Кассовый журнал по расходу

Документ:

Скачать бланк формы КО-3

Скачать образец заполнения КО-3

Журнал регистрации кассовых документов – это учетный журнал, в котором регистрируются первичные документы, подлежащие дальнейшей передаче кассиру для исполнения. К ним относятся:

• приходные и расходные ордеры (ПКО и РКО);
• платежные и расчетно-платежные ведомости;
• счета на оплату;
• заявления на выдачу наличных и пр.

При этом РКО, оформленные к зарплатной ведомости, регистрируются в журнале после фактического совершения выплат, тогда как остальные документы фиксируются в регистре до поступления или выдачи денег.

Нюансы оформления журнала

Типовая форма журнала регистрации № КО-3 утверждена Постановлением Государственного комитета по статистике РФ от 18.08.1998 №88.

1) С 01.01.2013 года унифицированные бланки утратили статус документов, обязательных к применению. Законодательного требования использовать в учете журнал регистрации по форме №КО-3 не установлено, как и административной ответственности за отсутствие такого регистра. Однако организациям (ИП) с большим документооборотом целесообразно регистрировать документы, связанные с движением наличности, во избежание неправомерного изъятия денег из кассы по поддельным бумагам.

Наличие журнала позволяет провести сверку зарегистрированных документов с бумагами, согласно которым кассир выдавал и получал наличные деньги в течение рабочего дня, и сопоставить фактический остаток наличности с суммами по документам, зафиксированным в регистре.

Субъект может разработать образец регистра первичных кассовых документов самостоятельно, исходя из особенностей хозяйственной деятельности, или использовать типовой бланк.

2) Функция по заполнению журнала обычно возлагается на материально-ответственного работника (бухгалтера, кассира и пр.). Контролирует правильность заполнения документа главный бухгалтер.

3) Промежуток времени, на который заводится регистр, определяется компанией самостоятельно и зависит от объема первичной документации.

4) Журнал можно вести как в бумажном виде, так и электронном. Бумажный бланк следует пронумеровать, прошить и заверить личной подписью руководителя (другого уполномоченного лица). Проставлять печать не обязательно. Большинство бухгалтерских программ формируют журнал регистрации автоматически без дополнительных затрат времени со стороны ответственного работника.

5) Ошибки при заполнении бланка допускать нежелательно. Если ошибка допущена, то неверную информацию нужно зачеркнуть (при этом ошибочная запись должна легко читаться), сверху внести верные данные, поставить подпись ответственного работника и дату внесения исправления.

Образец заполнения формы КО-3

Титульный лист

1. В строке «Организация» указывается сокращенное наименование организации или ИП (журнал является внутренним сводным регистром и писать полное наименование в соответствии с учредительными документами – нет необходимости).
2. Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у компании подразделений.
3. В строке «Код по ОКПО» указывается код ОКПО из уведомления Росстата.
4. В центре титульного листа указывается период, на который заведен регистр.
5. Ниже заполняются должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ведение документа.

Вкладной лист

Вкладные листы представлены в виде таблицы, разделенной на две части:

• в левой части (столбцы 1-4) регистрируются приходные документы;
• в правой части (столбцы 5-8) – расходные.

Заполнение таблицы производится следующим образом:

№ столбца, приход

№ столбца, расход

Бланк журнала кассовых документов

• Скачать актуальный бланк КО-3 (формат Excel), а также в формате Word.

• Скачать образец заполнения КО-3.

Журнал регистрации кассовых документов — это учётный журнал, в котором регистрируются до передачи в кассу все приходные и расходные кассовые документы, такие как:

— Приходный кассовый ордер (ПКО)

— Расходный кассовый ордер (РКО)

— Документы, заменяющие ПКО и РКО (расчётно-платёжные ведомости, заявления на выдачу денег и др.)

Инструкция по заполнению формы КО-3

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

В середине листа указывается период, на который рассчитана форма КО-3, и ФИО лица, ответственного за ведение журнала. Обычно с начала нового года заводится новый журнал.

