Обязанности архивариуса в архиве
Хотите освоить профессию архивариуса? Сначала нужно взвесить все за и против, разобраться в особенностях работы и важных нюансах. Мы расскажем, где можно учиться на архивариуса, куда вы сможете устроиться и сколько будете зарабатывать.
Профессия архивариуса
Специалисты этого профиля работают преимущественно в органах местного самоуправления, государственных организациях, но также они востребованы на предприятиях и в частных фирмах.
Архивариус – это должностное лицо, которое отвечает за сохранность документов в архиве, их опись и своевременное уничтожение (по истечении срока хранения, установленного законодательством).
Чем занимается архивариус?
Должностные обязанности архивариуса зависят от того, в какой компании он работает. Но есть основные функции, которые актуальны для большинства организаций:
- вывод из текущего документооборота и приём в архив документов длительного хранения;
- грамотное оформление исходящих и входящих документов;
- формирование дел, ведение их описей, размещение на специальных стеллажах;
- выдача архивных справок;
- контроль соблюдения светового, противопожарного и других режимов безопасного содержания документации в архиве;
- участие в комиссиях по списанию и уничтожению дел, не подлежащих обязательному сохранению и др.
Профессия архивариуса требует от человека аккуратности, ответственности и педантичности в работе с документами. Если у вас есть эти качества, скорее всего, такая работа хорошо вам подойдет.
Плюсы и минусы профессии архивариуса
Сначала расскажем о плюсах. Работа в архиве не связана с большими физическими нагрузками. Она спокойная, хорошо подходит для людей, которые предпочитают работать с бумагами, а не с людьми.
К недостаткам работы архивариусом можно отнести сравнительно невысокую зарплату и нестабильный спрос на российском рынке труда.
Где учиться на архивариуса?
Зависит от образования, которое у вас уже есть. Три основных варианта, где можно получить профессию архивариуса: вуз, в колледж, учебный центр профессионального образования. Возможно обучение на дневной форме, заочное или дистанционное*.
Вариант 1: Высшее образование. Стать бакалавром или магистром-архивистом можно по окончании учебы в университете, академии или институте на направлении подготовки «Архивоведение и документоведение». Выпускники параллельно получают квалификации библиотекаря, секретаря, историка-архивиста, кадровика. Для поступления на направление подготовки «Архивоведение и документоведение» абитуриентам необходимо пройти конкурсный отбор по результатам сдачи ЕГЭ.
Вариант 2: Среднее профессиональное образование (СПО). В колледжах учат на архивариуса по программе среднего профессионального образования «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Для поступления в колледж, скорее всего, придется сдавать внутренние экзамены.
Вариант 3: Профессиональное обучение. Этот вариант подходит тем, кто хочет получить профессию как можно быстрее. Программа профессионального обучения:
9200 руб. 3746 руб.
Рассчитана всего на 3 месяца, в курс включены только профильные дисциплины.
Окончив программу, вы получите свидетельство о должности служащего и право работать по новому профилю. Дистанционное* обучение удобно тем, что дает возможность учиться без отрыва от основной деятельности в любом городе без привязки к месту жительства.
Варианты трудоустройства
Архивариус с высшим образованием может работать во всех сферах, где есть документооборот. Он может трудоустроиться специалистом или занимать руководящую должность в государственном или ведомственном архиве. Среднее образование накладывает ограничения: в частности, будет гораздо труднее или вообще невозможно занять руководящую должность. Подготовка по программе профессионального обучения открывает хорошие возможности для трудоустройства в архивах организаций и предприятий, в кадровых службах, офисах, канцеляриях, секретариатах фирм и компаний.
Сколько зарабатывает архивариус?
Зарплата зависит от опыта специалиста, от региона, списка обязанностей и условий в конкретной компании.
Сколько получает архивариус? В Москве и Санкт-Петербурге — в среднем от 50 до 100 тыс. рублей, в других крупных городах России — от 30-35 тыс. рублей и выше.
* Заочная форма обучения с применением дистанционных образовательных технологий
Содержание
Подберем программу для Вас!
Внимание! Отдел по организации приема работает дистанционно без выходных!
