Документирование хозяйственных операций

Документирование хозяйственных операций

Согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Федеральный закон «О бухгалтерском учете») все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ — письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В настоящее время действуют следующие постановления об утверждении форм первичных документов:

1. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». Следует обратить внимание на то, что утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют.

2. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

3. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

4. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 29 сентября 1997 года №68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья».

5. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

6. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

7. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Данным постановлением разработаны унифицированные формы первичной учетной документации:

по учету операций в общественном питании;

по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле;

по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

по учету торговых операций (общие).

8. Постановление Росстата от 9 августа 1999 года №66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».

9. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 11 ноября 1999 года №100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ».

Разработанные и утвержденные указанными постановлениями унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, организация в случае необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Если форма документа для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена альбомом унифицированных форм, первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать требование пункта 13 Положения №34н, а также статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности, первичный учетный документ будет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа. В наименовании заключается содержание хозяйственной операции, подлежащей отражению в учете и бухгалтер организации не должен принимать к учету документы с нечетким наименованием либо вовсе без наименования, а также сам составлять подобные документы. Унифицированные формы первичных учетных документов содержат «Код формы», представляющий собой семизначный номер документа по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности, который печатается в правом верхнем углу документа. В самостоятельно разработанном документе может не содержаться реквизита «Код формы», однако в случае обработки документа с помощью средств вычислительной техники наличие данного реквизита необходимо и система кодировки разрабатывается организацией самостоятельно;

— дату составления документа. Дата позволяет определить конкретную дату совершения хозяйственной операции, указанной в наименовании документа или в самом документе. Дата оформляется арабскими цифрами следующим образом: вначале указываются день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например дата 4 августа 2005 года будет записана следующим образом: 04.08.2005;

— наименование организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации;

— содержание хозяйственной операции, вытекающее из названия документа, например, накладная на внутренне перемещение материалов предназначена для передачи товарно-материальных ценностей из одного структурного подразделения организации в другое и данным документом нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Вообще в учете применяется натуральные, трудовые и денежные измерители. С помощью натуральных измерителей получают сведения об объектах учета в натуральных показателях, таких как меры длины, веса, площади, объема и других. С помощью трудовых измерителей, применяемых в сочетании с натуральными, устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг, определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки, с помощью трудовых измерителей начисляется заработная плата. Денежный измеритель является обобщающим и в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указание должности лица, совершившего операцию, служит для контроля за правомерностью совершения операции;

— личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). В расшифровке подписи вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С. Петров. Если отсутствует лицо, подпись которого должна стоять в документе, вместо него документ может подписать его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции, и другие.

Самостоятельно созданные документы должны достоверно описывать хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные документы.

Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, при этом, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники допускается составление первичного учетного документа по окончании рабочего дня на основании кассовых чеков.

В соответствии с пунктом 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 года №105 (далее Положение о документах и документообороте №105), записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Обратите внимание! Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичный учетный документ считается окончательно оформленным, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа. Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем, заключительном этапе, проводится:

группировка документов — процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

арифметическая проверка, состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

Во все первичные документы не допускается внесение неоговоренных исправлений. Если в документе допущена ошибка, она исправляется корректурным способом. При составлении документа вручную, неправильная запись перечеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленный текст, сверху делается правильная запись, которая оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. При составлении документа с помощью средств вычислительной техники, если ошибка обнаружена на стадии составления документа, документ следует переделать, если же ошибка обнаружена позже, исправление делается аналогичным способом.

Следует обратить особое внимание на то, что внесение исправлений в кассовые и банковские первичные учетные документы не допускается вообще. Если в документе обнаружена ошибка, следует составить новый документ. Внесение исправлений в кассовую книгу допускается, исправления делаются корректурным способом и должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером организации.

