Образец акта

В бухгалтерии при совершении сделок важны не только первичные документы (т.е. чеки, квитанции и т.д.), но и вторичные – закрывающие документы. Они имеют не меньшее значение, чем договор сделки, и их правильное оформление поможет избежать проблем при различных проверках.

В таких бумагах обычно пишется то, что была совершена та или иная денежная операция между двумя сторонами, все условия были соблюдены и каждую из сторон все устраивает. Именно эти документы являются подтверждением честной сделки.

Только после того, как их закрыли, сделка считается юридически оконченной — все было оформлено и зафиксировано по правилам. Составление таких документов – проблема каждого бухгалтера.

Когда нужно составлять

Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.

При совершении продажи акты и накладные составляются гораздо раньше, чем товар попадет в руки покупателю, т.к. в это время уже требуется их заверение. Это правило относится абсолютно ко всем документам, которые можно назвать первичными.

Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.

Уничтожение производит специально созданная для этого комиссия. Все закрывающие документы, касающиеся пенсионного фонда должны храниться на протяжении 75 лет.

Виды

Разделение документов происходит по их общему назначению:

Бухгалтерские	Все документы, касающиеся учета финансов в компании, произведенных денежных операций (расчеты, счета и т.д.).
Оправдательные	Те документы, которые смогут подтвердить то, что сделка была совершена, все оформлено по правилам (накладные, письменные требования и т.д.).
Организационные или распорядительные	К ним относят бумаги, которые регулируют денежные отношения внутри компании, к таким относят: платежные поручения, приказы о повышении заработной платы и т.д.

Помимо этого, есть еще несколько критериев по которым можно разделить документы:

По объему	Это либо первичные, либо сводные. Под сводными имеется в виду перечень первичных документов.
По количеству операций	Здесь тоже просто, либо это разовые, либо накопительные.
Место применения	Между фирмой или между участниками какой-либо сделки. К внутренним относят акты, накладные или авансы, а к внешним – счета, договоры.
Методы оформления	Распространенные формы или специально оформленные под какой-то случай бланки.

Полный перечень

В закрывающие документы для бухгалтерии входит:

• Договоры.
• Счета.
• Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
• Платежные поручения.
• Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
• Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
• Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки). Скачать бланк авансового отчета
• Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
• Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле. Скачать бланк ТТН
• Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т13 и Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т12
• Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
• Счет-фактура.

Счет фактура

Документ, который имеет строгую форму и в который является основанием для вычета или возмещения за его стоимость налога (например, на перевозку). По сути – это частный случай накладной, т.е. дополнительный документ. Пользуются им только те, кто участвуют в общей системе налогообложения и платят НДС.

Скачать бланк счета-фактуры

Частные организации, имеющие вид ИП, УСН или ЕНВД, не обязаны предоставлять этот документ. Однако для этого есть частные случаи, о которых уведомит налоговая служба.

Как и со всеми подобными бумагами, счет-фактура должна иметь два экземпляра. Один должен находиться у продавца, а другой он обязан передать покупателю.

Передается не позднее 5 суток с отгрузки товара. При проверке налоговой этот документ является очень важным, поэтому его наличие обязательно в первую очередь.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12)

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Выдается получателю в качестве доказательства совершения работы или отгрузки товара. Тоже имеет два экземпляра. Оба содержаться у продавца до тех пор, пока не произойдет отгрузка и прием товара у покупателя. Обычно используется между юридическими, а не физическими лицами.

Скачать бланк товарной накладной формы ТОРГ-12

Как таковой формы для заполнения данными товарная накладная не имеет, но так сложилось, что очень часто используют форму N ТОРГ-12.

Она удобная, понятная и в ней нет ненужных и бесполезных данных, которые не нужны покупателю. Однако не запрещает лицам использовать свою форму, главное — чтобы она соответствовала основным требованиям (о них далее).

Платежные документы

Чеки – используются, если товар был оплачен за наличные средства. Поручения – имеют ту же функцию, что и чеки, но в случае, если товар был оплачен через безналичный расчет. Помимо этого, платежное поручение доказывает, что был совершен перевод от одного лица другому по реквизитам, которые в нем указаны.

Есть так называемый бланк строгой отчетности. Его функция – при оказании услуг физическим лицам, он может заменить кассовый чек, однако это работает до 1 июля 2020 года, а для сотрудников общепита и до 1 июля 2020 года (заменяет чек при покупке еды в общепите).

Кассовый чек должен печататься с помощью кассовой техники. Если таковая отсутствует (но есть устройство, которое может печатать), то в некоторых случаях для предпринимателей, работающих с ЕНВД или на основе патента, есть отсрочка.

Скачать бланк платежного поручения

Товарный чек до 1 июля 2020 года равносилен кассовому для розничной торговли и для общепита до 1 июля 2020 года.

Выбор тех или иных платежных документов зависит от рода деятельности и системы налогов. Форма своя, но должна иметь обязательные реквизиты. Бланк строгой отчетности печатается в типографии, печатать на обычном принтере запрещено.

