Обязанности начальника склада

Заведующий складом и его должностные обязанности

Заведующий складом — это специалист, который руководит работой склада и лично несет ответственность за его функционирование. Без заведующего складом в принципе невозможна грамотная организация складского хозяйства. Склад может обойтись без кладовщиков, без грузчиков, без иных специалистов (это относится к небольшим складам, на которых нет большого количества тяжелых товарно-материальных ценностей), но заведующий складом должен быть всегда и на любом складе.

В большинстве случаев к кандидатам на должность заведующего складом предъявляются следующие минимальные требования: среднее специальное образование и стаж работы на учетно-контрольной должности не менее одного года, или общее среднее образование и стаж работы на учетно-контрольной должности не менее трех лет.

Должность заведующего складом относится к категории руководящих должностей (в отличие от должности кладовщика); заведующий складом принимается на работу приказом руководителя предприятия. Отметим, что с ним должен заключаться договор о полной материальной ответственности.

На заведующего складом возлагаются перечисленные ниже функции.

Постановка, организация и полное руководство работой склада, включая обеспечение необходимых санитарно-гигиенических, технологических и иных условий хранения товарно-материальных ценностей.

Обеспечение контроля ведения учета складских операций, а также составление и предоставление необходимой отчетности, в соответствии с действующим законодательством и нормами и правилами, действующими на данном предприятии.

Обеспечение сохранности хранящихся на складе товарно-материальных и иных ценностей.

В случае необходимости — проведение мероприятий и работ, направленных на повышение квалификации складских работников.

Постоянный контроль соблюдения правил техники безопасности, норм охраны труда и правил противопожарной безопасности.

Каждый заведующий складом в обязательном порядке должен свободно владеть вопросами организации складского хозяйства, а также легко ориентироваться в стандартах и технических условиях хранения вверенных ему товарно-материальных ценностей.

Он должен разбираться в марках, сортах, видах, размерах и иных характеристиках хранимых на складе ценностей, а также владеть нормами расхода сырья и материалов, с которыми ему придется работать. Заведующий складом должен как «дважды два» знать правила и порядок складирования и хранения товарно-материальных и иных ценностей, а также быть в курсе всех инструкций, положений и иных нормативных документов по их учету и хранению. Иначе говоря, если заведующий складом расположил мешки с мукой и сахаром в самом сыром месте, или учет картошки ведет в ведрах, то есть все основания полагать, что он не соответствует занимаемой должности.

Поскольку заведующий складом, как отмечалось выше, является руководящим работником, он должен не только уметь организовать выполнение складских работ (погрузочно-разгрузочных, по приемке и отпуску товарно-материальных ценностей, и др.), но и знать основы трудового законодательства, чтобы квалифицированно и оперативно решать текущие вопросы и разрешать возникающие спорные и конфликтные ситуации. Также он должен владеть нормами и правилами охраны труда и пожарной безопасности.

В современных условиях приобретают важнейшее значение такие качества заведующего складом, как его умение работать на компьютере и обращаться с другой оргтехникой (факс, ксерокс, и др.).

Чтобы успешно справляться с возложенными на него функциями, заведующий складом должен исполнять свои должностные обязанности. Главной его обязанностью является руководство работой склада по приему, отпуску, хранению, сортировке, перемещению и, в случае необходимости — переработке товарно-материальных и иных ценностей. При этом необходимо обеспечивать рациональное использование складских мощностей. Также заведующий складом должен обеспечить учет вверенных ценностей в соответствии с действующим законодательством и внутренним распорядком предприятия.

Заведующему складом также вменяется следить за состоянием складских помещений, оборудования, механизмов, приспособлений и инвентаря, и в случае необходимости — принимать меры для своевременного их ремонта (замены). Кстати, на него возлагается ответственность за противопожарное состояние склада.

