Личное дело работника

Личное дело работника

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
  2. Какие документы должны содержаться в нем;
  3. Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

  • Руководящий состав и лица, их замещающие;
  • Главные специалисты;
  • Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  • Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

  • Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
  • В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
  • Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
  • Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
  • Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

  • Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
  • Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
  • Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
  • На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

  • Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

  • Анкета для личного дела
  • Внутренняя опись личного дела
  • Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

  • Внесение записей в соответствующих разделах;
  • Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
  • Проверку личных дел на сохранность документации;
  • Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
  • приказы о поощрениях или наложении взысканий;
  • договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
  • соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
  • докладные и объяснительные записки;
  • акты нарушения трудовой дисциплины;
  • приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Нижегородской области

«О порядке ведения и хранения

личного дела муниципального служащего

муниципальной службы

в администрации Хрипуновского сельсовета

Ардатовского муниципального района

Нижегородской области «

ПОРЯДОК

ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА МУНИЦИПАЛЬНОГО СЛУЖАЩЕГО МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ

1. Общие положения

1. Порядок ведения и хранения личного дела муниципального служащего муниципальной службы в администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области (далее — Порядок) в соответствии с Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Указом Президента Российской Федерации от 01.01.01 года N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» устанавливает порядок комплектования, ведения и хранения личных дел муниципальных служащих

2. Личное дело муниципального служащего включает в себя документы, содержащие сведения о поступлении муниципального служащего на муниципальную службу, ее прохождении и увольнении с муниципальной службы.

3. Ведение личных дел муниципальных служащих возлагается на специалиста администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области. Возложение на специалиста администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области полномочий на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих оформляется распоряжением администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области.

4. Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.

5. Сведения, содержащиеся в личном деле лиц, замещающих должности муниципальной службы, являются конфиденциальными.

2. Структура личного дела муниципального служащего

6. К личному делу муниципального служащего приобщаются следующие документы:

собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с фотографией;

документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

материалы проверки достоверности документов об образовании (при наличии);

копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

копия муниципального акта администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области о назначении на должность муниципальной службы;

экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

копии актов администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия акта администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы, о прекращении трудового договора или его приостановлении;

аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и служебная характеристика муниципального служащего;

экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина;

копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина;

копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копии решений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную, охраняемую законом, тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений (если таковые имеются);

сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

заявление о согласии муниципального служащего об уведомлении представителя нанимателя (работодателя), органов прокуратуры или других государственных органов обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

письменное согласие муниципального служащего на обработку своих персональных данных;

обязательство о неразглашении конфиденциальной информации.

7. Сбор и внесение в личное дело муниципального служащего сведений о его политической и религиозной принадлежности, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах, запрещается.

3. Порядок ведения личного дела муниципального служащего

8. Личное дело муниципального служащего оформляется в недельный срок после поступления гражданина на муниципальную службу.

9. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются. К личному делу муниципального служащего прилагается опись документов.

Документы личного дела помещаются в специальную папку, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Порядковые номера присваиваются кадровой службой. Под этим номером личное дело регистрируется в журнале учета личных дел муниципальных служащих, который ведет специалист администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области.

10. После увольнения муниципального служащего его личное дело извлекается из данной папки. Личное дело хранится в администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района

Нижегородской области в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы, после чего передается в архив. В освободившуюся папку под тем же номером помещается личное дело иного муниципального служащего.

При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другом органе местного самоуправления либо при поступлении на государственную гражданскую службу специалист администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области по запросу передает личное дело муниципального служащего с нарочным под роспись или пересылает заказным письмом кадровой службе по новому месту замещения должности муниципальной службы либо гражданской службы.

Если гражданин, личное дело которого хранится в администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области, поступит на муниципальную службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в орган местного самоуправления по месту замещения должности муниципальной службы.

4. Право муниципального служащего на ознакомление с материалами личного дела

11. Муниципальный служащий имеет право:

на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений;

требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных.

