Как рассчитать отпускные?

Как рассчитать отпускные?

Продолжительность отпуска, предоставляемого всем сотрудникам ежегодно, как правило составляет 28 календарных дней. Некоторым категориям работников отпуск нужно предоставлять не в календарных, а в рабочих днях. В статье подробно рассмотрим кому предоставляется отпуск в рабочих днях в 2020 году, а также особенности расчета отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск таким работникам.

Содержание

Кому предоставляется отпуск в рабочих днях

Рассмотрим категории работников, для которых законодательство предусмотрело предоставлять отпуск в рабочих днях. К ним относятся такие работники:

  • Заключившие трудовой договор сроком до 2х месяцев, отпуск или его компенсация при увольнении предоставляется им исходя их 2 рабочих дней за 1 месяц работы (Читайте также статью ⇒ Основания заключения срочного трудового договора);
  • Занятые на сезонной работе, отпуск рассчитывается исходя из 2 рабочих дней за 1 месяц работы;
  • Работающим на вредных трудовых условиях, им предоставляется дополнительный отпуск.

Важно! В рабочих днях отпуск представляется отдельным категориям работников, таким как срочники, сезонные и трудящиеся на вредных условиях.

Отпуск сезонным работникам

Трудовым законодательством оговорен только количество дней отпуска за месяц работы, как предоставляется такой отпуск не указывается. Соответственно, работодатель вправе предоставить его не дожидаясь окончания трудового договора. Соблюдать при этом нужно следующие условия:

  • Компенсацию нужно выплатить за все отпуска, которые работником не использованы;
  • Работнику может быть предоставлен неиспользованный отпуск с дальнейшим увольнением;
  • Отпуск с последующим увольнением может предоставляться с выходом за пределы срочного договора. День увольнения при этом считается последний день отпуска.

По окончании срока, оговоренного в трудовом договоре работнику предоставляется:

  • Либо отпуск с последующим увольнением;
  • Либо компенсацию.
★ Книга-бестселлер «Как рассчитать отпускные”
(120 стр., практические примеры, формулы и сложные случаи)
куплено > 3000 книг

Порядок расчета отпускных

Для расчета отпускных за предоставляемый в рабочих днях отпуск, необходимо вычислить его средний дневной заработок. Определяется он, как сумма начисленной зарплаты деленная на количество рабочих дней по календарю с шестидневной рабочей неделей (Читайте также статью ⇒ Как рассчитать отпускные в 2020 году).

Из расчетного периода нужно исключить время:

  • Сохранения за работником среднего заработка, исключая перерывы кормления ребенка;
  • Выплаты пособия по нетрудоспособности или по БиР;
  • Простоя по вине работодателя или независящим от него причинам;
  • Забастовок, в которых работник не принимал участие, но и не мог из-за них трудиться;
  • Дополнительных выходных по уходу за ребенком-инвалидом или инвалидом детства;
  • Другое время освобождения от работы, с сохранением или без сохранения оплаты.

Важно! Средний дневной заработок для отпусков в рабочих днях рассчитывается как сумма фактически начисленной суммы зарплаты, деленная на число рабочих дней при шестидневной трудовой недели.

Пример расчета отпускных для работающих по срочному договору

Работник устроился на работу по срочному трудовому договору с 01.06.2017 по 31.07.2017 года, то есть на 2 месяца. Работник написал заявление, по которому ему был предоставлен отпуск на 2 дня, с 01.07.2017 по 02.07.2017. Зарплата за июнь составила 35 000 рублей. Рассчитаем отпускные сотруднику.

Отпуск работнику предоставляется в рабочих днях, расчет производим так:

Рассчитаем средний дневной заработок, исходя из того, что в июне 25 рабочих дней при шестидневной рабочей недели (по производственному календарю):

35 000 / 25 = 1 400 рублей

Отпускные составят:

2 х 1 400 = 2 800 рублей.

Дополнительный отпуск работающим на вредных условиях

Минимальное количество дней, которые предоставляются за работу при вредных условиях составляет 7 дней.

Важно! Если в организации не проведена специальная оценка условий труда, то продолжительность допотпуска определяется в соответствии со Списком (утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР №298/П-22 от 25.10.2004).

Если оценка условий труда проведена, то определяется количество дней дополнительного отпуска в соответствии с нормативными документами компании, но при этом менее 7 календарных дней этот отпуск быть не может (Читайте также статью ⇒ Что такое специальная оценка условий труда в 2020 году).

Как определить стаж для дополнительного отпуска при вредных условиях труда

В стаж, который дает право на дополнительные дни отпуска включает в себя фактически отработанное на работах в вредными или опасными условиями время. Статья 121 НК РФ, определяющая данное право, не предусматривает периодов, которые нужно исключить из общего стажа такой работы. То есть, при расчете из общего стажа работника исключается только те периоды работы, когда он не трудился во вредных или опасных условиях.

