Кассовые операции в иностранной валюте

Валютное законодательство и кассовые операции: разбираемся в терминах

Ситуация, когда в кассе коммерсанта может оказаться иностранная валюта, встречается редко. Всё дело в том, что расчеты в валюте между российскими организациями запрещены (п. 1 ст. 9 закона «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ). К примеру, если российская компания «А» расплатится за купленный товар с российской компанией «Б» не рублями, а долларами или иной валютой, она нарушит закон. Наказание за это предусмотрено ст. 15.25 КоАП.

Подробнее об ответственности за нарушение валютного законодательства читайте в материале «Какая ответственность за незаконные валютные операции».

Термин «валютные операции» содержится в подп. 9 п. 1 ст. 1 закона № 173-ФЗ и включает в себя приобретение и отчуждение валютных ценностей, ввоз и вывоз валюты и т.д. А понятие кассовых операций дано в п. 2 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций и расшифровывается как прием наличных денег, их пересчет и выдача.

Ситуаций, когда термины «валютная» и «кассовая» операция применяются вместе, совсем немного. Это связано с тем, что основная часть валютных расчетов, по закону № 173-ФЗ, должна осуществляться в безналичной форме. Отдельные случаи, когда валюта все-таки попадает в кассу компании, прописаны в этом же законе. К ним, к примеру, относится случай выдачи из кассы валюты работнику для загранкомандировки (подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ).

Остановимся подробнее на порядке учета кассовых операций в иностранной валюте для данного случая.

Валютная кассовая операция: выдаем валюту для командировки

Чтобы выдать работнику валюту для оплаты командировочных расходов, компании необходимо иметь валютную кассу, заключить с кассиром договор о матответственности и соблюдать порядок ведения кассовых операций.

Важно! В 2019 году при ведении кассовых операций необходимо придерживаться порядка, установленного указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Подробнее о том, кто сейчас может проверить кассу и какие санкции существуют за нарушение кассового порядка, см. в материале «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».

Обычно в кассе инвалюту не хранят, поэтому сначала нужно ее купить. При наличии у компании валютного счета покупка пройдет в безналичном порядке через обслуживающий банк. Для получения инвалюты компании придется оформить заявку по предложенной банком форме или письмо произвольного вида, в котором указать следующую информацию (абз. 3 п. 2.1 гл. 2 указания Банка России от 14.08.2008 № 2054-У о ведении кассовых операций с наличной инвалютой в банках):

• наименование компании;
• дату получения валюты;
• реквизиты банковского счета;
• информацию о получателе (Ф. И. О., паспортные данные);
• сумму и наименование валюты.

В письме также нужно указать дату его составления и поставить печать, подписать его должны лица, наделенные правом первой и (при наличии) второй подписи.

Как оформить выдачу валюты и можно ли облегчить эту работу?

В бухучете описанная выше покупка и выдача валюты отразится следующим образом:

• перечислены средства на покупку валюты (Дт 57 Кт 51);
• зачислена валюта на р/с компании (Дт 52 Кт 57);
• оприходована валюта в кассе (Дт 50 «Валютная касса» Кт 52);
• выдана валюта работнику для загранкомандировки (Дт 71 Кт 50).

Подробнее о том, как правильно отразить в учете валютные операции, см. материал «Бухгалтерский учет валютных операций (ПБУ, проводки)»

Выдача валюты из кассы производится по письменному заявлению работника или распоряжению руководителя фирмы (п. 6.2 порядка, утв. указанием № 3210-У) и оформляется расходным кассовым ордером (пп. 4–6 указанного порядка), а также записями в кассовой книге (двумя суммами: в инвалюте и в рублях по курсу ЦБ РФ на дату операции).

Можно избежать лишних хлопот, связанных с валютными кассовыми операциями при направлении работника в загранкомандировку. К примеру, выдать аванс из кассы в рублях, а работник уже сам приобретет необходимую валюту в обменном пункте. Или необходимую сумму в рублях можно перечислить на банковскую карту работника – такая ситуация рассмотрена в письме Минфина от 17.07.2015 № 03-03-06/41128.

Итоги

Учет кассовых операций в иностранной валюте в целом аналогичен рублевому учету. При этом также нужно соблюдать кассовый порядок (оформлять кассовые ордера, вносить записи в кассовую книгу и т.д.). Для выдачи валюты нужна валютная касса, а в учете нужно использовать отдельный субсчет к счету 50 «Касса».

Избежать лишних хлопот по учету и организации кассовых валютных операций может помочь безналичное перечисление на карту сотрудника необходимой для командировки суммы в рублях.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Расчеты в иностранной валюте взяты под строгий контроль госструктур, регламентируются ФЗ-173 от 10/12/03 г. Это касается и наличных кассовых валютных расчетов. Такие расчеты имеют ряд серьезных законодательных ограничений. Кроме соблюдения общей кассовой дисциплины, необходимо иметь в виду и особые требования к учету наличности в валютном эквиваленте.