Заведующий складом должен обеспечить своевременный сбор и возврат поставщикам (покупателям) погрузочно-разгрузочных реквизитов и возвратной тары, и если это невозможно сделать сразу после погрузки-разгрузки — обеспечить их хранение и последующий возврат. Поскольку вся ответственность за сохранность товарно-материальных и иных хранящихся на складе ценностей возложена на завскладом, он в обязательном порядке должен принимать участие в проведении инвентаризации этих ценностей и являться одним из членов инвентаризационной комиссии.

Заведующий складом как руководитель структурного подразделения предприятия должен постоянно стремиться к рационализации и оптимизации функционирования склада.

Наряду с должностными обязанностями, каждый заведующий складом наделен определенными правами. Перечень этих прав зависит от специфики конкретного предприятия, но в большинстве случаев таковыми являются.

Подготовка и несение на рассмотрение руководства предприятия рекомендации и предложения по улучшению и оптимизации деятельности вверенного структурного подразделения (склада).

Подпись документов в рамках своей компетенции. В первую очередь к этим документам относятся складские и товарно-сопроводительные документы.

Осуществление взаимодействия с руководителями иных структурных подразделений предприятия (складов, цехов, отделов, и т.п.), получение от них и их подчиненных информации и документов, которые необходимы заведующему складом для исполнения своих служебных обязанностей. Знакомство с проектами решений и указов руководства предприятия и своего непосредственного руководства, которые касаются вопросов ведения складского хозяйства либо иных вопросов, входящих в компетенцию заведующего складом (например, вопросов работы с персоналом, вопросов охраны, и др.).

Выражение несогласия с теми либо иными решениями руководства предприятия и обжалование этих решений в порядке, установленном действующим законодательством и внутренним распорядком предприятия.

Подготовка и представление руководству предприятия либо своему непосредственному руководству предложений, касающихся работы с персоналом склада (подчиненными сотрудниками): прием на работу и увольнение с работы, поощрение работников либо наложение на них взысканий, перевод работников на другую работу, командирование работников, проведение мероприятий по повышению квалификации работников, аттестация и переаттестация складского персонала, и др.

За неисполнение либо ненадлежащее исполнение своих служебных обязанностей, допущенную халатность, причинение материального ущерба заведующий складом несет ответственность в порядке, установленном действующим законодательством. За злоупотребление служебным положением, должностной подлог и иные правонарушения заведующий складом может быть привлечен к административной либо уголовной ответственности.

Должностная инструкция начальника склада определяет права, обязанности и сферу ответственности сотрудника. Она регулирует все многообразие процессов управления складом: от логистики до взаимоотношений с другими подразделениями. Инструкция относится к внутренней документации предприятия и не имеет утвержденной формы, однако обычно состоит из нескольких базовых разделов.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной начальника склада .doc

Образец должностной инструкции начальника склада

УТВЕРЖДАЮ:
Должность руководителя
ООО «…»
ФИО / Подпись/
Дата

Должностная инструкция начальника склада

1.Общие положения

1. Начальник склада входит в категорию руководителей.
2. Начальник склада назначается на свое место и освобождается от него приказом руководителя фирмы.
3. Начальник склада находится в прямом подчинении руководителя фирмы и/или начальника соответствующего подразделения.
4. Во время отсутствия начальника склада его функции переносятся на другое лицо, о чем работники уведомляются в приказе по организации.
5. На данную позицию может назначаться лицо, обладающее определенной квалификацией:
   • стаж в данной должности не менее 2-х лет;
   • законченное профессиональное образование.
6. Начальник склада должен знать:
   • нормативную базу, затрагивающую аспекты складского хозяйства;
   • правила, регулирующие документооборот в части хранения и передачи ценностей, находящихся на складе;
   • нормы, затрагивающие процесс инвентаризации товаров на складе;
   • нормативы погрузочных и разгрузочных работ;
   • правила, касающиеся расстановки и укладки товаров на складе;
   • основы юридических отношений в части договоров на хранение товаров, их перевозку, и на аренду складских помещений;
   • нормы безопасности в области профилактики возгораний и других технических рисков;
   • правила, регулирующие безопасность при хранении потенциально опасных веществ и материалов.
7. В своей области начальник склада должен руководствоваться:
   • нормативно-правовой базой РФ;
   • Уставом и другими документами организации;
   • составленными в установленной форме приказами уполномоченных руководителей;
   • данной должностной инструкцией.

