Обработчик данных

Обработчик данных

Введение

На занятии рассматриваются следующие вопросы

  1. Поиск информации в Интернете
  2. Обработка эмпирической информации.
  3. Вторичная обработка первичной эмпирической информации.
  4. Автоматизированные системы обработки текстовой информации.

В связи с большим объемом информации, рекомендуется использовать в первую очередь материал, вынесенный в основную часть. Дополнительным материалом рекомендуется пользоваться для самостоятельной углубленной проработки материала вне аудитории.

Поиск информации в Интернете

Информацио́нный по́иск — процесс поиска неструктурированной документальной информации.

Поиск информации представляет собой процесс выявления в некотором множестве документов (текстов) всех тех, которые посвящены указанной теме (предмету), удовлетворяют заранее определенному условию поиска (запросу) или содержат необходимые (соответствующие информационной потребности) факты, сведения, данные.

Процесс поиска включает последовательность операций, направленных на сбор, обработку и предоставление необходимой информации заинтересованным лицам.

В общем случае поиск информации состоит из четырех этапов:

  • определение (уточнение) информационной потребности и формулировка информационного запроса;
  • определение совокупности возможных держателей информационных массивов (источников);
  • извлечение информации из выявленных информационных массивов;
  • ознакомление с полученной информацией и оценка результатов поиска.

Поиско́вая систе́ма — программно-аппаратный комплекс с веб-интерфейсом, предоставляющий возможность поиска информации в Интернете.

Поисковая машина (поиско́вый движо́к) — комплекс программ, предназначенный для поиска информации. Обычно является частью поисковой системы.

По данным компании Net Applications в апреле 2010 года использование поисковых систем на Западе распределялось следующим образом:

  • Google — 86,30 %
  • Yahoo — 5,30 %
  • Bing — 3,13 %
  • Baidu — 3,45 %

В РФ используются отечественные поисковые системы, такие как, например, Яндекс, Рамблер или Nigma

«Информационные проекты в области филологии должны быть направлены не столько на публикацию электронных версий своих трудов учеными, сколько на создание инновационного продукта, научных информационно-телекоммуникационных систем и сетей, унифицированной системы научных знаний и технологий, а также, как это вытекает из позиции РГНФ, на создание некоторых элементов искусственного интеллекта при построении экспертных систем и баз знаний, информационных сетей коллективного пользования с уникальными научными ресурсами.»

Среди филологических проектов следует отметить

  • Машинный фонд русского языка
  • Специализированные поисковые системы

Язык запросов

  • Дополнительный материал

Обработка эмпирической информации.

Литературное наследие, являясь культурно-исторической информацией, составляет важную часть национального информационного ресурса.

  • Эмпирической информацией для филолога является текст.

Текст (письменный и устный) — первичная данность всего гуманитарно-филологического мышления.

  • Текст может быть представлен в виде:
    • книги,
    • журнального текста
    • электронного (оцифрованного) текста.

«Специалисты-филологи и студенты-гуманитарии, какими бы конкретными вопросами они ни занимались, тратят значительную часть своего времени на поиск необходимых изданий и релевантных текстовых сегментов, на составление и проверку библиографических описаний, на многократное переписывание цитат, всевозможные сортировки и т.д. Речь идет о стандартных процессах, выполняемых вручную любым исследователем — даже частичная их автоматизация облегчает и упрощает оперирование текстами. Филологический труд становится более продуктивным: скорость выполнения рутинных процедур повышается в десятки раз, и в результате высвобождается время для активной творческой работы» .

Полученная в ходе предварительного отбора информация называется первичной. Она не позволяет установить те зависимости, которые кладутся в основу филологических выводов.

Поэтому эта информация нуждается в трансформировании во вторичную информацию — эта информация может быть представленную в виде каких либо показателей или даже таблиц и графиков.

Для использования информационных технологий желательно печатный текст перевести в цифровой формат.

  • Дополнительный материал.

Вторичная обработка первичной эмпирической информации.

Вторичная обработка первичной эмпирической информации по своей сути означает структурирование знаний.

