Образец листа согласования

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа согласования договора .docСкачать образец листа согласования договора .doc

Зачем нужен лист согласования

Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, рамочный (т.е. типовой). Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.

Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.

Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Типы листа согласования

Данный документ может быть:

• универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
• индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).

Порядок заполнения листа согласования

При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:

• руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
• юрисконсульт
• представитель отдела бухгалтерии
• сотрудник службы безопасности
• заместитель директора и т.д.

При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.

После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.
Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

• сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
• коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

• порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
• должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
• дата согласования;
• замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Как к содержанию листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Сколько времени и как хранить бланк

Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).

ВИЗИРОВАНИЕ — подписание документа должностным лицом, удостоверяющее согласие с его содержанием (действенностью) или обязующее (придающее документу силу) всех, кому он адресован, исполнять изложенное (руководствоваться изложенным) в нем. В. обязательно при согласовании документов, отражающих деятельность различных исполнителей, имеющих совместные обязательства. В. необходимо для устранения обезличивания в процессах управления.  

В разделе «6 Взаимодействие» указывают служебные взаимоотношения структурного подразделения с подразделениями-поставщиками и потребителями, как внутренними, так и внешними по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д., а также документооборот (получаемые и отправляемые документы на бумажных и электронных носителях) и/или дают ссылку на приложения «Получаемые и предоставляемые подразделением материалы и информация» и «Информационные потоки при взаимодействии подразделения», указывают кем утверждены приложения данного раздела (приводят фразу «Приложения «Получаемые и предоставляемые подразделением материалы и информация» и «Информационные потоки при взаимодействии подразделения» утверждены директором наименование организации как неотъемлемые части Положения о структурном подразделении»).  
После данного раздела указывают сведения о разработке и согласовании документа в соответствии с ДПУ 2-4.2(4.2.3)-01(01)-2003 и в соответствии с п. 4.2.2 настоящей методической инструкции с проставлением соответствующих подписей.  
Гриф согласования документа  
Согласование документа — это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице ее должностного лица или коллегиального органа.  
Гриф согласования документа состоит из слово СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например  
Зона для реквизита Гриф согласования документа размещается ниже реквизита Подпись . Слово СОГЛАСОВАНО печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже — личная подпись с расшифровкой. Дата согласования указывается под личной подписью также от границы левого поля.  
В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита Отметка о наличии приложения , делается запись Лист согласования прилагается . При этом на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к какому документу этот лист относится. Пример листа согласования письма-обращения о принципах сотрудничества выглядит следующим образом  
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например  

Зона для реквизита Гриф согласования документа размещается ниже реквизита Подпись на лицевой стороне документа. Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне — слева и справа. При большем количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами. В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита  
Согласование документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию.  
Согласование документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа (реквизит 23).  
Каковы требования к оформлению реквизитов Гриф согласования документа и Визы согласования документа  
СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА — обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями.  
Гриф согласования документа (22) выражает согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.  
Визы согласования документа (23).  
Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений) согласование документа и его подписание.  
Формально факт согласования документа на технологичность должен, в конечном счете, завершиться подписанием документа в графе Технологический контроль основной надписи по ГОСТ 2.104—68 ЕСКД. Если конструктор и технолог не приходят к соглашению, то возникшие разногласия выносятся на рассмотрение более опытными технологами, руководителями технологической службы, главным инженером, техническим советом предприятия в необходимых случаях привлекаются специализированные технологические институты.  

Лист согласования КГА.

Размещение инженерного и технического оборудования на фасадах зданий, сооружений в Санкт-Петербурге, возможно лишь на основании Листасогласования КГА На сегодня это единственный документ подтверждающий законность размещения различного оборудования на фасадах зданий в Санкт-Петербурге. В ноябре 2016 года, в целях сохранения архитектурного облика города, правительством СПб было принято постановление №961. В постановлении указано, что любое оборудования перед установкой на фасад здания должно предварительно пройти процедуру согласования в Комитете по градостроительству и архитектуре (КГА).

