тексте заявления, а руководитель пишет только «выдать». Это ближе к реальности. Форма заявления о выдаче денег под отчет так и осталась свободной.

Примечание: (п. 6.3 Указания Банка России 3210-У ВЕДЕНИЕ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ с банкнотами Банка России).

Поэтому, директор, когда подписывает заявление на выдачу денег в подотчет, на свое усмотрение вправе решить, кому и на какой срок выдавать деньги в каждой конкретной ситуации. Например, на срочную покупку факса конечно же он может выделить один день. А на заявлении в под отчет работника, отправляющегося в длительную командировку, руководитель может сделать запись о годовом сроке.

к меню

Законодательством срок, который дается работодателю для возмещения расходов работника, связанных со служебной командировкой последнего, не установлен. Данный срок организация сама устанавливает в локальных актах например в положение о размерах и порядке возмещения командировочных расходов работников.

Важно! Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться, кассовая книга может не вестись!!!

к меню

Нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств

Да, нужно. Но только если эти средства выданы для расчетов по договорам организации или предпринимателя. Потому, что, когда подотчетными наличными сотрудник оплачивает от своего имени оказанные лично ему услуги, лимит расчетов не применяют. Такой подход применяют, например, к тратам в командировке. Например, на наличные расходы сотрудника по оплате мини-бара в гостинице или химчистки за счет организации лимит не действует.

Нужно ли применять ККТ, если организация покупает товар через подотчетника

Нужно ли пробивать чек, когда организация выдает деньги подотчетнику, а также когда он возвращает остаток денег в кассу

Нет, не нужно. Выдача денег подотчетнику и возврат им неизрасходованных денег в кассу не является расчетами за товары (работы, услуги). Поэтому выбивать кассовый чек в данном случае не требуется. Это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Подтверждают это письма Минфина от 20.08.2018 № 03-01-15/58954, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566.

к меню

Как Подотчетные суммы перечислять сотруднику с расчетного счета на его личную банковскую карту?

Да, возможно перевести деньги на карту физического лица работника. При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять деньги на личные банковские карточки подотчетных лиц. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288. Денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников в целях:

• оплаты командировочных расходов;
• оплаты расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг (например, на покупку горюче-смазочных материалов);
• компенсации документально подтвержденных расходов.

Как заполнять платежки при выдаче денег под отчет: разъяснения Центробанка

При переводе денег на банковский счет работника под отчет (или в счет возмещения ему перерасхода по авансовому отчету) указывать код вида дохода в платежке не требуется. Об этом сообщил Центробанк в письме от 10.07.20 № 45-1-2-ОЭ/10700.

Деньги под отчет не обязательно выдавать из кассы

Подотчетные суммы, в т.ч. на покупку бензина, можно выдать работнику не только наличкой, но и перевести по безналу на его «зарплатную» карту.

Примечание: Письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетниками. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, по кассовому ордеру, либо с использованием личных карт сотрудников».

Примечание: Совместное письмо от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554

В унифицированном бланке авансового отчета по форме АО-1 предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Поэтому организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными. Потому что с 2013 года для организаций негосударственного сектора бланки, утвержденные ранее Госкомстатом России, не являются обязательными к применению. Однако эти изменения не коснулись кассовых и банковских документов. Принимая решение использовать свои бланки, следует убедиться, что каждая представленная на утверждение руководителю форма — старая или обновленная — в итоге имеет все семь обязательных реквизитов. Их перечень установлен в статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия

Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.

к меню

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ по подотчету, авансовому отчету

Возмещение перерасхода

Еще одна распространенная ситуация. Работник по поручению руководства купил, к примеру, канцтовары на свои деньги. Затем средства работнику, разумеется, возвращаются. Но как в этом случае оформить операцию и авансовый отчет?

В рассматриваемой ситуации можно оформить авансовый отчет. Это не будет являться нарушением. В этом случае по графе «Получено из кассы» проставляется ноль, сумма личных денежных средств, потраченных работником, отражается по графе «Израсходовано», а в графе «Перерасход» указывается сумма, которую необходимо возместить работнику.

