Как отозвать из отпуска работника?

Отозвать сотрудника из оплачиваемого отпуска можно, если он согласен сделать перерыв в череде выходных дней. Вопрос вызывает компенсационная сумма, выплаченная за трое суток до отдыха: будет ли сделан перерасчет отпускных при отзыве из отпуска, нужно ли возвращать аванс. Если вычисления делать необходимо, то как быть с удержанием налога на доходы физлиц — НДФЛ, какой существует порядок возвращения полученных средств.

Что делать с выплаченными отпускными, если работника вызвали из отпуска?

В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса (ТК) РФ, выплата денег на финансирование дней отдыха осуществляется до его начала. Когда сотрудник соглашается с предложением работодателя прервать свои выходные и приступить к исполнению обязанностей, возникает ситуация наложения оплаты за труд на уже полученный аванс за предстоящий отдых. Другими словами, происходит переплата.

Чтобы ответить на вопрос, при отзыве из отпуска возвращаются ли отпускные деньги, нужно обратиться к рекомендациям надзорного органа и требованиям закона:

1. письмо №БС-4-11/190790 от 24.10.2013 Федеральной налоговой службы — ФНС. В документе разъясняется, что возникшая при отзыве переплата и высчитанный с нее НДФЛ сторнируются. Переведенные в разряд рабочих, выходные дни оплачиваются в обычном порядке с удержанием налога из начисленной заработной платы;
2. статья 137 ТК РФ. В ней нет указания на уменьшение заработка на сумму переплаченных отпускных, отсутствует и требование об изъятии аванса, снижения его величины в обязательном порядке на размер зарплаты. То есть, без согласия сотрудника вернуть в кассу предприятия отпускные деньги не получится.

Из приведенных положений следует, что вызов работника с отдыха не влечет автоматического лишения его части выплаченных авансом отпускных — это будет нарушением трудового законодательства. Вывод не противоречит и разъяснениям ФНС, поскольку сторнировать НДФЛ также не придется.

Мнение эксперта Ирина Васильева Эксперт по гражданскому праву Во избежание разногласий с отзываемым из отпуска работником, рекомендуется на предприятии утвердить внутренний нормативный документ, в котором нужно закрепить порядок возвращения части отпускного аванса. Это может быть положение об оплате труда — с ним знакомится сотрудник при найме на работу.

Правила перерасчета и удержание НДФЛ

Чтобы не делать перерасчет отпускных при отзыве из отпуска, нужно внести соответствующий пункт в основание досрочного прекращения отдыха — приказ руководителя. В этом случае при использовании работником оставшихся выходных дней, бухгалтерия делает калькулирование из среднего заработка, определённого в новом расчетном периоде.

Если сотрудник изъявил желание перечислять излишне полученные деньги за отпуск, то бухгалтер придерживается таких правил:

1. перерасчитывается базовый показатель — число дней, оставшихся от отпуска. На это количество умножают средний дневной заработок, чтобы получить сумму переплаты для внесения ее работником в кассу. Можно удерживать долг частями из будущего заработка;
2. корректируется страховой взнос в ФСС — фонд социального страхования. Отзыв работника в начале месяца предполагает расчет взносов в ФСС по окончании периода. Если соотношение времени иное — возникает переплата, излишние суммы учитывают в будущих отчислениях. Пример: отпуск начат в июле, а отзыв — в августе. Излишек в отчете за первый месяц, будет сгорать при расчете за август;
3. рассчитывается НДФЛ. В соответствии с п. 1 ст. 210 НК, вычеты из дохода работника по его распоряжению не делают налоговую базу НДФЛ меньше, а суммы для исчисления указывают без учета удержания их из зарплаты. В аналогичной ситуации бухгалтер зачтет переплату при зачислении НДФЛ в бюджет и сделает соответствующие проводки.

До окончания года никакие справки в инспекцию ФНС не подаются: отчет по НДФЛ представляется в срок до 01.04 следующего за отчетным года.

Порядок возврата выплаченных средств

Законодательно обязанность сотрудника сдать излишек отпускных денег при досрочном прекращении отдыха не установлена. Но иногда работник изъявляет желание вернуть предприятию переплату средств за неиспользованные выходные дни. Существует порядок, предусматривающий процедуру взыскания.

