Письмо требование, образец

Требование – это документ вспомогательного характера, нужный для отправки каких-либо официальных требований. Представляет собой вид служебного письма.

Функции письма-требования

Документ фиксирует 2 ключевых положения:

• Требование отправителя (к примеру, о возврате задолженности).
• Меры, которые будут приняты при невыполнении требований.

То есть, документ имеет сразу несколько функций. Он служит инструментом для предъявления требований, а также является предупреждением получателя о будущих мерах воздействия.

Это официальный документ, который можно будет предъявить в суде для доказательства своей позиции. К примеру, он может доказывать, что отправитель предпринимал попытки договориться, урегулировать вопрос в досудебном порядке.

Особенности составления

Бумага составляется в свободной форме. Она может отличаться различной структурой и содержанием. Однако есть общие правила заполнения:

• Деловой стиль и лаконичность.
• Отсутствие двусмысленностей.
• Исключена нецензурная лексика, излишняя эмоциональность, угрозы.
• Приветствуется сжатое изложение информации.
• Возможно ссылаться на документы, которые раскрывают суть дела (к примеру, договор, на основании которого предоставлялся займ).
• Если составляется требование о возврате долга, нужно зафиксировать размер задолженности и реквизиты для возврата средств.

Требование отличается стандартной для деловых писем структурой:

• Реквизиты документа.
• Причина заполнения документа (к примеру, наличие задолженности).
• Ссылки на законы, на основании которых сформировано требование.
• Требование к получателю документа (к примеру, можно написать так: «требуем предоставить реквизиты»).
• Срок исполнения требований.
• Меры, предпринимаемые в случае игнорирования положений документа.
• Подпись составителя и руководителя.

Если получатель не исполнит официально предъявленных требований, к нему предъявляются меры. Они могут быть самыми разными. Примеры: наложение штрафа в определенном размере, наложение ареста на имущество, обращение в суд, прекращение деловых отношений.

Письмо-требование обычно дополняется сопроводительной документацией. Это могут быть бумаги, являющиеся доказательством обоснованности требований. К примеру, договор займа. Текст письма можно сократить. В частности, допускается отсутствие преамбулы.

В одном письме должно быть одно требование. Если к одному лицу нужно предъявить несколько требований, составляется несколько писем.

Требование об уплате задолженности

Письма-требования могут составляться в самых разных обстоятельствах. Но самое распространенная ситуация – необходимость в возврате задолженности. Если дебитор не возвращает деньги, нужно напомнить о наличии долга. Рекомендуется использовать для этого именно официальный порядок. Письмо-требование, в отличие от обычной неофициальной переписки, можно будет предъявить в суде в качестве доказательства наличия попыток досудебного разбирательства.

Письмо-требование о возврате задолженности решает эти задачи:

• Сохранение нормальных отношений с контрагентом.
• Уточнение сроков возврата долга.
• Эффективное досудебное разбирательство, избежание судебного разбирательства.
• Возврат долга с наименьшими расходами.
• Корректное уведомление должника о размере долга и сроках его возврата.
• Эффективное взаимодействие с дебиторами организации.

Ответом на письмо-требование могут быть следующие меры дебитора:

• Выплата задолженности.
• Составление гарантийного письма с указанием точных сроков возврата.
• Письмо с сообщением о том, что дебитор не может вернуть долг в указанные сроки.

К письму-требованию можно приложить расчет пени, которые начислены за период просрочки.

К СВЕДЕНИЮ! Требование рекомендуется отправлять ценным письмом. Потребуется отметка о вручении и опись вложения. Эти дополнения нужны для подтверждения того, что документ на самом деле был отправлен дебитору.

ВАЖНО! Требование должно быть рассмотрено в течение 30 дней. Этот срок отсчитывается с момента получения документа. Если в течение этого времени дебитор не рассмотрел письмо, кредитор может отправляться в суд.

