Электронный документооборот

Статьи и интервью

Электронный документооборот внутри организации

В настоящее время постоянно расширяется круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии, корпоративные порталы для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе использование электронной почты и других электронных каналов для доведения информации еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Его проблематика не ограничивается техническими аспектами передачи информационных сообщений (файлов документов) по каналам связи.

Можно выделить два уровня внедрения и использования элементов электронного документооборота: документооборот внутри организации и ее внешние коммуникации.

Безусловно, часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота взаимосвязана и взаимообусловлена. Однако вопросы внутреннего электронного документооборота в основном относятся к сфере корпоративного регулирования, а вопросы внешнего — выходят за эти рамки и должны регулироваться государственными и межведомственными актами, соглашениями сторон, участвующих в обмене электронными документами. В каждой организации циркулируют различные документы, поэтому ее документооборот можно условно подразделить на управленческий (обеспечивающий функционирование организации как управленческой системы) и технологический (связанный с осуществлением конкретных технологических процессов обработки информации подразделениями). Если для управленческого документооборота характерен значительный объем неформализованной и слабоструктурированной информации, то для технологического — как правило, высокая степень формализации информации и документов, а также процедур работы с ними. Следовательно, автоматизированную технологию работы с электронными документами гораздо проще реализовать в сфере технологического документооборота. Вместе с тем все больше ощущается потребность в применении технологий электронного документооборота для управленческих документов. В процессе управленческого документооборота осуществляются различные процедуры с официальными документами — их регистрация, передача на рассмотрение руководства, передача на исполнение, контроль за исполнением, организация оперативного и архивного хранения документов и др. Поэтому электронный управленческий документооборот не сводится лишь к передаче сообщений в электронной форме и не исчерпывается только возможностями электронной почты, Интернета и портальных технологий. Он должен представлять собой комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) или электронными копиями документов с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Всю совокупность электронных управленческих документов можно условно разделить на две группы:

• документы, для которых электронная форма существования будет являться основной;

• документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажной основе (для них характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), но в обращении могут также находиться их электронные копии.

Применительно к документам второй группы в настоящее время правильнее говорить о применении не электронного документооборота как такового, а его элементов.

Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедре­нию и широкому распространению его элементов в сфере управления.

Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он введен в систему). Таким образом, можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.

Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями данной корпоративной системы.

Рассмотрим ключевые вопросы, которые приходится решать при организации внутреннего электронного документооборота (или документооборота в рамках одной корпоративной системы).

Категории документов, для которых следует использовать электронный документооборот внутри организации

В условиях применения корпоративных информационных систем электронные документы или электронные копии документов могут включаться в базы данных для обращения к ним пользователей из числа работников организации.

Как показывает анализ деятельности отечественных и зарубежных учреждений и организаций, в настоящее время существует два основных подхода к использованию электронных файлов в корпоративных системах автоматизации документооборота:

• ввод файлов для всех категорий доку­ментов (сканирование всех документов или использование файлов, полученных при компьютерной подготовке документов);

• ввод файлов выборочно.

Первый подход позволяет в полной мере использовать технологические и информационные возможности систе­мы, однако здесь присутствуют ограничения ресурсного характера (техническое обеспечение, трудозатраты персонала). Кроме того, востребованность отдельных групп документов в информационно-справочной работе может быть весьма низкой. Поэтому, на наш взгляд, сейчас более перспективным является подход, основанный на классификации документов и выделении тех их видов, потребность в обращении к которым возникает наиболее часто.

Прежде всего, к ним относятся:

• документы, поступающие из вышестоящих органов власти и управления;

• документы, поступающие от корреспондентов, переписка с которыми имеет особое значение для организации (например, государственные организации ли особо важные партнеры, корпоративные клиенты);

• распорядительные документы организации (приказы по основной деятельности, распоряжения);

• исходящая переписка (конкретные группы документов, выделяемые по корреспондентскому признаку, по уровню подписания или по конкретным вопросам) и т.п.;

• внутренняя переписка между подразделениями организации.