Возврат отпускных при отзыве из отпуска производится по следующему регламенту:

1. предприятие договаривается с работником об отзыве и о том, что он вернет часть выплаченных денег в кассу. Сотрудник пишет соответствующее заявление, на основании которого издается приказ;
2. переплаченные отпускные средства переоформляются в аванс под будущую заработную плату. На лишние дни будет сделан новый расчет при уходе отозванного сотрудника в отпуск отдыхать оставшееся время;
3. расчетная сумма удерживается из заработка работника по его заявлению и приказу руководителя. Особенность вычитания: производится она каждый месяц не больше, чем в размере 20% до полного погашения переплаты. Запрещено удерживать сумму из зарплаты отработанного периода полностью.

Образец приказа ничем не отличается от других распоряжений по предприятию: в преамбуле обосновывается необходимость отзыва сотрудника, в распорядительной части приводится план действий для кадровой службы и бухгалтерии. Назначается дата отзыва, дается указание о внесении изменений в график отпусков: в какой период будут предоставлены оставшиеся дни отдыха (по желанию работника).

Излагается порядок возврата части отпускных денег: «зачесть в счет будущей зарплаты». В конце документа указывается основание для его составления — «согласие сотрудника на отзыв из отпуска». Удержать отпускные деньги уже выданные работнику из его зарплаты, самостоятельно компания не может: письменное согласие отпускника является обязательным условием.

На практике наблюдаются различные подходы к взысканию переплаченных сумм при отзыве из отпуска. Случаются и принудительные действия со стороны администрации, но решения суда выносятся всегда в пользу работника.

Компания вынуждена прервать отдых работника. Какие документы должны быть оформлены работодателем? Нужно ли пересчитывать суммы отпускных и страховых взносов, а также корректировать сумму удержанного НДФЛ? Как правильно все сделать, чтобы не иметь претензий со стороны проверяющих? Ответы — в статье.

Чтобы отозвать работника из отпуска, понадобится оформить ряд документов и внести коррективы в имеющиеся. Прежде всего нужно составить служебную записку, в которой обосновать служебную необходимость вызова сотрудника из отпуска.

Шаг первый. Оформляем служебную записку

Служебную записку оформляет начальник подразделения, где трудится работник. В ней он указывает причину, по которой работника следует отозвать из отпуска.
Документ подается руководителю организации, который, ознакомившись с ней, пишет на ней резолюцию (свое согласие или отказ), ставит дату и подпись. Форма служебной записки произвольная.
Добавим лишь, что некоторых сотрудников запрещено отзывать из отпуска (даже если они согласны). Это сотрудники младше 18 лет, беременные женщины и работники, занятые во вредных или опасных условиях труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

Пример 1. В ЗАО «Салют» заболела старший продавец И.К. Федотова. Сотрудница, которая могла бы заменить отсутствующую работницу, — продавец А.С. Галкина находится в очередном ежегодном оплачиваемом отпуске с 26 августа 2013 года. Отпуск ей предоставлен на 14 календарных дней. Заведующей магазином С.И. Козловой необходимо получить согласие руководителя компании на отзыв А.С. Галкиной из отпуска. Какой документ ей нужно оформить?
Решение. Чтобы получить согласие генерального директора ЗАО «Салют» на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска, заведующей магазином С.И. Козловой необходимо:
— составить служебную записку, в которой мотивировать необходимость вызова сотрудницы на работу;
— передать эту записку директору на подпись.
Образец документа с резолюцией руководителя о согласии на отзыв сотрудницы приведен ниже.

Образец 1. Служебная записка об отзыве из отпуска

Не возражаю.
Отделу кадров
подготовить необходимые документы
Иванцов 28.08.2013 Генеральному директору
ЗАО «Салют»
Иванцову А.П.

Служебная записка

В связи с болезнью старшего продавца И.К. Федотовой предлагаю отозвать из отпуска продавца А.С. Галкину с 30 августа 2013 года.