12. Муниципальный служащий обязан информировать специалиста администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области обо всех изменениях сведений, подлежащих внесению в личное дело муниципального служащего в соответствии с настоящим Порядком, не позднее 10 дней после их наступления.

5. Порядок работы с личным делом муниципального служащего

При работе с личным делом муниципального служащего запрещается:

вносить какие-либо исправления или новые записи в документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего в соответствии с настоящим Порядком;

извлекать из личного дела муниципального служащего имеющиеся там документы;

разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела муниципального служащего.

6. Обязанности специалиста администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области, ответственного за ведение и хранение личных дел муниципальных служащих

По ведению и хранению личных дел муниципальных служащих специалист администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела муниципального служащего и их сохранность;

В недельный срок вносит в личное дело муниципального служащего сведения обо всех изменениях сведений, подлежащих внесению в личное дело муниципального служащего в соответствии с настоящим Порядком.

Осуществляет передачу личных дел уволенных муниципальных служащих в соответствии с настоящим Порядком.

Осуществляет хранение личных дел муниципальных служащих.

Обеспечивает защиту персональных данных, содержащихся в личном деле, от неправомерного их использования или утраты;

Знакомит муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 11

ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА

Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье — личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье.

Общие правила систематизации документов и формирования дел

Словарь кадрового делопроизводства. Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98).

Переходящее дело — это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года (устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т. д.).

В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела.

Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций . В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов указаны в:

— Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182);

— Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. Решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11 «Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558» говорит, что данный Приказ Минкультуры России, утвердивший Перечень и сроки хранения архивных документов государственных и частных организаций, признан не вступившим в силу, так как он не был официально опубликован полностью. На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим. Заявитель (ОАО «ГМК «Норильский никель») требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.

Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

— временного хранения (до 10 лет включительно);

— долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

— постоянного срока хранения.

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации).

Основное требование к формированию дел — это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.

Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и размноженные копии в дело не подшиваются.

Толщина каждого дела не должна превышать 30 — 40 мм, это около 250 — 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

Особенности формирования личного дела сотрудника

Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.

Внутренняя опись дела — это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).

Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.

Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ред. от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Состав документов личного дела законодательно не закреплен.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих (в т. ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС.

Состав документов личного дела сотрудника

Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу.

Личное дело формируется в два этапа:

— в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;

— в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.

На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов дела;

— копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

— трудовой договор;

— копия приказа о приеме на работу.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.

При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы.

Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.

Не следует писать «Копия верна», поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.

Примерный образец

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов личного дела

Соколовой Ирины Николаевны

(фамилия, имя, отчество работника)

N
п/п

Наименование
документа

Количество
листов

Дата
выдачи
документа

Кому
выдан
документ

Дата
возврата
документа

Подпись
работника
службы
кадров

Резюме/
автобиография/
заявление

Копия диплома об
образовании

2 — 4

Трудовой договор

Приказ о приеме на
работу. Копия

Приказ о переводе
на другую работу.
Копия

И т. д.

Наименование должности лица, составившего опись ______________________________

(Подпись. Расшифровка подписи)

Дата _____________________________

Отметка о заверении

Верно (без двоеточия)

Специалист отдела кадров ________________ И. И. Миронов

подпись

Печать

На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке:

— документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т. п.);

— материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т. п.).

Включаются в личное дело также:

— копии приказов о перемещении по должности;

— копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов.

Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии.

Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.

Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:

— учетная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС;

— справки с места жительства;

— справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения;

— черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы);

— личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения);

— жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению;

— материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации;

— трудовые книжки.

Все указанные документы формируются в отдельные дела.

Оформление личного дела сотрудника

В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников». Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело «Документы-основания к приказам по личному составу».

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.

Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.

Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.

При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

На обложке дела указываются:

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— индекс дела;

— заголовок дела;

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела;

— архивный шифр дела.

Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.

Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.

Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.

Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной — дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Количество листов в деле записывается на обложке под графой «Дата». Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью «Карусель»

(наименование предприятия, организации, учреждения)

┌────────────┐

│ Ф. N _____ │

│Оп. N _____ │

│ Д. N _____ │

│ │

└────────────┘

Отдел кадров

ЛИЧНОЕ ДЕЛО N 12-15

Попова Игоря Александровича

(фамилия, имя, отчество)

Дата начала: 12 января 2005 г.

Дата окончания: 23 декабря 2010 г.

На 15 листах

Хранить 75 л.

┌────────────┐

│ Ф. N _____ │

│Оп. N _____ │

│ Д. N _____ │

│ │

└────────────┘

Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр. Архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело.

При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела (формат А4).

Регистрация и хранение личных дел сотрудников

Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел.

Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры.

В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, должен проводить проверку наличия личных дел, а также закрывать и опечатывать шкафы с личными делами.

Проверка и ознакомление с личным делом сотрудника

Ежегодно специально назначаемая комиссия организации проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Форма акта представлена в Основных правилах работы архивов организаций.

Также проверка личных дел сотрудников предприятия может проводиться государственными организациями, выполняющими контролирующую, надзорную, правоохранительную деятельность, в установленном законом порядке. Беспрепятственное проникновение на территорию любого предприятия и доступ ко всей документации по личному составу имеют сотрудники следующих государственных учреждений:

— сотрудники прокуратуры РФ;

— сотрудники МВД России;

— государственные инспекторы Рострудинспекции;

— представители Мосархива и др. государственных учреждений.

Сотрудники ГИБДД имеют право знакомиться с документами и производить в установленном законом процессуальном порядке выемку документов, имеющих отношение либо к расследованию уголовного дела (например, ДТП), либо к факту установления личности работника организации. В любом случае любое процессуальное действие сотрудников МВД производится в рамках соответствующего распоряжения, постановления, обязательно протоколируется. Как правило, таким действиям предшествует официальный запрос на имя начальника соответствующего отдела, руководителя предприятия.

Примерный образец

Журнал инвентарного учета личных дел

Номер дела

Фамилия и
инициалы
работника

Дата постановки
дела на учет

Дата снятия
дела с учета

Роспись
работника,
ответственного
за ведение
личных дел

Иванов И. А.

Сидорова

Так как личное дело касается непосредственно работника, то каждый сотрудник организации имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом и потребовать внесения изменений или дополнений в анкетно-биографические и другие данные на основании подтверждающих документов.

Библиографический список

1. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.

2. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия».

3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

4. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Л. Доронина

К. э. н.,

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 7

Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

В предыдущей статье мы рассказали о некоторых сложностях, возникающих при формировании личных дел сотрудников и о путях их преодоления. В данном материале мы поговорим об общих принципах формирования личных дел на основе существующих требований нормативных документов.

Особенности ведения и учета личных дел в делопроизводстве

Личные дела относятся к группе дел, которую формирует на предприятии кадровая служба.

В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Скажу еще раз о специфике этого вида документов. Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии. Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (далее по тексту — Основные правила) из-за этой своей особенности личные дела не могут считаться завершенными по окончании календарного года, в отличие от основных документов общего делопроизводства. Иначе говоря, личные дела являются переходящими. Согласно п. 3.5.3 Основных правил «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации». Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился с предприятия в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Следует отметить, что это обстоятельство влияет и на организацию учета личных дел по номенклатуре дел предприятия. Об этом говорится в абз. 17 п. 3.4.9 Основных правил, который обращает внимание на необходимость перемещения личных дел сотрудников, не завершенных делопроизводством (т.е. продолжающих работать), из номенклатуры дел завершенного года в номенклатуру дел организации следующего года (как правило, под тем же индексом). При этом согласно последнему абзацу того же пункта Основных правил в графе 5 мы можем сделать отметку о том, что данные дела являются переходящими. Образец фрагмента номенклатуры дел предприятия с отметкой о переходящих делах см. в примере 1.