Порядок расчета стажа таким работникам ТК не предусмотрен, поэтому до настоящего времени используется Инструкция №273/П-20, утвержденная в 1975 году. Применяется она в той части, которая не противоречит действующему законодательству, а именно, статье 423 ТК РФ.

На основании этой инструкции, дополнительный отпуск работнику может быть предоставлен в положенном объеме, когда в течение рабочего года он трудился во вредных условиях не меньше 11 месяцев. Если он отработал менее указанного числа, то допотпуск предоставляется ему пропорционально тому времени, которое он отработал. Стаж работы при этом определяется, как количество отработанных дней за год, деленное на среднемесячное число рабочих дней. Остаток дней, который составляет меньше, чем половина среднемесячного количества рабочих дней исключается, а больше половины округляется до полного месяца. Работнику при этом засчитываются только те дни, когда трудился он в указанных условиях не меньше половины рабочего дня.

★ Книга-бестселлер «Как рассчитать отпускные”
(120 стр., практические примеры, формулы и сложные случаи)
куплено > 3000 книг

Пример расчета дополнительного отпуска, работающим на вредных условиях

Работник трудится на вредных условиях с 20.09.2016 года. Дополнительный отпуск установлен в организации равный 7 календарных дней. Работнику предоставили допотпуск с 01.08.2017 года. За рабочий период до отпуска у работника был больничный – 10 дней в ноябре 2016 года. Ему также предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск – 14 рабочих дней в мае 2017 года.

Рассчитаем сколько дней допотпуска положено работнику на 01.08.2017 года.

Число рабочих дней в 2016 году: 73 рабочих дня – 10 дней больничного = 63 дня;

Число рабочих дней в 2017 году: 138 рабочих дней – 14 дней отпуска = 124 дня.

Определим количество месяцев работы на вредных условиях:

2016 год: 63 дня / (247 раб.дней в году / 12 месяцев) = 3,06 месяца;

2017 год: 124 дня / (247 раб.дней в году / 12 месяцев) = 6,03 месяца.

Общее количество месяцев: 3,06 + 6,03 = 9 месяцев.

Количество дней отпуска составит:

7 дней / 12 месяцев х 9 месяцев – 0 использованных дней допотпуска = 5,25 дня

Округляем в пользу работника, получаем 6 дней.

При расчете общего периода ежегодного отпуска, основной отпуск суммируется с дополнительным.

Когда отпуск частично (полностью) рассчитывается в рабочих днях, его продолжительность считают так: от даты, приходящийся на начало отпуска отсчитывают дни основного отпуска (к примеру, 28 календарных), а затем дни допотпуска в рабочих днях, которые определили исходя из шестидневной рабочей недели, после чего определяют дату окончания отпуска, или последний его день. Общее полученное число дней переводят в календарные. Они и являются общей продолжительностью ежегодно предоставляемого сотруднику оплачиваемого отпуска.

Законодательная база

Законодательный акт

Каждый официально трудоустроенный человек имеет право на ежегодный отпуск, который согласно ТК РФ оплачивается работодателем. Рассмотрим основные правила расчета отпускных и узнаем, как использовать онлайн-калькулятор для быстрого расчета отпускных.

Для подсчета отпускных руководствуйтесь ТК РФ и Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007 (далее — Постановление), регламентирующим определение среднедневного заработка.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Формула расчета

Отпускные считаются по формуле:

Отпускные = Среднедневной заработок х Продолжительность отпуска в календарных днях

Обратите внимание! От правильности расчета среднедневного заработка, зависят:

  • сумма, которую получит работник за период отдыха;
  • сумма НДФЛ, которую работодатель перечислит в бюджет;
  • сумма взносов, начисленная на отпускные.

Чтобы правильно рассчитать среднедневной заработок, следуйте алгоритму, представленному далее.

Алгоритм расчета среднедневного заработка и начисления отпускных

1. Определить перечень производимых сотруднику выплат.

В расчет среднедневного заработка включаются прописанные в нормативных актах организации выплаты, которые начислялись работнику в расчетном периоде. Источник этих выплат роли не играет. Но ряд начислений в этот перечень не входит:

  • различные социальные выплаты в виде матпомощи, оплаты проезда, обучения и т.п. (п. 3 Постановления);
  • оплата командировок, простоя, периодов нетрудоспособности и др. (п. 5 Постановления);
  • компенсации за использование в работе личного имущества и др.

2. Выделить расчетный период.

Расчетный период для отпускных — 12 календарных месяцев перед отдыхом.