Заведующая магазином Козлова С.И. Козлова

Шаг второй. Обращаемся к работнику и получаем письменное согласие

Если руководитель не против отозвать работника из отпуска, понадобится оформить письменное обращение к работнику.
Согласно статье 125 Трудового кодекса работодатель должен в этом документе:
— объяснить сотруднику причину и дату отзыва;
— предложить варианты предоставления неиспользованной части отпуска;
— уведомить о праве работника отказаться от выхода из отпуска;
— в случае согласия работника на отзыв из отпуска предложить ему варианты использования неотгулянной части отпуска (так, отпуск может быть предоставлен в удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединен к отпуску на следующий год), а также варианты возврата излишне полученных отпускных (переплаченную сумму можно внести в кассу организации или зачесть ее в счет выплаты заработной платы).
Отметим, что законодательство не обязывает работодателя оформлять письменное обращение. Можно просто позвонить сотруднику по телефону и сообщить о возникших трудностях.
Однако советуем все же составить обращение на бумаге, будет меньше вопросов у проверяющих. К тому же в нижней части документа работник, получивший его, может указать свое письменное согласие или отказ.
В этом случае вам не придется составлять дополнительных бумаг. Как правило, обращение подписывает руководитель организации. Форма обращения произвольная.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Руководитель не возражает на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска. Заведующая магазином С.И. Козлова позвонила сотруднице и попросила ее прервать отпуск с 30 августа. А.С. Галкина согласилась выйти на работу.
Как составить письменное предложение об отзыве сотрудницы из отпуска?
Решение. Письменное предложение можно составить так, как показано в образце 2 на с. 59. Свое согласие на отзыв из отпуска А.С. Галкина выразила, сделав соответствующую запись в нижней части документа.

Образец 2. Предложение работодателя прервать отпуск и согласие работника на отзыв из отпуска

Закрытое акционерное общество «Салют»

Исх. N 15
от 28 августа 2013 года Продавцу Галкиной А.С.

Уважаемая Анна Сергеевна!

Просим Вас прервать ежегодный оплачиваемый отпуск с 30 августа 2013 года. Причина срочного отзыва из отпуска — производственная необходимость. Заболела старший продавец И.К. Федотова, и некому работать в отделе «Молочные продукты».
На основании части 2 статьи 125 ТК РФ не использованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в удобное для Вас время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Ставим Вас в известность, что согласно статье 125 ТК РФ Вы имеете право отказаться и не прерывать свой отпуск.
В случае согласия прервать отпуск и выйти на работу сумма отпускных будет пересчитана. Излишне выплаченную сумму отпускных предлагаем внести в кассу организации или дать согласие зачесть ее в счет выплаты заработной платы.

Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов

Я, Галкина Анна Сергеевна, согласна досрочно выйти из ежегодного оплачиваемого отпуска и приступить к работе 30 августа 2013 года.
Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных дней прошу предоставить мне с 11 января 2014 года. Сумму переплаты по отпускным прошу зачесть в счет выплаты заработной платы.

28 августа 2013 года Галкина А.С. Галкина

Если же работник не желает идти навстречу работодателю, требовать от него прекращения отпуска нельзя. Также недопустимо применять к нему какие-либо штрафные санкции (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).

Примечание. Если работник не желает выходить из отпуска досрочно, применять к нему какие-либо штрафные санкции нельзя (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).

Шаг третий. Оформляем приказ об отзыве из отпуска

Как только согласие работника получено, можно приступить к следующему этапу — оформить приказ об отзыве его из отпуска. Так как унифицированной формы такого приказа нет, составить его можно в произвольной форме.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2. Письменное согласие А.С. Галкиной на досрочный выход из отпуска получено.
Как составить приказ об отзыве работницы из отпуска?
Решение. Приказ можно составить так, как показано в образце 3.

Образец 3. Приказ об отзыве из отпуска

Закрытое акционерное общество «Салют»

Приказ N 45-лс

г. Москва 28 августа 2013 года

В связи с производственной необходимостью

Приказываю:
1. Отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска продавца А.С. Галкину с 30 августа 2013 года.
2. Оставшуюся часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных дней предоставить с 11 января 2014 года.
3. Главному бухгалтеру Е.П. Васильевой пересчитать отпускные и начислять А.С. Галкиной заработную плату начиная с 30 августа 2013 года.
4. Сумму переплаты отпускных зачесть в счет выплаты заработной платы А.С. Галкиной до полного погашения переплаты.
5. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Основание: служебная записка заведующей магазином С.И. Козловой от 28.08.2013, согласие А.С. Галкиной на отзыв из отпуска от 28.08.2013.

Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов
С приказом ознакомлены:
главный бухгалтер Васильева Е.П. Васильева
28 августа 2013 года
продавец Галкина А.С. Галкина
28 августа 2013 года

Примечание. С 2013 года компания вправе использовать как унифицированные формы документов, так и разработанные самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Шаг четвертый. Вносим изменения в график отпусков и личную карточку работника

График отпусков. Сразу после подписания приказа об отзыве из отпуска внесите изменения в график отпусков. Напомним, что график отпусков (форма N Т-7) утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В графике укажите:
— в графе 8 «Основание перенесения отпуска» — реквизиты приказа, на основании которого переносится отпуск;
— графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату предполагаемого отпуска;
— графе 10 «Примечание» — сведения об отзыве сотрудника из отпуска.
Личная карточка. Далее внесите информацию об отзыве из отпуска в личную карточку работника — форму N Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
В разделе VIII «Отпуск» личной карточки укажите:
— вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпуск);
— период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год);
— количество календарных дней отпуска;
— даты его начала и окончания;
— основание предоставления и т.д.
Если же дата окончания отпуска изменилась, нужно внести исправления в личную карточку:
— в графах 4 и 6 зачеркните неверные даты и количество дней одной чертой и впишите верную информацию;
— в графе 7 запишите реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.
В личной карточке работника (форма N Т-2) нужно указать количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы в последующем правильно подсчитать неиспользованные дни отпуска.

Шаг пятый. Пересчитываем отпускные, корректируем налоги и страховые взносы

Сумма начисленных и выплаченных отпускных включается в расходы по налогу на прибыль. Также она облагается НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому при корректировке отпускных придется пересчитывать и эти налоги и взносы.

Пересчет отпускных

Отпускные должны быть выплачены сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Работнику начисляются суммы пропорционально количеству дней предоставленного отпуска. Если работника отзывают из отпуска досрочно, количество фактически использованных им дней отпуска оказывается меньше количества дней, оплаченных заранее. Суммы, которые приходятся на неиспользованные дни отпуска, признаются переплатой.
Суммы переплаты оставить работнику в расчете на то, что позднее он использует соответствующие дни отпуска, нельзя. Во-первых, никто не знает, когда работник их сможет догулять. Во-вторых, на оставшуюся часть отпуска будет отдельный приказ, а значит, и отпускные будут исчислены заново, причем из нового расчетного периода (ст. 139 ТК РФ).
В бухгалтерском учете излишне начисленные отпускные сторнируются, проводка делается в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска.
Излишне выплаченную сумму отпускных удерживать из заработной платы работника или требовать внести в кассу нельзя. Случаи, когда подобные действия допускаются, строго ограниченны в статье 137 ТК РФ. Бухгалтер должен зачесть сумму переплаченных отпускных в счет будущей заработной платы работника. То есть зарплату за месяц, в котором сотрудника вызвали из отпуска, он получит за минусом суммы излишне выплаченных отпускных. Порядок зачета неиспользованных отпускных советуем прописать в предложении об отзыве из отпуска (образец 2 на с. 59). Соответствующее условие нужно указать и в приказе на отзыв работника из отпуска (образец 3 на с. 60).

Пересчет НДФЛ

Фактически суммы излишне выплаченных отпускных не удерживаются, а засчитываются в счет будущей заработной платы.
Поскольку эти суммы остаются у работника, возврат НДФЛ, исчисленного и удержанного при выплате ему отпускных сумм, не производится.
В то же время сумма НДФЛ, относящаяся к излишне начисленным отпускным, учитывается при исчислении налога с суммы заработной платы, приходящейся на отработанные после отзыва из отпуска дни.
На практике это происходит автоматически за счет того, что налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ). При этом они производят зачет удержанной суммы налога за предыдущие месяцы текущего года.