Пример 1.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во
ед. хр.

Сроки хранения
и N N статей
по перечню

Примечание

Личное дело
директора
предприятия

Постоянно
ст. 337 а

Переходящее

Личные дела
сотрудников
предприятия

75 лет ЭПК
ст. 337 б

Переходящие

Сроки хранения дел в примере 1 взяты из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее по тексту — Типовой перечень). Предприятие также может использовать в работе по составлению номенклатуры дел типовые перечни документов, действующие для соответствующих ведомств. Однако сроки хранения не должны быть меньше сроков, указанных в Типовом перечне, т.е. приведенных в данном примере.

Фактическое завершение личного дела в делопроизводстве предприятия наступает в момент увольнения из него конкретного сотрудника.

Формируем личное дело

При поступлении на работу сотрудник заполняет бланки документов: личный листок по учету кадров (см. пример 2) и автобиографию. После подписи и даты под своими личными данными личный листок по учету кадров и автобиография становятся документами и формируются как индивидуальное личное дело. Одновременно в личное дело помещаются копии документов об образовании сотрудника и другие бумаги, которые кадровая служба сочтет нужным с него запросить, например, характеристики, рекомендательные письма и т.п. (автор данной статьи не будет вдаваться в законность требований таких документов с точки зрения трудового законодательства, т.к. цель нашей статьи иная). По мере оформления внутренних документов предприятия на сотрудника, поступившего на работу, в личное дело помещается личное заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой договор, копия или второй экземпляр приказа о приеме на работу.

Пример 2.

Личный листок

по учету кадров

Конвертов ┌────────────┐

1. Фамилия ———————————— │ Место │

Александр Андреевич │ для │

имя ——— отчество ——— │фотокарточки│

муж. 12.08.1962 │ │

2. Пол —- 3. Год, число и месяц рождения ——— │ │

г. Москва │ │

4. Место рождения ——— │ │

русский │ │

5. Национальность ——- │ │

высшее │ │

6. Образование —— └────────────┘

Название
учебного
заведения и его
местонахождение

Факультет
или
отделение

Форма
обучения
(дневная,
вечерняя,
заочная)

Год
поступления

Год
окончания
или ухода

Если не
окончил,
то с какого
курса ушел

Какую
специальность
получил
в результате
окончания
учебного
заведения,
указать N
диплома или
удостоверения

Московский
государственный
педагогический
институт

Русский
язык и
литература

Дневная

Учитель
русского
языка и
литературы.
Диплом
N ФХ 3589651

7. Какими иностранными языками и языками народов СНГ владеете

немецким, читаю и перевожу со словарем

(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться,

владеете свободно)

не имею

8. Ученая степень, ученое звание не имею ———————

не имею

9. Какие имеете научные труды и изобретения ———————-

В процессе работы сотрудника на предприятии его личное дело, естественно, дополняется различными документами о повышении квалификации (копиями дипломов, свидетельств, сертификатов и т.п.), документами, подтверждающими переводы (заявлениями, дополнительными соглашениями к трудовому договору, копиями или вторыми экземплярами приказов и т.п.), приказами о наложении взысканий или о поощрениях и иными необходимыми в таких случаях документами. Каждый из таких документов по мере возникновения помещается в личное дело.

Завершается личное дело документами об увольнении сотрудника из предприятия: заявлением об увольнении, соглашением сторон, копией или вторым экземпляром приказа об увольнении и пр.

В течение периода работы сотрудника на предприятии кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи (см. пример 3), а также ведет учет дополнительных сведений о данном сотруднике в добавление к личному листку по учету кадров, помещая эти две учетные формы в начале дела.

Пример 3.

Внутренняя опись

документов дела N —

Итого 7 (семь) документов.

Количество листов внутренней описи 1 (один).

