Форма 1 по ОКУД

Общероссийский классификатор управленческой документации имеет сокращенную аббревиатуру ОКУД. Общепринятые модели документов и упорядоченные системы различных документаций, которые рекомендованы к пользованию в хозяйстве были объединены в определенные коды ОКУД для упорядоченного фиксирования социально-экономических сведений.

Данный классификатор был выпущен в 1993 году и взят к исполнению всеми хозяйствующими субъектами.

Понятие кода ОКУД

Нормативное регулирование

В 2017 году был издан новый ОКУД в обновленной редакции, введен в действие с 1 июня 2017 года. В настоящее время в экономике используют ОКУД 011-93 с изменением № 97 от 4.05.2017 г.

Предназначение

Данным классификатором пользуются хозяйства различных видов собственности. ОКУД призван выполнять следующие функции:

• Уменьшать количество раннее используемых бланков;
• Упорядочивать поток информации;
• Обеспечивать систематизированный учет стандартизированных образцов документов на основании их фиксации;
• Обеспечивать надзор за составом бланков и устранение повторения сведений, возможных в управленческой сфере;
• Контролировать использование стандартизированных бланков.

Используют общероссийский классификатор в учете при хозяйственной деятельности различных предприятий.

Разрабатывается он специалистами УСД (унифицированные системы документаций) и утверждается министерствами и ведомствами РФ.

Где его взять

В каждой организации применяются различные стандартные бланки. Эти бланки разработаны специально для учета и формирования информации. Коды ОКУД указаны уже на каждом бланке и специально их брать не нужно.

Как узнать код

Чтобы узнать по каким именно кодам нужно учитывать информацию и документацию необходимо обратиться в органы статистики. Там, на каждое предприятие или предпринимателя при открытии деятельности, должны быть присвоены определенные коды, в том числе и ОКУД.

При возникновении необходимости узнать код по ИНН предприятия, предпринимателя или любого контрагента можно применить следующие способы:

1. Отправить запрос в Госстатистику по месту регистрации запрашиваемого агента;
2. Обратиться в посредническую юридическую организацию, которая оказывает подобные услуги:
3. Получить информацию в интернете через онлайн-сервис Госстатистики, где была зарегистрирована компания или предприниматель.

В первых двух вариантах следует учесть, что получение информации займет некоторое время. Воспользовавшись услугами интернет службы можно получить сведения гораздо быстрее.

Важно! Онлайн-сервис Госстатистики может быть недоступен по выходным дням.

Формы документов

Строение кода

Для каждого процесса утверждена единая форма, которую обязаны заполнять сотрудники. Она имеет собственные коды, состоящие из семи цифр и контрольного числа, где

• Начальные две цифры – это соответствие вида документа к нужному классу документации;
• Следующие два знака – направление использования данных форм и их совокупность;
• Последние три цифры указывают на номер регистрации данного вида документа, который отмечается внутри подкласса;
• Последующая завершающая цифра в коде указывает на контрольное число.

Каждый документ, составленный юридическим лицом или в частном порядке, имеет принадлежность к тому или иному классу подчиненности или принадлежности. Соответственно он должен учитываться согласно классификатору с определенной периодичностью. Это требуется для регулярного обновления данных с целью регистрации их в органах статистики.

• Например, для Вооруженных Сил разработаны собственные коды, которые не входят в общий перечень и носят внутренний регламент.
• В то время как любой документ можно отнести к группе официальных и личных.

Официальная группа, в зависимости от применения, включает в себя:

• Управленческие документы;
• Научно-технические или конструкторские;
• Производственные документы;
• Технологические и другие.

Управленческие документы в данной группе занимают ведущую роль, так как именно они являются ядром всего документооборота в хозяйстве. Благодаря своей функции можно управлять деятельностью объектов как в границах государства, так и отдельно взятого хозяйства.