СТРУКТУРИРОВАНИЕ ЗНАНИИ • Концептуальная структура предметной области • Функциональная структура предметной области • Формализация и программная реализация базы знаний

КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ СТРУКТУРА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ Одна из наиболее творческих процедур при построении экспертных систем — процедура концептуального анализа полученных знаний или структурирование. Структурирование — это процесс создания полуформализованного описания предметной области. Такое полуформализованное описание называется полем знаний. Обычно оно создается в графической форме. Поле знаний Pz можно описать следующим образом: Pz = <Sk,Sf>, где Sk — концептуальная структура предметной области; Sf — функциональная структура предметной области. Концептуальная структура, или модель предметной области, служит для описания ее объектов и отношений между ними, т.е. можно сказать, что концептуальная модель Sk представляет собой следующее: Sk = <A,R>, где А — множество объектов предметной области; R — множество отношений, связывающих объекты.

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ Функциональная структура отражает модель рассуждений и принятия решений, которой пользуется эксперт при решении задачи. Обычно функциональная структура представляется в виде каузальных отношений и может быть позднее формализована в виде коротких правил «если — то» (В виде семантических сетей. Представить функциональную структуру можно в виде таблицы, графа или предложений на естественном языке. Наглядные формы предпочтительны. Часто в моделях рассуждений присутствуют нечеткие понятия — «часто», «много», «очень», «высокий», «большой» и др. Для их представления базе знаний используется так называемая нечеткая логика, автор которой — Л.Заде, предложил простой формализм для таких понятий. Этот формализм использует понятие нечеткой функции принадлежности, которая отражает численно на шкале или степень уверенности эксперта в том, что конкретное значение можно отнести к данному нечеткому понятию. Также степени уверенности используются при множественных рекомендациях. Например, эксперт советует «покупать акции компании X со степенью уверенности 9, а компании Y со степенью уверенности 6».

ФОРМАЛИЗАЦИЯ И ПРОГРАММНАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ БАЗЫ ЗНАНИЙ Сформировав поле знаний в виде концептуальной и функциональной структур, инженер по знаниям вместе с программистом подыскивают подходящий язык представления знаний, который, с одной стороны, позволит выразить все особенности знаний предметной области без искажения структуры поля знаний, а с другой, — будет иметь эффективную программную реализацию в виде транслятора или «оболочки»

  • Дополнительный материал.

Автоматизированные системы обработки текстовой информации.

Проблема обработки огромного количества информации имеет два аспекта:

  • это автоматический сбор информации
  • автоматический разбор поступившей информации по данной тематике, проведенный на основе анализа текста документа.

Автоматизированные системы обработки информации могут использоваться:

  • для предварительной обработки информации;
  • для статистической обработки информации;
  • для контент анализа текстовой информации.

Система Ваал

Система ВААЛ разрабатывается с 1992 года и позволяет прогнозировать эффект неосознаваемого воздействия текстов на массовую аудиторию, анализировать тексты с точки зрения такого воздействия, составлять тексты с заданным вектором воздействия, выявлять личностно-психологические качества авторов текста, проводить углубленный контент-анализ текстов и делать многое другое.

Области возможного применения

Составление текстов выступлений с заранее заданными характеристиками воздействия на потенциальную аудиторию. Активное формирование эмоционального отношения к политическому деятелю со стороны различных социальных групп. Составление эмоционально окрашенных рекламных статей. Поиск наиболее удачных названий и торговых марок. Психо- и гипнотерапия. Неявное психологическое тестирование и экспресс-диагностика. Создание легких в усвоении учебных материалов. Научные исследования в области психолингвистики и смежных с нею дисциплинах. Журналистика и другие сферы деятельности, использующие в качестве инструмента СЛОВО. Социологические и социолингвистические исследования. Информационные войны. Контент-анализ текстов. Мониторинг СМИ.

Система позволяет

Оценивать неосознаваемое эмоциональное воздействие фонетической структуры текстов и отдельных слов на подсознание человека. Генерировать слова с заданными фоносемантическими характеристиками. Оценивать неосознаваемое эмоциональное воздействие фонетической структуры текстов на подсознание человека. Задавать характеристики желаемого воздействия и целенаправленно корректировать тексты по выбранным параметрам в целях достижения необходимого эффекта воздействия. Оценивать звуко-цветовые характеристики слов и текстов. Производить словарный анализ текстов. Осуществлять полноценный контент-анализ текста по большому числу специально составленных встроенных категорий и категорий, задаваемых самим пользователем. Производить выделение тем, затрагиваемых в текстах, и осуществлять на основе этого автоматическую категоризацию. Производить эмоционально-лексический анализ текстов. Настраиваться на различные социальные и профессиональные группы людей, которые могут быть выделены по используемой ими лексике. Производить вторичный анализ данных путем их визуализации, факторного и корреляционного анализа.