ВКЛАДНОЙ ЛИСТ разделён на 2 части: слева указываются приходные кассовые документы (графы 1-4), а справа — расходные (графы 5-8).

Графа «Примечание». Указывается содержание операции: от кого получены деньги, кому выданы, основание для получения / выдачи. Всё остальное по заполнению интуитивно понятно.

Образец заполнения

— Титульный лист —

Журнал КО-3

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3) фиксирует первичные учетные документы наличного обращения денежных средств.

Требование к организациям госсектора отражать их в книге регистрации закреплено в Приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н. Для организаций не государственного сектора, в том числе и НКО, применять форму не обязательно (№ 402-ФЗ). Но если организация решает использовать ее, необходимо закрепить это в учетной политике.

Форма книги утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 и определена кодом унифицированной формы 0310003.

Скачать

Что вносить в форму КО-3

При обращении с первичными учетными документами по учету наличных денег необходимо соблюдать указания Банка России:

• от 07.10.2013 № 3073-У о порядке осуществления наличных расчетов;
• от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций по приему наличных денег.

Нужно вести учет всей «первички», которая оформляются при обращении с наличными денежными средствами:

• приходные кассовые ордера (ПКО);
• расходные кассовые ордера (РКО).

Обязательно указываем сведения:

• номер ордера;
• дату;
• сумму;
• примечания.

Заполнение кассового журнала, образец

Допускается ведение журнала как с помощью технических средств (то есть в электронной форме), так и в бумажном виде. Если журнал ведется в бумажной форме и заполняется от руки, следует помнить, что все его страницы нужно пронумеровывать, прошить нитью и заверить подписью.

Рассмотрим, как заполнять кассовый журнал, на примере.

Условно процесс можно разбить на две части: заполнение титульного листа и таблицы учета.

Шаг 1. Заполняем титульный лист.

Указываем наименование организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк. Пишем код по ОКПО согласно данным статистики.

Шаг 2. Прописываем период, за который ведется учет. Так же должность и ФИО ответственного лица.

Далее, заполняем табличную часть.

Каждый лист разделен на две части: в левой части – регистрация приходных ордеров (ПКО); в правой – расходных ордеров (РКО). Заполняются они одинаково.

Шаг 3. Заполняем дату и порядковый номер приходного или расходного документа.

Шаг 4. Прописываем сумму, которая указана в документе.

Шаг 5. В примечании кратко указываем информацию от кого получены или кому выданы деньги, а также основание для этого.

ВАЖНО! Исправления и отсутствие обязательных записей недопустимы!

Заполненный образец

Скачать

Нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс

По функционалу это тот же самый аппарат, что и раньше, который печатает чеки и хранит информацию о них. Но только теперь, онлайн-кассам (в том числе при аренде онлайн кассы) необходим выход в интернет, чтобы передавать сведения о совершенных операциях в налоговую инспекцию. А также есть такая функция, как отправка на электронную почту чека покупателю.

Теперь, благодаря инновационной онлайн-кассе, многие документы, которые утверждались в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132 не нужно использовать. Но это не касается таких документов как:

• кассовый журнал;
• приходный и расходный ордер.

Поэтому необходимость вести учет в специальной книге при онлайн-кассах сохранена. Правила ведения подробно изложены в указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Что это за журнал и зачем он нужен

В настоящее время ведение журнала регистрации кассовых документов не является обязательным. Ведь его использование не упоминается в Указании ЦБ РФ № 32404 от 23.05.2014. Этот законодательный акт регламентирует порядок ведения операций с наличными денежными средствами. Он указывает не только на необходимость применения приходных и расходных кассовых ордеров, но и на обязательность применения унифицированных форм КО-1 и КО-2, установленных Госкомстатом.

