Денежная компенсация за отпуск

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных настоящим Кодексом).

(Часть в редакции, введенной в действие с 1 января 2014 года Федеральным законом от 28 декабря 2013 года N 421-ФЗ. — См. предыдущую редакцию)
(Статья в редакции, введенной в действие с 6 октября 2006 года Федеральным законом от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ. — См. предыдущую редакцию)

Комментарий к статье 126 ТК РФ

В соответствии с комментируемой статьей возможна замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией. Действовавший ранее КЗоТ не содержал такой нормы, однако на практике подобное применялось достаточно часто (в нарушение законодательства). С учетом потребностей и в целях наиболее рационального использования отпусков (особенно длительных) такая норма в ТК появилась. Комментируемая статья дополнена правилом, вносящим ясность в вопрос замены части отпуска денежной компенсацией. При суммировании или переносе отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией может быть заменена часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней.

Замена отпуска денежной компенсацией возможна при определенных условиях: 1) разрешается заменить денежной компенсацией лишь часть отпуска, превышающую 28 календарных дней; 2) замена части отпуска денежной компенсацией производится по письменному заявлению работника; 3) замена отпуска денежной компенсацией согласно ч. 3 комментируемой статьи не допускается определенным категориям работников (беременные женщины, работники в возрасте до 18 лет, лица, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда), ради защиты их здоровья.

Анализ данной статьи позволяет сделать вывод о том, что воспользоваться такой компенсацией могут те категории работников, чей отпуск превышает 28 календарных дней (преподаватели образовательных учреждений, лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др.).

Однако удлиненные и дополнительные отпуска законодатели предусматривают для определенных категорий работников с целью сохранить здоровье работников, компенсировать неблагоприятное воздействие особых условий труда. Следует обращать внимание работников на необходимость использования отпуска в натуре.

Другой комментарий к статье 126 ТК РФ

Условиями денежной компенсации отпуска являются следующие:
— замене подлежит только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней;
— отпуск может быть заменен денежной компенсацией, если об этом просит сам работник. Просьба должна иметь форму письменного заявления.

При этом работодатель не обязан производить замену отпуска денежной компенсацией.

Не разрешается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях. Исключение составляют:
— выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении,
— случаи, установленные ТК РФ, в частности, ст.117 ТК РФ, согласно которой часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, которая превышает 7 календарных дней, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в порядке, в размерах и на условиях, которые установлены отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами.

Исходя из того, что отпуск должен предоставляться ежегодно, и суммирование отпуска за два года считается исключительным случаем, ТК РФ определил, что денежной компенсацией при суммировании отпуска может быть заменена только часть каждого ежегодного отпуска, превышающего 28 календарных дней.

Рассмотрим пример: работник уходит в отпуск за два рабочих года. Общая продолжительность отпуска — 56 календарных дней. Денежная компенсация в этом случае не производится, поскольку отпуск за каждый рабочий год не превышает 28 календарных дней.

Минздравсоцразвития России в письме от 19 мая 2010 года N 1239-19 «Объекты обложения страховыми взносами» указывает, что компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск выплачивается физическому лицу в связи с выполнением им трудовых обязанностей, поэтому не подлежит включению в базу для начисления страховых взносов. При этом отмечалось, что не облагаются страховыми взносами суммы компенсационных выплат за неиспользованные дни отпуска, которые не связаны с увольнением работников. Однако с 1 января 2011 года в пп.»и» п.2 ч.1 ст.9 Федерального закона от 24 июля 2009 года N 212-ФЗ внесены изменения, в связи с чем компенсация за неиспользованный отпуск, не связанная с увольнением, не подпадает под действие этой нормы, а значит, облагается взносами.

Некоторые работники организации работают в режиме ненормированного рабочего дня. За это им предоставляется ежегодный дополнительный отпуск продолжительностью три календарных дня. Можно ли такой дополнительный отпуск заменить денежной компенсацией?

Работник, которому установлен ненормированный рабочий день, по общему правилу имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее трех календарных дней, что определяется коллективным договором или Правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 119 ТК РФ).

Статья 126 Трудового кодекса РФ предусматривает, что часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Следовательно, работнику, которому установлен ненормированный рабочий день, по его письменному заявлению денежной компенсацией может быть заменена часть отпуска, не превышающая трех календарных дней (ч. 2 ст. 126 ТК РФ).

Для получения денежной компенсации взамен ежегодного дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день (как части ежегодного отпуска) работник должен написать заявление на имя руководителя организации. Однако следует учитывать, что замена части ежегодного отпуска денежной компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя, то есть он может отказать работнику.

Допускается ли замена денежной компенсацией ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда?

По результатам проведенной в организации специальной оценки условий труда отдельные рабочие места отнесены к вредным. В связи с этим работникам установлен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 12 календарных дней. Можно ли заменить денежной компенсацией ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, которые трудятся на работах с вредными условиями труда?

Согласно ч. 1 ст. 117 ТК РФ ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4 степени либо опасным условиям труда.

Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда составляет 7 календарных дней (ч. 2 ст. 117 ТК РФ).

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска конкретного работника устанавливается трудовым договором на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора с учетом результатов специальной оценки условий труда (ч. 3 ст. 117 ТК РФ). То есть с учетом условий труда и специфики работы конкретного работника ему может быть установлена б’ольшая продолжительность ежегодного дополнительного отпуска (например, 12 календарных дней).

По общему правилу, предусмотренному ч. 3 ст. 126 ТК РФ, замена денежной компенсацией ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается. Вместе с тем из данного правила предусмотрены исключения. Таким работникам нельзя заменить денежной компенсацией только ту часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда, которая составляет минимальный размер указанного отпуска, то есть 7 календарных дней. Если работнику, занятому на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, установлена продолжительность дополнительного отпуска, которая превышает минимальную продолжительность такого отпуска (7 календарных дней), то часть отпуска, превышающая этот минимум, с письменного согласия работника может быть заменена ему денежной компенсацией по установленным правилам.

В соответствии с ч. 4 ст. 117 ТК РФ в отраслевых (межотраслевых) соглашениях и коллективных договорах может предусматриваться правило, согласно которому часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу во вредных и (или) опасных условиях труда, превышающая минимальную продолжительность данного отпуска (7 календарных дней), может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией. Замена денежной компенсацией части дополнительного отпуска, превышающей 7 календарных дней, допускается только с письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору.

Таким образом, если работнику полагается 12 календарных дней ежегодного дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда, то организация обязана предоставить работнику 7 календарных дней отпуска, а за оставшиеся 5 календарных дней можно выплатить денежную компенсацию. Причем сделать это возможно только при наличии соглашения к трудовому договору и закрепленного порядка предоставления денежной компенсации за неиспользованный отпуск.

Работник, занятый на вредных работах, в любом случае должен использовать часть дополнительного отпуска продолжительностью 7 календарных дней из полагающихся ему 12 календарных дней дополнительного отпуска, поскольку основное назначение этого отпуска — ослабление негативного воздействия на здоровье работника вредных факторов производственной среды и трудового процесса. Необходимо учитывать, что выплатить работнику денежную компенсацию за весь ежегодный дополнительный отпуск нельзя, так как это будет нарушением требований трудового законодательства.

Кстати Частичная замена ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу во вредных и (или) опасных условиях труда стала возможной в связи с вступлением в силу с 01.01.2014 Федерального закона от 28.12.2013 № 421-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О специальной оценке условий труда”». Действовавшая ранее редакция ст. 117 и ст. 126 ТК РФ такой возможности не предусматривала.

Может ли работодатель компенсировать работнику-чернобыльцу неиспользованный им ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск?

Может ли работодатель выплатить денежную компенсацию работнику-чернобыльцу за неиспользованный им ежегодный дополнительный отпуск, предоставляемый по Закону РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»?

На основании п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (в ред. от 04.10.2014; далее — Закон РФ № 1244-1) работник, который подвергся воздействию радиации в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, имеет право на получение ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней.

Такой отпуск предоставляется работнику не в связи с выполнением им трудовых обязанностей или особыми условиями его труда, а в качестве меры социальной поддержки, предусмотренной Законом РФ № 1244-1.

Данный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск не имеет трудоправовой природы, и его предоставление обусловлено необходимостью ежегодного обеспечения отдыхом лиц, оказавшихся в зоне влияния радиационных факторов, возникших вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС 26.04.1986, с целью снижения влияния этих факторов на здоровье человека. Предоставление отпуска не зависит от того, содержатся ли соответствующие положения в трудовом договоре, заключенном с работником, или нет.

В соответствии со ст. 5 Закона РФ № 1244-1 меры социальной поддержки данной категории граждан являются расходными обязательствами Российской Федерации, а не работодателей. Финансирование расходов, связанных с предоставлением дополнительного отпуска, осуществляется не за счет средств работодателя, а за счет средств, предусмотренных законом о федеральном бюджете на соответствующий год Министерством финансов Российской Федерации.

Таким образом, ежегодный дополнительный отпуск работнику-чернобыльцу оплачивает не работодатель, а органы социальной защиты населения за счет средств федерального бюджета. Правила оплаты дополнительного оплачиваемого отпуска и выплаты единовременной компенсации на оздоровление, предоставляемой одновременно с дополнительным оплачиваемым отпуском гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, утверждены Постановлением Правительства РФ от 03.03.2007 № 136 (в ред. от 25.03.2013).

Выплата компенсации за неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск Законом РФ № 1244-1 не предусмотрена, что подтверждается разъяснениями, содержащимися в письме Минтруда России от 26.03.2014 № 13-7/В-234.

Н. Б. Болдырева

Журнал «Отдел кадров коммерческой организации» № 3/2017

Можно ли неиспользованный отпуск компенсировать во время работы? Как сократить количество дней неиспользованного отпуска? Как посчитать количество дней, подлежащих компенсированию? Правомерно ли предоставление отпуска на выходные?