Исходя из состава документации организации и имеющихся ресурсов целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию, например, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.). Можно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение.

По мере внедрения внешнего электронного документооборота можно также организовать внутренний электронный документооборот для документов, поступающих в электронной форме.

Форматы для создания и хранения электронных документов (либо электронных копий документов)

Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа. При этом вопрос о выборе формата прикрепляемого файла, на наш взгляд, заслуживает особого внимания.

Графические форматы (например, .tif, .pdj) дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по файлам в графическом формате типа .tif нельзя провести полнотекстовый поиск, поэтому использование графических файлов удобно, если аннотация документа в электронной регистрационной карточке достаточно подробно описывает его содержание.

Текстовые форматы записи файлов (такие, как .doc, .rtf) позволяют провести полнотекстовый поиск в базе данных, но при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст.

Организация электронного документооборота с контрагентами

Поэтому с учетом состава документооборота конкретной организации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и формат, в котором они должны быть записаны. Целесообразно проанализировать, для каких документов, какие форматы файлов подходят больше (например, для внутренней переписки удобно использовать текстовый файл, созданный исполнителем). Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файл (или же использовать графические файлы первой и последней страниц документа с изображением его атрибутов в сочетании с текстовым файлом всего документа), что значительно расширяет возможности справочно-информационной работы. Решать вопрос надо с учетом состава документации учреждения, технической оснащенности, трудозатрат персонала организации на разных стадиях работы.

Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно. При этом исключается возможность пропустить трудно замечаемые погрешности в результатах распознавания (в частности, появление или пропуск запятой в многозначной сумме). Распечатанный графический, файл документа может быть при необходимости заверен традиционным способом (отметка о заверении копии и печать).

Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, подготовленный исполнителем документа. Однако всегда существует вероятность ошибки относительно того, что будет передана какая-то из более ранних версий документа, а не окончательная, т.е. не тот текст, который, в конце концов, был подписан руководителем. Кроме того, в тексте подлинника могут быть отдельные рукописные правки (знаки препинания, исправление отдельных букв и т.п.).

Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота. Так, могут быть предложены следующие варианты регламентации. В случае осуществления сканирования документа работник, выполняющий сканирование и распознавание текста документа, несет ответственность за идентичность текста прикрепляемого к регистрационной карточке электронного файла и бумажного документа. Если в корпоративную систему вводится файл документа, подготовленный его исполнителем, то ответственность за качество подготовки текста и его соответствие бумажному подлиннику документа несет исполнитель.

Все статьи и интервью

Юридически значимый документооборот

Юридически значимый документ — это документ, используемый в качестве подтверждения деловой или иной деятельности, содержание которого безусловно воспринимается как подлинное.

Подписание документа в бумажном виде (счёт-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), ТОРГ-12, Акт выполненных работ, оказанных услуг и другие) вступает в силу и налагает на одну или обе стороны обязательства только после подписания сторонами оригинала и заверения печатью. Подобный документ имеет юридическую силу и является юридически значимым.

В случае же электронного документооборота (ЭДО), в роли подтверждения значимости выступает корректно оформленный документ, подписанный с обеих сторон электронной подписью. Простая (неквалифицированная) электронная подпись хотя и придает документу официальность и юридическую силу, но не придаёт ему без дополнительно статуса неопровержимого доказательства.

То есть, неквалифицированная электронная подпись в электронном документообороте имеет статус именно собственноручной подписи на документе. В отличии от неё, используемая в юридически значимом документообороте квалифицированная электронная подпись — это аналог комбинации подпись — оригинальная печать организации. Она по умолчанию делает документ юридически значимым и легитимным в отношениях с контрагентами и государственными органами.