Лист согласования КГА состав.

Образец Листа согласования скачать.

Как подготовить Лист согласования. Лист согласования согласовывается на основании заявления, поданного в КГА.

К заявлению прилагаются:

• копия документа, удостоверяющего личность заявителя;
• доверенность, оформленная в установленном законодательством порядке (при обращении лица, уполномоченного заявителем);
• лист согласования в электронном виде на электронном носителе.

Дополнительно заявитель по собственной инициативе вправе представить заверенные копии или оригиналы правоустанавливающих документов на земельный участок и(или) объекты капитального строительства, помещение, кадастровый паспорт земельного участка.
Лист согласования представляет собой двухсторонний лист формата А3, который состоит из информационной и графической части. В информационной части указывается следующие данные:

• Район,
• Адрес размещения объекта благоустройства,
• Вид объекта благоустройства,
• Вид элемента благоустройства,
• Заявитель (владелец),
• Проектировщик,
• Графическая часть состоит: Фотофиксация объекта, Фотомонтаж установленного оборудования; Ситуационный план – расположение здания с привязкой к близлежащим улицам.

Лист согласования КГА требования.

Перечень документов для согласования размещения инженерного и технического оборудования на фасадах зданий, сооружений СКАЧАТЬ.

Ограничения по размещению инженерного и технического оборудования на фасадах зданий, сооружений можете посмотреть ЗДЕСЬ.

За последние годы ситуация с согласованиями и документацией для легализации автомоечного бизнеса очень сильно изменилась.

Так, если несколько лет назад любому владельцу автомойки требовалось специальное разрешение на вид деятельности, выдаваемое организацией с наименованием СЭС, а также достаточно обширный пакет различных документов и только после этого, предприниматель мог осуществлять свою деятельность по указанному в документах адресу, то теперь ситуация сильно изменилась.

В настоящее время, предприниматель имеет право заниматься автомоечным бизнесом — без специального разрешения на этот конкретный вид деятельности (какое-то время). Иными словами, открыть предприятие, начать работать и уже после этого собирать необходимый пакет документов и заниматься согласованием.

Приобретая у ГК Моби автомоечный комплекс, вы получаете на руки пакет документов и сертификатов на продукцию Мобильная автомойка.

Пакет документов включает в свой состав:

• Технические условия
• Экспертное заключение о соответствии комплекса автомойки единым санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям к товарам
• Сертификат соответствия требованиям технического регламента
• Сертификат соответствия требованиям нормативных документов
• Сертификаты соответствия на все материалы из которых состоит автомоечный комплекс
• Сертификаты и гигиенические заключения на установленное водоочистное оборудование, входящее в состав комплекса.
• Также, при необходимости могут быть изготовленные проектные документы, обычно это части рабочего проекта: АР, ОВ, ВК, ЭО и ТХ
• Отдельно, по желанию покупателя, ГК Моби может изготовить Программу Производственного Контроля.

ОБРАЩАЕМ ВАШЕ ВНИМАНИЕ

Наличие на руках документации на продукт «Мобильная автомойка»

НЕ ОТМЕНЯЕТ!!!

необходимости получения разрешения на установку комплекса по конкретному адресу того или иного субъекта РФ, особенно если это касается установки ОТДЕЛЬНО СТОЯЩЕЙ АВТОМОЙКИ,

и еще более особенно, если речь идет о Московском регионе,

а также других разрешительно-согласовательных процедур, как то:

• присоединение к инженерным сетям города
• внешний вид (который может не вписываться в концепцию города, района и т.д.)
• и другие ОЧЕНЬ НУЖНЫЕ, ВАЖНЫЕ И ИНТЕРЕСНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И СОГЛАСОВАНИЯ, которые наши любимые чиновники для нас с Вами придумывают, чтобы всячески разнообразить наше скучное пребывание на этой планете.