При желании организация может принять решение об использовании регистратора для приходных (ПКО) и расходных (РКО) кассовых ордеров. Необходимость в этом возникает при большом количестве оформляемых документов по движению денег в кассе. Делается это во исполнение части 1 статьи 19 Закона о бухучете 402-ФЗ, которая обязывает компании осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Форма журнала

Решение о том, что журнал приходных и расходных кассовых ордеров будет применяться в организации, необходимо закрепить в учетной политике или ином локальном нормативном акте компании. Форму документа можно разработать самостоятельно, а можно использовать унифицированную. Форма КО-3 утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Порядок заполнения

Ведется журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров бухгалтерией. В нем регистрируются документы перед передачей их в кассу:

• приходные ордера;
• расходные ордера;
• платежные ведомости на выплату зарплаты.

Начинается заполнение с оформления обложки. На ней указывается:

• наименование и подразделение организации;
• период, за который заполняется форма;
• Ф.И.О. и должность ответственного лица.

Табличная часть бланка разделена на две части:

• левая предназначена для отражения поступления денег в кассу (ПКО);
• правая — для отражения операций по расходованию денежных средств (РКО).

Отражая каждый первичный документ, необходимо внести его дату, номер, сумму, а также краткое содержание операции. Отражаются все операции последовательно в хронологическом порядке.

Где хранится и сколько

Составляется и хранится регистр учета ПКО и РКО в бухгалтерии. Обеспечивать его сохранность необходимо не менее пяти лет (ст. 459 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Приложение для контроля расходов – полезный инструмент, который позволяет контролировать свои траты, следить за своими сбережениями и формировать бюджет. Мы составили список лучших приложений для ведения доходов и личных финансов.

Money Lover

Приложение Money Lover

Программа – отличный инструмент для желающих держать под контролем свои личные финансы. Приложение легко интегрируется между несколькими устройствами и обеспечивает легкий доступ к данным в любом месте

Основные функции и особенности:

• планирование бюджета;
• уведомления о превышении лимита расходов;
• создание категорий на любой случай;
• напоминания о предстоящих платежах;
• совместный доступ к кошельку для всех членов семьи и партнеров;
• формирование отчетов в виде простых и понятных диаграмм с наглядными…;
• персонализация – красивые иконки для отдельных категорий;
• сохранение и восстановление данных.

Пользователям пакета Премиум доступны дополнительные привилегии:

• доступ к веб-версии;
• отсутствие рекламы;
• управление дебетовыми картами и кредитными картами;
• экспорт операций и многое другое.

Приложение доступно в Google Play и App Store.

Дзен-мани: учет расходов

Приложение Дзен-мани

Дзен-мани – удобная программа учета, которая позволяет контролировать финансы без лишних усилий. Приложение может самостоятельно фиксировать расходование средств, избавляя от необходимости ручного внесения каждого платежа.

Основные функции и особенности:

• импорт операций из Tinkoff банка, Альфа-банка и Сбербанка, а также из электронных кошельков QIWI, Webmoney и Яндекс.Деньги;
• подключение СМС-оповещений от всех российских, белорусских и украинских банков;
• автоматическое распределение расходов по категориям;
• составление баланса по счетам;
• формирование статистики поступления и расходования средств;
• планирование регулярных платежей и оповещения о превышении лимита;
• синхронизация с несколькими устройствами;
• ведение семейного бюджета с возможностью разделения операций на личные и общие.

Доступно в Google Play и App Store.

Money Manager

Приложение Money Manager

Money Manager — одно из наиболее функциональных приложений, с помощью которого можно не только держать под контролем свои траты, но и получать статистику за любой период времени. Здесь вы можете управлять кредитными и дебетовыми картами, получать статистику и отслеживать на графиках состояние активов. Кроме того приложение имеет следующие особенности:

• система двойной записи;
• формирование бюджета по выбранным категориям;
• доступ с ПК;
• защита доступа паролем;
• перевод средств между активами;
• отслеживание расходов и доходов по активам;
• встроенный калькулятор;
• поиск по категориям.

Доступно в Google Play.

