Должность инспектор по кадрам

В настоящее время, наверное, ни одна профессия не имеет такого спектра названий, как профессия кадровика. В Едином квалификационном справочнике можно отыскать семнадцать должностей, которые так или иначе связаны с кадровой работой. Такое обстоятельство заставляет задуматься об отличиях этих должностей друг от друга, о функциональной нагрузке каждой из них. Особенно актуально и остро звучит сегодня вопрос о том, что должен прописать для себя в должностной инструкции рядовой инспектор по кадрам. Обязанности этого сотрудника мы и постараемся рассмотреть максимально подробно.

Значение отдела кадров

Многие руководители организаций до сих пор считают, что назначение отдела кадров узконаправленное, связанное лишь с делопроизводством. Однако сегодня наша страна вслед за Западом встала на пусть трансформации кадровой службы в подразделение, занимающееся управлением трудовыми ресурсами, потому что именно кадровик – важнейшее звено между работником и работодателем.

В настоящее время специалист по кадрам – это в первую очередь управленец, то же самое можно сказать о такой должности, как инспектор по кадрам, обязанности которого сегодня зачастую включают не только обработку и ведение документации. Особенно это касается небольших компаний, где на плечи инспектора по кадрам могут возлагать ответственность за подбор персонала, его обучение и многие другие функции.

Численность кадровых работников

Наименования и количество подразделений службы по управлению персоналом зависит от размера предприятия, его традиций и специфики деятельности. При этом должны учитываться размеры организации, направление бизнеса, стратегические цели предприятия, стадия его развития, численность работников и приоритетные задачи в работе с персоналом.

В крупных организациях кадровая служба может включать несколько отделов. Например, отдел заработной платы, отдел занятости, отдел обучения и развития, отдел делопроизводства и учета. В небольших организациях все функции кадровой службы может выполнять лишь один специалист — инспектор по кадрам, обязанности которого на самом деле должны включать минимальный перечень функций: кадровое делопроизводство и подбор персонала.

Специалисты службы

Во главе отделов или служб персонала обычно стоит менеджер среднего звена: начальник службы, отдела, который подчиняется директору по персоналу. Отделы могут быть разбиты на более мелкие единицы – группы или секторы, возглавляемые руководителями, которые подчиняются начальникам служб.

На предприятиях среднего бизнеса (численность работников 100-1000 человек) устройство кадровой службы чаще всего предполагает наличие таких сотрудников:

• специалист по делопроизводству;
• специалист по трудовому праву;
• специалист по подбору персонала;
• менеджер по развитию и обучению,
• тренер, или тренинг-менеджер;
• менеджер по льготам и компенсациям;
• менеджер по корпоративным мероприятиям.

В более мелких организациях (численность работников до 100 человек) почти все функции данных сотрудников — это должностные обязанности инспектора по кадрам.

Требования к кадровику

Конечно, все вышеперечисленные должности не способен совместить один единственный специалист – инспектор отдела кадров. Обязанности этого сотрудника в первую очередь связаны с кадровым делопроизводством. Поэтому при приеме на работу к потенциальному кандидату на данную должность предъявляются относительно невысокие профессиональные требования.

Квалификационный справочник информирует, что инспектор по кадрам обязан иметь среднее специальное образование (при этом не имеет значение его стаж работы) или же среднее образование (при этом требуется специальная подготовка и наличие профессионального стажа не менее трех лет).

Инспектор по кадрам: обязанности

Итак, функции данного специалиста следующие:

• ведение учета личного состава предприятия;
• оформление различных кадровых операций (приема, перевода, увольнения);
• оформление и ведение личных дел сотрудников, внесение изменений в них;
• учет, хранение и заполнение трудовых книжек;
• учет трудового стажа;
• оформление справок о трудовой деятельности работников (прошлой и настоящей);
• оформление карточек пенсионного страхования и других документов, необходимых для назначения пенсий сотрудникам и их семьям, компенсаций и льгот;
• учет предоставления отпусков, осуществление контроля над тем, как составляются и соблюдаются графики отпусков.

Подбор персонала

Обязанности инспектора отдела по кадрам зачастую включают подбор персонала на вакантные должности. Эта работа связана с размещением информации в различных источниках об имеющемся вакантном месте, в том числе сотрудничество по этому вопросу со службой занятости населения, назначением и проведением собеседований с разъяснением претенденту характера вакансии, условий труда и уровня заработной платы, определением общего уровня претендента на вакантную должность, его стажа и степени профессионализма.