Юридически значимый электронный документооборот обладает полной законной силой в случае:

• Использования квалифицированной ЭЦП;
• Соответствие электронного документа закрепленным в законе регламентам обработки и форматов документов;
• Подтверждения и хранения фактов передачи документов;
• Однозначного подтверждения целостности и подлинности документов.

Выгода от использования юридически значимого документооборота:

• Отсутствие необходимости держать бумажный архив, Снижение затрат по расходным материалам , на доставку документов курьерскими компаниями.
• Экономия сил и времени сотрудников при обработке, формировании электронных документов.
• Исключение необходимости в дополнительных штатных единицах для обработки бумажных документов.
• Оперативность реагирования на внештатные ситуации за счет мгновенной доставки и возможности согласования электронного документа в режиме он-лайн, а также возможности всегда найти документ в сквозной сетке во всей историий создания и случаях корректировок.
• Невозможность подделки или подмены электронного документа недобросовестным контрагентом за счёт системы шифрования и единой базы электронного документооборота.

Или, говоря языком цифр:

Пример: у организации 10 контрагентов с которыми ЮЗДО осуществляется регулярно в количестве 10 документов, 5 раз в месяц (без учета корректировочных документов). Порядка 500 документов.

В компании имеются следующие сотрудники имеющие дело с ЮЗДО.

Делопроизводитель – составляет и утверждает формы документов. Проверяет их на соответствие ФЗ.

Бухгалтер – принимает документы от контрагентов, проводит проверку на корректность и наполненность, в соответствии с действующим законодательством РФ.

Сотрудник коммерческого отдела – Отвечает в компании за продажи в компании, своевременное получение первичных документов, контролирует соблюдение коммерческих условий договора.

Сотрудник IT отдела – поддерживает работоспособность системы электронного юридически значимого документооборота.

Факторы, влияющие на расходы	Бумажный ЮЗДО	Электронный ЮЗДО
Бумажный носитель – Расходные материалы рубли/месяц	500	0
Хранение содержание архива, рубли/месяц	100	0
Процент документов требующих корректировки/замены	10%	2%
Затраты на корректировку. Расходные материалы рубли/месяц	50	0
Услуги транспортной компании для доставки документов, рубли/месяц	1000	0
Часовая ставка сотрудника коммерческого отдела рубли/час *	300
Часовая ставка бухгалтера рубли/час*	300
Часовая ставка IT специалиста рубли/час**	500
Часовая ставка делопроизводителя рубли/час*	300
Время обработки одного документа делопроизводителем (мин)	15	5
Время обработки документа бухгалтером (мин)	30	5
Суммарное время отработки одного документа (мин)	45	10
Суммарное время работы делопроизводителя и бухгалтера с документами с учетом корректировок (человеко-часов в месяц)	412,5	85
Время на поддержание IT- специалистом ПО (часов в месяц)	0	20
Привлечение к обмену данными контрагентов сотрудником коммерческого отдела (часов в месяц)	0	30
Итого:
Затраты на работу бухгалтера и менеджера рубли/месяц	12 3750	25 500
Затраты на работу IT специалиста рубли/месяц	0	10 000
Затраты на работу сотрудника коммерческого отдела рубли/месяц	0	9 000
Итого, рубли затраты на ЮЗДО	125 400	46 150
Выгода в месяц, рубли	79 250
Выгода в год, рубли	1 146 600

*соответствует заработной плате в 50 000 рублей в месяц.
** соответствует заработной плате в 90 000 рублей в месяц.

В данный момент в системе LERADATA реализованы и доступны для обмена следующие типы сообщений юридически значимого документооборота в форматах, соответствующих действующему законодательству РФ.