Вчера мы отличали гриф согласования от визы и учились оформлять эти реквизиты. Чтобы закончить тему, разберем сегодня лист согласования документа. Его оформление допускает ГОСТ Р 6.30-2003. Подчеркнем сразу: каждая компания сама разрабатывает свой лист согласования по той простой причине, что штатная структура и состав согласующих лиц у всех разный. Образец листа согласования показать можно, что и сделано в этой статье. Сделать же универсальный, подходящий для всех и при этом качественный и облегчающий работу исполнителя – вряд ли.

Общая информация о листе согласования

Пункт 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003 говорит о том, что «возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования». А если возможно, то давайте разберем, что такое лист согласования и внимательно рассмотрим его заполненный образец.

Лист согласования является неотъемлемой частью того документа, к которому относится и храниться должен а) вместе с ним, б) в течение того же срока. Если один из экземпляров документа выходит из организации (например, если это договор), то копия листа согласования контрагенту не отправляется, ему будет достаточно подписи генерального директора.

ЛС всегда бумажный! На нем должны быть проставлены собственноручные подписи согласующих лиц. Электронные листы согласования тоже бывают, но они уже содержат визы согласования, проведенного в электронном виде. Если электронное согласование документов в компании не практикуется, то лист согласования распечатывается на бумаге и прикладывается к бумажному же проекту документа.

Составляем лист согласования

Лист согласования представляет собой обычную таблицу:

Из наименования граф вполне понятно, что в них содержится, останавливаться на этом не будем. Единственный вопрос, который может возникнуть: нужно ли вообще писать здесь вариант «не согласовано», если рано или поздно исполнитель устранит все ошибки и проект документа получит свое «добро»? По моему мнению, оставить нужно. Вот для чего: бывает так, что согласующее лицо принципиально против того, чтобы этот проект был подписан директором и превратился в полноценный документ. Поэтому он будет писать «н/с» всегда. Независимо от того, подпишет ли генеральный документ или нет, позиция СЛ будет задокументирована на листе согласования.

Таблица на листе согласования предваряется общей информацией о согласуемом проекте: что это за документ, какой отдел отвечает за него, кто является куратором и т.п. В результате «шапка» листа согласования выглядит так, как в примерах ниже.

Вносим согласующих лиц

Если вы хотите сделать универсальный лист согласования для своей компании, то в таблице нужно перечислить всех согласующих лиц, какие только есть. Причем начать с тех, кто смотрит абсолютно все проекты документов. Это могут быть:

• руководитель структурного подразделения – его виза вообще является «выпускающей» проект на согласование в другие отделы;
• начальник юридического отдела – он проводит правовую экспертизу всех документов;
• финансовый директор – согласует экономическую часть;
• главный бухгалтер – смотрит все проекты, где участвуют платежи;
• начальник отдела делопроизводства (или секретарь) – следит за тем, чтобы все реквизиты документа были оформлены правильно

и так далее. Обязательных СЛ можно даже выделить визуально, как в нашем примере.

Затем причисляются те должностные лица, кто согласует только некоторые проекты документов – те, что входят в зону их компетенции.

Такой лист согласования выглядит следующим образом:

Рисуя таблицу, нужно оставлять каждому согласующему лицу побольше места для возможных замечаний.

Как работать с листом согласования?

Готовый лист согласования должен быть доступен всем работникам организации в локальной сети. Подготовив свой проект, исполнитель (куратор) распечатывает лист, заполняет «шапку» и отмечает СЛ, визы которых должен получить. После этого с проектом документа и с листом согласования обходит всех по очереди. Первым должен быть его непосредственный начальник.

Посмотрим на заполненный лист согласования:

Регистрировать ли листы согласования?

Я считаю, что листы согласования в собственной регистрации не нуждаются. Это – часть согласуемого документа прямо с момента распечатывания листа. Когда документ будет подписан и зарегистрирован, на ЛС будут проставлены регистрационные данные этого документа:

Какие бывают виды внутреннего согласования? — в статье по ссылке.