Форма учетной карточки

Унифицированная форма Т-4 ведется организациями образования и науки в дополнение к личной карточке (форма T-2). В статье мы расскажем и покажем на примере, как заполнять унифицированную форму Т-4.

Бланк унифицированной формы Т-4

Унифицированная форма Т-4 имеет название «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника». Она и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать ее бланк можно на нашем сайте.

Скачать бланк унифицированной формы Т-4

Данную форму применяют для учета научных работников в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

Об иных унифицированных формах, также утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, читайте в материалах:

• «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

Порядок заполнения формы Т-4

Заполняет карточку кадровая служба. В каждой карточке проставляются номер и дата составления.

Ниже под этими реквизитами следуют общие сведения о работнике. Так в таблице 1 указывают:

• структурное подразделение, где числится работник;
• должность;
• табельный номер;
• первую букву фамилии (алфавит);
• вид работы (основная или совместительство);
• пол.

Сразу под таблицей указываются Ф. И. О., дата рождения работника и информация о высшем образовании.

После этих сведений идет информация:

• о послевузовском профессиональном образовании (с указанием наименования организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура или докторантура, даты ее окончания, а также номера, серии и даты выдачи соответствующего удостоверения);
• ученой степени (включая сведения об отрасли науки и специальности);
• ученом звании.

Для заполнения формы используются данные из соответствующих документов работников (диплома доктора наук, кандидата наук, аттестата доцента и профессора и т. п.), а также сообщенные о себе работником.

Заполненный образец унифицированной формы Т-4 также можно посмотреть на нашем сайте.

Скачать образец унифицированной формы Т-4

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Структурное подразделение	Должность	Табельный номер	Алфавит	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)

1. Фамилия ________________ Имя ____________ Отчество ____________ ┌───────────┐ 2. Дата рождения │ │ ────────────────────────────────────┴───────────┘ день, месяц, год 3. Высшее профессиональное образование ___________________________________________________ наименование образовательного учреждения, год окончания 4. Послевузовское профессиональное ┌───────────┐ образование _________________________ Код по ОКИН │ │ аспирантура, адъюнктура, └───────────┘ докторантура ┌────────────────────┬──────────────────┬────────────┐ │ Наименование │Документ об обра- │Дата окон- │ │ образовательного, │зовании, о квали- │чания │ │ научного │фикации или нали- │ │ │ учреждения │чии специальных │ │ │ │знаний │ │ │ ├──────┬─────┬─────┤ │ │ │наиме-│серия│номер│ │ │ │нова- │ │ │ │ │ │ние │ │ │ │ ├────────────────────┼──────┼─────┼─────┼────────────┤ │ │ │ │ │ │ ├────────────────────┼──────┴─────┴─────┴────────────┤ │ │ Специальность │ ├────────────────────┼───────────────────────────────┤ │ │ │ ├────────────────────┼───────────────────────────────┼───────────┐ │ │ Код по ОКСО │ │ └────────────────────┴───────────────────────────────┴───────────┘ ┌───────────┐ 5. Ученая степень ______________________ Код по ОКИН │ │ кандидат наук, доктор └───────────┘ наук Отрасль науки _______________________________________ Дата присуждения ученой степени «__» ________ ____ г. Диссертационный совет _______________________________ наименование организации, при которой создан диссертационный совет _____________________________________________________ Диплом: _____________________________________________ номер, серия, дата _____________________________________________________ наименование организации, выдавшей диплом ┌───────────┐ 6. Ученое звание _______________________ Код по ОКИН │ │ старший научный └───────────┘ сотрудник, доцент, профессор и др. Аттестат ___________ N ______ Дата присвоения ученого звания «__» _____________ ____ г. _____________________________________________________ наименование организации, присвоившей ученое звание Научная специальность ┌───────────┐ (направление, кафедра) _________________ Код по ОКСО │ │ └───────────┘

Службам кадров научных и образовательных учреждений при оформлении сотрудников на работу предписывается заполнять — наряду с обычными личными карточками работников — также специальные учетные карточки Т-4. Ознакомимся с их назначением и порядком заполнения.