Пример 6. Продавцу А.С. Галкиной, работающей в ЗАО «Салют», был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 августа 2013 года на 14 календарных дней. Однако отпуск был прерван с согласия А.С. Галкиной с 30 августа 2013 года.
Рассчитаем, какие коррективы нужно внести в учет, если среднедневной заработок А.С. Галкиной для оплаты отпускных составляет 1420,83 руб.
Решение. За 14 календарных дней отпуска А.С. Галкиной начислены отпускные в сумме 19 891,62 руб. (1420,83 руб. х 14 календ. дн.).
Предположим, что права на стандартные вычеты она не имеет. С суммы отпускных удержан НДФЛ в размере 2586 руб. (19 891,62 руб. х 13%).
Сумма отпускных к выплате — 17 305,62 руб. (19 891,62 руб. — 2586 руб.).
Но так как по факту А.С. Галкина отдыхала только 4 дня (с 26 по 29 августа включительно), отпускные нужно пересчитать.
За фактические дни нахождения в отпуске сумма отпускных к начислению составит 5683,32 руб. (1420,83 руб. х 4 календ. дн.). НДФЛ с отпускных равен 739 руб. (5683,32 руб. х 13%).
Излишне начисленная сумма отпускных — 14 208,3 руб. (19 891,62 руб. — 5683,32 руб.). Ее нужно сторнировать. Также в бухгалтерском учете сторнируется и относящаяся к ней сумма НДФЛ — 1847 руб. (2586 руб. — 739 руб.).
В бухучете резерв на оплату отпусков учитывается на открытом к счету 96 субсчете «Резерв на оплату отпусков» (далее — счет 96).
Бухгалтер должен сделать проводки по корректировке отпускных:
Дебет 96 Кредит 70
— 14 208,3 руб. — скорректирована сумма отпускных в связи с отзывом А.С. Галкиной из отпуска;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 1847 руб. — сторнирован излишне удержанный НДФЛ.
Сумма излишне выплаченных отпускных 12 361,3 руб. (17 305,62 руб. — (5683,32 руб. — 739 руб.) будет удержана при следующей выплате заработной платы.
Предположим, что за сентябрь А.С. Галкиной будет начислена заработная плата в сумме 40 000 руб., из которой удержан НДФЛ 5200 руб. В бухгалтерском учете бухгалтер сделает проводки:
Дебет 44 Кредит 70
— 40 000 руб. — начислена заработная плата за сентябрь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 5200 руб. — начислен НДФЛ.
Поскольку при выплате отпускных излишне удержан налог в сумме 1847 руб., фактически удерживаются только 3353 руб. (5200 руб. — 1847 руб.).
С зачетом излишне полученных А.С. Галкиной в августе отпускных выплате за август подлежит сумма 24 285,70 руб. (40 000 руб. — 3353 руб. — 12 361,3 руб.).

Пересчет страховых взносов

Страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы в ФСС РФ на случай травматизма рассчитывают по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ). В базу для начисления страховых взносов включаются и суммы отпускных.
Если работник отозван из отпуска в том же месяце, в котором производилось начисление отпускных (см. пример 6), то никакие корректировки страховых взносов не требуются. В базу для начисления страховых взносов включаются только те суммы, которые относятся к фактически использованным дням отпуска.
Если же отпускные начислены в одном месяце и уже включены в базу для начисления страховых взносов, а работника отзывают из отпуска в следующем месяце, то образуется переплата страховых взносов в части, относящейся к излишне начисленным отпускным. В этом случае при перерасчете отпускных сторнируйте и суммы взносов, рассчитанных с излишне начисленных отпускных. Переплата будет учтена при перечислении страховых взносов за месяц, в котором делается перерасчет.
Обратите внимание, что страховые взносы пересчитываются за месяц, в котором сотрудника отозвали из отпуска.
Уточненных расчетов при этом сдавать не нужно. Во-первых, необходимость пересчета возникла в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска, а не в прошлых периодах. А во-вторых, имеется переплата страховых взносов, что не влечет за собой начисление пеней.
Если отпуск начался в одном месяце, а работника отозвали из отпуска уже в следующем месяце, корректировка страховых взносов производится в том месяце, в котором отпуск был прерван.