  • Сайт системы ВААЛ
  • Статья А.П. Репьева

Система TextAnalyst

Программа разработана в Московском научно-производственном инновационном центре «МикроСистемы». TextAnalyst используется в качестве инструмента для анализа содержания текстов, смыслового поиска информации, формирования электронных архивов.

Возможности системы

Система TextAnalyst позволяет осуществлять :

  • Выявление смысла текста.
  • Точное изложение текстового материала.
  • Исследование текстов по заданной тематике.
  • Эффективную навигацию по текстовой базе.
  • Пояснение структуры основы текста.
  • Кластеризацию текстов.
  • Семантический поиск информации.
  • Дополнительный материал.

Вопросы

На своей личной странице в модуле занятие, на основе информации, найденной самостоятельно в интернете, дайте ответы на следующие вопросы:

  • Виды поиска,
  • Что такое поисковый индекс?
  • Какую поисковую систему по данным компании Net Applications в апреле 2010 года использовали 3,45 % пользователей.
  • Перечислите отечественные поисковые системы.
  • Приведите примеры локальные поисковых утилит.
  • Какие функции выполняет программа ЛВС searcher_word?
  • Какие функции выполняет программа ЛВС searcher_synonym?
  • Какие функции выполняет программа ЛВС searcher_index?
  • Для чего используются знаки «+» и «-» в языке запросов?
  • В каком виде может быть представлен текст?
  • Какая информация называется первичной?
  • Что называется полем знаний?
  • Что отражает функциональная структура предметной области?
  • В каких целях могут использоваться автоматизированные системы обработки информации?
  • Какая система может использоваться в качестве инструмента для формирования электронных архивов?

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреждением, организацией или предприятием. Однако сам по себе факт их выдачи или наличия эти отношения не устанавливает.

Комплекс является сложным и включает в себя: — документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т.д. (паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, направление на работу, листок нетрудоспособности (больничный лист), медицинская справка, повестка военкомата и др.);

  • — документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда резюме), характеристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (форма № Т-10, Т-10а), почетная грамота и др.;
  • — документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяснительные записки и др.;
  • — служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику (представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, докладные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, комитетов, коллегий, ученых и художественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы).

Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными документами и государственными стандартами.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения.

На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках.

Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или па предприятии свыше пяти дней независимо от условий приема. Форма трудовой книжки и порядок ее ведения установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках и Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей», постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», а также приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках и порядке обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку».

Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложена на руководителя организации, который должен приказом назначить специально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное выполнение этой функции. Как правило, таким лицом является начальник или заместитель начальника отдела (управления) кадров.

Получение гражданином права на те или иные персональные документы (кроме трудовой книжки) регламентируется не трудовыми, а иными нормами нрава и обеспечивается самостоятельными специфическими комплексами (системами) документации, которые, по сути, являются ответвлениями от кадровой информационно-документационной системы, например: документация по получению гражданином среднего и высшего образования, рабочей профессии, документация по присуждению ученых степеней и присвоению ученых званий, документация по прохождению воинской службы, документация по повышению квалификации рабочих и служащих, получению ими смежных профессий, переподготовке специалистов в связи с сокращением штатов и т.д.

Документы об образовании, профессии могут выдаваться также негосударственными учебными организациями, имеющими государственную лицензию на выдачу подобных документов.

Что такое личные данные и их обработка. Что входит в состав личной информации

Термин «обработка персональных данных» введен законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Под обработкой персональных данных понимаются различные действия с личной информацией людей (в частности, сбор, хранение, систематизация, использование, передача иным лицам и т. п.), которые выполняются физическими лицами или организациями.

Что входит в состав личных сведений о человеке? Закон об этом прямо не говорит, хотя и оперирует словосочетанием «любая информация», которая относится к человеку. Соответственно, можно сделать вывод, что персональные данные — это Ф. И. О., дата рождения, адрес, телефон, email, ссылка на профиль в социальной сети и т. д.