Спасибо! Ваша заявка отправлена
Наш специалист свяжется с Вами
Рекомендуемые программы обучения
Профессиональный стандарт архивариуса применяется работодателями для определения квалификационных требований к действующим и потенциальным сотрудникам.
ФАЙЛЫ
Скачать образец профстандарта архивариуса .doc
Нормативно-правовая основа профстандартов
Федеральный закон 122-ФЗ, принятый 2 мая 2015, включает основные положения, на которые опирается действие профстандартов. В соответствии с ними, их применение обязательно в ситуациях, если:
- Работодателем является учреждение из государственного сектора или частная компания, более 50% которой принадлежит государству – Постановление Правительства №584.
- Для должности специально введены в законодательство квалификационные параметры – ст. 195.3 ТК.
- Представители профессии пользуются льготами и правами на компенсацию или для них специально установлены ограничения – ст. 57 ТК РФ.
За исключением этих трех ситуаций, наниматель может применять профстандарты по своему желанию. Стимулы для их использования:
- Возможность прописать параметры по опыту, образованию, знаниям, которым будут обязаны соответствовать сотрудники и кандидаты на работу.
- Создание базы для оценки и переаттестации сотрудников.
- Совершенствование кадровой документации, что полезно для профилактики споров с представителями проверяющих её корректность госструктур.
- Создание основ для получения персоналом надлежащего дополнительного образования.
Эти и другие возможности базируются на продвигаемых государством профстандартах, что уменьшает вероятность предъявления претензий к организации-работодателю от сотрудников и контролирующих инстанций.
Внимание! Основные вопросы, возникающие у работодателей по применению должностных стандартов, разобраны Минтрудом в Письме №14-0/10/В-2253.
Особенности профессионального стандарта для архивариуса
В 2018-м году Минюст зарегистрировал профстандарт 07.009, описывающий деятельность специалиста по формированию электронного архива. Данный документ наиболее актуален для архивариуса, особенно с учетом повсеместного перехода на электронный документооборот. Он включает четыре части.
Во вводном разделе дается краткая характеристика профессии: цель, принадлежность к группе и виду экономической деятельности по кодам ОКЗ и ОКВЭД.
Второй раздел кратко характеризует три обобщенные трудовые функции, создающих базис профессии, а также десять их составляющих. Так, функция по формированию и загрузке данных в систему электронного архива состоит из двух составляющих:
- распознавание документа с последующей классификацией в системе электронного архива;
- загрузка данных в систему архива.
Для функций и составляющих приведены уровни сложности и коды.
Третья часть подробно характеризует обязанности архивариуса. По каждой функции дана информация о:
- профильных специалистах, чей уровень позволяет её выполнять;
- требованиях к их опыту и образованию;
- других характеристиках и особых критериях для их допуска к выполнению функции.
Например, для упомянутой функции по формированию и загрузке данных в систему электронного архива даны:
- Готовые к её выполнению два класса специалистов по архивам.
- Требуемое образование – средне-специальное или среднее с дополнительным профессиональным обучением.
- Ожидаемый опыт профильной работы – от года.
Дополнительно даны коды специалистов по классификаторам профессий ОКЗ, ОКПДТР, ОКСО.
По составляющим даются следующие данные:
- трудовые действия;
- нужные для них архивариусу знания и умения.
К примеру, для составляющей «Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива» приведены:
- Четыре трудовых операции – загрузка информации в архив, её предварительная проверка и пр.
- Четыре практических умения – использовать компьютер с соответствующим программным обеспечением и т.д.
- Знания в семи областях – методика оценки качества архивируемых данных, требования к их формату и пр.
Указанные в этом разделе квалификационные параметры и описания трудовых операций используются работодателями для документирования задач архивариуса и определения уровня его подготовки.
В заключительной части содержится список организаций-разработчиков документа.
Использование профстандарта в практической деятельности
Эффективное использование профстандартов работодателем предполагает следующий порядок операций:
- Написание регламента, где документируют их внедрение в кадровое делопроизводство организации-нанимателя.
- Рассмотрение организационной структуры работодателя и имеющихся отраслевых особенностей, а также деятельности персонала.
- Ревизия и оценка актуальности действующих документов по персоналу.
- Изменение документации по персоналу с помощью соответствующих профстандартов.