Примеры

Если подробнее остановиться на каждой форме, то можно сказать следующее:

• Под кодом 0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной информации находятся еще тринадцать разъяснительных кодов. Они содержат документацию по информационной, нормативной координации деятельности, приватизации, ликвидации, созданию, реорганизации хозяйств. А также документацию, необходимую при приеме, увольнении, переводе на иное место работы, фиксированием премий, наказаний, отпусков и т.д.
• Код 0300000 обозначает систему первичной документации для учета. Он также под собой имеет одиннадцать разъяснительных кодов. В них входит набор документов по бухгалтерскому учету на предприятиях, оплате и контролю труда, выполнению кассовой дисциплины, контролю за материалами, итогами инвентаризации, работ при ремонте и в строительстве, в том числе и капитальном, сохранности материальных ценностей, использование строительной техники и автотранспорта.
• Код 0400000 относится к Унифицированной системе банковской документации, устанавливается Банком России и имеет дополнительно восемь кодов. Они подразумевают виды бланков по бухучету, квитовке и контролю расчетов с авизо, движению денег, контроль за валютой, отчетности и учета депозитов.
• Код 0500000 относится к бюджетной, финансовой сфере и имеет под собой пять кодов. Они несут в себе информацию и бланки по финансам, бюджетной отчетности, сведения, представляемые в счетную палату и правительство России,
• В код 0600000 входят разъяснительных еще восемнадцать кодов, несущих информацию по отчетам и статистике. Документы по доходам населения, демографии, оптовой и розничной торговле, сельскому хозяйству, строительству, инвестициям, а также отчет по преступности включается в данные коды.
• Код 0700000 принадлежит учетной документации хозяйствующих объектов. Здесь всего пять дочерних кодов, которые отвечают за регистры бухучета, документы строгой отчетности, туристические путевки.
• Система документации по труду относится к коду 0800000. Содержит дополнительно шесть кодов, в которых есть вся документация по рынкам и охране труда, трудовым отношениям и заявлениям в инспекции по труду, а также самым низким потребительским бюджетам.
• Вся информация, относящаяся к системе документации пенсионного фонда, находится под кодом 0900000. В его составе также есть три разъясняющих кода. К таковым принадлежат набор документов по контролирующей, плановой экономической работе, а также набор бланков по ведению учета и распределению финансов.
• Завершающий код 1000000 учитывается как стандартизированная система внешнеторговых документов. Здесь можно найти семь добавочных кодов. Они включают в себя полный набор документации необходимый при оформлении и ведении учета внешнеторговых операций.

Благодаря использованию Общероссийских классификаторов можно упорядочить поток получаемой информации и получить возможность управлять процессом экономики как на отдельном предприятии, так и в целом государстве.

Код из общероссийского классификатора

Контрольное число (сумма) заданной последовательности

Если вы работаете с общероссийскими классификаторами то несомненно успели заметить что кроме кодов, в справочниках ОКОФ, ОКП, ОКПДТР присутствует такое значение как контрольное число. О котором во всех классфикаторах говорится очень кратко: «Контрольное число рассчитано в соответствии с действующей Методикой расчета и применения контрольных чисел» (с)

Что же это за методика?

Методика расчета контрольного числа

Контрольное число рассчитывается следующим образом:

1. Разрядам кода в общероссийском классификаторе, начиная со старшего разряда, присваивается набор весов, соответствующий натуральному ряду чисел от 1 до 10. Если разрядность кода больше 10, то набор весов повторяется.

2. Каждая цифра кода умножается на вес разряда и вычисляется сумма полученных произведений.

3. Контрольное число для кода представляет собой остаток от деления полученной суммы на модуль «11».

4. Контрольное число должно иметь один разряд, значение которого находится в пределах от 0 до 9.
Если получается остаток, равный 10, то для обеспечения одноразрядного контрольного числа необходимо провести повторный расчет, применяя вторую последовательность весов, сдвинутую на два разряда влево (3, 4, 5,…).

Если в случае повторного расчета остаток от деления вновь сохраняется равным 10, то значение контрольного числа проставляется равным «0».
Пример расчета контрольного числа:
Код 5 6 3 9 2 1
Вес разрядов 1 2 3 4 5 6
Сумма произведений, полученных путем умножения каждой цифры кода на вес разряда, равна:
5 х 1 + 6 х 2 + 3 х 3 + 9 х 4 + 2 х 5 + 1 х 6 = 78.
Остаток от деления полученной суммы на модуль «11» равен 1:
78 : 11 = 7 (1).
Контрольное число для данного кода равно 1.

• — отчетная бухгалтерская документация;
• — регистры бухгалтерского учета;
• — первичная учетная документация;
• — бланки строгой отчетности.