Принципы обработки личной информации

Законодательно установлены принципы работы с личной информацией, которые следует соблюдать. В частности:

  • Нужно руководствоваться порядком, прописанным законодательно, в частности в законе № 152.
  • Нельзя собирать, обрабатывать и использовать информацию без определенной цели.
  • Объем собранных данных должен соответствовать цели, для которой они собираются. Не допускается сбор избыточной информации.
  • Срок хранения сведений устанавливается законом, определяется договором с владельцем данных либо целью их обработки.
  • Данные должны быть актуальными, точными и достаточными. Соответственно, если оператору стало известно, что они изменились, должны быть внесены соответствующие поправки.

Способы и условия обработки данных

Способов обработки персональных данных законом установлено всего два (п. 3 ст. 3 закона № 52-ФЗ): автоматизированный и неавтоматизированный.

Также законом определены условия обработки персональных данных:

  • Обработка допускается только в установленных законом случаях (для выполнения возложенных на оператора функций, например, в связи с участием человека в судебном процессе, для исполнения судебного акта и иных).
  • Оператор имеет право поручить обработку информации другим лицам, но только если такое право предусмотрено законом или договором.
  • Ответственность за допущенные нарушения несет сам оператор, даже если обработка данных поручена кому-либо другому.
  • Порядок обработки персональных данных предполагает соблюдение конфиденциальности. Запрещается раскрывать и передавать сведения. Однако возможны исключения из этого правила. Например, при рассмотрении дела в суде личные данные истца станут известны ответчику и третьим лицам, которым вручаются копии иска, где прописана информация о сторонах процесса.

Уведомление Роскомнадзора об обработке личной информации

Обработке данных по закону должно предшествовать направление потенциальным оператором уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор.

Не уведомлять этот госорган можно в некоторых случаях, перечисленных в ч. 2 ст. 22 закона № 152-ФЗ, а именно если:

  • данные обрабатываются в рамках трудовых отношений;
  • сведения получены в результате заключения договора и не передаются иным лицам;
  • информация является общедоступной;
  • обрабатываются только фамилия, имя, отчество;
  • данные собираются с целью однократного пропуска человека на территорию оператора или в иных аналогичных случаях;
  • данные собираются без использования средств автоматизации.

Содержание уведомления об обработке персональных данных регламентируется ч. 3 закона № 152-ФЗ. А в приложении № 1 к Методическим рекомендациям по уведомлению уполномоченного органа…, утвержденным приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94, приводится форма документа.

После получения уведомления Роскомнадзор в течение 30 дней вносит перечисленную в ст. 22 ч. 3 закона № 152-ФЗ информацию в реестр. Для заявителя данная процедура бесплатна.

Меры, которые должен принять оператор при обработке сведений

В ходе обработки информации одна из основных задач оператора — обеспечить их безопасность, конфиденциальность и неприкосновенность. Для этого он должен принять следующие меры:

  1. Разработать политику работы с личными сведениями и довести ее до сведения клиентов.
  2. Запрашивать согласие на обработку персональной информации.
  3. В случае использования информационных систем четко определить потенциальные угрозы, исключить возможность распространения личных данных.
  4. Изучить и соблюдать меры безопасности, установленные приказами ФСТЭК «Об утверждении…» от 18.02.2013 № 21 и ФСБ «Об утверждении…» от 10.07.2014 № 378.
  5. Фиксировать все случаи несанкционированного доступа к данным. Восстанавливать поврежденные или утраченные в ходе такого доступа сведения.
  6. Устанавливать правила, по которым люди могут получить доступ к информации.
  7. Обеспечивать внутренний контроль за соответствием обработки персональных данных требованиям закона.

Запрет на обработку информации

В любой момент человек имеет возможность отозвать свое разрешение на обработку его личной информации оператором. В этом случае оператор должен:

  • исключить из информационной системы или иной базы данных хранения все сведения о лице, направившем запрет на обработку персональных данных;
  • в дальнейшем не производить никаких операций с личными сведениями заявителя (включая хранение и использование);
  • направить уведомление об отзыве согласия лицу, обрабатывающему информацию на основании договора с оператором (если такой договор заключался).