Пример 7. Воспользуемся условиями примера 6, немного изменив их. Предположим, что компания уплачивает страховые взносы на травматизм по тарифу 0,2%. 31 августа на сумму отпускных, выплаченных А.С. Галкиной (1975 года рождения), бухгалтер начислил страховые взносы:
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 3182,66 руб. (19 891,62 руб. х 16%) — начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 1193,5 руб. (19 891,62 руб. х 6%) — начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 576,86 руб. (19 891,62 руб. х 2,9%) — начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 1014,47 руб. (19 891,62 руб. х 5,1%) — начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 39,78 руб. (19 891,62 руб. х 0,2%) — начислены взносы на травматизм.
Какие корректировки нужно сделать в учете по сумме страховых взносов, если А.С. Галкина отозвана из отпуска 5 сентября 2013 года?
Решение. Сумма отпускных, начисленная за фактические дни нахождения в отпуске (10 календ. дн.), составила 14 208,3 руб. (1420,83 руб. х 10 календ. дн.). Страховые взносы, которые должны быть начислены на эту сумму, составили:
— 2273,33 руб. (14 208,3 руб. х 16%) — взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
— 852,5 руб. (14 208,3 руб. х 6%) — взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
— 412,04 руб. (14 208,3 руб. х 2,9%) — взносы на социальное страхование;
— 724,62 руб. (14 208,3 руб. х 5,1%) — взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
— 28,42 руб. (14 208,3 руб. х 0,2%) — взносы на травматизм.
Суммы переплаченных страховых взносов бухгалтер должен сторнировать. 30 сентября 2013 года в учете ЗАО «Салют» будут сделаны проводки:
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 909,33 руб. (3182,66 руб. х 2273,33 руб.) — начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 341 руб. (1193,5 руб. х 852,5 руб.) — начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 164,82 руб. (576,86 руб. х 412,04 руб.) — начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 289,85, руб. (1014,47 руб. х 724,62 руб.) — начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 11,36 руб. (39,78 руб. х 28,42 руб.) — взносы на травматизм.

Налог на прибыль

Облагаемую базу по налогу на прибыль уменьшают суммы:
— отпускных, учитываемых в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ);
— страховых взносов, начисленных на сумму отпускных, учитываемых в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
— взносов на травматизм, начисленных на сумму отпускных, и учитываемых в составе прочих расходов (подп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При методе начисления суммы отпускных включаются в расходы того месяца, к которому относятся (письмо Минфина России от 23.07.2012 N 03-03-06/1/356). Другими словами, если отпуск начался в августе, а закончился в сентябре, то отпускные за дни августа включаются в расходы августа, а за дни сентября — в расходы сентября. Страховые взносы полностью включаются в расходы в день их начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 и п. 2 ст. 318 НК РФ).
Очевидно, что независимо от того, в каком месяце работник отозван из отпуска (в месяце начисления отпускных или в следующем), корректировка базы по налогу на прибыль в части самих отпускных происходит автоматически: сторнированные суммы исключаются из расходов соответствующего месяца.
А вот страховые взносы, отнесенные к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в месяце начисления отпускных, приходящиеся на дни неиспользованного отпуска, следует восстановить в базе и пересчитать налог.
Если компания использует кассовый метод, то суммы отпускных и начисленных взносов учитываются в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль в месяце начисления отпускных (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если работник отозван из отпуска, налоговая база должна быть скорректирована на сумму переплаты как самих отпускных, так и начисленных на нее взносов.
При корректировке сумм отпускных и страховых взносов изменения нужно вносить в том месяце, к которому относятся отпускные и страховые взносы (письмо УФНС России по г. Москве от 25.08.2008 N 20-12/079463).
На наш взгляд, уточненную декларацию по налогу на прибыль при корректировке сумм отпускных и страховых взносов подавать не нужно. Ведь изменения связаны не с ошибкой бухгалтера, а с пересчетом отпускных из-за производственной необходимости (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель имеет право отозвать работника из предоставленного ему очередного отпуска. Для этого в организации должен произойти экстренный случай, а работник в отпуске — дать письменное согласие.

Пунктом 5 пунктом 5 статьи 37 Конституции Российской Федерации и статьей 114 Трудового кодекса РФ установлено, что каждому работающему по трудовому договору гарантирован ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В соответствии с положениями действующего законодательства,очередность предоставления оплачиваемых отпусков работникам организации определяется ежегодно и оформляется графиком отпусков по унифицированной форме первичной учетной документации Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Трудовой кодекс РФ позволяет по соглашению между работником и работодателем разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части с условием, что хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Замена отпуска денежной компенсацией

Заменять основной отпуск денежной компенсацией по общему правилу не допускается. Исключения предусмотрены статьей 126 Трудового кодекса РФ, в соответствии с которой:

• часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
• при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Также этой статьей установлен категорический запрет на замену денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет. Равным образом не допускается замена дополнительного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении). Отозвать эти категории работников из отпуска (по процедуре, о которой будет рассказано далее) также невозможно по требованиям ТК РФ.