Бухгалтерские документы можно классифицировать следующим образом:

1. По назначению:

— распорядительные документы, содержащие приказ непосредственному исполнителю на совершение определенной хозяйственной операции. Распорядительные документы не удостоверяют факт совершения операции и не являются основанием для совершения учетных записей (приказы, распоряжения, чеки на получения наличных денежных средств и тому подобное);

— оправдательные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции, оправдательный документ служит основанием для бухгалтерских записей (накладная на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер и тому подобные);

— документы бухгалтерского оформления, составляемые на основе распорядительных и оправдательных документов с целью их дальнейшего использования в учетном процессе (ведомость распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомость начисления и распределения амортизационных отчислений, калькуляция фактической себестоимости продукции, справки и расчеты, составленные сотрудниками бухгалтерии);

— комбинированные документы, содержащие признаки распорядительных, оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления. Комбинированные документы одновременно содержат распоряжение о выполнении хозяйственной операции, подтверждают ее выполнение и содержат указание о порядке отражения операции на счетах бухгалтерского учета.

2. По порядку составления:

— первичные, составляемые в момент совершения хозяйственных операций и являющиеся первым свидетельством их совершения. Первичные документы подразделяются на внутренние и внешние документы.

— сводные документы, составляемые на основе первичных документов и позволяющие сократить количество первичных документов.

3. По содержанию хозяйственных операций:

— материальные, отражающие наличие и движение средств и предметов труда: основных средств, нематериальных активов, производственных запасов и затрат (акты сдачи-приемки приемки основных средств, акты списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, накладные, счета-фактуры и тому подобные);

— денежные документы, показывающие движение денежных средств (чеки, банковские выписки, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции в приеме денег и тому подобные);

— расчетные документы, представляющие собой оформленные в письменном виде требования или поручения организаций на перечисление денежных средств в безналичном порядке за отпущенные товарно-материальные ценности, выполненные работы или оказанные услуги ( платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, расчетные чеки, аккредитивы).

4. По способу отражения операций:

— разовые документы, единовременно фиксирующие одну или несколько однородных хозяйственных операций и служащие основанием для составления бухгалтерских записей (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов и тому подобные);

— накопительные, фиксирующие однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода. В конце периода в накопительных документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям (лимитно-заборные карты, авансовые отчеты и другие).

5. По месту составления:

— внутренние документы, составляемые и используемые внутри предприятия (накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные и платежные ведомости на выплату заработной платы, товарные отчеты, авансовые отчеты подотчетных лиц);

— внешние документы, поступившие от других организаций или направляемые в другие организации (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности, платежные получения и тому подобные документы).

6. По порядку заполнения:

— заполненные вручную;

— составленные с применением средств компьютерной техники;

— смешанная форма заполнения.

Форма первичного документа — совокупность и порядок расположения реквизитов в документе. Различают зональную, анкетную, табельную и комбинированную форму документов.

В документе анкетной формы названия реквизитов располагаются в левой стороне документа, а их значения – в правой стороне.

При зональной форме первичный документ разграфлен на отдельные зоны. Каждый из реквизитов документа размещается в своей зоне, которая постоянна для каждого типа документов.

В документе табельной формы реквизиты располагаются по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу.

На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, которые служат для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях. Сводными учетными документами являются кассовые книги, товарные отчеты, журналы-ордера, главная книга, другие регистры. В качестве конечного сводного документа выступает бухгалтерская отчетность.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В случае составления документов на машинных носителях организация должна за свой счет изготовлять копии таких документов для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

В соответствии с пунктом 5.1 Положения о документах и документообороте №105 документооборот представляет собой процесс создания или получения от других предприятий, принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.

Каждый документ в бухгалтерском учете проходит свой документооборот, однако для всех документов существуют следующие этапы документооборота:

— составление первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями;

— передача документа в бухгалтерию;

— проверка и обработка принятых документов;

— составление по документам учетных регистров;

— сдача документов в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, ответственным за составление которого является главный бухгалтер организации, утверждается график руководителем организации.

График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в каждом из подразделений.

График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Обычно график документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, всеми исполнителями, участвующими в создании, проверке и обработке первичных документов, с указанием сроков выполнения работ.

По каждому документу в график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:

— порядок создания первичного документа с указанием количества экземпляров, ответственных за выписку, оформление, исполнение документа, срока исполнения документа;

— порядок проверки документа с указанием порядка представления документа, сроков представления, лиц, ответственных за представление документа и его проверку;

— порядок обработки документа с указанием исполнителя и сроков исполнения;

— порядок передачи документа в архив с указанием исполнителя процедуры и сроков передачи.