- Создание на базе обновленной документации новых квалификационных параметров.
В результате проведенных мероприятий менеджмент организации приобретает новые возможности по управлению подчинёнными, причем на корректной, с точки зрения трудового законодательства, основе. Некоторые из этих возможностей:
- Получение базы для тестирования уровня профессионализма персонала.
- Оценка востребованности в таких организационных преобразованиях, как введение новых должностей, перераспределение обязанностей и т.д.
- Оценка необходимости прохождения действующими сотрудниками дополнительного профильного обучения.
Вы можете скачать должностную инструкцию архивариуса бесплатно. Должностные обязанности архивариуса
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
АРХИВАРИУСА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.2. Лицо, назначаемое на должность архивариуса, должно иметь начальное профессиональное образование (стаж работы не требуется) или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе (стаж работы так же не требуется).
1.3. Архивариус относится к категории технических исполнителей.
1.4. Приказом директора предприятия, по представлению заведующего архивом архивариус назначается на должность и освобождается от неё.
1.5. Архивариус должен знать:
— единую государственную систему делопроизводства;
— порядок приема и сдачи документов в архив;
— порядок использования и хранения документов в архиве;
— документы по ведению архивного дела на предприятии, положения, инструкции, нормативно – правовые акты и иные руководящие материалы, и документы по ведению архивного дела на предприятии;
— порядок оформления дел и их подготовки к использованию и хранению;
— составление описаний документов временного и постоянного хранения и актов об уничтожении документов;
— порядок составления отчетности и ведения учета;
— структуру предприятия и правила внутреннего трудового распорядка;
— основы организации труда и правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;
— правила эксплуатации технических средств;
— основы трудового законодательства РФ.
1.6. В своей деятельности архивариус руководствуется:
— данной должностной инструкцией;
— положением об архиве;
1.7. Если архивариус временно отсутствует (болезнь, отпуск и др.), то его обязанности исполняет лицо, которое назначается приказом директора предприятия, и это лицо несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.8. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
II. Должностные обязанности
2.1. На архивариуса возложены следующие обязанности:
— подготовить и своевременно передать на государственное хранение, образованные в процессе деятельности предприятия документы, Архивного фонда Российской Федерации;
— контролировать формирование и оформление дел в делопроизводстве подразделений предприятия;
— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности, принимаемых в архив, документов, в том числе законченных делопроизводством документов практического назначения;
— создание справочного аппарата к ним;
2.2. Для исполнения вышеуказанных обязанностей архивариус:
— принимает участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
— осуществляет прием и регистрацию, поступивших на хранение от структурных подразделений документов, которые закончились делопроизводством;
— обеспечивает хранение и сохранность документов, поступивших в архив;
— проводит работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивая быстрый и удобный их поиск;
— принимает участие в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;
— ведет подготовку сводных описей единиц временного и постоянного срока хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на уничтожение и списание материалов с истёкшими сроками хранения;
— шифрует единицы хранения, размещает и систематизирует дела, ведет их учет в соответствии с законодательством;
— принимает участие в работе по экспертизе ценности архивных документов;
— осуществляет контроль соблюдения правил противопожарной защиты в помещении архива;
— принимает необходимые меры по использованию в работе современных
технических средств;
— выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами;
— на основе сведений, которые имеются в документах архива, составляет необходимые справки;
— подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
— осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдение таких условий в помещениях архива, которые необходимы для обеспечения их сохранности;
2.3. По поручению заведующего архива архивариус выполняет отдельные служебные поручения.
III. Права
Архивариус имеет право:
3.1. Сообщать заведующему архивом в соответствии со своей компетенцией о недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), которые выявлены в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей, так же вносить предложения по их устранению.
3.2. Выступать с предложениями по усовершенствованию работы, связанной с обязанностями, которые предусмотрены данной инструкцией.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.
3.4. Обращаться к руководству предприятия с требованиями оказания содействия в исполнении обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией.
3.5. Обращаться с запросами о предоставлении информации и документов, которые необходимы для выполнения его должностных обязанностей, самостоятельно или по поручению заведующего архивом, от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов
IV. Ответственность
Архивариус несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, которые определены гражданским и трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, которые определены уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.