Статья 124 Трудового кодекса РФ допускает в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе бизнеса, с согласия работника перенести этот отпуск на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Однако какого-либо перечня данных случаев Трудовой кодекс, к сожалению, не содержит.

Кроме того, в экстренных случаях при возникшей производственной необходимости работодатель также может отозвать требуемого ему работника из уже предоставленного отпуска, но только с его согласия (ст. 125 Трудового кодекса РФ), поэтому отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения работодателя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины. Работника в этом случае, соответственно, нельзя привлечь к какой-либо дисциплинарной ответственности — на это указывает и Верховный Суд России в пункте 37 Постановления Пленума от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

Также Трудовой кодекс РФ не устанавливает, по истечении какого времени использования ежегодного отпуска работник может быть отозван из этого отпуска, поэтому работник сам вправе выбрать дату прерывания отпуска без каких-либо письменных объяснений и мотивированных возражений. В случае экстренного отзыва работника из отпуска неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Оплата неиспользованных дней отпуска

Расчет денежной компенсации за предоставляемую в последующем неиспользованную часть отпуска производится по общим правилам статьи 139 Трудового кодекса РФ, а что касается ситуации, когда произошло повышение оплаты труда в период сохранения среднего заработка, то перерасчет отпускных необходим в соответствии с абз.4 п.16 Постановления Правительства РФ от от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», независимо от того, отзывают работника из отпуска или нет. Начиная с первого дня досрочного выхода сотрудника на работу ему начисляют зарплату в обычном порядке.

По сложившемуся порядку, устраивающему как бухгалтерию, так и налоговые органы, отзыв из отпуска влечет за собой перерасчет заработной платы, то есть оплата неиспользованного отпуска либо добровольно возвращается работником в кассу организации, либо по согласованию с работником засчитывается, например, в счет заработной платы, которую работник должен получить, выйдя на работу. А при получении работником неиспользованной части отпуска расчет оплаты этого периода производится заново. Суммы среднего заработка за неиспользованные дни отпуска в этом случае не уменьшают налоговую базу по прибыли периоде начисления. Также надо пересчитать суммы исчисленного НДФЛ и взносов на пенсионное и социальное страхование.

Тем не менее, существует пример судебного решения, устанавливающего, что так как статья 125 и статья 137 Трудового кодекса РФ не предусматривают права работодателя на удержание из заработной платы работника денежных средств при отзыве последнего из отпуска, то даже если в последующем неиспользованная часть отпуска будет фактически предоставлена в других налоговых периодах, то расходы организации на выплаты сумм среднего заработка, приходящегося на неиспользованную часть основного отпуска и на оплату труда за один и тот же период, являются обоснованными в целях налогообложения налогом на прибыль Постановление ФАС Дальневосточного округа от 30.05.2007, 23.05.2007 N Ф03-А24/07-2/1446 по делу N А24-5876/06-14).

В случае, если судебная практика окончательно пойдет-таки этим путем (а таких прецедентов уже не один и не два), то в случае незаконного удержания денежных средств при отзыве работников из отпуска организациям и индивидуальным предпринимателям грозит привлечение к административной ответственности по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».

После получения письменного согласия работника руководителю организации следует в произвольной форме выпустить приказ об отзыве работника из отпуска с закреплением порядка использования работником оставшейся части отпуска, и ознакомить с ним работника под роспись.

Право на отдых защищено в нашей стране наравне с правом на труд. В Конституции это закреплено в 37 статье. Ни один даже очень важный работодатель не может прервать ваш очередной отпуск по своей прихоти. Для этого ему понадобится важная и обоснованная производственная необходимость. Еще одно обязательное условие — должно быть оформлено заявление на согласие отзыва из отпуска.