Нередко должностные обязанности инспектора отдела кадров предполагают проведение конкурсных отборов среди специалистов, претендующих на свободное место. Кадровик разрабатывает мероприятия по подбору персонала и контролирует прохождение будущими сотрудниками испытаний, установленных при заключении с ними трудового договора.

Дополнительные функциональные обязанности инспектора по кадрам

Существуют некоторые дополнительные функции, которые чаще всего относят к кадровой работе. Какие же еще задачи должен решать инспектор отдела кадров? Обязанности могут включать:

• подготовку необходимых материалов для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий, представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
• изучение причин, по которым происходит текучесть кадров, разработка и внедрение мероприятий по ее снижению;
• подготовку документов к сдаче в архив;
• контроль за трудовой дисциплиной;
• организацию повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
• организацию проведения экзаменов на подтверждение квалификации;
• разработку системы по оценке личностных и деловых качеств сотрудников, мотивацию их к должностному росту;
• оформление служебных удостоверений и их выдачу;
• формирование и эффективное использование кадрового резерва.

Воинский учет

Многие работодатели считают, что функциональные обязанности инспектора отдела кадров включают воинский учет сотрудников предприятия. Согласно Постановлению Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 г. «Об утверждении Положения о воинском учете», число работников, осуществляющих данную деятельность, должно быть прямо пропорционально количеству сотрудников, подлежащих учету.

В частности, на предприятии, где на воинском учете состоит менее пятисот граждан, учет ведет один работник, исполняющий данные функции по совместительству. Таким образом, инспектор по кадрам в организации, где численность стоящих на воинском учете не превышает пятьсот человек, может заниматься воинским учетом, но только при условии внутреннего совместительства. А при большем количестве человек, подлежащих учету, для этих целей должна быть выделена отдельная штатная единица.

Работа кадровиков в условиях кризиса

В последний год руководство предприятий столкнулось с печальными обстоятельствами финансового кризиса, когда приходится уменьшать объемы производства товаров и услуг, снижать собственные издержки, в том числе за счет сокращения численности персонала. На этом фоне возрастает потребность кадровых работников в обладании качествами штатных психологов, которые вынуждены управлять эмоциональным фоном в коллективе и находить слова утешения, к примеру, вручая коллегам уведомления об их увольнении.

Роль кадровой службы повышается по мере возрастания значения человеческих ресурсов для достижения организацией финансового успеха. В связи с этим традиционные обязанности кадровиков не исчезают. В ведении кадровых служб остаются вопросы кадрового делопроизводства, оплаты труда, приема на работу и подготовки специалистов. Однако при этом отдел кадров является составным элементом грамотного руководства предприятием. Успехов в работе!

Ведение кадрового делопроизводства компании — главная должностная обязанность инспектора отдела кадров (или инспектора по кадрам), но в небольшой организации он также может привлекаться к решению других задач по управлению персоналом. Больше всего пунктов в предлагаемом образце должностной инструкции инспектора отдела кадров посвящено ведению, учету и хранению трудовых книжек, что и не удивительно, ведь они до сих пор остаются главным «трудовым» документом работников.

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция инспектора отдела кадров
(Должностная инструкция инспектора по кадрам)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Инспектор отдела кадров относится к категории специалистов.
1.2. Инспектор отдела кадров назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.
1.3. Инспектор отдела кадров подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.
1.4. На должность инспектора отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное, стаж работы в соответствующей области не менее года.
1.5. На время отсутствия инспектора отдела кадров его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. Инспектор отдела кадров должен знать:
— законодательные и нормативно-правовые акты, касающиеся организации делопроизводства в организации и учете движения личного состава, оформления пенсионных дел, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации, подготовки дел к сдаче в архив;
— трудовое законодательство;
— структуру и штат компании;
— кадровое делопроизводство, порядок учета движения кадров и составления отчетности;
— порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам;
— порядок ведения банка данных о персонале компании.
1.7. Инспектор отдела кадров руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Положением об отделе кадров, Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности инспектора отдела кадров

Инспектор отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет контроль за своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений начальника отдела кадров.
2.2. Ведет учет личного состава компании, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации.
2.3. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя компании, а также другую установленную документацию по кадрам.
2.4. При приеме на работу знакомит с положениями о дисциплине в организации, о рабочем времени и времени отдыха, ведет учет и выдачу служебных удостоверений.
2.5. Направляет на инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда.
2.6. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
2.7. Готовит необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.
2.8. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа.
2.9. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях сотрудников.
2.10. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.
2.11. Ведет строгий учет трудовых книжек и вкладышей, производит регистрацию приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
2.12. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале компании, следит за его своевременным обновлением и пополнением.
2.13. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
2.14. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
2.15. Изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
2.16. Готовит документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
2.17. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.
2.18. Ведет учет нарушений трудовой дисциплины и контролирует своевременность принятия администрацией, общественными организациями и трудовыми коллективами соответствующих мер.
2.19. Выполняет другие служебные поручения начальника отдела кадров.