4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
На Специалиста архива возложены следующие функции:
- Осуществление работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале). Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступающих в архив.
· Контроль за состоянием документов в помещении архива.
- Подготовка справочного аппарата к хранящимся в архиве документам. Организация отбора документов с истекшими сроками хранения.
3. ОБЯЗАННОСТИ
К непосредственным обязанностям Специалиста архива входит выполнение следующих работ:
- Обеспечение в установленном порядке приема, регистрации, систематизации, хранения, учета и выдачи документов, поступающих в архив, и их комплектование по соответствующим папкам. Прием-передача из Филиала в головную организацию Общества документов и копий документов, подлежащих хранению в архиве головной организации, контроль за полнотой передаваемых документов, своевременным поступлением документов на хранение, правильностью оформления описи поступающих дел в соответствии с внутренними документами, утвержденными Обществом. Обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, осуществление контроля за состоянием документов в помещении архива, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в документах. Создание справочного аппарата к хранящимся в архиве документам, облегчающего учет и использование архивных документов. Выдача в соответствии с поступившими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, оказание методической помощи в поиске необходимых документов. Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив, проверка правильности формирования дел при передаче их в архив. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Составление установленной внутренними нормативными документами Общества отчетности. Ведение учета документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива, систематизация и размещение дел. Участие в проведении работ по экспертизе ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения, отбор документов с истекшими сроками хранения. Составление описи дел для передачи документов в государственные архивы, составление актов об уничтожении передаче в другие организации на хранение документов, сроки хранения которых истекли. Участие в разработке внутренних документов Общества, касающихся порядка ведения архивного дела. Соблюдение требований законодательства РФ, Правил внутреннего трудового распорядка, Правил техники безопасности, охраны труда, противопожарной защиты и других, относящихся к деятельности Специалиста архива, требований, содержащихся во внутренних нормативных документах Общества (Филиала). Проведение санитарно-гигиенических мероприятий в архиве.
4. ПРАВА
Специалист архива имеет право:
- Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка выдачи документов из архива. Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка подготовки к сдаче документов в архив. Инструктировать сотрудников Общества (Филиала) о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Выносить вопросы, связанные с его деятельностью, на рассмотрение Исполнительного директора Общества (Руководителя Филиала). Получать необходимые разъяснения и консультации по вопросам своей деятельности и деятельности Общества (Филиала) у вышестоящего Руководства, Юриста, Контролера Общества (Филиала). Требовать от вышестоящего Руководства Общества (Филиала) создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей. Ограничивать доступ в архив сотрудников Общества (Филиала) в соответствии со списком лиц, имеющих право доступа в архив, определенном и утвержденном Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала). Выполнять другие должностные обязанности по поручению вышестоящего Руководства Общества (Филиала).
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Специалист архива несет предусмотренную внутренними нормативными документами Общества (Филиала) и законодательством РФ ответственность:
- За некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией. За разглашение конфиденциальной информации, содержащейся в хранящихся в архиве документах.
6. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
6.1. На должность Специалиста архива принимается дееспособное физическое лицо, удовлетворяющее следующим квалификационным требованиям. Специалист архива:
- Должен иметь высшее образование. Должен иметь стаж профильной работы не менее 1-го года. Должен иметь опыт работы с персональным компьютером, программными продуктами.
6.2.Специалист архива должен владеть вопросами:
- действующего законодательства об архивации документов организации и в соответствии с его деятельностью; порядка оформления документов, поступающих в архив; структуры Общества (Филиала); порядка приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользованием ими; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
С инструкцией ознакомлен:
К списку должностных инструкций
Должностная инструкция архивариуса (архивиста)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Архивариус (архивист) относится к категории технических специалистов.
1.2. Архивариус (архивист) назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
1.3. Архивариус (архивист) подчиняется непосредственно заведующему архивом.
1.4. На время отсутствия архивариуса (архивиста) его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность архивариуса (архивиста) назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.6. Архивариус (архивист) руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— положением об архиве;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности архивариуса (архивиста)
Архивариус (архивист) выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Архивариус (архивист) имеет право:
Права архивариуса (архивиста):
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом обо всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
К списку должностных инструкций
Добавить комментарий