Обязанности начальника склада

В перечень обязанностей начальника склада входит следующее:

1. Управление функционированием склада с учетом потребностей в оптимизации процессов по хранению, приему и транспортировке товарных запасов.
2. Обеспечение целостности хранимых товаров.
3. Соблюдение правил хранения грузов.
4. Подготовка пространства для приемки новых грузов.
5. Организация работ по погрузке и разгрузке товаров.
6. Наблюдение за возвратом многооборотной тары поставщикам.
7. Наблюдение за соответствием комплектаций грузов поступающим заявкам.
8. Ведение учета операций по складированию товаров.
9. Организация процессов документооборота и составление отчетности по складским операциям.
10. Наблюдение за надлежащим состоянием эксплуатируемых помещений и проверка наличия в них средств противопожарной безопасности.
11. Организация необходимого ремонта складских помещений.
12. Выполнение поручений руководства фирмы в пределах своей компетенции.

Права начальника склада

Начальник склада имеет следующие права:

1. Руководить своими подчиненными.
2. Знакомиться с проектами распоряжений руководства организации, касающимися его сферы деятельности, и вносить по ним замечания.
3. Предлагать руководству организации меры по совершенствованию деятельности складского хозяйства.
4. Информировать руководство о недостатках, выявленных в процессе деятельности по управлению складом, и давать советы по их устранению.
5. Запрашивать документацию от других структурных подразделений, относящуюся к сфере своей компетенции.
6. Информировать руководство о необходимости кадровых ротаций, поощрений и взысканий работников складского хозяйства.
7. Подписывать документы в сфере своей компетенции.
8. Принимать необходимые решения в сфере своей деятельности.
9. Требовать от менеджмента организации оптимизации условий, необходимых для ведения своей деятельности.
10. Представлять организацию во взаимоотношениях с учреждениями и организациями в пределах своей компетенции.

Ответственность начальника склада

Начальник склада несет ответственность:

1. За невыполнение в срок и/или некачественное исполнение своих обязанностей, предусмотренных данной инструкцией.
2. За игнорирование норм конфиденциальности, определенных в документах организации.
3. За нарушение норм распорядка, безопасности и дисциплины, утвержденные документами организации.
4. За причинения ущерба и правонарушения — в пределах, определенных действующими правовыми нормами.

Условия труда

1. В случае необходимости начальник склада может быть отправлен в командировку.
2. Для обеспечения текущей деятельности начальнику склада может быть выделен служебный транспорт.
3. Режим труда определяется в соответствии с внутренними кадровыми документами.

С инструкцией ознакомлен:

ФИО: _______________.
Начальник склада: ________________.
Паспортные данные: ___________________.
Подпись: _________________.
Дата: __________________.

Для чего нужна данная инструкция

Этот документ имеет определяющее значение для начальника склада. Он определяет границы его ответственности, требуемые функции и полномочия, необходимые для их реализаций.

Для руководства организации эта инструкция упрощает процесс координации деятельности складского хозяйства.

Кроме вышеперечисленного, в случае возникновения конфликтных ситуаций, в том числе в суде, инструкция является доказательством наличия либо отсутствия вины как со стороны руководства склада, так и менеджмента других подразделений организации. Чем тщательнее будут прописаны права и ответственность в инструкции, тем меньше будет вероятность возникновения спорных ситуаций.

Основные принципы инструкции

В законодательстве не установлена твердая форма данного документа, поэтому у организаций есть широкие возможности по её разработке. Как результат — в разных организациях сотрудники могут несколько отличаться по функционалу, хотя основные положения в инструкциях схожи.