Тип электронного документа	Описание
Торг — 12	Электронная накладная по форме ТОРГ-12 содержит перечень отгруженной продукции, что что позволяет оперативно получать данные в удобной форме.
Счёт-фактура	Документ, удостоверяющий фактическую поставку товара и/или оказание услуг и их стоимость. Выписывается продавцом (поставщиком) на имя покупателя (потребителя) после окончательной приемки товара. В системе реализованы электронные типы документов исправленный счет-фактура, корректировочный счет-фактура.
Акт выполненных работ, оказанных услуг	Акты выполненных работ – это первичный документ отражающий срок, стоимость и виды выполненных работ. Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса
Универсальный передаточный документ	Документ, объединяющий в себе свойства счёт-фактуры, товарно-транспортной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ, оказаных услуг В системе реализовансистеме реализован Универсальный корректировочный документ (УКД), позволяющий вносить изменения в ранее согласованный с контрагентов УПД.
Неструктурированный электронный документ	Документ любого формата WORD, PDF, JPEG и другие, подписанный квалифицированной ЭЦП. Достаточно часто контрагенты используют для обмена с контрагентами договора, протоколы разногласий к договорам, акт сверки взаимных расчетов, спецификации, сертификаты и другие документы.

Другие продукты LERADATA для эффективного бизнеса

Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота

Времена меняются, и на смену классическому «бумажному» делопроизводству» приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем – систем электронного документооборота.

На рынке сейчас представлен достаточно широкий спектр таких программных решений, каждое из который чем-то, но отличается от других. Как разобраться в этой пестроте? Одна из характеристик, особенно важная для секретаря или делопроизводителя, который будет работать в такой системе – какие этап жизненного цикла документа автоматизирует конкретная система.

Что такое — жизненный цикл документа? Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа». Вообще говоря, все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

• документы создаются;
• они рецензируются и исправляются;
• формально или неформально утверждаются;
• распространяются или публикуются для более широкой аудитории;
• они выполняют свою основную функцию и попадают в архив;
• при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

Но в учебниках по делопроизводству такого понятия нет. Есть понятие «документооборот» — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• направление на исполнение и исполнение документов;
• оформление и удостоверение документов;
• отправка.

Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов. Получается, что делопроизводство описывает только часть этапов жизненного цикла документа: ту, в рамках которой с ним работает делопроизводитель.

В системах электронного документооборота с документами работают все сотрудники, кому по роду деятельности  это необходимо. Это руководители, которым нужно прочитать письмо и решить, что делать с ним дальше, исполнители, которые работают по выполнению резолюции, готовят ответные письма. В целом это может быть любой сотрудник организации, которому нужна информация по документам, по их содержанию, назначенным исполнителям, срокам исполнения и т.д.

В делопроизводстве принято выделять группы документов — входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные. При работе в системе электронного документооборота такое деление, как правило, остается. В качестве примера сделаем описание работы  в системе электронного документооборота с каким-нибудь типом документа, например — входящим.
Документ создается (чтобы документ стал входящим, он, конечно, должен быть создан, но происходит это где-то там, в другой организации), рецензируется, утверждается и распространяется (на этом этапе документ попадает в организацию).

На этапе создания (в данном случае получения документа системой электронного документооборота из внешних систем) требуется выполнение наиболее трудоемкой части работы по занесению информации о документе в систему электронного документооборота.
Работа эта состоит из двух частей:

• ввод реквизитов документа;
• ввод образа документа.

Ввод реквизитов документа похож на процесс составления регистрационно-контрольной карточки документа. Эту операцию выполняют, как правило, все системы электронного документооборота, но не все могут хранить электронный образ документа.
Прим.: если такой возможности нет в описании системы электронного документооборота, то такие системы  называют контрольно-регистрационными. С их помощью можно заменить бумажную картотеку, вести контроль исполнения документов, но такие возможности, как оперативная передача документа адресату (в электронном виде), согласование документа, электронное ознакомление, будут недоступны.
Далее документу присваивается  регистрационный номер. На документ накладывается резолюция, назначаются ответственные за его исполнение, прописывается срок исполнения. Выполняет выдачу резолюции ее автор резолюции. Но бывают ситуации, когда он не может (или не хочет) это делать. Тогда на плечи секретаря ложится работа по занесению в систему резолюции, выполненной автором в традиционном — «бумажном» — формате. Следующим этапом обработки документа является создание отчета о его исполнении (отметки об исполнении). Гораздо удобнее, если можно сделать не просто пометку «выполнено такого-то числа», а иметь возможность оставить комментарий, сохранить файл, который будет являться подтверждением, что документ действительно исполнен.
Данная операция может быть разбита на две части:

• отчет самого исполнителя;
• отметка руководителя о том, что результат исполнения его устраивает.