Счет

Согласно правилам налоговой организации, счета — не обязательный документ. Однако в случае нестыковок счета будут являться прямым доказательством того, что то или иное условие было выполнено.

Помимо этой функции счета несут практическую пользу, так как в них отражается список и количество товаров, их стоимость и реквизиты для перевода денежных средств. Если в счете подробно прописаны все условия, он может заменить договор.

Договоры

Процедура составления происходит при заключении сделки. В них входят все условия, по которым она может считаться совершенной: цены, время и т.д.

• суть договора – итог проведенной сделки;
• сумма и время расчета: сколько денег, когда оплата;
• права и обязанности каждой стороны;
• условия заключении и расторжения договора.

Каждый из двух экземпляров содержится у обеих сторон. Вопреки общему мнению, почти во многих случаях не требуется оформлять договор в письменном виде, так как для многих сделок он не нужен.

Однако это не означает, что наложен запрет на письменный договор. Многие до сих пор считают такую бумагу гарантом качественного совершения сделки.

Реквизиты

Не существует общих форм для всех частных организаций. У ИП или ООО реквизиты о выполненных работах отличаются друг от друга. Однако формируются эти формы на основе имеющихся правил, выполнение которых – обязательно.

Делается накладная всегда в двух экземплярах. Передается одной стороне другой, которая составляет накладную.

К ним относятся:

• название и нумерация бумаг;
• полная дата составления;
• полное название организации исполнителя и заказчика;
• описание того, что за операция была совершена, итог и детали;
• количество и общие единицы измерения;
• подписи агентов, представленных обеими сторонами, полное наименование должностей и их инициалы.

Если бумаги отсутствуют

Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.

Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.

В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.

Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.

Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его увольнение. Однако организация также должна заплатить штраф.

Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.

Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.

Примеры и образцы

Примером накладной может послужить:

НАКЛАДНАЯ № 898 от » 01 » мая 2020 г.

Отправитель: ООО «Роза».

Получатель: ООО «Лилия».

Основание для отпуска товара: договор № 97 от » 7 » апреля 2020 г.

Доверенность № 40 от «4» марта 2020 г. через менеджера по снабжению И. И. Иванова.

№ п/п	Наименование	Ед. изм.	Кол-во	Цена, руб. коп .	Сумма, руб. коп.
12	Цветы роза	шт.	5	300,00	1500,00
ИТОГО					1500,00

Всего отпущено одно наименование

На сумму: полторы тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____(подпись)_________ П.П. Петров

Товар получил ______(подпись)__________

С.С. Сергеев

Пример акта выполненных работ:

Акт № 33 от » 01 » декабря 2017 г. приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Роза» в лице директора А. А. Алексеева с одной стороны и Заказчик ООО «Лилия» в лице менеджера по снабжению И. И. Иванова с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

№ п/п	Наименование	Ед. изм.	Кол-во	Цена, руб. коп.	Сумма, руб. коп.
44	Роза Кенийская	шт.	120	300,00	36000,00
ИТОГО					36000,00

Всего на сумму: тридцать шесть тысяч рублей 00 копеек.

Исполнитель:

Директор ООО «Роза»_______________________ А.А. Алексеев

Заказчик:

Менеджер по снабжению ООО «Лилия»______________________ И.И. Иванов

Пример накладной №2:

Накладная № 14 от «17» марта 2002 года.

Отправитель: ООО «БухгалтКонсалт».

Получатель: ООО «ОмегаАльфа».

Основание для отпуска товара: договор № 13 от «9» марта 2002 года.

Договоренность № 51 от «22» октября 2001 года через менеджера по снабжению И. Е. Иванова.

Далее следует стоимость и количество продукции, желательно в таблице (номер, наименование, единица измерения, количество, цена, конечная сумма).

Отпущено всего одно наименование.

На сумму: десять тысяч рублей 00 копеек.

Отгрузил товар директор: ____________ Д. И. Нестеров.

Получил товар: _________ М. Н. Хлестаков.

Реквизит документаРеквизит 01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)Реквизит 02 – герб субъекта Российской ФедерацииРеквизит 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)Реквизит 04 – код организацииРеквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лицаРеквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)Реквизит 07 – код формы документаРеквизит 08 – наименование организацииРеквизит 09 – справочные данные об организацииРеквизит 10 – наименование вида документаРеквизит 11 – дата документаРеквизит 12 – регистрационный номер документаРеквизит 14 – место составления или издания документаРеквизит 15 – адресатРеквизит 16 – гриф утверждения документаРеквизит 17 – резолюцияРеквизит 18 – заголовок к текстуРеквизит 19 – отметка о контролеРеквизит 20 – текст документаРеквизит 21 – отметка о наличии приложенияРеквизит 22 – подписьРеквизит 23 – гриф согласования документаРеквизит 24 – визы согласования документаРеквизит 25 – оттиск печатиРеквизит 26 – отметка о заверении копииРеквизит 27 – отметка об исполнителеРеквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в делоРеквизит 29 – отметка о поступлении документа в организациюРеквизит 30 – идентификатор электронной копии документаСхемы расположения реквизитовРеквизиты, используемые для изготовления бланковРеквизиты, для которых на бланке проставляются отметкиПочтовый адресМежстрочные интервалы (интерлиньяж), используемые при оформлении реквизитовШрифты, используемые для оформления реквизитов

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

В управленческой практике встречаются факты составления акта одним должностным лицом, однако чаще актом документируют деятельность комиссии.