Главный специалист отдела кадров

ОАО «Созвездие» И.Н. Морозова

Вкратце мы расскажем о том, как сделать внутреннюю опись. Она составляется в соответствии с Приложением 10 к Основным правилам. В начале указываются документы, которые сотрудник заполняет при приеме на работу; далее описываются документы об образовании сотрудника; затем — документы о его приеме на работу, перемещениях и т.п. Завершается опись документами об увольнении сотрудника предприятия. В соответствующих графах описи заполняются сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимых примечаниях. Если с первыми тремя реквизитами кадровики в основном более или менее справляются, то с заголовком документа — не всегда: то его укажут не полностью, то вообще указывается какое-то иное, близкое по смыслу наименование, например, «анкета» вместо «личный листок по учету кадров», «трудовое соглашение» вместо «трудовой договор» и т.п. Поэтому при составлении внутренней описи каждый реквизит всегда необходимо сверять с тем, как выглядит он на самом документе. В конце внутренней описи пишется количество внесенных в нее документов и количество листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, инициалов и фамилии и даты составления.

После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение.

Есть ли на предприятии архив или его нет, ясно одно: в соответствии с уже известной нам ст. 337 Типового перечня срок хранения личного дела либо является постоянным (для первого лица организации), либо составляет 75 лет с отметкой ЭПК после его завершения делопроизводством. Согласно действующим правилам архивного дела отметка ЭПК означает, что часть документов дела из-за своей значимости может быть отнесена к документам, подлежащим постоянному хранению. По истечении сроков хранения, по решению экспертной комиссии предприятия или соответствующего государственного архива, отдельные документы (а возможно, и целые дела) могут быть оставлены на постоянное хранение. С этой целью документы дела должны быть переформированы и внесены в другую опись — опись дел постоянного хранения. Уничтожение дел с отметкой «ЭПК» разрешается только по отдельно составленному для них акту. Более подробную информацию по данному вопросу можно получить в п. 2.8 Указаний по применению типового перечня, а также в абз. 2 и 3 п. 2.3.3 Основных правил.

Личные дела подлежат полному оформлению.

Подготовка личных дел к передаче

на архивное хранение (оформление)

Располагаем документы в правильной последовательности!

Начиная подготовку личных дел к их передаче на архивное хранение, мы вновь встречаемся с некими проблемами, обусловленными их спецификой. Обычно в процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него в обратной временной хронологии, т.е. в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними — документы о переводах сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях и пр.; за ними — документы о приеме на работу и, наконец, документы, которые сотрудник заполняет и передает при его поступлении на предприятие: личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании и т.п. Два документа, которые ведутся кадровой службой, — внутренняя опись и дополнение к личному листку по учету кадров — чаще всего помещаются в начале дела для удобства их ведения. Но мне встречались и другие варианты.

Очень жаль, что порядок систематизации этих форм внутри личного дела нигде не регламентирован, в то время как архивист должен руководствоваться правилами. Перед сдачей в архив документы необходимо переформировать в прямой временной хронологии. В то же время некоторые архивисты высказывают диаметрально противоположную точку зрения, согласно которой расположение документов внутри личного дела задом наперед вполне можно считать окончательным. Объясняют это такие специалисты опять же спецификой личного дела. Автору данной статьи всегда было удивительно, как вообще может существовать такое мнение? На какие нормативно-правовые акты оно опирается? На мой взгляд, данная точка зрения просто бездоказательна. Ведь у архивиста есть правила, которыми он руководствуется. В них, т.е. в том же п. 3.6.3 Основных правил, определено, что понимается под полным оформлением дела. Это — «подшивка или переплет дела; нумерация листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела)». В абз. 7 п. 3.5.5 Основных правил говорится о способе систематизации листов в личном деле: «Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления». Правда, на практике я не встречался с тем, чтобы кадровик сразу же располагал документы в прямом хронологическом порядке. Ведь для этого при поступлении каждого нового документа старые документы ему пришлось бы вынимать и располагать в новой последовательности. Но нигде не сказано, что документы, входящие в состав личного дела, могут поступать в архив расположенные так же, как они бывают сформированы изначально.