Кто конкретно внесет информацию об этих операциях в систему? Все зависит от того, как организована работа. Варианты могут быть самыми разными: это может быть и исполнитель, и автор резолюции, данные функции также могут быть делегированы делопроизводителю. При изучении системы электронного документооборота на эти операции следует обратить особое внимание. Лучше, когда сами исполнители вносят информацию об исполнении – это разгружает службу делопроизводства.

Кроме того, дополнительные возможности систем электронного документооборота (сортировка документов на выполненные и невыполненные, автоматическая рассылка системой уведомлений о приближении срока выполнения документа)  позволяют поднять исполнительскую дисциплину среди сотрудников.

Обзор: системы электронного документооборота

Наступление этапа «передача в архив» совсем не обозначает, что документ стал ненужным. Необходимо организовать хранение так, чтобы документ можно было легко найти и получить нужную информацию. Как правило, для этого используют номенклатуру дел.
При изучении системы электронного документооборота следует обратить внимание, как именно производится классификация. Гораздо удобнее, если система позволяет отсортировать документы, отнесенные к одному делу, а не просто хранить номенклатурный индекс дела, к которому отнесли данный документ.

На этом этапе могут понадобиться операции контроля исполнения документов. Позволяет ли система составлять отчеты по статистике исполнения документа, насколько это удобно, есть ли возможность создавать собственные отчеты — на все это следует обратить внимание при изучении системы. Операции, входящие в жизненный цикл исходящего документа, гораздо более разнообразны. Их более подробно разберем в следующей статье.

Ольга Подолина,
Консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений,
компания «ИнтерТраст»

ВОПРОС 14. СЭД: определение, основные типы программ. Оценка функциональности систем ЭДО.

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания документа, его обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или на предприятии. Управление ЭДО – организация движения документов между подразделениями и предприятием или организацией, группами пользователей или отдельными пользователями.

СЭД обеспечивает:

1. Процесс создания, управления доступом и распространением больших объемов документов в компьютерных сетях

2. Контроль над потоками документов в организации.

К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация документов и обеспечение безопасности данных.

Основные типы программ:

— «коробки» — коробочное решение типового варианта, подходящий для большинства организаций, который уже в определенных рамках можно наст. под требования заказчика

— «конструкторы» — состоят из различных модулей и в значительно большей степени настроены под нужды организации

Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом, обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников. DIRECTUM — система класса ECM (Enterprise Content Management), обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников.

ВОПРОС 15. Общее состояние и основные тенденции развития рынка СЭД в России. Краткая характеристика основных систем документооборота, представленных в России

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. На фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

15 способов не провалить внедрение электронного документооборота в организации

При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Основные тенденции:

1) Автоматизация управления ДО;

2) Сближение автоматизированного общего документа со смежными информационными системами;

3) Рост востребованности СЭД;

4) Организация на основе СЭД единого информационного пространства;

5) Увеличение доли проектов, основанных на портальных и мобильных технологиях;

6) Тенденция к удешевлению СЭД и удорожанию док.услуг.

ВОПРОС 16. Международные стандарты в области работы с ЭДО. Европейская спецификация MoReq2: назначение, основные направления, проблемы.

Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний.

Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД). Для начала стоит определить, какие вопросы находятся в ведении MoReq, а какие к ней не относятся, поскольку англоязычные понятия непривычно воспринимаются в русском переводе.