Примерный графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте №105.

Работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отдела труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие работники) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности в соответствии с утвержденным графиком документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя и подразделения, в которые данные документы должны быть представлены с указанием сроков представления.

Ответственность за своевременное и качественное составление первичных документов, за достоверность содержащихся в них сведений, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также за соблюдение графика документооборота несут лица, создавшие и подписавшие первичные документы.

Контроль соблюдения графика документооборота осуществляет главный бухгалтер, требования, предъявляемые им в части порядка оформления операций, представления необходимых документов и сведений в бухгалтерию и на вычислительные установки, в случае, если обработка документов осуществляется с применением средств вычислительной техники, обязательны для всех подразделений и служб организации.

Более подробно с вопросами, касающимися бухгалтерского учета и отчетности, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Бухгалтерский учет и отчетность (основные моменты)».

Основы построения делопроизводственных процессов

Значение делопроизводства в обществе

В процессе управления выполняются деловые процедуры, в совокупности реализующих некоторую цель заранее определенной структуры, которая описывает функциональные роли ее участников и отношения между ними. Деловая процедура — это логический этап делового процесса, который реализовать необходимые для его завершения.

Так, например, деловой процесс работы с входным документої в учреждении включает его регистрацию, каталогизацию, написании резолюции руководителем, постановку на контроль, переносе содержания резолюции в журнал регистрации, передача документа исполнителям, выполнение подчиненными решения руководителя, контроль за своевременным выполнением и проверку полученных результатов В этой деловой процедуре діловодними операциями считают ся регистрация и индексирование документа, перенос содержание резолюции в журнал регистрации и подготовка контрольной карточки исполнения документа.

Таким образом операции делопроизводства вроде бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопровождать соответствующими документами.

Организация выполнения деловых процедур — это способ практического управления учреждением, а организация делопроизводства — это документационное обеспечение управления.

Значение делопроизводства для общества заключается прежде всего потому, что с помощью управленческой документации отражаются взаимоотношения, которые возникают в процессе фиксации отношений служебного и частного характера, в ходе деловых договоренностей между юридическими или физическими лицами, процессам принятия и реализации решений, а также в повседневной жизни.

Особенно большое значение имеет делопроизводство в контроля за принятием и организацией виконанім управленческих решений, поскольку издать приказ, дать распоряжение или вынести резолюцию — это лишь первая стадия управленческого процесса. Доведение управленческого решения до исполнителей, организация выполнения управленческого решения, координации работы подчиненных, мотивирование их к выполнению поставленной задачи, проверка состояния выполнения поставленных задач также являются главными звеньями технологических процессов функционирования любого учреждения.

в Совершенстве налажено делопроизводство предполагает соответствующий уровень контроля за выполнением принятых решений. Это одновременно дает возможность выявить допущенные ошибки, избежать их в будущем, придает работе управленческой структуры конкретности и оперативности, позволяет построить совершенную систему работы с документацией — науковоупорядкований комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, регламентирующих процессы документационного обеспечения ее функционирования.

Состояние делопроизводства существенно влияет на оперативность, экономичность и надежность функционирования аппарата управления учреждением. Если процесс делопроизводства поставлен рационально, специалисты и руководители освобождаются от выполнения несвойственных им функций, повышается результативность их труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием управления предприятием, повышается уровень его корпоративной культуры.

Базовые понятия делопроизводства

Базовые понятия и термины современного делопроизводства (справочинства) сегодня можно найти в нормативно-правовых актах, в национальных и международных стандартах, о которых речь пойдет ниже, а также в разного рода энциклопедиях и словарях.

Так, первый обобщенный словарь, содержащий терминологию документоведения, под названием «Архівістіка» было издано под эгидой Главархива в Украине в 1998 г. Больше всего представила указанную терминологию «Украинская архивная энциклопедия», подготовленная УНИИАДД и опубликована в 2008 г.

Приведем некоторые из базовых понятий и пояснения к ним.