Зачем нужна карточка Т-4?

Действительно, карточка Т-4 («Учетная карточка научного работника»), введенная Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, во многом дублирует утвержденную тем же нормативным актом форму Т-2, по которой ведется личная карточка работника. Документ Т-2 (или соответствующий ему по структуре аналог, утвержденный организацией) — общеобязательный.

Скачать актуальный бланк формы Т-4 в 2019 году.

Его необходимо применять в силу действия целой совокупности правовых норм:

• ст. 66 ТК РФ — по которой работодатели обязаны вести трудовые книжки в соответствии с нормативными актами Правительства;
• Постановления Правительства России от 16.04.2003 № 225 — главного нормативного акта из числа тех, что подразумевает ст. 66 ТК РФ;
• п. 12 Правил ведения трудовых книжек, что введены постановлением № 225 — по которому каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна быть продублирована в личной карточке работника, составленной по форме, утверждаемой органами статистики.

В данном случае п. 12 Правил подразумевает форму Т-2.

До 2013 года унифицированные бланки, утвержденные статистическими органами (в том числе по постановлению № 1), были общеобязательными — как и эта форма. Позднее — приобрели статус «ориентировочных», но многие работодатели продолжают их использовать без изменений.

Обязательной до 2013 года была и форма Т-4, которая составлялась в дополнение к форме Т-2. В постановлении № 1 было буквально сказано, что документ Т-4 составляется «параллельно с формой Т-2»:

• в научных, исследовательских, производственных организациях;
• образовательных и иных учреждениях, что ведут учет научных работников.

Указанные организации и учреждения форму Т-4 за много лет вести привыкли — и продолжают это делать. Не в последнюю очередь — и из-за опасения, что повышенное внимание к отсутствию карточки появится у Трудинспекции (несмотря на отсутствие законных оснований для претензий).

Целесообразность заполнения формы Т-4 — наряду с общеобязательной карточкой Т-2, обусловлена в том числе и спецификой законодательства о бухгалтерском учете. Дело в том, что любая хозяйственная операция в организации подлежит документированию в первичке. А она, в свою очередь, должна обеспечивать полноту и достоверность учета.

Отражение сведений только лишь по форме Т-2 — общей для всех типов предприятий — может оказаться недостаточно для обеспечения соответствующих «полноты и достоверности» при хозяйственных операциях, характерных для деятельности именно научного или образовательного учреждения. Поэтому ее дополнение документом Т-4 имеет смысл с точки зрения сведения к минимуму вероятности появления вопросов со стороны контролеров.

Рассмотрим, какими именно особенностями характеризуется структура и заполнение формы Т-4, а также ознакомимся с ее образцом.

Образец заполнения формы Т-4 в 2019 году

Форма Т-4, действительно, схожа с документом Т-2 по структуре и по основным принципам заполнения. Так, значительная часть сведений, фиксируемых в учетной карточке, отражается двумя способами:

• текстом (числами);
• с помощью кода по тому или иному классификатору.

К «кодируемым» сведениям по карточке относятся:

Форма подготовки в рамках послевузовского образования

Той или иной форме — аспирантуре, адъюнктуре, докторантуре — соответствует один из кодов по фасету 34 классификатора ОКИН (ОК 018-2014). При этом в полном виде код состоит из двух частей: номера фасета и номера, соответствующего форме подготовки. И если это аспирантура, то в форме нужно будет указать код 34 02.

Направление подготовки в рамках послевузовского обучения

Кодируется оно по классификатору ОКСО (009-2016).

Например, это могут быть коды:

• 40.00.00 — для юриспруденции;
• 38.00.00 — для экономики и управления.

Код указывается вместе с реквизитами диссертационного диплома. Отметим, что в классификаторе пока нет позиций, соответствующих докторантуре — поэтому, при отражении сведений по данной форме подготовки поле с кодом по ОКСО не заполняется.

Ученая степень

Приводится с кодом по фасету 35 ОКИН. Как и в случае с кодированием формы подготовки, код «двойной»: например, по кандидатской степени — 35 2.