Monefy

Приложение Monefy

Monefy — приложение с простым, понятным и удобным интерфейсом. Позволяет записывать расходы по отдельным категориям, присваивая им индивидуальные иконки. Все траты отображаются в виде диаграммы. Отчет можно сформировать за период от 1-го дня до года. Синхронизация приложения с несколькими устройствами происходит через Dropbox, здесь же хранятся резервные копии, с помощью которых можно восстановить данные в случае технического сбоя или потери смартфона.

Основные функции и особенности:

• представление данных о расходовании средств в виде информативного графика и отображение детальной информации в формате списка;
• поддержка всех валют;
• управление отдельными категориями;
• встроенный калькулятор;
• защита данных паролем;
• резервное копирование данных;
• отсутствие рекламы.

Доступно в Google Play и App Store.

Moneon

Приложение Moneon

Moneon – исчерпывающий инструмент для учета финансов, как личных, так и семейных. Кроме привычных функций в приложение поддерживает голосовой ввод транзакций, а также самостоятельное создание категорий.

Основные функции и особенности:

• формирование бюджета по отдельным категориям или на весь кошелек;
• неограниченное количество кошельков;
• поддержка всех самых популярных валют;
• защита данных паролем и Touch ID.

Подключение премиум-пакета открывает дополнительные возможности:

• добавление фотографий;
• учет доходов и долговых обязательств;
• формирование отчетов;
• распознавание СМС-сообщений;
• планирование регулярных платежей;
• синхронизация кошельков между членами семьи или партнерами.

Доступно в App Store (только для устройств с iOS).

Bills Monitor

Приложение Bills Monitor

Bills Monitor – полнофункциональный инструмент для управления счетами и личными финансами. Здесь можно не только фиксировать свои расходы, но также создавать напоминания о приближающихся сроках оплаты счетов.

Основные функции и особенности:

• отображение неоплаченных счетов;
• 20 предустановленных категорий и возможность добавления собственных;
• формирование отчета в форме диаграммы;
• удобный поиск нужного счета по названию, категории;
• резервное копирование данных с возможностью восстановления.

Доступно в App Store

Coin Keeper

Приложение Coin Keeper

Coin Keeper – функциональный сервис учета финансов, который позволяет следить за расходами и доходами, сравнивать показатели за разные периоды времени и анализировать траты по разным категориям.

Основный функции и особенности:

• учет поступления и расходования средств;
• управление финансами на смартфоне и персональном компьютере;
• ведение бюджета семьи или небольшой компании партнеров;
• просмотр статистики;
• установка напоминаний о регулярных платежах;

• планирование бюджета по периодам;
• поддержка всех валют;
• защита данных;
• экспорт данных в CSV;
• импорт банковских операций из более чем 150-ти интернет-банков России (для версии «Platinum»).

Доступно в App Store и GooglePlay. Бесплатный период на пакет Premium – 7 дней.

Money Flow

Приложение Moneflow

Удобное и функциональное приложение для учета личных доходов и расходов, а также оценки общего финансового состояния.

Основные функции и особенности:

• настройка интерфейса – выбор иконок и цветового оформления для счетов и категорий, выбор основного фона;
• встроенный конвертер валют с поддержкой более 170 валют;
• калькулятор;
• использование двойной записи;
• теги и геометки с возможностью фиксации места совершения покупки;
• составление интерактивного отчета;
• прикрепление изображений к операциям;
• удобный и простой поиск по операциям;
• резервное копирование данных в автоматическом режиме;
• защита данных (Face ID, Touch ID).

Приложение имеет продуманный, интуитивно понятный интерфейс и приятный дизайн.

Доступно в App Store.

Деньги ОК

Приложение Деньги ОК

Деньги ОК – простая и понятная программа управления финансами, доступная и владельцам Айфонов, и пользователям смартфонов на платформе Андроид.