Делопроизводство (справочинство — это совокупность процессов, ш обеспечивают документирование управленческой информации и галізування работы со служебными документами.

Вместе с тем, в ХІХ веке делопроизводство ученые разделяли на части: теоретическое и практическое. Сам термин «теоретическое делопроизводство» был введен российским ученым Н.В. Варадіновим. В теоретическом значении, по его мнению, делопроизводство — это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самы дел», а также изучающая «наружные» и консультант свойств деловых бумаг». Практическое делопроизводство — это «общий порядочного производства дел в присутственных местах по данным закона мы формам и по установившимся образцам деловых бумаг».

Современное делопроизводство представляет собой полный цикл подготовки и движения документов с момента их создания (получения) до завершения исполнения, отправки или передачи на сохранять в архив и уничтожения. От совершенства построения документа ценной системы, наиболее полной механизации и автоматизации делопроизводства зависит эффективность общественного управления в целом.

Во все времена делопроизводство (в литературе раньше можно было встретить — справочинство) составляло важный участок государственной деятельности. В каждой стране были выработаны свои специфические вид и названия делопроизводственных служб и должностей, формы и правила работы со служебными документами, сталь и деловая речь.

Так, в двадцатых годах прошлого века в Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских хозрасчетных учреждений, которые занимались вопросами научной организации труда (НОТ). Для решения назревших проблем организации делопроизводства на основе внедрения методов НОТ в 192 и г, был открыт Всеукраинский институт труда (ВУІП), расположенный в г. Харькове и подчинен Народному Комиссару труда. Его сотрудники «решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела». Институтом был подготовлен и в 1931 p. опубликован проект «Общих правил документации и документооборота», в котором раскрывались теоретические исследования и практический опыт отечественных и зарубежных ученых .

На Западе в это время уже была осознана необходимость тщательного изучения круга проблем, связанных с функционированием документов, которыми занимался Международный библиографический институт. Идеи непосредственного основателя этого института П. Отле были изложены в его фундаментальном труде «Руководство по административному делопроизводству» («Manuel de la documentation administrative) и нашли распространение в отдельных учреждениях Голландии, Бельгии, Испании.

Поскольку, делопроизводство, или как его все чаще называют сегодня — документационное обеспечение управления, имеет преимущественно служебный характер, отношения, складывающиеся между субъектами по поводу документационного обеспечения управления, составляют сферу действия так называемого служебно-исполнительного права. От уровня культуры выполнение делопроизводственных процессов, состояния их автоматизации, во многом зависит успех деятельности как органов государственной власти, так и всех субъектов хозяйственной деятельности, независимо от формы собственности.

Делопроизводство остается важной составляющей работы каждого учреждения, в процессе функционирования которой принимают участие все ее сотрудники:

одни — создают документы;

вторые — обеспечивают их передачу, обработку, контроль исполнения;

третьи — руководствуются этими документами в своей практической деятельности.

Делопроизводство в учреждениях может быть частично или централизованное или смешанное.

централизованной формы создание и принятие служебные документы в учреждении и выполнение всех операции связанных ними возлагается на специальные делопроизводственные службы — это могут быть общие отделы, департаменты документального обеспечения, управления делами, канцелярии или секретариата.

децентрализованной формы работы с документами все операции выполняются непосредственно в структурных подразделениях учреждений»

смешанной формы работы с документами часть операции выполняется службами делопроизводства, а некоторые осуществляются непосредственно в структурных подразделениях учреждения.

Вместе с тем, независимо от формы работы с документами общее руководство работой служб делопроизводства осуществляется руководителями учреждений, на которых оно полагается в пределах предоставленных им прав и обязанностей и которые отвечают за состояние делопроизводства в своей организации.

По особенностям ведения делопроизводство подразделяется в общее, специальное, делопроизводство по обращениям граждан т делопроизводство документов, содержащих государственную или коммерческую тайну.

Общее делопроизводство — делопроизводство, охватывающее требования д документирования управленческой информации по функционированию учреждений, которое осуществляется путем издания организационно-распорядительных документов согласно действующих актов законодательства и организация работы с ними.