Ученое звание

Приводится с кодом по фасету 36 ОКИН. Профессору соответствует «двойной» код 36 07. Научной специальности, по которой человеку присвоено ученое звание, как и в случае с докторантурой, нет соответствий в классификаторе ОКСО, поэтому поле, где предполагается указание кода по нему, также следует оставить пустым.

Нюансы заполнения учетной карточки Т-4

В целом, заполнение карточки — процедура не сложная. Обратите внимание, что:

• в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника (для облегчения классификации его учетной карточки в системе документооборота организации);
• дата рождения указывается как прописью (слева в строке), так и цифрами в формате дд.мм.гггг (справа в ячейке);
• в графе «Ученая степень» возможно указание нескольких отраслей науки одновременно (например, если работник — кандидат юридических наук, то он может специализироваться на нескольких отраслях права — как вариант, финансовом, налоговом и бюджетном сразу).

Впоследствии в карточку могут вноситься новые данные о присужденных работнику ученых степенях, присвоенных ему ученых званиях, изменениях по научной специальности. Для этого в форме предусмотрена специальная табличка — на оборотной стороне.

На оборотной стороне также показываются:

• Общий научно-педагогический стаж, а также выделяется конкретно педагогический. В обоих случаях отражается количество проработанных человеком лет, месяцев и дней.
• Данные о наличии или отсутствии у человека научных трудов и изобретений. При наличии научных трудов их перечень прилагается к карточке и размещается в архивах кадровой службы организации. Список можно составить, к примеру, на основе формы по приложению № 2 Приказа Министерства образования и науки России от 04.02.2014 № 81.

Скачать образец заполнения формы Т-4 в 2019 году.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Форма Т-4 – «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника» и Указания по ее применению и заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

С 2013 года данная унифицированная форма используется в том случае, когда учетной политикой организации предусмотрено ее применение (Читайте также статью ⇒ Форма Т-2. Личная карточка работника).

Сфера применения формы Т-4

Форма Т-4 применяется учреждениями и организациями образовательной сферы. Благодаря тому, что форма карточки позволяет зафиксировать специфическую информацию, касающуюся научных и научно-педагогических работников, данная форма продолжает широко использоваться.

В учетной карточке формы Т-4 отражаются звания, ученые степени, научные труды, стаж научной и педагогической работы. Эти данные очень важны для подсчета стажа педагогической работы, расчета надбавок, льгот, других аналогичных показателей.

Учетную карточку по форме № Т-4 заполняют одновременно с личной карточкой сотрудника по форме № Т-2 при приеме на работу научных и педагогических работников.

Данные в карточку формы Т-4 вносятся на основании документов, предоставленных сотрудником. Такими документами являются, например, дипломы кандидата или доктора наук, аттестаты доцента или профессора и другие аналогичные документы.

Пошаговая инструкция по заполнению Учетной карточки по форме Т-4

1. Заполняются данные карточки, относящиеся к основным ее реквизитам – наименование организации, номер акта и дата заполнения карточки.
2. В первом табличном блоке отражается наименование структурного подразделения, в которое сотрудник принят на работу, его должность, табельный номер, данные алфавитного указателя (по первой букве фамилии), вид работы (основная, либо по совместительству) и пол сотрудника.
3. Далее указывается фамилия, имя, отчество сотрудника и дата его рождения (пункты 1 и 2 карточки).
4. Вносятся данные по образовательному учреждению, в котором сотрудником получено высшее профессиональное образование (пункт 3 карточки).
5. В следующем блоке (пункт 4 карточки) приводятся данные о послевузовском профессиональном образовании. Это может быть аспирантура, адъюнктура, докторантура. Указывается наименование образовательного (научного) учреждения, данные документа об образовании (наименование, серия, номер), а также дата окончания обучения и наименование специальности.
6. В следующем пункте (пункт 5) отражается ученая степень сотрудника, дата ее присуждения, наименование организации, при которой был создан диссертационный совет. Приводятся данные диплома (номер, серия, дата).
7. Пункт 6 карточки содержит данные по ученому званию сотрудника. В данном пункте конкретизируются данные по наименованию звания, данным аттестата и дате присвоения ученого звания. Также указывается научная специальность, либо направление, кафедра.
8. Далее указывается общий научно-педагогический стаж (пункт 7 карточки), в том числе стаж педагогической работы отдельно. Также отмечается, имеются или нет научные труды и изобретения. При их наличии к карточке прилагается список научных трудов.
9. Карточка подписывается как работником, так и сотрудником кадровой службы организации. Работник, кроме того, должен указать контактный телефон, а для сотрудника кадровой службы необходимо указать его должность и расшифровку подписи.
10. В заключительной табличной части предполагается указывать данные по присуждению ученой степени, присвоению ученого звания, изменению научной специальности в том случае, если такие события произойдут после первоначального заполнения карточки.