3. Права инспектора отдела кадров

Инспектор отдела кадров имеет право:
3.1.Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Запрашивать от структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.4. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность инспектора отдела кадров

Инспектор отдела кадров несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

К списку должностных инструкций

Профессия инспектора по кадрам предполагает активную работу с документами и общение со всем штатом компании. Инспектор принимает сотрудников на работу, оформляет необходимые документы, выдает справки, консультирует по возникающим вопросам. Подобная работа требует усидчивости и внимательности.

Места работы

Должность инспектора отдела кадров существует практически во всех средних и крупных организациях. Также такие специалисты могут требоваться в компаниях по аутсорсингу или аудиту кадровых услуг.

История профессии

Известно из истории России, что в Киеве существовала специальная школа, куда принимались только дети бояр. После окончания учебного заведения выбирались претенденты на должности писцов, дьяков, судейских секретарей. Они занимались ведением делопроизводства крупных феодалов и князей. В настоящее время вопросами делопроизводства занимаются инспекторы по кадрам, секретари отдела или делопроизводители.

Обязанности инспектора по кадрам

В должностные обязанности инспектора по кадрам входит:

• ведение кадрового делопроизводства;
• составление графика отпусков, табеля учета времени;
• оформление справок и документов (пенсионное страхование, доходы, командировки, нетрудоспособность, отпуска и т.п.);
• консультации сотрудников по различным кадровым вопросам;
• ведение базы данных в программе 1С.
• прием, перевод, увольнение сотрудников;
• ведение личных дел и трудовых книжек;
• участие в разработке должностных инструкций;

В функции инспектора отдела кадров также может входить архивирование документов, проведение собеседований с кандидатами, участие в организации корпоративных мероприятий.

Основные требования к инспектору по кадрам состоят в следующем:

• опыт работы более 1 года;
• знание трудового законодательства, кадрового делопроизводства;
• высшее или среднее специальное образование;
• знание ПК (MS Office, 1С).

Образец резюме инспектора по кадрам

Образец резюме.

Как стать инспектором отдела кадров

Для того чтобы стать инспектором по кадрам, нужно иметь высшее образование, желательно в юридической или экономической сфере. Получить необходимые навыки и знания можно также на семинарах или курсах по кадровому делопроизводству.

Зарплата инспектора по кадрам

Размер заработной платы инспектора по кадрам зависит от опыта работы и колеблется от 18 до 40 тысяч рублей в месяц. Средняя зарплата инспектора по кадрам составляет 30 тысяч рублей в месяц.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Делопроизводство».

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению «Менеджер по управлению персоналом» (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

І. Общие положения

1. Специалист отдела кадров принадлежит к категории «специалисты».

2. Специалист отдела кадров непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров/генеральному директору учреждения.

3. На должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

4. Назначение или освобождение от должности специалиста отдела кадров осуществляется приказом генерального директора учреждения.

5. В период отсутствия специалиста отдела кадров его права, ответственность, функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6. Специалист отдела кадров должен знать:

• кадровую политику организации;
• организационно-штатную структуру учреждения;
• методы подбора, оценки кадров;
• основы гражданского, трудового законодательства РФ;
• условия на рынке труда;
• правила заключения и оформления договоров;
• нормы делового этикета и общения;
• основы обращения с базами данных, средствами автоматизации учета;
• правила начисления льгот, компенсаций, оформления пенсий сотрудникам;
• правила охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности;
• отчетные документы, установленные в учреждении.

7. Специалист отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

• данной должностной инструкцией;
• приказами и распоряжениями руководства;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
• законодательными актами РФ;
• Уставом организации.

ІІ. Должностные обязанности специалиста отдела кадров

Специалист отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

1. Принимает, переводит, увольняет сотрудников в рамках требований трудового законодательства, положений приказов руководителя учреждения, иной установленной документации по управлению персоналом.

2. Учитывает личный состав организации, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3. Собирает материалы для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий.

4. Представляет сотрудников к поощрениям и взысканиям.

5. Создает и ведет личные дела сотрудников. Дополняет их сведениями, в соответствии с трудовой деятельностью персонала.

7. Вносит записи в трудовые книжки сотрудников учреждения. Обеспечивает их учет и хранение.