Таким образом, руководствуясь Основными правилами, при подготовке личных дел к их передаче на архивное хранение документы каждого дела необходимо систематизировать по хронологии их дат. Для личного листка по учету кадров и автобиографии датой будет дата их заполнения. Эти документы необходимо расположить в начале дела. Далее следует расположить копии документов об образовании сотрудника. Для удобства желательно сосредоточить вместе с такими документами и копии тех документов об образовании, которые сотрудник получил в период работы на данном предприятии. Правда, здесь возникает вопрос о правомерности такой систематизации. Кроме того, в таком случае дата одного из документов об образовании обычно вообще не укладывается в хронологические рамки (крайние даты) самого личного дела. Ведь чаще всего сначала человек заканчивает учебное заведение, а потом поступает на работу. Соответственно, дата диплома всегда будет более ранней, чем дата заполнения личного листка по учету кадров и автобиографии. Поэтому здесь мы руководствуемся иным п. 3.5.4. Основных правил: «Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы». После данных документов в дело могут быть сформированы документы о дополнительном образовании сотрудника, повышении его квалификации, которые были получены сотрудником в течение работы на конкретном предприятии.

После копий документов об образовании сотрудника будут располагаться документы о поступлении на работу:

— направление на работу (при его наличии; этот вид документа чаще всего встречался в кадровом делопроизводстве в советское время и использовался для приема молодых специалистов; недавно эта форма снова напомнила о себе, начав иногда встречаться);

— резюме, характеристики, рекомендательные письма (при их наличии);

— заявление сотрудника о приеме на работу;

— трудовой договор;

— копия или второй экземпляр приказа о приеме сотрудника на работу (приказ самого предприятия может быть издан на основании приказа вышестоящего ведомства, если конкретное предприятие находится в его подчинении; в этом случае, при наличии такого приказа, сначала формируются копия или экземпляр приказа вышестоящего ведомства, а затем — приказа предприятия);

— типовая или индивидуальная должностная инструкция.

Далее в прямом хронологическом порядке располагаются документы, которые заводятся делопроизводством кадровой службы предприятия в течение трудовой деятельности его сотрудника. Это могут быть:

— документы, связанные с переводом:

— заявление о переводе,

— дополнительное соглашение к трудовому договору,

— копия или второй экземпляр приказа о переводе,

— типовая или индивидуальная должностная инструкция;

— копии (вторые экземпляры) приказов:

— о поощрениях,

— наложении дисциплинарных взысканий,

— совмещении должностей и профессий и т.д.

Завершают личное дело:

— заявление об увольнении либо иное основание для увольнения (его копия);

— копия (второй экземпляр) приказа об увольнении.

Нумеруем листы!

При завершении формирования личного дела для передачи его на архивное хранение необходимо пронумеровать его листы. В соответствии с п. 3.6.8 Основных правил нумерация осуществляется простым карандашом или нумератором в правом верхнем углу каждого документа. Заканчивая нумерацию листов, следует иметь в виду, что листов в деле должно быть не меньше их количества, указанного во внутренней описи. Но на практике возможны следующие варианты:

— количество листов может совпадать с их количеством, указанным во внутренней описи;

— количество листов может быть больше их количества, указанного во внутренней описи. Это может происходить оттого, что некоторые документы не были в свое время указаны во внутренней описи личного дела кадровой службой предприятия при ведении личного дела. Как правило, это происходит случайно, из-за обычной невнимательности кадровиков.

В случае если фактическое количество листов меньше их количества, указанного во внутренней описи, автор данной статьи считает, что такое дело архивист принимать в архив не должен. В таком случае дело срочно возвращается кадровой службе предприятия для принятия соответствующих мер (например, изъятия кадровой службой прежней внутренней описи и составлению взамен нее другой; составления соответствующего акта за подписью должностных лиц и т.п.). Разрешение такой ситуации может выглядеть следующим образом.