Письмо-требование – это документ, относящийся к деловой переписке, который применяется в случае необходимости высказать требования по поводу исполнения обязательств, ранее взятых на себя адресатом. Письмо-требование составляется также в случае, когда необходимо довести получателю документа необходимость исправления нарушений данных ранее обязательств. В таких случаях письмо выступает инструментом досудебного разрешения споров между сторонами.

К составлению письма-требования нужно подходить с наибольшей внимательностью. Требование, как таковое, должно быть изложено кратко и доступно, а проблему, в результате которой возникла необходимость составления данного документа, следует изложить максимально конкретно. Если требование исходит из обязательств, взятых сторонами на себя согласно ранее заключенному договору, то необходимо указать ссылки на пункты соглашения, из которых эти обязательства вытекают. Форма письма должна быть корректной и основываться только на реальных фактах. Также необходимо упомянуть о мерах, которые будут приняты, если контрагент не исполнить обязательства, относительно которых выдвинуты требования. Ключевыми фразами при составлении письма-требования являются:

• Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)….;
• Требуем незамедлительно выполнить…;
• Требуем выполнит взятые на себя обязательства…;
• В противном случае дело будет передано в Административный суд…;
• В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…

Письмо-требование должно быть подписано лицом, составившим его или руководителем организации (предприятия), если требование выдвинуто юридическим лицом. Отправитель также может потребовать от контрагента ответное письмо-подтверждение, как факт получения и ознакомления с его требованиями.

Срок исполнения требования – пять дней со дня получения требования.

Компания вела активное сотрудничество со своим контрагентом, и поэтому накопилось много документации. Подготовить в срок пять дней все копии, заверить их должным образом, не представляется возможным.

Как продлить срок представления документов

Самое главное в этом случае – дать ответ в установленный срок. Если у вас не хватает времени (как в нашем примере) для подготовки всего пакета документов, то вы можете собрать частично из списка документы, сделать с них копии и написать сопроводительное письмо.

Само сопроводительное письмо будет являться ответом на требование. Допустим, компания смогла найти и подготовить только акты и договоры, а счета-фактуры нет. Как мы напишем сопроводительное письмо?

📌 Реклама

Как мы видим из письма (это пример), мы частично подготовили уже документы и сдаем их, а на вторую часть просим продлить срок представления документов. Мы вправе объединить наши действия в одном сопроводительном письме (оно служит ответом на требование).

На практике я часто сталкивалась с тем, что приходя в кабинет инспектора, можно увидеть огромные коробки в узких проходах между их столами. Как рассказывают работники инспекции, это могут быть документы, которые компания принесла в ответ на требование.

То есть, вы понимаете, что компания «перегнула» палку – принести несколько коробок бумаги, которую перебрать просто нереально… Достаточно все оформлять реестром. Например, у вас тысячи накладных и счетов-фактур только за один год, а надо за три года.

Советую в сопроводительном письме написать и уточнить, что вы представляете не конкретно поштучно сами накладные в адрес покупателя, а реестр выписанных счетов-фактур и накладных. Для того, чтобы инспектор мог увидеть воочию сам документ, приложите копии пары документов из каждого года.

📌 Реклама

Главное – отразить информацию в сопроводительном письме по каждому документу. И можно спросить – за какой месяц или какую дату лучше всего предоставить дополнительно документ, потому что из-за большого объема документации, не представляется возможным физическая доставка документов.

И уже, когда вы принесете документы к инспектору, спросите у него лично – как ему лучше, может он проверить определенную сделку и все. Инспекторы тоже люди и не автоматы, они «пугаются», когда видят, что им несут «контейнеры» бумаг.

В ответе на требование советую внизу слева указать исполнителя и его телефон, чтобы инспектор мог оперативно связаться с тем бухгалтером, который работал по этому требованию.

Если вам так будет удобно, конечно. Я так всегда делала, что было очень удобно.

Итог – запомните, ответить на требование или собрать документы (информацию) надо в тот срок, который указан в самом требовании. И если вы не успеваете собрать документы, не переживайте, это не конец света, вы просто успейте в установленный срок написать ответ на требование – в котором просите продлить срок представления документов (информации) по причине большого объема документации.