Организацию общего делопроизводства условно разделяют на две части:

— обеспечение своевременного и совершенного создания управленческой документации (документирование);

— организация работы со служебными документами: получение, распределение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка к архивирование, уничтожение (обеспечение движения документов.

Специальное делопроизводство — делопроизводство, что касается документирования, то есть создания специальных видов документации (финансовой, плановой, бухгалтерской, торговой, статистически-отчетной, работы с персоналом, праводілової тому подобное)

Отдельный порядок и правила ведения установлены для делопроизводства по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации.

За отдельным порядком осуществляется работа с документами, содержат государственную или коммерческую тайну, которая охраняется законом. Этот порядок определяется специальными нормативно-правовыми актами.

Особенности современного делопроизводства заключаются прежде всего в широком применении компьютерных систем, приобщении к ним, обработке и организации движения электронных документов, необходимости управлять всей документацией при соблюдении требований действующих стандартов в соответствующей области, региональной построении служб делопроизводства, решении практических задач по построению совершенного документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение управления — научно-упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, регламентирующих процессы работы с документацией в учреждении.

Управление документационными процессами — область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, приемом, хранением, использованием, передачей в архив и изъятием для уничтожения служебных документов, включая процессы отбора и сохранения в документальной форме информации о деловой деятельности.

Переход от делопроизводства к управлению документационными процессами обусловлен рядом объективных факторов:

Во-первых, это повышение роли документа, в т.ч. электронного, в современном мире как носителя разнообразной информации и канала социальной коммуникации, средства хранения, регистрации и передачи информации в пространстве и времени, как объекта охраны интеллектуальной собственности и защиты авторских прав.

Во-вторых, это возрастание роли информационных процессов во всех разновидностях человеческой деятельности, проявление общей основы, присущей многим интеллектуальным направлениям общественного развития, его глобализации.

Сегодня в стране создаются не только информационно-аналитические подразделения, информационно-рекламные агентства, расширяется круг центров научно-технической информации, но и усиливается значение высококачественного документационного обеспечения высшего руководства всех уровней и направлений социального управления на базе использования новейших технологий и применения глобальных мировых сетей.

Документирование (creation of records) — это создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация.

Процесс документирования достаточно сложный и ответственный, сюда входит подготовка, составление, проверка руководителем, изготовление, оформление документов и тому подобное.

Скорость рукописного составления черновика в 80 раз меньше скорости мышления и в 20-25 раз — за обычную скорость речи. Не всегда у руководителя учреждения есть возможность внимательно проверить содержание документа, его оформление, размещение реквизитов согласно действующих требований, что также требует определенного времени.

Следует учитывать, что вспомогательные операции в работе с документами (процесс фиксации мысли на бумаге, запись различных сведений, арифметические подсчеты, печатание, сверка, исправление, сбора подписей, согласования, визирования, утверждения) преобладают над формированием информации, которую предполагается превратить в документ. Это может происходить в связи с недостатком современных технических средств создания документной информации и новейших технологий ее обработки.

Организация работы с документами — это построение документооборота, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности. К организации работы со служебными документами входит: прием, регистрация, рассмотрение входящих документов, их квалификации, проработка исполнителями и отправка исходящих документов, контроль за исполнением документов, составления номенклатур и формирования дел, подготовки дел к последующему хранению и использованию.

В организации работы с документами важное значение имеет повышение оперативности прохождения документов по стадиям управленческого процесса и уменьшение затрат труда и времени на эту работу.

От 30 до 45 процентов своего рабочего времени специалисты тратят на выполнение работы с документами. Поэтому организация работы с документами, управление документацией должно быть строго подчинено деловой необходимости.

Документооборот (movement of records) — движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, например, за год. Задачей совершенной организации документооборота является установление рациональной последовательности движения И обработки документированной информации, достижения необходимого совершенства работы, которая обеспечивает быстрое прохождение документов от момента их получения (составления) до выполнения.

В учреждении, как подчеркивает проф. Г.Г. Асеев, целесообразно разработать адекватные управленческим процедурам схемы прохождения и обработки основных видов документов должны базироваться на однократной регистрации документов и децентрализации ответственности при выполнении управленческих функций .