Основные функции и особенности:

• учет доходов и расходов;
• добавление комментариев к операциям;
• планирование бюджета;
• защита Touch ID;
• встроенный калькулятор;
• поддержка разных валют;
• синхронизация нескольких устройств и ведение совместного учета;
• выбор оформления и персонализация;
• установка напоминаний;
• сканирование чеков с QR-кодом.

В приложении есть встроенный редактор для работы с подстатьями, который позволяет группировать категории простым перемещением иконок.

Доступно в App Store и GooglePlay.

Goodbudget: Budget & Finance

Приложение Goodbudget

Функциональное приложение для планирования домашнего бюджета и отслеживания расходов.

Основные функции и особенности:

• автоматическая синхронизация с несколькими устройствами через iPhone, Android или web;
• добавление учетных записей;
• планирование платежей;
• поиск транзакций;
• проверка баланса;
• редактирование бюджета;
• анализ расходования средств и составление отчета по категориям;
• выгрузка транзакций в формате CSV;
• формирование выписки по банковскому счету.

Доступно в App Store и GooglePlay.

Кошелек – учет расходов бюджет

Приложение Кошелек

Кошелек – умное приложение для контроля за финансами с богатыми функциональными возможностями.

Основные функции и особенности:

• ведение семейного и личного бюджета;
• моментальное добавление новых записей;
• анализ структуры расходов и доходов по разным категориям;
• отображение текущего общего баланса и по отдельным счетам;
• сохранение истории операций;
• возможность группировать записи по событиям или счетам;
• переводы между списками, в том числе с разной валютой;
• создание описаний к операциям;
• встроенный калькулятор и поддержка более 150 валют;
• синхронизация через Dropbox;
• резервное копирование и защита данных (паролем или Touch ID).

Бесплатная версия программы является ознакомительной и имеет некоторые функциональные ограничения.

Доступно в App Store.

Personal Finance

Приложение Personal Finance

Удобное приложение для успешного планирования финансов и контроля бюджета. Позволяет оценить реальные доходы и расходы и грамотно составить финансовый план.

Основные функции и особенности:

• быстрое добавление новых записей – заполнять нужно только сумму;
• учет доходов и расходов, в том числе совместный;
• установка напоминаний и финансовое планирование;
• составление отчетов и финансовый анализ;
• защита паролем;
• экспорт данных в формате CSV;
• безопасная синхронизация нескольких устройств через аккаунт Dropbox;
• резервное копирование данных, защита от потери.

Доступно в App Store и Google Play.

Бюджет, финансы, учет расходов

Приложение Бюджет – Бюджет, финансы, учет расходов

Удобное приложение с большим набором функций для управления личными и семейными финансами и учета текущих и планируемых расходов.

Основные функции и особенности:

• контроль расходования бюджета;
• составление финансового плана;
• анализ данных о расходах и доходах;
• прогноз финансового положения на любую дату;
• напоминания о предстоящих платежах;
• расчет досрочного погашения кредита;
• поддержка всех мировых валют, включая криптовалюты;
• встроенный конвертер;
• защита данных пин-кодом, с помощью Face ID или Touch ID.

Доступно в App Store.

Money Wallet

Приложение Money Wallet

Money Wallet – удобное приложение для контроля над финансами с возможностью синхронизации между несколькими устройствами (в платной версии).

Основные функции и особенности:

• настройка и редактирование списка категорий;
• планирование платежей;
• формирование бюджета на неделю, месяц или год;
• поддержка вех мировых валют;
• возможность выбора иконок для счетов разных типов;
• резервное копирование данных с возможностью восстановления.

Доступно в Google Play.

Expensify

Приложение Expensify

Expensify – приложение, с помощью которого легко отслеживать поступления и траты. Достаточно сфотографировать чек, и программа автоматически расшифрует данные.

Основные функции и особенности:

• импорт кредитных карт;
• работа с квитанциями и чеками в любых валютах;
• отслеживание расходов;
• автоматическое занесение трат в нужную категорию;
• составление подробного отчета.