Законны ли кассовые наличные расчеты в валюте?

ФЗ-173 (ст. 9) содержит прямой запрет на расчеты между российскими хозяйствующими субъектами в иностранной валюте. В той же статье перечислены исключения из правила, на практике сводящиеся к тому, что организации имеют право использовать в расчетах иностранную валюту чрезвычайно редко.

Исходя из законодательных норм, подавляющее большинство разрешенных валютных расчетов должно осуществляться в безналичной форме.

Таким образом, получается, что наличные расчеты и валютные расчеты мало «пересекаются» между собой. Бухгалтеру и кассиру приходится иметь дело чаще всего с выдачей валюты из кассы командированным за границу сотрудникам (ст. 9-1-9 ФЗ-173) в момент возмещения или оплаты расходов либо с возвратом таких средств в кассу, если аванс в валюте оказался не израсходован.
Валютные кассовые операции в БУ регламентирует ПБУ 3/2006. Он содержит указания, как производить:

• пересчет валюты в рубли;
• учет разницы курсов;
• формирование учетно-отчетных данных и пр.

Нарушение порядка учета операций по кассе в валюте является административным правонарушением. К примеру, если фирма уличена в совершении операций, противоречащих ФЗ-173, в том числе и наличных, ей грозит штраф 0,75-1 от размера незаконной операции (ст. 15.25 КоАП, п. 1). Руководитель может подвергнуться штрафу от 20 до 30 тыс. руб.

Проводки и учет

Кассовый учет валютных операций в целом аналогичен обычному рублевому кассовому учету. Фирме необходимо прописать в договоре с кассиром о полной мат. ответственности положения, касающиеся валютных операций. При осуществлении расчетов руководствуются документом ЦБ 3210-У от 11/03/14 г.

Валюта в кассе обычно не хранится, ее приобретают в банке и приходуют в кассу. Это можно сделать, используя открытый валютный счет.

Открывать еще одну кассовую книгу для валютных записей не нужно: порядок ведения операций по кассе запрещает это. У фирмы кассовая книга должна быть только одна. Учет по счету 50 ведут на отдельном субсчете. Для каждой валюты необходим отдельный субсчет.

В кассовых документах недостаточно отразить выданную и принятую сумму в валюте. Более того, такой способ записи будет нарушением закона – БУ должен отражать расчеты в рублях. Информацию необходимо совместить, отразить параллельно с учетом номинала и курса.

Способы отражения учетных данных могут быть разными, например:

• в учетные регистры включаются дополнительные показатели;
• выписываются вторые экземпляры;
• делается запись через дробь.

В кассовой книге должны быть отражены колебания валютного курса и их следствие – курсовые разницы. Это делается с помощью дополнительных записей, отражающих изменения.

Важный вопрос – о дате пересчета. На него отвечает ПБУ 3/2006. В отношении кассовых операций пересчет может быть:

• на дату события (хоз. операции);
• на отчетную дату (для отражения в отчетности БУ пересчитывают сальдо);
• по мере изменения курса (в некоторых случаях).

Если в организации совершается значительное число однородных хоз. операций с наличной валютой, а колебания курса незначительны, можно использовать для пересчета усредненное курсовое значение за месяц или за менее длительный период (по тексту ПБУ 3/2006, р. II).

Записи о курсовых разницах не отражают кассовый приход и расход, только колебания курса, поэтому вместо РКО и ПКО для их документирования используют мемориальный ордер по ф. ОКУД 0401108 (указ. ЦБ 2161-У от 29/12/08 г.).

Из сказанного следует, что, перед тем как делать проводки и оформлять первичные документы, бухгалтер должен:

• обозначить календарную дату х/операции (пересчета);
• ознакомиться с курсом ЦБ валюты на эту дату;
• определить произведение валютной суммы на курс ЦБ;
• если имеет место пересчет, определить разницу курса.

Валюту стараются выдать в тот же день, когда она получена из банка, и вернуть на счет в тот день, когда подотчетное лицо произвело возврат в кассу – в целях сокращения записей по пересчету курса.

Проводки по валютным операциям, связанным с кассовой наличностью, будут такими:

• Дт 50/ «наименование валюты» Кт 52 – поступила валюта из банка в кассу;
• Дт 71 Кт Дт 50/ «наименование валюты» — выдача валюты командированному (обратная проводка – возврат аванса);
• Дт 50/ «наименование валюты» Кт 91/1 – плюсовая курсовая разница;
• Дт 91/2 Кт 50/ «наименование валюты» — минусовая курсовая разница;
• Дт 52 Кт 50/ «наименование валюты» — сдана валюта в банк.