А в какие сроки работодатель обязан вернуть деньги своему сотруднику? Сразу скажем, что никаких обязательных сроков на этот случай в законодательстве не установлено. Поэтому компании их устанавливают самостоятельно.

Обратите внимание: за опоздание с выплатами работнику положена компенсация в размере не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Это прописано в ст. 236 ТК РФ. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. При этом обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Можно ли физику-подрядчику выдать наличные под отчет?

Теоретически нет никаких ограничений. Об этом же пишет Центробанк в Письме ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Ведь договор подряда, заключенный с физлицом, относится к договорам гражданско-правового характера, а наличие такого договора позволяет выдавать деньги под отчет.

Но если вы не хотите присваивать статус подотчетника физику-подрядчику, то вы вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой «на исполнение такого-то договора». В Указании (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У) не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет – в нем просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и где будет сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Подотчетные лица рассчитываются по безналу с помощью личной карты, несмотря на то что изначально получили на расходы наличные деньги.

О совершении операции путем безналичного расчета свидетельствуют отчетные документы. ФНС считает, что можно принять к учету расходы, оплаченные картой (письмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Вы не забыли, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В графе «Покупатель» товарного чека, БСО написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные. Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты). Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам. Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Работник купил ТМЦ за свой счет и принес чеки. Как возместить эти расходы?

Налоговые органы по-разному оценивают подобные ситуации. В одних случаях считают работника подотчетным лицом, в других — расценивают операцию как приобретение у сотрудника имущества.

Одним из возможных вариантов может быть заключение с сотрудником договора поручения (ст. 971 ГК РФ). В этом случае организация поручает сотруднику найти и приобрести определенные ТМЦ с заданными характеристиками и обязуется компенсировать сотруднику понесенные расходы по приобретению этого имущества.

Существует ли максимальная сумма, которую можно выдать подотчетному лицу? На какой срок допустимо выдавать подотчетные средства?

Законодательно не установлено лимита денежных средств, которые могут быть выданы в подотчет сотруднику. Также не установлен и единый максимальный срок использования подотчетных сумм.

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регламентирует только порядок оформления выдачи подотчетных средств (наличие заявления с указанием суммы и сроков), а также содержит требование о том, что подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Предприятие вправе самостоятельно установить лимиты выдаваемых сумм и максимально возможные сроки. При этом возможно установление разного размера сумм и разного срока для разных категорий сотрудников (в зависимости от занимаемой должности и назначения выдаваемых подотчетных средств). Для этого предприятие разрабатывает и утверждает внутренние локальные акты.

Ошибки в отчете и как их исправить

Авансовый отчет должен утвердить руководитель. Только по документу с его визой можно учитывать расходы. Но если директор утвердит отчет с ошибками, сумму подотчета инспекторы признают доходом работника, доначислят НДФЛ и взносы. Судьи могут поддержать налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.16 № 302-КГ16-450).

Опасные ошибки показаны на образце. Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.

Бывший работник не вернул подотчетные средства: начислять ли НДФЛ и взносы?

Задолженность по подотчетным суммам не является для физлица экономической выгодой и не относится к его доходу (определение ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205). Если подотчетные суммы не израсходованы работником, либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физлица перед организацией и подлежат возврату (постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.13 № А55-15647/2012).

А налогооблагаемым доходом невозвращенные подотчетные средства признаются в следующих случаях:

• если долг взыскать невозможно из-за истечения срока исковой давности. Датой получения дохода будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно;
• если работодатель принял решение простить задолженность по подотчетным суммам. Датой получения дохода будет являться дата принятия решения о прощении долга.

Таким образом, если работодатель решил не взыскивать с бывшего работника упомянутые суммы (простить долг), они рассматриваются как выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений. Соответственно, такие выплаты должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Универсальный бланк Авансового отчета

С 2013 года было разрешено использовать свои бланки, а не унифинированные. Поэтому можно отказаться от унифицированного бланка авансового отчета — формы № АО-1. А разработать свою форму об авансовом отчете. Главное условие: авансовый отчет должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч.2 статьи 9 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Остальные поля из формы отчета по авансовым суммам можно убрать.