Унифицированная система документации по труду:

• — документация по состоянию рынка труда;
• — документация по трудовым отношениям;
• — документация по повышению квалификации работников органов по труду;
• — документация по охране труда;
• — документация по минимальным потребительским бюджетам;
• — документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ:

• — документация по учету и распределению средств;
• — документация по планово-экономической деятельности;
• — документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

• — оперативно-коммерческая документация;
• — товаросопроводительная документация;
• — расчетная внешнеторговая документация;
• — страховая внешнеторговая документация;
• — документация, оформляемая при ввозе (вывозе) ;
• — транспортная внешнеторговая документация;
• — экспедиторская внешнеторговая документация.

Все унифицированные системы включают стандарты, комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд других единых систем документации и базовых требований к их применению.

Первой из этих систем следует поставить Государственную систему стандартов и технических условий (ГСС). Разработанная впервые в 1965 г. система включает государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации, организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесения в них изменений; организация государственного надзора и ведомственного контроля за их внедрением и соблюдением.

В рамках этой системы определены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов: государственные, отраслевые стандарты и технические условия, стандарты конкретных предприятий, а также единые правила построения, содержания и изложения стандартов независимо от их вида и категории, вплоть до метрологического обеспечения и требований безопасности, содержащихся в стандартах и технологических условиях.

В 1971 г. был разработан основной комплекс более чем из 20 стандартов и руководящих документов — Единая система технологической документации (ЕСТД). Основным он был назван потому, что в своем составе мог решать различные задачи в области оформления и обращения технологической документации как общего назначения, так и специализированной по видам работ на предприятиях и в организациях независимо от их типа и характера производства. Комплекс установил общие положения и назначение единой системы, общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, выполнением бланков документов и оформлением технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию, требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.

Схожа по построению и содержанию и Единая система конструкторской документации (ЕСКД), создававшаяся параллельно. Стандартизация конструкторской документации осуществляется в рамках международных требований ИСО/ТКЮ «Технические чертежи» и МЭК/ТКЗ «Графические обозначения».

Каждая из вышеназванных систем включает нормативные документы, определяющие порядок изготовления и оформления соответствующих документов, организации их учета, особенности хранения.

Существуют две системы документации производственного назначения: Единая система проектной документации на капитальное строительство и Единая система технологической подготовки производства (изделий машиностроения, приборостроения и средств автоматизации). Близки к ним и Единая система стандартов автоматизированных систем управления, Единая система программной документации, Единая система внешнеторговой документации.

В последние годы активно пополняется новыми нормативными документами Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИВИД), в частности нормативами по управлению документами в условиях применения компьютерных технологий.

Работа по унификации и стандартизации документов ведётся и за рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, ФРГ, Китайской Народной Республике и других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, ЕЭК и другие.

Унифицированные системы документации непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.

В Российской Федерации применяется единая система кодирования и классификации информационных массивов. Она состоит из отдельных классификаторов, охватывающих различные области предоставляемой в органы статистики информации. Известны общероссийские классификаторы, например, ОКОФ (основные фонды), ОКУН (услуги населению), ОКЕИ (единицы измерения) и ряд других. Частью этой системы является ОКУД – классификатор управленческой документации, применяемый, как и другие, в общероссийском масштабе.

Для справки
Аббревиатура	ОКУД
Обозначение	ОК 011-93
Введение	01.07.1994 (Постановление Госстандарта России № 299 от 30.12.1993)
Изменение	01.08.2019, № 112 (Приказ Росстандарта от 17.07.2019 N 399-ст)
По-английски	Russian Classification of Management Documentation

ОКУД: назначение и история изменений

ОКУД (или ОК 011-93) утвержден 30/12/93 г. Госстандартом, постановлением №299, начал действовать с 01/07/94 г. Классификатор неоднократно уточнялся и дополнялся. В настоящее время действует редакция документа от 12/12/18 г.

Госстандарт подготовил еще одно изменение (108) от 27/12/18 г. Оно вступает в силу с 01/03/19 г. Текст изменений официально публикуется в информационном указателе «Нацстандарты». Кроме очевидной цели – уменьшения количества применяемых бланков, классификатор необходим для решения определенных проблем учета и обработки информации, таких как:

1. Создание условий для исключения неунифицированных документов из оборота (уменьшения их количества). Законодатель считает унифицированные бланки более удобными в обращении.
2. Регистрация форм, а далее их учет, систематизация.
3. Создание и поддержание упорядоченности информации о хозяйственной жизни.
4. Контроль в регионах за использованием унифицированных бланков документации.
5. Контроль содержания форм с целью исключить из них дублирующуюся информацию.