Обычная инструкция разделена на 4 части:

• Общие положения.
• Обязанности.
• Права.
• Ответственность.

К ним могут быть добавлены и другие разделы, оговаривающие отдельные аспекты деятельности.

Данный документ составляется в единственном экземпляре и для вступления в силу должен быть заверен подписями уполномоченных руководителей организации, а также заведующего складом.

Алгоритм составления инструкции

Верхняя правая часть инструкции отводится для данных руководителя организации, который утверждает документ.

Далее по центру помещается наименование документа.

Общие положения

В данном разделе описываются основания для назначения и отставки начальника склада, а также процедура его замещения. Обязательны наличия требований по квалификации, как минимум — по стажу и соответствующему образованию.

Перечисляются документы, с которыми должен быть ознакомлен начальник склада: внутренние приказы, инструкции, правила по противопожарной безопасности и другие материалы, относящиеся к его области компетенции.

В заключении раздела прописываются нормы, на которых должен ориентироваться начальник склада в своей деятельности.

Обязанности

В этот раздел входит перечень обязанностей, выполнение которых ожидают от начальника склада. Они должны быть описаны максимально точно и исчерпывающе.

Права

Здесь устанавливаются полномочия начальника склада. Кроме руководства своими подчиненными и контролем за помещением склада, особенно важно прописать процесс получения информации по складскому хозяйству, а также процедуры взаимодействия с руководством организации и работниками других структурных подразделений.

Ответственность

В этом разделе описываются возможные нарушения начальника склада, за которые он может быть привлечен к административной или материальной ответственности в рамках действующего законодательства. Как и права, ответственность должна быть прописана недвусмысленно и четко.

Дополнительные разделы

Их включают в инструкцию, если необходимо более четко прописать отдельные аспекты трудовой деятельности. В них можно, к примеру, включить раздел, описывающий специфику условий труда (пользование транспортом, возможные льготы, командировки).

В завершение документ дополняется данными о работнике (ФИО, паспортные данные) и подписывается самим сотрудником. Также может присутствовать подпись и её расшифровка от лица, с которым требуется согласовать данное назначение.

Печать на инструкции ставить необязательно.

2. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, ведение учета складских операций.

3. Обеспечивает соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составление установленной отчетности.

4. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт.

5. Организует проведение отпуска, приема товарно-материальных ценностей, погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам оборотной тары.

6. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей.

7. Контролирует состояние техники безопасности и принимает меры к устранению выявленных недостатков, нарушений правил производственной санитарии, несоблюдения рабочими инструкций по охране труда.

Обеспечивает соблюдение работниками производственной и трудовой дисциплины, вносит предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей.

8. Организует работу по повышению квалификации рабочих и проводит воспитательную работу в коллективе.

III. Права

Менеджер склада имеет право:

1. Давать подчиненным ему сотрудникам поручения, задания по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

2. Контролировать выполнение плановых заданий и работ, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными работниками.

3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к выполнению Менеджером склада и подчиненными ему работниками функциональных обязанностей.

4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями и должностными лицами сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию Менеджера склада.

5. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, относящимся к функциональным обязанностям Менеджера склада.

IV. Ответственность

Менеджер склада несет ответственность за:

1. Результаты и эффективность производственной деятельности подчиненных ему работников и складов в целом.

2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также работу подчиненных ему служб предприятия по вопросам производственной деятельности.

3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работ.

4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений администрации предприятия.

5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам

6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины подчиненными работниками.

V. Условия работы

1. Режим работы Менеджера склада определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

2. В связи с производственной необходимостью Менеджер склада может выезжать в служебные командировки (в т. ч. местного значения).

3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Менеджеру склада может выделяться служебный автотранспорт.

Начальник склада:

____________________/И. О.Ф./ «__»__________200__ г.