Бланк скачать: Унифицированная форма авансового отчета форма АО-1.xls Excel (58 кб)

к меню

Новый бланк авансового отчета

Унифицированный бланк форма АО-1 очень громоздкий, там много ненужных полей. Таблица, где отражаются бухгалтерские записи — не нужна. Поскольку проводки можно увидеть в регистрах бухучета.

Примечание:Пример заполнения авансового отчета при командировке.docx 25 Кб

Таблица на оборотной стороне отчета тоже не нужная.

Расписка, которая под линией отреза — это анахронизм, тоже выкидывается, уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть.

Что нужно оставить в форме авансового отчета ?

Данные о предыдущем авансе — остаток или перерасход. Они позволяют сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником.

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах, товарных чеках, также лучше оставить. Ведь такие бумаги — важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Смотрите, например письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Бланк скачать: Упрощенная форма авансового отчета.xls Excel (48 кб)

ПОДОТЧЕТ, УДЕРЖАНИЕ остатка с ЗАРПЛАТЫ проводки

Как отразить в учете организации удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной на командировочные расходы?

к меню

Заполнить, распечатать авансовый отчет онлайн

Заполнить и распечать форму АО
к меню

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

1. Учет КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ и кассовая ДИСЦИПЛИНА 2014
   Даются разъяснения про кассовые операции и кассовую дисциплину в 2014 согласно проекта Указания ЦБ РФ №3210-У. Описан учет денежных средств в кассе, ведение и заполнение кассовой книги для ИП. Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ.
2. КАССА: РАСЧЕТ НАЛИЧНЫМИ через КАССУ предприятия. Предельная СУММА
   Указан порядок использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями наличных денег, поступивших в их кассы, а также предельный размер.

Когда и как выдаются денежные средства подотчет? Характеристика операций подобного рода – это та информация, которую должно знать руководство каждой компании.

Если вы отправляете работников в командировку, собираетесь выдать средства для выполнения поручения, есть необходимость в оформлении выданных средств под отчет такого лица.

Но не все знают, как такие операции должны проводиться, что стоит учитывать. Обратимся к законодательным положениям.

Необходимые сведения

Наверняка вы слышали выражение «сумма под отчет». Что же это такое и когда она может выдаваться?

Что это такое?

Руководителям компаний необходимо выдавать денежные средства работникам:

• на командировку;
• на представительские затраты;
• на закупку канцелярии;
• хозпринадлежностей;
• покупку ГСМ и т. д.

На такие расходы выдаются деньги подотчет. Правила выдачи наличности подотчет установлены на базе действующих нормативных документов.

Цель – упорядочить выдачу денежных средств работникам из кассы фирмы. Это предусмотрено локальными актами, что должны исполняться в обязательном порядке.

Ответственность соответствующего сотрудника

Разберемся, какая ожидает ответственность работника, получившего подотчетные средства, если имеется долг. Существует 2 варианта.

1 Вариант

Признается полученная и невозвращенная подотчетная сумма. Работник налогового органа начислит налог на доход физического лица и страховые взносы.

Есть также мнение, что полученные средства являются подотчетными, и права собственности на них не переходит. Деньги такого плана считаются прибылью работника, пока есть возможность вернуть их в кассу добровольно.

2 Вариант

Налоговики могут оформить нарушения правил ведения кассовых операций. Об ответственности говорится в ст. 15.1 КоАП. Сумма штрафа составляет 4 – 5 тыс. для должностного лица, 40 – 50 тыс. – для ООО.

Действующая нормативная база

Правила ведения кассовых операций с банкнотой и монетой российского банка в пределах страны корректировался несколько раз. Новый порядок утвержден 11 марта 2014 № 3210-У.