1. Личное дело возвращается в кадровую службу, о чем извещается ее руководитель.

2. Сотрудник кадровой службы, которому поручено проведение расследования с целью установления причин недостачи документов, изыскивает все возможные способы к их розыску (в отделах, в других делах и т.п.). Далее возможны следующие варианты:

1. Документы обнаружены. В этом случае сотрудник ставит в известность своего руководителя и по его поручению передает дело в число отобранных и проверенных с целью продолжения дальнейшей работы с ним.

2. Документы не обнаружены, либо обнаружена только их часть. Сотрудник докладывает об этом своему руководителю, который действует по своему усмотрению (докладывает об этом вышестоящему руководству, выявляет и наказывает сотрудника, по вине которого произошла недостача и т.п.). Так, осуществляется служебное расследование, для которого распорядительным документом создается комиссия. По факту недостачи документов (документа) составляется и оформляется акт, один из экземпляров которого формируется в личное дело. На мой взгляд, при этом желательно составить и новую внутреннюю опись документов данного личного дела, причем прежнюю опись также необходимо оставить в деле. Таким образом, личное дело передается для завершения работы с ним на архивное хранение, а на данный случай целесообразно было бы обратить внимание в предисловии к годовой описи.

Делаем переплет и оформляем обложку!

По завершении нумерации личного дела осуществляется его переплет и оформление обложки дела или титульного листа в соответствии с Приложением 11 к Основным правилам.

Личные дела уволенных сотрудников на предприятии могут учитываться двумя способами:

— каждое по отдельности;

— по комплексам дел.

Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела (не более 250 листов). С этой целью имеющийся объем личных дел сотрудников предприятия, уволенных в данном году, необходимо систематизировать по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. Затем осуществляется деление на тома в пределах существующего алфавита фамилий. При наличии нескольких томов комплексов личных дел заполняется реквизит «Том».

Образец заголовка отдельного личного дела сотрудника, используемого для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 4; заголовка комплекса личных дел сотрудников, используемых для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 5.

Пример 4. Личное дело Иванова Петра Михайловича, уволенного в 2005 г.

Пример 5. Личные дела сотрудников, уволенных в 2005 г. Лит. А-Я.

Если сотрудник в период работы на предприятии изменил фамилию, его личное дело учитывается по последней фамилии такого сотрудника, а прежняя (прежние — их, кстати, может быть несколько) — заключается в скобки. Заголовок личного дела в случае изменения фамилии сотрудника, используемый для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 6.

Пример 6. Личное дело Синицыной (Ветровой) Елены Сергеевны, уволенной в 2005 г.

Делаем сдаточную опись!

И, естественно, для передачи в архив личных дел необходимо составить сдаточную опись. Сдаточная опись составляется по форме, указанной в Приложениях N N 12 — 13 Основных правил. В идеале сдаточная опись за определенный календарный год включает все дела данной категории, которые отложились в процессе деятельности структурного подразделения в данном году. В первой графе указываются порядковые номера дел; во второй — индексы дел по номенклатуре; в третьей — заголовки дел (по номенклатуре) с обязательным их уточнением по документам (номера приказов, литеры фамилий и т.п.); в четвертой — крайние даты (проставляются по документам дел); в пятой — указывается количество листов дел; в шестой — сроки хранения (из номенклатуры дел); в седьмой — необходимые примечания. Сдаточная опись должна быть оформлена передающей и принимающей сторонами и утверждена руководителем структурного подразделения предприятия, являющимся источником комплектования архива.

Пример 7.

ОАО «Созвездие»

Отдел кадров

Утверждаю

Начальник отдела кадров ОАО «Созвездие»

_________________________ В.П. Соколова

Опись N 02л/с-2005

В данную опись внесено 5 (пять) ед. хр. с N 1 по N 5

Главный специалист отдела кадров И.Н. Морозова

Передал: 5 (пять) ед. хр.

Главный специалист отдела кадров И.Н. Морозова

admin

Добавить комментарий