Слово «документ» происходит от латинского documentum — доказательство. Под термином «документ» следует понимать письменное доказательство, свидетельство.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т.ч. в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ГОСТ Р 51141-98 документом на машинном носителе является документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Законом о бухгалтерском учете установлено, что организация обязана изготавливать за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Обратите внимание! Составление и хранение первичных документов на машинных носителях следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП является аналогом собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении условий, установленных п. 1 ст. 4 вышеназванного Закона:

1) сертификат ключа подписи действует на момент подписания электронного документа;

2) подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

3) электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Документ получает статус официального, если создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98). Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299, который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов. Требования к составу реквизитов документов, к оформлению их реквизитов, а также к бланкам документов содержатся в Государственном стандарте «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003), принятом и введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции. Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация — одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, когда все записи производятся только на основании полноценных документов.

Существует понятие «классификация бухгалтерских документов» — их группировка по определенным признакам с целью изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки. Группировка документов по перечисленным признакам приведена в табл. 3.

Таблица 3

Группировка документов по признакам

Признак Виды документов
Назначение документа Распорядительные; оправдательные; комбинированные; документы учетного оформления
Порядок составления Первичные; сводные
Порядок отражения хозяйственных операций Разовые; накопительные
Место составления Внутренние; внешние
Качественные признаки Полноценные; неполноценные

Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. К ним относятся приказы, распоряжения и т.п. (например, приказы на назначение и выплату премий, на направление работника в командировку). Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для отражения их в учете. К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправдательные документы. Но если оправдательный документ составлен по операции, совершенной на основании распорядительного документа, хозяйственная операция отражается при наличии двух документов (распорядительного и оправдательного). Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию организации оправдательные документы вместе с авансовым отчетом (служебное задание с отметкой о его выполнении, командировочное удостоверение, авиабилеты, счет на проживание в гостинице и др.). Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. При этом приказ на командировку и служебное задание принимаются бухгалтером к учету, если они составлены по унифицированным формам.

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. Они являются основанием для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемо-сдаточные акты и проч.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные кассовые и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы, либо главный бухгалтер разрешил внести денежные средства в кассу) и оправдательными (денежные средства получены из кассы либо внесены в кассу) документами. Авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет, т.е. разрешает возместить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, т.к. расходы по командировке отражаются по одной статье расходов).

Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. К ним относятся распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и т.д. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и проч.

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа можно считать началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичные документы — это приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и проч.

Сводные документы составляются на основании первичных. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Их применение позволяет уменьшить количество записей на счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов и др.

Разовые документы отражают одну или несколько хозяйственных операций и составляются единовременно в один прием. Они оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. К ним относятся накладные, требования, приемо-сдаточные акты, приходные и расходные кассовые ордера.

Накопительные документы составляются постепенно в течение определенного временного периода. В них отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Их применение сокращает количество документов и учетных записей, т.к. один накопительный документ заменяет несколько разовых.

Внутренние документы составляются в данной организации.

Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и проч.).

Полноценным является документ, составленный по установленной форме, имеющий все обязательные реквизиты и правильно отражающий действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.

1.6. Требования к оформлению документов

Закон о бухгалтерском учете содержит требование оформлять все хозяйственные операции первичными документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России и публикуемым в виде альбомов унифицированных форм. Организация вправе дорабатывать унифицированные формы, включать в них дополнительные сведения, изменять их внешний вид. Не разрешается исключать из формы установленные сведения и показатели. Нельзя вносить изменения в кассовые формы. Если у организации отсутствуют какие-либо показатели, приведенные в унифицированной форме, в соответствующих полях (ячейках) ставят прочерки. Порядок применения унифицированных форм установлен Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Организация может разработать формы самостоятельно или использовать ведомственные, типовые, иные формы в случаях, когда необходимой формы нет в альбомах. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

1) форма должна быть утверждена приказом руководителя организации в составе бухгалтерской учетной политики;

2) форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа;

— код формы документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи указанных лиц;

— расшифровки подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за их своевременное и качественное оформление, а также достоверность содержащихся в них данных. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером (либо уполномоченными ими лицами).