Пример (условно)

Пусть в банке для выдачи под отчет получена сумма 1500 долл. США, а на следующий день она выдана командированному лицу. В день получения курс доллара был 64,01, в день выдачи – 64,02.

Кстати говоря! Покупка валюты и зачисление на счет компании перед оприходованием в кассу учитывается через счет 57 «Переводы в пути»: 57/51- покупка валюты за рубли, 52/57 – зачисление купленной валюты.

Валюта и командировка

Выдача валютных средств из кассы производится на основании заявления самого работника либо по распоряжению руководства фирмы. На выданные работнику средства оформляется расходный ордер по кассе, а на возврат неизрасходованных авансовых сумм, если такие будут, – приходный (док-т ЦБ 3210-У).

В кассовой книге делаются соответствующие записи в двух эквивалентах: рублевом и валютном одновременно.

Чтобы избежать проблем с выдачей валюты работнику, можно выдать наличные в рублях обычным порядком либо перечислить на карту (счет) командированного. Сотрудник может сам обменять их впоследствии на валюту.

Кратко

1. Учет наличной валюты в кассе в целом не отличается от обычного кассового учета рублевых операций.
2. Согласно законодательству РФ круг наличных операций с валютой юрлиц максимально ограничен: на практике валюту можно выдавать на руки только сотрудникам, отправляющимся в загранкомандировки.
3. В кассовой книге должна содержаться двойная информация об операциях: в рублях и в валюте.
4. Необходимо учитывать, кроме самих приходно-расходных операций, также и курсовые разницы.

В обменных пунктах осуществляются следующие виды опера­ций с наличной иностранной валютой и чеками:

• покупка и продажа наличной валюты за наличные рубли;

• конверсия — продажа наличной валюты одного иностранно­го государства за наличную валюту другого иностранного госу­дарства;

• размен денежного знака (денежных знаков) иностранного государства на денежные знаки того же иностранного государ­ства;

• замена поврежденного денежного знака иностранного госу­дарства на неповрежденный денежный знак того же или другого иностранного государства;

• покупка поврежденного денежного знака иностранного госу­дарства за рубли;

• прием денежных знаков иностранных государств и денежных знаков Банка России, вызывающих сомнение в их подлинности, для направления на экспертизу;

• покупка и продажа чеков за наличные рубли или за наличную валюту;

• оплата чеков наличными рублями или наличной валютой;

• прием для направления на инкассо наличной валюты и чеков (банковская операция, проводимая по поручению клиента с це­лью получения причитающихся ему денежных средств на основа­нии платежных документов);

• прием наличной валюты или наличных рублей для зачисле­ния на счета с использованием платежных карт;

• выдача наличной валюты или наличных рублей со счетов с использованием платежных карт.

Помимо перечисленных выше также могут осуществляться сле­дующие операции с иностранной валютой:

• покупка чеков с зачислением средств на счета физических лиц в иностранной валюте или в рублях;

• продажа чеков за счет средств на счетах физических лиц в иностранной валюте или в рублях;

• прием наличной иностранной валюты или рублей для осуще­ствления перевода из Российской Федерации по поручению фи­зического лица без открытия банковского счета (за исключением почтовых переводов);

• выплаты наличной валюты или рублей по переводам в Рос­сийскую Федерацию без открытия банковского счета в пользу физического лица;

• прием денежных знаков иностранных государств, вызывающих сомнение в их подлинности, для проверки их подлинности;

• прием поврежденных денежных знаков иностранных государств для зачисления на счета физических лиц;

• прием наличной валюты для зачисления на счета физических лиц в иностранной валюте или в рублях;

• прием наличных рублей для зачисления на счета физических лиц в иностранной валюте;

• выдача наличной валюты со счетов физических лиц в ино­странной валюте или в рублях;

• выдача наличных рублей со счетов физических лиц в ино­странной валюте.

Операция по приему денежных знаков иностранных государств и денежных знаков Банка России, вызывающих сомнение в их подлинности, для направления на экспертизу является обязатель­ной для уполномоченного банка.

Банки не имеют права при осуществлении операций с налич­ной валютой и чеками устанавливать:

• ограничения по достоинству (номиналу) и годам эмиссии денежных знаков иностранных государств, а также рублей, нахо­дящихся в обращении;

• ограничения по сумме покупаемой (принимаемой) и прода­ваемой (выдаваемой) наличной валюты и рублей (за исключени­ем монеты иностранных государств);

• ограничения, обусловленные фактическими остатками в на­ личных рублях и валюте, имеющимися у кассового работника об­менного пункта;

• разные курсы иностранных валют в зависимости от достоин­ства (номинала) денежных знаков иностранных государств.