На заметку! Ранее в России применялся общесоюзный КУД под номером 1 89 012.

Классифицируются документы общероссийские, применяемые в межотраслевом, межведомственном документообороте и разрабатываемые в министерствах (ведомствах).

Структура ОКУД

Классификатор представляет собой перечень наименований и кодов форм документации, сгруппированных по блокам-системам: организационно-распорядительной, первичной учетной, устанавливаемой Банком РФ и прочей документации.

Каждый такой блок сам объединяет схожие группы документов, например, организационно-распорядительный состоит из сгруппированных форм по созданию, ликвидации, реорганизации. В каждой такой группе собраны документы одного вида.

Исходя из сказанного, можно определить структуру кода:

• первые две цифры – класс;
• вторые две цифры – подкласс;
• третья группа цифр, три позиции – номер формы;
• цифра для контроля.

Пример: код по ОКУД 02 11 111 7, «Положение об организации». Класс 02 — «организационно-распорядительные», подкласс 11 – «по созданию организации», 111 — «регистрационный порядковый номер положения об организации». Расшифровав код, можно получить полную информацию о бланке и его назначении. Цифра, контролирующая правильность введения кода, — 7.

Для некоторых групп документов код может несколько видоизменяться в связи со сложившейся практикой кодировки. Например, класс 03 содержит еще одно звено кода. Особо выделяются группы документов по учету сельхозпродукции, сырьевых сельскохозяйственных запасов, по отраслям.

Классы 60-79 в документе не приводятся. Они закреплены за российскими Вооруженными Силами.

На базе действующего ОКУД федеральные исполнительные властные структуры могут создавать собственные формы для подконтрольных организаций, согласовывая их создание с Комитетом по статистике (пост. Пр-ва №835 от 8/07/97 г.). Они используют класс 03. Если создаются отраслевые либо ведомственные классификаторы и возникнет необходимость создания новых классов, используются зарезервированные создателем коды от 80 до 99.

Документы организации и ОКУД

При разработке внутриорганизационной документации, не относящейся к унифицированной (или утверждении к применению унифицированной), нередко возникает вопрос об ОКУД. Обязательно ли при утверждении отдельных документов или альбома унифицированных форм в организации применять ОКУД или действовать по правилам его формирования при разработке собственных форм? Относится ли этот реквизит к обязательным?

ФЗ-402 от 6/12/11 г., ст. 9, определяет обязательные реквизиты документа:

• название;
• наименование фирмы;
• дату;
• содержание события хозяйственной жизни;
• измерители – натуральные или денежные;
• фиксируемую величину;
• подпись ответственного лица, с расшифровкой, должность.

Код ОКУД, как обязательный, в ФЗ не поименован, из чего следует, что отсутствие ОКУД не лишает документ законной силы. Ведомственные документы подтверждают эту позицию (например, документ Минфина №ПЗ-10/2012 от 4/12/12 г., письмо Роструда №ПГ/1487-6-1 от 14/02/13 г.).

В то же время если в организации повсеместно используется ОКУД унифицированных форм, то нарушением это не является. При скачивании формы из сети или использовании типографской ОКУД может отсутствовать по причине, указанной выше: он является необязательным реквизитом либо форма не является унифицированной.

Чтобы точно определить ОКУД документа, следует обратиться с запросом в статистический орган. Ожидание ответа может занять некоторое время. Ускорить получение сведений можно, зайдя на официальный сайт Госкомстата и найдя информацию самостоятельно. Официальный запрос имеет смысл в случае, если эту информацию необходимо затем предоставлять в официальные инстанции, например, в суд.

Тезисно

1. ОКУД – классификатор управленческих форм документов унифицированного характера, принятых в России. Код включает класс, подкласс, рег.номер документа и контрольное число.
2. Некоторые классы учитывают особенности включенных в них документов добавлением дополнительных звеньев в код. В классификаторе зарезервированы классы для «оборонки» и для новых классов документации, если возникнет необходимость в их использовании.
3. ОКУД не является обязательным реквизитом документа, хотя в форме обычно проставляется. Информацию об ОКУД могут предоставить по запросу органы статистики.