Упрощен порядок ведения кассовых операций ИП, юрлицами. Получатели средств из бюджета должны руководствоваться вышеуказанным нормативным документом.

Его зарегистрировали 23 мая 2014 года (№ 32404), опубликовали в «Вестника БР» № 46 (1524) от 28 мая 2014.

Подотчетные операции рассматриваются в Порядке ведения кассовых операция РФ (решение директорского совета Банка РФ от 22 сентября 1993 № 40).

Особенности проведения операций

Средства выдаются под отчет или путем возмещения перерасходованных сумм по авансовым отчетам из кассы. Сумма не должна превышать лимит по бюджетным обязательствам по решению руководства.

Условие – подотчетное лицо должно представить отчет по полученному авансу. Передавать подотчетные средства одно лицо другому не может.

Назначение платежа:

• аванс на хозяйственно-операционные затраты;
• аванс на оплату командировки;
• возмещение затрат, понесенных в командировке.

На хозяйственно-операционные затраты лицо может получить средства под отчет в крайнем случае:

• когда нельзя произвести оплату безналичными;
• если задержанные средства влияют на непрерывное ведение хоздеятельности;
• если нужно провести расчеты, находясь за пределами компании (на стажировке, в командировке).

В качестве суммы возмещения затрат, понесенных из дохода работника, подотчетные средства выдаются, если отсутствовала возможность выдать деньги на такие расходы:

• если осуществляется ликвидация последствий аварийной ситуации;
• для предотвращения аварийных ситуаций;
• если лицо отправляется в срочную командировку;
• при иных экстренных обстоятельствах, если можно признать целесообразность затрат.

Можно получить подотчетные деньги на период до 3 дней с момента выдачи. Выдаются средства после подготовки разрешения руководства или другого должностного лица в письменном виде.

Аванс выдается уполномоченным лицам для перечисления денежного довольствия, заработка, иных выплат, если нет возможности их обеспечить безналичными.

Основание для перечисления работникам перерасхода по авансовой отчетности или передачи в кассу неиспользованных авансов – авансовая отчетность, что утверждается руководством предприятия.

Для этого нужен расходный кассовый ордер, подготовленный на базе документации и отчетностей.

Выдаются деньги по расходным кассовым ордерам или заявкам на кассовые расходы на лицевые счета в банковских учреждениях, что открыты для внесения заработанных средств по заявлению сотрудников.

Подотчетное лицо должно отчитаться по использованным средствам по форме ОКУД 0504049.

Прилагаются документы, что подтвердят затраты, в такой срок:

О затратах по служебной командировке	В течение 3 дней после того, как лицо вернется из командировки
О затратах на перечисление денежных довольствий, зарплаты, иных сумм персоналу	В течение 3 дней после получения авансовых сумм
Об иных затратах	В течение 3 дней после окончания сроков, на которые выдавались подотчетные деньги

Сроки выдачи денег под отчет могут быть различными. К примеру, от 3 до 300 дней. Ограничения устанавливает руководитель. Но стоит помнить, что новые суммы не могут выдаваться. Пока лицо не отчитается по выданным деньгам.

Образец договора подряда на выполнение ремонтных работ смотрите в статье: договор подряда на ремонт.

Расторжение договора подряда по инициативе подрядчика, .

Нельзя включать в авансовые отчеты затраты по первичной документации, что оформлены в соответствии с правилами 3 раздела.

Бухгалтер проверит авансовые отчеты с представленной документацией, и определит:

• законны ли произведенные затраты;
• по назначению ли использованы средства;
• правильно ли оформлены документы, которые являются обоснованием произведенных затрат;
• есть ли отметка об оприходованной материальной ценности;
• правильно ли подсчитаны итоги.

Когда проверка отчета завершится, он будет визирован должностными лицами и передан на утверждение руководству.

Если авансовый отчет не будет представлен, невозвращенные подотчетные средства будут удерживаться в соответствии с положениями законодательства.