Важно! Календарный месяц — это промежуток с 1 по 30 или 31 число месяца (для февраля — с 1 по 28 или 29 в зависимости от года). Например, если отпуск выпадает на ноябрь 2019 года, то расчетный период составит 01.11.2018 — 31.10.2019.

Бывают ситуации, когда за 12 идущих перед отпуском месяцев у работника не было заработка или он фактически не работал. В этом случае п. 6 Постановления предписывает рассчитывать среднедневной заработок сотрудника из суммы дохода, полученного за предшествующий период, аналогичный расчетному. Если по факту работник не трудился и не получал заработную плату и в расчетном, и в идущем перед ним периоде, тогда среднедневной заработок считается по заработку, начисленному за фактические дни работы в месяце, когда наступил случай, в связи с которым сохраняется среднедневной заработок (п. 7 Постановления).

При расчете отпускных учитываются периоды и выплаченные в течение этих периодов суммы, когда сотрудник присутствовал на рабочем месте согласно режиму работы по трудовому договору. Согласно п. 5 Постановления при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

  • работнику начислялось пособие по нетрудоспособности или «декретные» выплаты;
  • работник не трудился из-за простоя, в котором виноват работодатель, или по причинам, на которые не могут повлиять ни первый, ни второй и т.д.

3. Рассчитать среднедневной заработок.

Для начисления выплаты за отпуск, который предоставляется в календарных днях, среднедневной заработок определяется как заработная плата за расчетный период, поделенная на 12 и на 29,3. Где 12 — месяцы расчетного периода, а 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

При наличии не полностью отработанных в расчетном периоде месяцев, среднедневной заработок считается так:

заработок за расчетный период / (29,3 х количество полностью отработанных месяцев + число календарных дней в не отработанных полностью месяцах)

Число дней не полностью отработанного календарного месяца = 29,3 / число календарных дней не полностью отработанного месяца х число отработанных в этом месяце календарных дней (п. 10 Постановления).

4. Удержать НДФЛ, выплатить отпускные, начислить взносы.

Сумма отпускных определяется умножением среднедневного заработка на число календарных дней отпуска. Когда расчет отпускных сделан, нужно выделить НДФЛ и выплатить сотруднику сумму за минусом налога.

Согласно ст. 136 ТК РФ отпускные выплачиваются не позднее трех дней до начала отпуска. В целях НДФЛ день оплаты отпуска — это день получения сотрудником дохода. Срок перечисления налога — до последнего календарного дня в месяце выплаты отпускных (ст. 226 НК РФ).

Взносы с суммы отпускных нужно начислить в месяце их начисления. Срок перечисления взносов в бюджет — до 15 числа следующего за начислением отпускных месяца (ст. 431 НК РФ).

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Штрафы за нарушение сроков выплаты отпускных

Несвоевременная оплата отпусков сотрудников грозит работодателям штрафами по п. 6 ст. 5,27 КоАП:

  • 30-50 тыс. руб. — организациям;
  • 1-5 тыс. руб. — ИП-работодателям;
  • 10-20 тыс. руб. — должностным лицам.

Повторное нарушение влечет штрафы по п.7 ст. 5,2 КоАП:

Оформление отпусков

Выделяют два вида отпуска — основной и дополнительный, расчет и документальное оформление которых идентичны.

Работодатель должен формировать график отпусков на каждый год. Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска согласно графику сотруднику нужно письменно напомнить о предстоящем отдыхе. Работник может попросить перенести запланированный отпуск. При этом перенос осуществляется по согласованию с руководством.

Если работник уходит в отпуск, на него оформляется приказ. Расчет отпускных представляется в виде справки-расчета, содержащей полный расчет среднедневного заработка, размера отпускных, удержанного налога, суммы, причитающейся к выплате работнику.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Инструкция по использованию калькулятора отпускных в 2020 году

Чтобы быстро рассчитать отпускные, воспользуйтесь бесплатным калькулятором. Принцип его работы основан на трех операциях:

1. Сначала укажите период отдыха в формате «день.месяц.год». Затем выберите вид отпуска и укажите расчетный период.

Обратите внимание на вспомогательные поля:

  • В поле «Есть периоды исключения» ставится галочка, если в расчетном периоде были исключаемые периоды (болезни, командировки и т.п.).
  • Поле «Если в расчетном периоде было повышение зарплаты…» отмечается, если во всей компании было повышение окладов. Это делается, чтобы калькулятор автоматически проиндексировал заработок сотрудника за месяцы, идущие до повышения.

2. Далее указываются доходы сотрудника для расчета среднедневного заработка, за исключением сумм больничных отпусков и т.д. (см. знак вопроса в калькуляторе).

3. Получите полный расчет отпускных с выделением примерной суммы НДФЛ и отпускных к выдаче.