Как оформить

Отзыв работника ведет к ряду правовых и финансовых последствий в отношениях между организацией и работником. В случае непредвиденных обстоятельств работодатель может, получив образец согласия работника на отзыв с отдыха, прервать законный отдых. Что важно помнить:

• досрочное прекращение отдыха допускается только с одобрения работника (ст. 125 ТК РФ);
• привлечение сотрудника, находящегося в очередном отпуске, к работе без соблюдения правила добровольности ведет к административной ответственности должностного лица по ст. 5.27 КоАП РФ;
• есть категории сотрудников, которых, в соответствии с ч. 3 ст. 125 ТК РФ, запрещается вызывать с отдыха. Это правило действует, даже если образец согласия на вызов из отпуска может быть получено без труда.

Все шаги по отзыву сотрудника оформляйте документально и тщательно:

1. Подготовьте служебную записку от руководителя подразделения, где произошла нештатная ситуация, опишите ее.
2. Обоснуйте необходимость прервать очередной отдых конкретного сотрудника. Форма этого документа никак не регламентируется.
3. Подготовьте письменное обращение к работнику в произвольной форме.

ВАЖНО! Вы не обязаны оформлять письменное обращение и направлять его сотруднику. Достаточно позвонить по телефону. Этот вариант рекомендован для крупных структур, в которых часто работают проверяющие органы.

Приблизительная структура такого обращения:

• объясните причины вашей просьбы прервать отдых;
• укажите дату выхода на работу;
• предложите варианты использования оставшейся части отдыха, если образец согласия работника на отзыв из отпуска будет получено;
• напомните, что ваш сотрудник вправе отказаться;
• объясните варианты учета суммы неиспользованного отпускного пособия;
• предложите варианты поощрений.

Образец согласия сотрудника на отзыв из отпуска может быть письменно зафиксировано рукой работника под текстом обращения.

Образец заявления

Образец согласия об отзыве из отпуска является документом. который подтверждает выхода на работу с указанной даты. Отдел кадров может готовить приказ об отзыве работника и выходе его на работу.

Скачать

Готовим приказ

Как и образец заявления-согласия на отзыв из отпуска, приказ не имеет утвержденной формы и разрабатывается на предприятии самостоятельно. (ч. 4 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011). Он должен содержать следующие пункты:

• обоснование причины отзыва;
• Ф.И.О. отзываемого работника и должность;
• указание дат использования оставшейся части;
• порядок перерасчета отпускного пособия за недоиспользованные дни;
• Ф.И.О. работника, осуществляющего контроль за исполнением распоряжения.

Образец приказа

Скачать

Как внести изменения в график отпусков

Регистрация приказа является основанием для внесения изменений в график на предприятии. Поправки вносятся в форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

В графу 8 «Основание перенесения отпуска» занесите реквизиты приказа по ОК, заполните графу 9 «Дата предполагаемого отпуска».

Внесите те же изменения и в личную карточку сотрудника.

Остаток отдыха и перерасчет отпускных

Остаток отдыха и порядок его использования оговариваются при подписании согласия работника и закрепляются в приказе о его выходе на работу. Обычно эта процедура никаких сложностей у сторон не вызывает.

С момента выхода на работу сотруднику начисляется заработная плата. Бухгалтерия проводит перерасчет и по итогам отчетного периода выплаченное отпускное пособие (неиспользованная его часть) оформляется, как правило, в виде части заработной платы за отработанный период или в качестве аванса за следующий. В соответствии с правилами налогового учета, корректируются расчеты с ПФР, ФСС и ФМС, а также НДФЛ и налог на прибыль.

Что делать, если работник против

ВАЖНО! Неявка работника на рабочее место во время отпуска — его право. Оно защищено законом.

Если ваш сотрудник игнорирует уведомления, не отвечает на информацию, направленную ему доступными средствами связи или вовсе отказывается прервать отдых и не объясняет причины, — санкций для него такой отказ не повлечет.

Все отклонения от исполнения этой нормы могут привести к наступлению вашей административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Доступный способ получить образец согласия на выход из отпуска — применение материального и морального стимулирования. Вы можете:

• предложить служебные бонусы, продвижение по службе и прибавку к соцпакету;
• компенсировать часть средств за путевку и оплату дороги на отдых.

Вы не можете:

• понизить в должности;
• угрожать увольнением или дисциплинарными воздействиями.