Правила выдачи:

1. Работнику необходимо написать заявление.
2. Руководством отражается сумма, сроки на заявлении. Необходимо подписаться и поставить дату.
3. Бухгалтером выписываются расходно-кассовые ордера, выдаются деньги.
4. После того, как окончатся установленные сроки, представляется авансовый отчет.

Размер подотчетных средств ничем не ограничивается. В пункте 1 Указания центрального банка России от 20 июня 2007 № 1843- У говорится, что сумма по одному договору не может превысить 100 000.

Подотчетные деньги можно перечислить на счет, куда перечисляется зарплата. Но стоит делать отметку о назначении (на командировку, на хозяйственные нужды).

Как списать деньги?

Представим пошаговую инструкцию, как списать подотчет директора или работника:

1. Выдаются деньги подотчетным лицам в соответствии с расходным кассовым ордером при представлении удостоверения личности.
2. Расходные кассовые ордера регистрируются в книге по учету приходно-кассовых ордеров.
3. Делают проводку Дт 71 Кт 50.
4. Средства списываются на базе поданного отчета по авансу в единственном варианте. Используется проводка Дт 41 Кт 71, а при покупке материальных ценностей – Дт 10, представительские затраты и суммы на командировку – Дт 26
5. Проверяется, по назначению ли использованы средства. Если сотрудник брал средства для оплаты услуг поставщика или подрядчика – Дт 60.
6. Неиспользованные суммы принимаются в кассу на базе приходного кассового ордера.
7. Делают проводку Дт 50 Кт 71. Если деньги не возвращены своевременно – Дт 94 Кт 71.

Дальше списание осуществляется с заработка при использовании проводки Дт 70 Кт 94. в том случае, когда недостача не может возмещаться, остатки средств списывают на Дт 91.2

Подотчет наоборот

При аудите кассовых операций могут быть выявляться нарушения по учету операции с подотчетным лицом. Неприятные последствия могут быть при расчетах с работниками, что имеют затраты за свои средства, а потом получают от компании компенсации.

На многих предприятиях подотчетное лицо не является таковым. По факту деньги не выдаются под отчет. Производится оплата ценностей из личных средств.

А после подачи авансовых отчетов производится компенсация затрат. Такая операция не может называться подотчетом, ведь нет операции, по которой стоит отчитаться. Здесь имеет место кредитование компании.

То есть, осуществляется подотчет «наоборот». Но такие операции не запрещаются законом. Но считается, что это будет противоречить нормам Трудового кодекса.

Инспекторы считают, что подотчет «наоборот» — это займы или купля-продажа (составляется акт приема товара на подотчет продавцу), так как осуществляется кредитование компании работником.

При этом могут возникнуть трудности с уплатой налога на прибыль (если документы оформляются на компанию).

Если же документация оформляется на работника, то считается, что он приобретает ценность для личного пользования, а затем ее перепродает фирме. В таком случае возникнет необходимость уплатить НДФЛ.

Придется также сдавать декларацию по итогам года, даже если будет иметь место налоговый вычет по имуществу (ст. 220 НК).

Избегайте проведения операций подотчет «наоборот». Если же это не удается, проверьте, чтобы все документы были оформлены без ошибок. В документах должны отражаться реквизиты фирмы.

Осуществление возврата

К примеру, не было в срок возвращено неиспользованные суммы, что выдавались подотчет. Иных нарушений не зафиксировано. Какая ответственность ожидает руководителя и бухгалтера?

Нарушитель в такой ситуации – подотчетное лицо. Обычно устанавливается срок возврата – 3 дня после того, как выполнено поручения. В приказе фирмы должны отражаться правила удержания сумм, что не возвращены.

Если такое правило нарушено, то подотчетные средства будут включены в совокупную годовую прибыль сотрудника осуществляется налогообложение.

Если возврат не осуществлен, должностные лицо должны будут ответить по закону. Может также возвращаться вся выданная сумма в день выдачи. Лицо должно представить отчет независимо от того, использовались ли средства.