Ответственность за нарушения в работе с личными сведениями

За нарушение правил работы с персональными данными оператор несет административную ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ.

Статья Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Основание для привлечения к ответственности

Мера ответственности

Ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ

Обработка данных в случае, если она противоречит целям их сбора

Штраф 1–3 тыс. руб. для граждан, 5–10 тыс. руб. для должностных лиц, 30–50 тыс. руб. для организаций

Ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ

Обработка информации без согласия ее владельца

Штраф 3–5 тыс. руб. для граждан, 10–20 тыс. руб. для должностных лиц, 15– 70 тыс. руб. для организаций

Ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ

Неопубликование или недоведение до сведения граждан политики работы оператора с персональными данными

Штраф 700–1500 руб. для граждан, 3–6 тыс. руб. для должностных лиц, 5–10 тыс. руб. для ИП, 15–70 тыс. руб. для организаций

Ч. 4 ст. 13.11 КоАП РФ

Непредоставление гражданам информации об обработке их персональной информации

Штраф 1– тыс. руб. для граждан, 4–6 тыс. руб. для должностных лиц, 10–15 тыс. руб. для ИП, 25–40 тыс. руб. для организаций

Ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ

Невыполнение требований граждан актуализировать, блокировать или уничтожить персональные данные в определенных законодательством случаях

Штраф 1–2 тыс. руб. для граждан, 4–10 тыс. руб. для должностных лиц, 10–20 тыс. руб. для ИП, 25–45 тыс. руб. для организаций

Ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ

Несоблюдение правил хранения сведений, повлекшее несанкционированный доступ к ним третьих лиц

Штраф 700–2000 руб. для граждан, 4–10 тыс. руб. для должностных лиц, 10–20 тыс. руб. для ИП, 25–50 тыс. руб. для организаций

Ч. 7 ст. 13.11 КоАП РФ

Несоблюдение требований к обезличиванию персональных данных либо их необезличивание должностными лицами государственных и муниципальных учреждений

Штраф 3–6 тыс. руб.

Итоги

Таким образом, процедура обработки личных данных строго регламентирована законодательством, а за ее нарушение установлена административная ответственность. Любому оператору персональных данных необходимо разработать правила обработки информации, уведомить в случае необходимости Роскомнадзор, не допускать перечисленных в статье нарушений.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Еще совсем недавно вопрос о безопасном хранении персональной информации работников не привлекал столько внимания, как сейчас.

Российское законодательство требует от работодателей разработки комплекса мер по защите данных сотрудников. За несоблюдение этих требований руководителям предприятий грозит наказание в виде штрафов, приостановления лицензии, и даже ареста.

Вот почему многие организации всерьез занялись обеспечением информационной безопасности, защищая конфиденциальные сведения о своей деятельности, в том числе базы данных персонала.

Что такое

В Федеральном законе РФ «О персональных данных” отмечено, что любая информация, касающаяся прямо или косвенно определенного физического лица относится к персональным данным.

Это различные сведения о человеке: от ФИО, даты и места рождения до информации о доходах, здоровье и т.д.

Если обратиться к Трудовому кодексу РФ, то можно увидеть, что персональными данными считается информация, относящаяся к работнику и используемая работодателем в связи с трудовыми отношениями.

При поступлении на работу каждый сотрудник предоставляет организации (оператору) паспорт, военный билет, пенсионное свидетельство, ИНН и другие документы.

Поэтому, каждый работодатель, заключая с работником трудовой договор, становится обладателем сведений, относящихся к персональным данным.
И совершая любые действия с этими данными (например, сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение и другие), предприятие осуществляет их обработку.

Персональные данные, с которыми приходится работать сотрудникам кадровой службы, носят конфиденциальный характер. Это означает, что лица, имеющие доступ к личной информации работников, без их разрешения или другого законного основания, не имеют права ее распространять.

Правила хранения персональных данных

ТК РФ обязывает каждого работодателя разрабатывать правила использования и хранения данных о персонале на своем предприятии, учитывая требования федеральных законов.

Принятые соответствующие нормы и правила, могут содержаться в локальном акте фирмы о персональных данных. Чаще всего, таким документом становится Положение о защите персональных данных работников, но не запрещается включать данный раздел в Правила внутреннего распорядка.