Примеры расчета отпускных

Отразим исходные данные в полях калькулятора:

Далее укажем доход Новоселовой М.И. по месяцам:

По данным калькулятора получилось, что за расчетный период сотрудница заработала 317 100 руб. и отработала 326,7 дней. Отсюда среднедневной заработок равен 970,62 руб.

Переходим далее и получаем итоговый расчет отпускных, налога и суммы к выплате:

Пример 2. Менеджер Свиридов В.П. с 01.07.2019 по 14.07.2019 уходит в отпуск. Расчетный период для расчета среднедневного заработка — с 01.07.2018 по 30.06.2019. За то время доход Свиридова В.П. составлял:

  • с июля 2018 г. по декабрь 2018 г. — 27 000 руб.;
  • с января 2019 г. — 30 000 руб.

Зарплата была повышена всем сотрудникам компании, поэтому среднедневной заработок Свиридова В.П. за 2018 год был проиндексирован.

Коэффициент индексации = 30 000 / 27 000 = 1,11

Из расчетного периода исключается период 05.09.2018 — 11.09.2018, так как сотрудник болел.

Внесем исходные данные в поля калькулятора:

Далее отразим доходы сотрудника за расчетный период. Калькулятор автоматически проиндексирует заработок за 2018 год:

Доход Свиридова В.П. с учетом индексации составил 375 869,50 руб., а количество отработанных дней — 344,8.

Среднедневной заработок равен 1090,11 руб.

Общая сумма отпускных за 14 дней составила 15 261,54 руб. За вычетом налога сотрудник получит на руки 13 277,54 руб.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Расчет отпускных

Отпускные рассчитываются по следующей формуле:

В общем случае средний дневной заработок рассчитывается таким образом:

В отдельном материале вы можете прочитать о том, какой период признается расчетным, а также какие выплаты расчетного периода учитываются при расчете суммы среднего дневного заработка.

Важным моментом является то, что средний месячный заработок работника, отработавшего полностью в расчетный период норму рабочего времени и выполнившего трудовые обязанности, не может быть меньше федерального МРОТ (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922). Поэтому перед выплатой отпускных рассчитайте средний месячный заработок работника для сравнения его с МРОТ по следующей формуле.

Полученное значение сравните в действующим в период оплаты по среднему заработку МРОТ (сейчас он составляет 12 130 руб.). Если средний месячный заработок получился меньше федерального МРОТ, то отпускные рассчитываются так.

Сроки выплаты отпускных

Работодатель должен выплатить отпускные работнику не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска (ст.136 ТК РФ).

Если же работодатель нарушит срок выплаты отпускных и об этом станет известно трудинспекции, то работодателю грозит штраф в размере (ч.6 ст.5.27 КоАП РФ):

— от 30000 руб. до 50000 руб. — для организации;

— от 10000 руб. до 20000 руб. — для ее должностных лиц;

— от 1000 руб. до 5000 руб. — для работодателя-ИП.

Стоит отметить, что если работодателя ранее уже наказывали за данное нарушение, то размер штрафа будет больше (ч.7 ст.5.27 КоАП РФ).

Отпускные и НДФЛ

С начисленных работнику отпускных работодатель (как налоговый агент) должен удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

НДФЛ с отпускных уплачивается не позднее последнего числа месяца, в котором эти отпускные были выплачены работнику (п.6 ст.226 НК РФ).

Отпускные и страховые взносы

Учет отпускных при расчете налога на прибыль

Если работодатель применяет общий режим налогообложения, то отпускные (включая удержанный НДФЛ), а также начисленные с них страховые взносы он может учесть в составе «прибыльных» расходов (п.7 ст.255, пп.1 п.1 ст.264 НК РФ).

При этом есть особенности, касающиеся периода списания отпускных затрат в расходы:

Вид расхода Когда расходы учитываются при расчете налога на прибыль
Отпускные (включая НДФЛ) В том отчетном периоде, на который приходятся дни отпуска (Письмо Минфина России от 25.10.2016 N 03-03-06/2/62147)
Страховые взносы, начисленные с суммы отпускных На дату начисления взносов (пп.1 п.7 ст.272 НК РФ)

Учет отпускных при расчете налога при УСН

Организации и ИП на «доходно-расходной» УСН учитывают отпускные расходы следующим образом:

«Доходные» упрощенцы вправе уменьшить налог (авансы) при УСН на сумму взносов, начисленных с отпускных, в том периоде, в котором взносы перечислены в бюджет (пп.1 п.3.1 ст.346.21 НК РФ).

Компенсация за неиспользованный отпуск

Если увольняющийся работник имеет неотгулянные отпуска, то работодатель должен выплатить ему при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск (ст.127 ТК РФ).

Рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск также поможет наш онлайн-калькулятор.

admin

Добавить комментарий