Если такого отчета не будет, компания получит штраф. Если работник не отчитался по расходам, но возникает необходимость в выдаче новой подотчетной сумме, оформляются приходные кассовые ордера на возврат неизрасходованной суммы и расходные ордера на новые суммы.

Это можно сделать в один день. Тогда сверхлимитные остатки не образуются

Возникающие нюансы

Есть некоторые правила выдачи подотчетных сумм, о которых не все знают, и из-за этого возникают проблемы. Разберемся, на что стоит обратить внимание.

Возможна ли выдача денег не сотруднику?

С сотрудником, что принят на работу, руководство заключает договор о том, какая материальная ответственность ожидает такое лицо.

Либо включается соответствующее положение в трудовой договор, либо составляется приложение к нему.

Если человек не трудоустроен в компании, а работает в соответствии с гражданско-правовым договором, такие соглашения о материальной ответственности не заключаются.

То есть, подотчетные средства могут выдаваться только тем лицам, что работают в организации.

Что делать при умершем сотруднике?

В ст. 1112 ГК говорится, что не может входить в состав наследства обязанность должника – она прекращается при наступлении смерти, если выполнение не может осуществляться без участия такого гражданина (ст. 418 ГК).

Обязанность представить отчет по подотчетным деньгам – обязанность, что связана с личностью умершего человека.

А значит, не может удерживаться дебиторская задолженность. Нельзя также требовать родственников умершего требовать возвратить средства.

Задолженность умершего будет считаться нереальной к взиманию (Письмо Министерства финансов РФ от 24 февраля 2009 № 03-02-07/1-87).

Долг списывается после того, как истечет срок давности по искам (3 года). Но списание – это не аннулирование. Она отражается на счете 04.

Есть и другая позиция, согласно которой у работодателя есть право обратиться к близким умершего работника и потребовать возврата подотчетных средств.

Можно ли переквалифицировать в займ?

Как уже говорилось выше, подотчетные средства учредителю будут переквалифицированы в займы при подотчете «наоборот», если лицо оформит документы на компанию.

Нюансы судебной практики на строительные работы без договора подряда узнайте из статьи: образец искового заявления по договору подряда.

Порядок передачи гарантийных обязательств по договору подряда, .

Образец заполнения договора подряда, .

Какие правила при этом стоит учитывать? Проще проводить удержание невозвращенных средств из заработка. Так у руководства не возникнет дополнительного обязательства.

А при переквалификации в договора беспроцентных займов руководитель получит материальную выгоду (экономятся проценты), что является объектом обложения налогом на доход физлица.

Применимы правила, прописанные в Налоговом кодексе – в подпункте 2 п. 2 ст. 212 НК.

Выдать подотчетные средства работнику вы имеете право. Но вот при этом стоит придерживаться определенного порядка.

Ведь при наличии ошибок в составленной документации или неправильном отражении кассовой операции вас ожидает ответственность. Учитывайте рекомендации, описанные выше, и тогда не возникнет неприятных последствий.

Основные положения

В подотчетные суммы входят расходы:

• командировочные;
• на хозяйственные нужды учреждения;
• представительские.

Основной нормативный документ, регулирующий взаиморасчеты с подотчетными лицами, это Указания Центрального Банка России №3210-У от 11.03.2014. Выдают деньги подотчет только работникам организации, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договора. Из-за ввода онлайн-касс волновались, что отчитываться о подотчетных будем другими документами. Но принципиально ничего не изменилось.

ВАЖНО! До 19.08.2017 действовал запрет на сотрудников-должников, то есть работникам, за которыми числится задолженность, было запрещено давать деньги под отчет. Изменения, утвержденные новыми Указаниями №4416-У от 19.08.2017 запрет отменили.

Как выдавать

В 2019 году подотчет — это строго регламентированный процесс. Чтобы выдать деньги, необходимо оформить два документа: заявление от сотрудника, в котором указана сумма, целевое направление, сметный расчет и прочая информация, и распоряжение руководителя выдать деньги в подотчет.