— MoReq покрывает вопросы делопроизводства и ведомственного хранения документов, т. е. сбора, учета, регистрации, хранения и уничтожения либо передачи документов, или, иначе говоря, жизненного цикла документа.

— MoReq не касается вопросов согласования, контроля исполнения, отчетности, управления договорами, интеграции с бизнес-приложениями и т. д. — другими словами, всего того, что можно отнести к управлению бизнес-процессами.

-Электронная подпись и шифрование рассматриваются лишь вскользь — в семи обязательных и пяти рекомендательных пунктах. Потому что это вопрос информационной безопасности, а не документооборота.

MoReq может применяться в следующих целях:

— потенциальными пользователями АСЭД — как основа для подготовки конкурсных требований;

— нынешними пользователями АСЭД — как основа для проведения аудита и проверки существующих систем;

— центрами обучения — как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному документообороту и как учебный материал;

— академическими институтами — как учебный ресурс;

— поставщиками и разработчиками АСЭД — как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик.

ВОПРОС 17. Общие положения, классификация СЭД. Назначение. Основные свойства.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними.

Основные принципы электронного документооборота

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа.

· Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация СЭД

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

· стандартный набор функций;

· низкие временные затраты на приобретение и установку;

· относительно низкая стоимость;

2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

· максимально персонифицированная система;

· большие временные затраты;

· высокая стоимость разработки;

3. Комбинированные СЭДО:

· базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

· полное соответствие нуждам предприятия;

· небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

· стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

· передача заказчику прав на продукт;

· простота освоения и использования;

· удобный интерфейс;

Основные свойства СЭД

— Открытость ( модульная структура, т.е. добавление разных модулей конфигурации)

— Высокая степень интеграции с прикладным ПО.

— Особенности хранения документов.

—Разграничение доступа.

— Отслеживание версий и подверсий документов.

— Наличие утилит просмотра документов различных форматов.

— Аннотация к документам

— Поддержка различных программ

Читайте также:

Электронный документооборот
Использование электронных документов не только бережет лес, но и повышает эффективность и скорость работы городских структур.
Сокращается время на создание и обработку документов, облегчается поиск, хранение и рассылка информации.В Правительстве Москвы электронный документооборот заменил традиционный – бумажный – в 2011 году.

Что такое электронный документооборот?

С тех пор основной объем документов между городскими органами власти и подведомственными учреждениями передаются в цифровом виде.Зачем Правительству Москвы электронные документы?У Электронного документооборота Правительства Москвы есть мобильное приложение для Android и iOS. Их пользователи могут оперативнее реагировать на поступающие задачи, так как они всегда могут получить, прочитать и подписать документ, где бы не находились. Ведь электронный документооборот доступен дистанционно и работает круглосуточно.Электронный документооборот для коммерческих организацийВ настоящее время более 200 организаций подключены к Электронному документообороту, что позволяет им обмениваться документами с органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им учреждениями.

Подключиться можно по договору оферты. Для этого нужно заполнить форму, которая размещена на сайте «Электронная Москва», привезти в проектный офис необходимые документы и получить электронную подпись в удостоверяющем центре.

Распределение по отраслям подключенных организаций:

• Строительство (43%)
• ЖКХ (19%)
• Администрации и органы самоуправления (15%)
• Транспорт и логистика (10%)
• Образование и культура (3%)
• Финансы и торговля (3%)
• Энергетика и сбыт (2%)
• Здравоохранение (2%)
• Связь (1%)
• Безопасность (1%)
• Производство (1%)

Более 100 000 000 документов создано за время работы Электронного документооборота в Правительстве Москвы.Ежедневно2 900 000пользователей Электронного документооборота создают около 50 000 документов и 75 000 резолюций.Электронный документооборот экономит Правительству Москвы не менее 200 000 листов бумаги ежедневно, а это составляет порядка 40 млн. рублей в год.