8. Готовит, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

9. Подсчитывает рабочий стаж сотрудников.

10. Оформляет карточки пенсионного страхования, иные документы для начисления пенсий, льгот, компенсаций работникам учреждения и их семьям.

11. Ведет информационные базы качественного, количественного состава сотрудников, следит за их пополнением, своевременным обновлением.

12. Учитывает отпуска сотрудников, контролирует составление, соблюдение графиков отпусков.

13. Изучает причины увольнения персонала, участвует в подготовке мероприятий по снижению их количества.

14. Собирает документы для их сдачи в архивы на хранение.

15. Разрабатывает и реализует мероприятия по неразглашению, сохранению коммерческой тайны учреждения, персональных данных сотрудников организации.

16. Выполняет должностные обязанности сверхурочно в порядке, предусмотренном законодательством РФ о труде.

17. Подготавливает отчетную документацию.

18. Контролирует исполнение требований рабочей дисциплины, трудового распорядка в подразделениях учреждения.

ІІІ. Права

Специалист отдела кадров имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Представлять интересы организации в установленном порядке.

3. Сообщать непосредственному руководителю о выявленных недостатках в работе учреждения, предлагать меры по их устранению.

4. Направлять предложения, которые относятся к кадровой политике организации.

5. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.

6. Производить коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений организации по кадровым и смежным вопросам.

7. Не выполнять должностные обязанности при появлении опасности для жизни или здоровья.

8. Получать сведения о решениях руководства организации в части деятельности отдела кадров и работы с кадрами.

9. Требовать от руководства формирования условий для сохранности документов, материальных ценностей, выполнения служебных обязанностей.

10. Направлять в адрес руководства предложения по совершенствованию своей деятельности и работы организации.

11. Получать необходимые сведения для выполнения своих функциональных обязанностей.

12. Предлагать к рассмотрению предложения о взыскании, поощрении работников после согласования с непосредственным начальником.

ІV. Ответственность

Специалист отдела кадров несет ответственность за:

1. Несанкционированное руководством представление интересов организации.

2. Нарушение требований руководящих документов учреждения.

3. Качество ведения кадрового делопроизводства организации.

4. Нарушение норм делового этикета, общения.

5. Неправомерное обращение с коммерческой тайной, личной информацией, разглашение конфиденциальных данных.

6. Ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей.

7. Последствия своих действий, самостоятельных решений.

8. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

9. Нарушение противопожарной защиты, положений правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, норм техники безопасности.

Что входит в должностные обязанности инспектора по кадрам

В обязанности инспектора по кадрам входит подбор персонала – комплектование предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации, а также оформление всех необходимых документов: трудовых и дополнительных договоров, трудовых книжек. Он также должен знакомить вновь принятого на работу сотрудника с его должностными обязанностями и получить его подпись, подтверждающую это. Кроме того, он должен и предоставить новому сотруднику весь пакет локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые отношения на данном предприятии, а также иные инструктивные и методические материалы.
Инспектор по кадрам ведет личные дела сотрудников и своевременно вносит в них все изменения, в том числе связанные с переводом в другие подразделения или с карьерным ростом. Он также вносит соответствующие записи в трудовые книжки, организует их учет и хранение. В соответствии с утвержденным графиком отпусков, инспектор по кадрам контролирует своевременность их предоставления и оформления, готовит соответствующие приказы. В его обязанности также входит контроль над тем, чтобы приказы и распоряжения руководства своевременно доводились до сотрудников и неукоснительно исполнялись ими. Контроль над тем, как соблюдается трудовая дисциплина в подразделениях компании также входит в его обязанности. Этот сотрудник отдела кадров также составляет аналитические записки, касающиеся текучести кадров.

Требования к профессии

Как таковой, специальности «инспектор по кадрам» официально не существует и ни одно специальное учебное заведение не выпускает таких профессионалов, но в некоторых колледжах и вузах готовят студентов по специальности «специалист по управлению персоналом». Вы также можете стать инспектором по кадрам, имея соответствующий опыт и базовое специальное образование: юридическое, экономическое, психологическое или педагогическое. Обучиться основам профессии можно на специальных тренингах и курсах, где преподают основы кадрового делопроизводства.
Главное, что вам потребуется – доскональное знание трудового законодательства, специализированных программных продуктов и умение оформлять и вести кадровую документацию. Что касается личных качеств, вам потребуется аккуратность и скрупулезность, умение работать с людьми. Не помешают и аналитические способности, ответственность, стрессоустойчивость и самодисциплина.