Дополнительно организация обязана разработать и утвердить обязательные локальные документы:

1. Положение о расчетах с подотчетными лицами.
2. Распоряжение об утверждении максимальной суммы подотчета (законодательно не ограничено).
3. Приказ об установлении максимального срока, на который выдаются деньги (нормативно ограничений не установлено).
4. Приказ об установлении срока предоставления авансового отчета по выданным деньгам (не более трех рабочих дней).

По желанию руководителя, в организации устанавливают перечень работников, которым выдача подотчетных средств разрешена.

ВАЖНО! За нарушение порядка выдачи средств подотчет, проверяющие вправе наложить штраф по статье 15.1 КоАП до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Как отчитываться работнику

Допустим, что сотрудник уже представил заявление руководителю и получил одобрение.

На основании приказа, кассир выдает наличные из кассы организации, либо бухгалтерия перечисляет на карту сотрудника.

Совершая покупку, работник обязательно сохраняет подтверждающие документы.

Когда сотрудник закончил траты, перед ним встает вопрос, как правильно отчитаться за подотчетные деньги. Для этого он обязан составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. В документе следует указать: какую сумму он получил, сколько потратил и на какие цели, каков остаток. Приложить к отчету подтверждающую документацию (квитанции, чеки, товарные накладные, билеты и прочее).

Отчет проверяет ответственный бухгалтер или главбух. Затем передают на утверждение руководителю. После этого производятся окончательные расчеты с сотрудником: возврат неиспользованного остатка подотчетных средств или доплата перерасхода. Если работник не желает возвращать неизрасходованный остаток, то сумму удержат из его заработной платы.

Как отчитывается руководитель

Точно так же, как и любой другой работник. Составьте отчет, приложить чеки и другие подтверждающие документы, вернуть остаток выданной суммы.

Ситуация, в которой директор учреждения отказывается отчитываться или возвращать денежные средства, встречаются не часто. Но если встал вопрос, как взыскать с директора подотчетные денежные средства, бухгалтеру бюджетного учреждения рекомендовано:

1. Грамотно объяснить руководителю, чем грозит его поведение: административной и уголовной ответственностью, что станет причиной отстранения от обязанностей.
2. Рассказать о размерах штрафов, которые выпишут проверяющие, за нарушение кассовой дисциплины, за искажение финансовой отчетности.
3. Напомнить, что невозвращенные средства могут быть направлены на другие важные расходы учреждения, в том числе на премии или развитие деятельности.

Удержать средства из заработной платы без распоряжения и согласия руководителя нельзя. Невозвращенную сумму подотчета следует подвергнуть налогообложению, то есть удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Инструкция для подотчетных лиц – удобный локальный нормативный акт работодателя, который подскажет работникам, как выдать деньги под отчет, в какие сроки и как отчитаться по ним, какие подтверждающие расходы должны быть и какие к ним предъявляются требования. Тогда подотчетники смогут проверять первичные документы сразу на месте при совершении покупки, что минимизирует ошибки.

В инструкции нужно предусмотреть:

— срок, на который выдаются подотчетные суммы. Например, его можно установить единым для всех ситуаций или же руководитель будет его устанавливать индивидуально в каждом случае, указывая в заявлении на подотчет;

— форму, по которой представляется авансовый отчет. Организация вправе использовать и унифицированную форму № АО-1;

— срок проверки авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем);

— срок утверждения авансового отчета руководителем;

— срок окончательного расчета с работником по авансовому отчету.

Касса и подотчет

При выдаче под отчет наличных из кассы нужно соблюдать несколько требований:

— для получения денег работник должен написать заявление на выдачу наличных подотчет. Вместо заявления работодатель может оформить распоряжение;

— деньги выдаются при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам;

— авансовый отчет по полученным наличным (в том числе на командировку) работник должен представить в течение 3 дней со дня окончания срока, на который они были выданы.

Подотчет на карту

Если же подотчетные средства переводятся на банковскую карту работника, то указанные требования не обязательны. В этом случае организация самостоятельно устанавливает порядок выдачи подотчетных средств на карту и сроки отчета по ним. К примеру, она может прописать в инструкции, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться всего раз в месяц (в частности, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).