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, которыми оформляются финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры, договоры по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации. В таком случае руководитель несет всю полноту ответственности за последствия их осуществления и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Если документ подписывает лицо, не обладающее соответствующими полномочиями, такой документ считается составленным от имени этого лица, а не от имени организации. Данное лицо будет полностью нести ответственность за последствия по совершенной операции, оформленной этим документом. Однако руководитель организации может одобрить совершенную сделку.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации, компьютерным способом, другими средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, поскольку документы хранятся в архиве определенное время и записи в них должны хорошо читаться.

Все строки первичного документа, которые могут быть заполнены, не должны оставаться свободными. Свободные же строки прочеркиваются.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими их. Не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или цифру надо аккуратно зачеркнуть и над зачеркнутым сделать правильную запись. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом с исправлением надо написать «Исправлено» и указать дату внесения исправлений. Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Это может быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штампа «Погашено» и т.п.

На всех документах, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

1.7. Документооборот

По окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в архиве организации. Архив организации — это совокупность документов, относящихся к ее деятельности. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Документооборот в бухгалтерском учете организации включает:

1) все стадии движения первичных документов:

— создание или получение от других организаций первичных документов;

— принятие к учету первичных документов;

— обработку первичных документов;

— передачу в архив принятых к учету и обработанных документов;

2) движение учетных регистров, сформированных по первичным документам: от составления до сдачи в архив;

3) движение форм бухгалтерской отчетности (внутренней и внешней): составление, представление пользователям, сдача в архив;

4) движение форм налоговой отчетности: составление, представление пользователям, сдача в архив;

5) движение форм статистической отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета: составление, представление пользователям, сдача в архив.

Организация документооборота подразумевает:

— разработку форм первичных документов в случаях, когда нет аналогичных унифицированных форм;

— доработку унифицированных форм (при необходимости);

— разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности;

— создание графика документооборота;

— определение механизма принятия документов к учету;

— выбор системы обработки документов;

— порядок хранения и уничтожения документов.

В бухгалтерской учетной политике организации обязательно должен быть график (план) документооборота. Работу по его составлению организует главный бухгалтер. Утверждает график руководитель организации.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в Приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105.

Каждому исполнителю вручают выписку из графика, где перечислены документы, оформленные исполнителем, указаны сроки их составления и представления в другие подразделения организации. Работники организации создают и представляют документы в соответствии с полученным графиком.

1.8. Сроки хранения документов

Порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организаций (независимо от форм собственности) и предпринимателей регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ). Сроки хранения документов, которые образуются в хозяйственной деятельности, устанавливаются Министерством культуры РФ, Законом о бухгалтерском учете и Налоговым кодексом РФ. Если названными документами установлены разные сроки, для хранения документов используется максимальный из них.

Налоговый кодекс РФ устанавливает срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату (удержание) налогов, — четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23). Он является обязательным для налогоплательщиков и налоговых агентов.

Минимальный срок хранения бухгалтерских и финансовых документов для организаций установлен ст. 17 Закона о бухгалтерском учете. Согласно этому Закону документы должны храниться по правилам российского архивного дела, но не менее пяти лет.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Перечень состоит из 12 разделов. Наименование видов документов приводится в перечнях обобщенно.

Сроки хранения документов по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности установлены в подразделе 4.1. Например, годовая бухгалтерская отчетность должна храниться в организации постоянно, квартальная — пять лет, месячная — один год. В течение пяти лет должны храниться документы учетной политики, в т.ч. рабочий план счетов, регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы с приложениями, документы о взаимных расчетах между организациями (акты, сведения, справки, переписка).

Длительные сроки хранения установлены для документов, касающихся учета труда и заработной платы работников. Так, реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые карточки и счета работников, трудовые договоры, заявления работников о согласии на обработку персональных данных, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним и др. надо хранить 75 лет. При ликвидации организации указанные документы сдаются в муниципальный архив.