Обменному пункту запрещается в течение операционного дня осуществлять операции только по покупке или только по продаже наличной иностранной валюты за наличные рубли, за исключе­нием случаев израсходования кассовым работником обменного пункта авансов наличной иностранной валюты или наличных руб­лей.

Банки могут самостоятельно определять необходимость под­крепления обменного пункта на начало операционного дня аван­сом в той наличной иностранной валюте, спрос на которую яв­ляется незначительным.

В подобном случае обменный пункт имеет право осуществ­лять операции с этой наличной иностранной валютой и чеками в пределах ее поступления от физических лиц в течение опера­ционного дня (при условии, что курс этой валюты и кросс-курс других валют к этой валюте в этот день был установлен банком).

Обменные пункты, осуществляющие операции по приему на инкассо денежных знаков иностранных государств, принимают на инкассо и выводимые из обращения денежные знаки этих ино­странных государств до объявленного банком-эмитентом дня их окончательного вывода из обращения.

Банки могут взимать с физического лица комиссионное воз­награждение за осуществление операций с наличной валютой и чеками в соответствии с тарифами банка, за исключением опера­ций по приему на экспертизу.

Выдача иностранной валюты под отчет. Работнику, направляемому в заграничную командировку, нужно выдать аванс в иностранной валюте. Сумму аванса рассчитывают исходя из реальных потребностей суточных, оплаты жилья, непредвиденных расходов и т.д Чтобы выдать аванс, вы можете снять с текущего валютного счета наличную иностранную валюту купить дорожный чек в иностранной валюте.

Обратите внимание покупать наличную валюту или дорожные чеки для оплаты командировочных расходов в обменных пунктах запрещено п.2 Положения Банка России от 25 июня 1997 г. N 62, п.1.33 инструкции Банка России от 27 февраля 1995 г. N 27. Штраф за такое нарушение составляет от 40 000 до 50 000 рублей п.4 ст.15.25 КоАП РФ. Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям.

Следовательно, разрешение Центрального банка РФ не требуется подп.г п.9 ст.1 Закона РФ О валютном регулировании и валютном контроле. Если на вашем валютном счете нет необходимой суммы, вы можете дать банку поручение на покупку валюты. В графе Назначение платежа указывают Командировочные расходы. Купленная валюта должна быть израсходована в течение семи дней. Если в течение этого срока она не будет использована, вы должны сдать ее в банк. Обратите внимание если вы купили валюту для командировочных расходов, то ни на что другое вы ее расходовать уже не можете.

Чтобы снятькупить валюту или приобрести чек, вам нужно представить в банк оригинал и копию заявки бланк заявки приведен в приложении 1 к Положению Банка России от 25 июня 1997 г. N 62 приказ о направлении работника в командировку приказ об установленной в организации норме суточных. Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку.

Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме N 0406007. Она является основанием для вывоза наличной иностранной валюты. Эту справку необходимо зарегистрировать в журнале учета справок порядок ведения журнала приведен в приложении 3 к Положению Банка России от 25 июня 1997 г. N 62. Обратите внимание даже если командируемые работники вывозят за границу более 10 000 долларов США наличными, они не должны получать разрешение Банка России.

В этом случае достаточно представить на таможне справку N 0406007 п.2.3 Положения Банка России и ГТК России от 12 января 2000 г. N 105-П. Полученную справку нужно зарегистрировать в журнале учета справок. Чтобы не перевозить крупные суммы денег через границу, вы можете не получать валюту в российском банке, а перевести ее в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Открыть счет в иностранном банке на имя командируемого работника вы можете только на период, когда сотрудник находится в командировке.

После того как командировка закончилась, неиспользованный остаток нужно перевести в российский банк или снять в виде наличности и затем оприходовать в кассу. Если вы выдаете наличную иностранную валюту из кассы, помните, что нельзя выдавать аванс работникам, которые еще не отчитались по ранее полученным подотчетным суммам п.11 Порядка ведения кассовых операций.

Обычно аванс выдается в валюте страны, куда направляется работник. Однако, если это редкая неконвертируемая валюта, вы можете выдать работнику свободноконвертируемую валюту например, доллары США. В отчете необходимо произвести пересчет одной валюты в другую. Если командировка отменяется, иностранную валюту или дорожные чеки вместе со справкой по форме N 0406007 в течение пяти дней со дня предполагавшегося отъезда нужно сдать в банк. Сданная иностранная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации.

Проводка будет такой Дебет 52-1-1 Кредит 50 неизрасходованная валюта возвращена на текущий валютный счет. Неиспользованные суммы наличной валюты или дорожные чеки нужно сдать в банк в течение 10 рабочих дней после того, как работник вернет их в кассу организации. 3.1.6.

Развернуть