Отчет по подотчету

Отчитываясь по расходам за счет подотчетных средств, работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы. Для удобства можно подготовить образцы всех подтверждающих документов, выделив в них важную информацию, и выдать их на руки подотчетнику.

Кому может быть выдан подотчет

Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Однако не забывайте, что статус у таких работников разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частности: о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.

Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками по трудовому договору. А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т.п.), например, на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения (при этом авансовый отчет им оформлять не обязательно).

Понятие и виды расходов подотчетных лиц

Подотчетные лица — физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам .

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года №40. Данный документ не ограничивает суммы, которые организация может выдать под отчет на хозяйственные расходы. Размер и срок, на который они выдаются под отчет, устанавливается приказом руководителя организации. В течение 3 рабочих дней, после получения денежных средств, в бухгалтерию предоставляется Авансовый отчет (унифицированная форма №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. №55) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителе информации .

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (Приложение 1). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету и счета, которые дебетуются на эти суммы .

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Полностью проверенный отчет утверждает руководитель организации (или уполномоченное лицо), на лицевой стороне указывается его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету .

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Предприятие в процессе финансово-хозяйственной деятельности, могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

В организациях выдаются деньги подотчет на следующие цели:

• · хозяйственные расходы;
• · командировочные расходы;
• · представительские расходы.

Административно-хозяйственные расходы — это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом. К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды. К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами оптовых организаций и квитанциями или чеками. Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы должны быть сданы на склад, на них должен быть выписан приходный ордер склада. При получении товарно-материальных ценностей (а также денежных средств) от организации через подотчетное лицо требуется доверенность, выданная на его имя. В течение 3 рабочих дней, после получения денежных средств, в бухгалтерию предоставляется Авансовый отчет .

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы .

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно, суточные, другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс. Для получения аванса командируемый работник направляется на предварительный расчет в Службу бухгалтерского учета с заявление для расчета суммы аванса (Приложение 2).

Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размер суточных для коммерческих организаций устанавливается приказом руководителя. Для бюджетных учреждений составляет 100 рублей. Согласно Налоговому законодательству нормативно не облагаемые суточные на территории РФ ? 700 рублей и 2500 рублей за рубежом .

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Наряду с командировочным удостоверением издается приказ о командировке. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия. Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения — дата прибытия соответствующего транспорта .

Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

• · расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• · обязательные консульские и аэродромные сборы;
• · сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• · расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• · иные обязательные платежи и сборы .

Представить авансовый отчет об израсходованных суммах сотрудник обязан в течение трех рабочих дней. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение, билеты на проезд, квитанции, чеки. Документы, прилагаемые к авансовому отчету, необходимо пронумеровать в порядке их указания в отчете.

Бывают случаи, когда работник не может приложить к авансовому отчету оправдательные документы. Например, он их потерял. В этом случае руководитель предприятия вправе оплатить затраты на основании заявления работника (Приложение 3). Если руководитель согласен возместить неподтвержденные расходы, он должен сделать на заявлении разрешительную надпись и указать сумму компенсации. Заявление прилагается к авансовому отчету .

Представительские расходы — это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются .

Любые представительские расходы должны быть документально оформленными и экономически обоснованы. В качестве первичных документов можно рассматривать: счета, чеки ККТ, акты выполненных работ, транспортные билеты, накладные, товарные чеки и другие.

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

• 1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.
• 2. Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны.
• 3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.
• 4. Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.
• 5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.
• 6. Сметой представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.
• 7. Актом (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.

Все эти документы должны содержать обязательные реквизиты: название документа, дата составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, их личные подписи. Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию: дату деловой встречи или приема, место проведения этого мероприятия, программу мероприятий, состав участников со стороны организации и представителей другой организации, цель проведения мероприятия, сумму предполагаемых расходов .

Пример отчета о проведении деловой встречи представлен в Приложении 4.