По каждому такому событию должны быть указаны:

• дата,
• серия, номер документа и наименование выдавшей его организации,
• ученая степень / ученое звание / научная специальность.

Ниже приведен образец заполнения Учетной карточки научного, научно-педагогического работника по форме Т-4

Унифицированная форма № Т-4
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301003
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Новосибирский государственный университет экономики и управления «НИНХ» (ФГБОУ ВО «НГУЭУ»)		по ОКПО	12345678

(наименование организации)

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НАУЧНОГО,	Номер документа	Дата составления
НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО РАБОТНИКА	135	13.11.2016

Структурное подразделение	Должность	Табельный номер	Алфавит	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)
Кафедра информационно-аналитического обеспечения и бухгалтерского учета	Преподаватель кафедры	0114	В	основная	ж

1. Фамилия

Верная

Имя

Инна

Отчество

Альбертовна

2. Дата рождения		14 августа 1969 г.	17.08.1969
		(день, месяц, год)
3. Высшее профессиональное
образование	Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Сибирский государственный университет путей сообщения», 1990 г.
	(наименование образовательного учреждения, год окончания)

4. Послевузовское профессиональное образование	аспирантура	Код по ОКИН	34 02
	(аспирантура, адъюнктура, докторантура)

Наименование образовательного, научного учреждения	Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний			Дата окончания
	наимено­вание	серия	номер
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Новосибирский государственный университет экономики и управления «НИНХ»	Диплом	АВС	123456	15.05.2008
	Специальность
	Бухгалтерский учет, анализ и аудит
	Код по ОКСО				080109

5. Ученая степень		Кандидат экономических наук								Код по ОКИН	35 2
		(кандидат наук, доктор наук)
Отрасль науки		Экономика и управление
Дата присуждения ученой степени			«	24	”	ноября		2010	г.
Диссертационный совет		Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Новосибирский государственный университет экономики и управления «НИНХ» (ФГБОУ ВО «НГУЭУ»)
		(наименование организации, при которой создан диссертационный совет)
Диплом:	123456, ВА, 15.05.2011
	(номер, серия, дата)
ФГБОУ ВО «НГУЭУ»
(наименование организации, выдавшей диплом)

6. Ученое звание		Код по ОКИН
	(старший научный сотрудник, доцент, профессор и др.)

Аттестат		№		Дата присвоения ученого звания	«		”				г.
(наименование организации, присвоившей ученое звание)

Научная специальность (направление, кафедра)

Код по ОКСО

Оборотная сторона формы № Т-4

1. Общий научно-педагогический стаж работы: 6 лет

в том числе педагогический стаж работы 5 лет 7 месяцев

Научные труды	имеет,	не имеет
	(ненужное зачеркнуть)

Изобретения	имеет,	не имеет
	(ненужное зачеркнуть)

Список научных трудов прилагается

Научный работник		Номер телефона	123 45 67
	(личная подпись)

Работник кадровой службы	Начальник отдела кадров				А.Н. Савельева
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специальности после заполнения учетной карточки
дата	документ		ученая степень, ученое звание, научная специальность
	серия, номер	наиме­нование органи­зации, выдав­шей доку­мент
1	2	3	4