Акты составляются в следующих случаях:

• обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций

• организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений

• экспертизы

• проверок наличия и состояния дел и документов

• техники безопасности и охраны труда

• нарушения трудовой дисциплины

• и т.д.

Акт оформляется на общем бланке учреждения по ГОСТ Р 6.30-2003.

Формуляр документа включает следующие реквизиты:

• наименование организации — автор документа

• наименование вида документа

• дата

• номер

• место составления

• гриф утверждения

• заголовок к тексту

• текст

• подписи

Логическая структура текста акта включает следующие части: вводную и констатирующую.

Во вводной части обосновывается работа комиссии, дается ссылка на документ, являющийся основанием ее работы. Таким документом может быть приказ вышестоящего учреждения или руководителя учреждения, докладная записка, которые требуют установления каких-либо фактов и назначается состав комиссии.

Во вводной части перечисляются лица, участвующие в установлении фактов и событий в следующем порядке:

Председатель комиссии – должность, инициалы, фамилия

Члены комиссии – должность, инициалы, фамилия.

Если в составлении акта принимали участие не только члены комиссии, но и другие должностные лица, то они должны быть указаны в акте после перечисления членов комиссии:

Присутствовали – должность, инициалы, фамилия.

Констатирующая часть начинается словами:

«В период с…..по…..комиссия провела проверку…..»

Текст констатирующей части должен содержать детальное описание документируемой ситуации (факта, события и др.), изложение характера, методов, сроков работы, а также изложения выводов, предложений, заключения комиссии в связи с проделанной работой.

При составлении текста акта должен соблюдаться тон нейтрального изложения, лишенный эмоциональной окраски. Информация, выявленная комиссией должна быть краткой, точной и объективной.

Текст акта излагается от третьего числа.

Допускается изложение текста с разбивкой на отдельные пункты, каждый из которых нумеруется.

После изложения результатов проверки обязательно указывается количество экземпляров, в которых составлен акт, и место нахождения каждого экземпляра.

Акт подписывают председатель и члены комиссии, а также должностные лица, присутствовавшие при работе комиссии. Наименование должности в подписи не указывается.

Акт утверждает тот руководитель учреждения, который назначил комиссию.

Акт приобретает юридическую силу с момента утверждения (а не составления).

52) Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности служебных писем.

Служебные письма подразделяются на инициативные и ответные.

Помимо реквизитов бланка письма, в формуляр служебного письма входят такие реквизиты, как: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии документа. Все реквизиты должны оформляться в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Стоит отметить, что наименование вида документа не указывается, но может указываться его разновидность («гарантийное письмо»).

Подписание писем, как правило, относится к компетенции руководителя организации, его заместителей, руководителей структурных подразделений.

Письма, содержащие сведения финансового, кредитного характера, а также служащие доказательством расчетных обязательств подписывают руководитель и главный бухгалтер организации. Подписи должностных лиц в этом случае заверяют оттиском печати. Основным элементом служебного письма является его текст. Изложение содержания письма должно соответствовать поставленной автором цели. Стилистика изложения должна подчеркивать официальный характер документа. Тон письма – неизменно нейтральный и корректный.

При подготовке текста письма следует добиваться полноты представления информации при краткости ее изложения. Целесообразно готовить письмо по одному вопросу. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и известно, что они будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации – адресата. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма используют, когда нет необходимости изложения сложных административных ситуаций. Текст простого письма не должен превышать одной – двух машинописных страниц. Структура текста простого письма может состоять из одной или двух смысловых частей. В первом случае, без изложения причин излагают просьбу или напоминание, выражают благодарность или сочувствие. Если простое письмо состоит из двух частей, в первой указывают причины и обоснования написания письма, а во второй – содержание основного вопроса (просьбы, предложения, согласия и т.п.).

Сложные письма не должны превышать пяти страниц и включают три логические части:

вступление, основное содержание, заключение. Во вступлении излагаются причины его написания, даются ссылки на документы, служащие юридическим основанием для обращения. Основное содержание включает описание фактов и событий, изложение тезисов и их аргументацию, анализ ситуации. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.

В служебных письмах предпочтительнее использовать простые распространенные предложения, с обособленными оборотами: » В связи с …», «В соответствии с …» и др.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа. Если письмо содержит персональное обращение к адресату или конфиденциальную информацию, текст может излагаться от первого лица единственного числа.

Разновидности служебных писем:

• информационные

• инструктивные

• гарантийные

• рекламные

• сопроводительные

• претензионные

• письма-напоминания

• письма-приглашения

• письма-поздравления

• письма-подтверждения