Каждого сотрудника необходимо ознакомить с данным нормативным актом, поскольку ТК РФ прямо указывает на права работников участвовать в разработке мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных.

Для сохранения конфиденциальности персональных данных составляется список должностных лиц, имеющих к ним доступ, и разрабатывается форма документа, к примеру, «Соглашение о неразглашении», которое подписывают не только рядовые работники-исполнители (специалист по кадровой работе, бухгалтеры и др.), но и руководители подразделений, генеральный директор предприятия.

Физическое хранение персональных данных

Многие специалисты отдела кадров ведут личные дела работников традиционным способом и не желают от него отказываться.

Особенности этого заключаются в том, что вся информация о каждом работнике, представленная оригиналами и копиями документов накапливается в специально оформленной папке. При этом единых правил оформления личных дел в коммерческих организациях не существует.

Преимущества ведения личных дел:

  • все данные о сотруднике находятся в одном месте;
  • возможность четкой систематизации;
  • быстрый поиск информации о конкретном человеке.

Недостатки хранения персональной информации с комплектованием личных дел:

  • высокая трудоемкость (требуется регламент, подшивка документов, опись, сверка, архивирование);
  • требуются дополнительные ресурсы (сейфы, отдельные помещения и т.д.);
  • необходимы навыки работы с личными делами.

Часто персональная информация о работниках хранится на бумажных носителях, расположенных в разных тематических папках в соответствии с номенклатурой организации.

Возможность проверить отчет ПФР предоставляемый в 2014 г. по новой форме расчета для начисленных и уплаченных взносов обязательного пенсионного страхования в ПФР, и страховым взносам в Фонд обязательного мед. страхования, имеется в программе CheckXML.

Отчетности в ПФР бояться не стоит, несмотря на большое количество кодов и регистрационных номеров, которые необходимо отразить в документах. О том, как правильно подготовить отчет в ПФР читайте .

Все документы, касающиеся работников, одного назначения: трудовые договоры, документы анкетно-биографического характера, договоры материальной ответственности и т.д. размещаются в отдельные папки и выстраиваются в алфавитном порядке или по регистрационным номерам.

В сравнении с оформлением личных дел, такой способ хранения данных о работниках несет в себе меньше трудозатрат и не требует особых навыков от кадровика.

Однако раздельное хранение имеет и свои недостатки:

  • поиск информации о сотруднике занимает много времени;
  • существует более высокий риск раскрытия конфиденциальной информации.

Хранение персональных данных в электронном виде

При таком способе хранении практически вся персональная информация хранится в электронном виде с использованием базы персональных данных и информационных систем.

Преимущества хранения информации на электронных носителях:

  • нет необходимости в дополнительных ресурсах;
  • экономится место и пространство;
  • высокая скорость и удобство работы с персональными данными;
  • повышенная степень защиты от несанкционированного доступа;
  • срок хранения не ограничен сроками;
  • не нужен большой архив.

Недостатки хранения информации в электронном виде:

  • необходимо иметь резервные копии базы данных персонала;
  • программное обеспечение и специальное оборудование стоит не дешево;
  • требуется администрирование информационной системы;
  • нужна высокая грамотность сотрудника, работающего с персональными данными.

Для того, чтобы защитить персональные данные, хранящиеся в электронном виде используют следующие методы:

  • внедрение разрешительной системы допуска персонала к конфиденциальной информации;
  • ограничение доступа сотрудников в помещения, где находятся технические средства, используемые для обработки личных данных;
  • четкая организация хранения и учета информационных носителей и другие.

Обезопасить себя от потенциальных претензий со стороны финансовых структур и исключить риски в ведении предпринимательской деятельности позволит проверка контрагента на добросовестность.

Есть специальные сайты, где Вы можете проверить контрагента по налоговой просто введя номер его ИНН в специальную графу и получить результат мгновенно. О том, как провести проверку по ИНН узнайте .

У каждого из рассмотренного способа хранения персональных данных работников на предприятии свои недостатки и преимущества. Часто на практике они сочетаются: ведутся и личные дела, и электронные базы данных персонала.

В любом случае работодатель должен иметь согласие работников на обработку их персональной информации.
Так же необходимо учитывать материальные возможности для обеспечения защиты и сохранности документов, трудозатраты и квалификацию персонала кадровой службы.

admin

Добавить комментарий