1.9. Формирование архива. Уничтожение документов

Единых обязательных правил формирования архивов в организациях в настоящее время нет. Единственным нормативно-методическим документом являются Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). Организации самостоятельно разрабатывают порядок документооборота. При формировании архивных дел можно взять за основу формы документов, приведенных в Основных правилах.

По истечении установленных сроков хранения документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период инвентаризации. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.

Документы уничтожаются в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта есть в Основных правилах. В акт можно включать только дела, по которым срок хранения истек к 1 января года, когда составляется акт. Документы, включенные в акт, подлежат обязательному уничтожению. Их нельзя использовать в хозяйственных целях. Документы можно разорвать, отправить в бумагоуничтожитель, передать в котельную для сжигания, сдать в специализированную организацию по переработке вторсырья. По факту физического уничтожения документов экспертная комиссия составляет еще один акт. Ниже приведена его примерная форма (см. рис. 2).

Форма акта об уничтожении документов,

срок хранения которых истек

ООО «Лесторг»

Дата: «10» февраля 2011 г. г. Сосновоборск

Акт

об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Экспертная комиссия в составе:

коммерческого директора В.В. Мягкова (председатель комиссии), заместителя главного бухгалтера А.Л. Кольцовой (заместитель председателя комиссии), начальника хозяйственного управления И.В. Сорокина (член комиссии), референта Т.С. Паниной (член комиссии)

составила настоящий Акт о том, что согласно описи, утвержденной Актом от 10.02.2011 N 1, были уничтожены документы, срок хранения которых истек, путем сжигания в котельной ЗАО «Энергетик» в присутствии членов комиссии.

Документы для сжигания переданы по накладной от 10.02.2010 N 48 (прилагается).

Факт сжигания подтверждается Актом об оказанных услугах от 10.02.2010 N 115 (прилагается).

Председатель комиссии ___________________ В.В. Мягков

Зам. председателя комиссии ______________ А.Л. Кольцова

Члены комиссии:

_______________ И.В. Сорокин

_______________ Т.С. Панина

Рис. 2

Обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения закреплена в ст. 17 Закона N 125-ФЗ. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, организация в случае необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Если форма документа для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена альбомом унифицированных форм, первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать требование пункта 13 Положения №34н, а также статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности, первичный учетный документ будет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

  • — наименование документа. В наименовании заключается содержание хозяйственной операции, подлежащей отражению в учете и бухгалтер организации не должен принимать к учету документы с нечетким наименованием либо вовсе без наименования, а также сам составлять подобные документы. Унифицированные формы первичных учетных документов содержат «Код формы», представляющий собой семизначный номер документа по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности, который печатается в правом верхнем углу документа. В самостоятельно разработанном документе может не содержаться реквизита «Код формы», однако в случае обработки документа с помощью средств вычислительной техники наличие данного реквизита необходимо и система кодировки разрабатывается организацией самостоятельно;
  • — дату составления документа. Дата позволяет определить конкретную дату совершения хозяйственной операции, указанной в наименовании документа или в самом документе. Дата оформляется арабскими цифрами следующим образом: вначале указываются день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например дата 4 августа 2005 года будет записана следующим образом: 04.08.2005;
  • — наименование организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации;
  • — содержание хозяйственной операции, вытекающее из названия документа, например, накладная на внутренне перемещение материалов предназначена для передачи товарно-материальных ценностей из одного структурного подразделения организации в другое и данным документом нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию;
  • — измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Вообще в учете применяется натуральные, трудовые и денежные измерители. С помощью натуральных измерителей получают сведения об объектах учета в натуральных показателях, таких как меры длины, веса, площади, объема и других. С помощью трудовых измерителей, применяемых в сочетании с натуральными, устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг, определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки, с помощью трудовых измерителей начисляется заработная плата. Денежный измеритель является обобщающим и в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации;
  • — наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указание должности лица, совершившего операцию, служит для контроля за правомерностью совершения операции;
  • — личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). В расшифровке подписи вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С. Петров. Если отсутствует лицо, подпись которого должна стоять в документе, вместо него документ может подписать его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции, и другие.

Самостоятельно созданные документы должны достоверно описывать хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные документы.

Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, при этом, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

admin

Добавить комментарий