Ежегодный оплачиваемый отпуск полагается каждому сотруднику. Составляемый работодателем график отпусков обязателен как для него, так и для работников. Однако в силу каких-либо причин, например, производственной необходимости, часть отпуска может остаться не использованной сотрудником. Такие «кусочки» накапливаются и у некоторых работников достигают значительных чисел. Можно ли неиспользованный отпуск компенсировать во время работы? Какие существуют способы сократить количество дней неиспользованного отпуска? На эти и некоторые другие вопросы вы найдете ответы, прочитав статью.

Компенсация части отпуска.

О компенсации ежегодного отпуска говорится в двух статьях Трудового кодекса – 126 и 127.

Согласно ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. На основании этой нормы на компенсацию части отпуска могут рассчитывать сотрудники, имеющие либо дополнительные оплачиваемые, либо удлиненные основные отпуска. Напомним, что удлиненный отпуск полагается:

• несовершеннолетним работникам – 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• педагогическим работникам – от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466);
• инвалидам – не менее 30 дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
• судьям, прокурорам, государственным и муниципальным служащим, спасателям и пр. – 30 календарных дней.

Виды дополнительных отпусков названы в Трудовом кодексе – см.

Однако не все работники, которым полагаются удлиненные и дополнительные отпуска, могут рассчитывать на компенсацию. Согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного и дополнительных оплачиваемых отпусков:

• беременным женщинам;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• работающим во вредных и (или) опасных условиях труда.

К сведению

В силу ч. 2 ст. 117 ТК РФ минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работников, трудящихся во вредных и опасных условиях, составляет 7 календарных дней. Но если работнику полагается, например, 10 дней, то в силу ч. 4 ст. 117 на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективных договоров, а также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, превышающая 7 дней, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в порядке, в размерах и на условиях, которые определены отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами.

Исключением является увольнение – в этом случае компенсация выплачивается за все отпуска. Но об этом мы поговорим чуть позже.

Отметим, что ст. 126 ТК РФ не обязывает выплачивать компенсацию работнику – работодатель вправе удовлетворить такую просьбу работника. А может и отказать, предоставить отпуск полностью. Даже при обращении работника в суд с требованием о выплате компенсации судьи в данном случае займут сторону работодателя. Например, Брянский областной суд в Апелляционном определении от 23.12.2014 по делу № 33-4550 (2014) указывал, что суд не вправе обязывать работодателя выплатить работнику указанную компенсацию.

Считаем дни для компенсации.

Подсчет количества дней, подлежащих компенсации, нередко вызывает затруднения. Так, нужно знать, что при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Пример 1.

Сотрудник был отозван из ежегодного оплачиваемого отпуска, в связи с чем у него остались неиспользованные дни. Соответственно в следующем году его отдых превысит 28 дней. Однако компенсацию за эти «превышающие» дни он получить не сможет.

Пример 2.

Сотруднику гарантирован отпуск продолжительностью 30 календарных дней. На 2017 год было перенесено 10 дней отпуска с 2016 года. Соответственно в 2017 году полагается 40 дней отпуска. Сотрудник может получить компенсацию за 2 дня – часть, которая превышает 28 дней.

Вопрос

У педагогического работника отпуск составляет 56 дней. Может ли он получить компенсацию за 28 дней (56 — 28)?

Вопрос интересный, поскольку законодатель как бы запрещает заменять ежегодный основной оплачиваемый отпуск денежной компенсацией во время работы. Да, удлиненный отпуск является такой же гарантией для определенных категорий работников, как и 28 дней для всех остальных. Но на практике работодатели обычно удовлетворяют просьбу работника и компенсируют денежными средствами часть удлиненного отпуска, превышающую 28 дней.

Оформляем документы.

Для получения компенсации работник должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если работодатель решит удовлетворить просьбу работника, издается приказ. Его форма не установлена, поэтому приказ издается в свободной форме.

К сведению

Денежная компенсация за часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, определяется путем умножения среднего дневного заработка, рассчитанного по правилам подсчета отпускных, на количество заменяемых компенсацией дней.

Общество с ограниченной ответственностью «Рубин»

(ООО «Рубин»)

Приказ № 18

о замене части отпуска денежной компенсацией

10 февраля 2017 г. г. Владимир

В соответствии со ст. 126 Трудового кодекса РФ и на основании заявления А. П. Евсеевой от 07.02.2017

ПРИКАЗЫВАЮ:

заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска за период работы с 23.10.2016 по 22.10.2017, превышающего 28 календарных дней, в количестве 3 (дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день) дней горничной Евсеевой Анне Петровне.

Директор Князев И. И. Князев

Компенсация при увольнении.

Неиспользованный отпуск подлежит компенсированию при увольнении (ст. 127 ТК РФ). Причем компенсация выплачивается за все такие отпуска, включая дополнительный отпуск за работу во вредных и опасных условиях.

Порядок выплаты компенсации регламентирован НКТ СССР в Правилах об очередных и дополнительных отпусках (30.04.1930 № 169).

Увольняемые сотрудники, проработавшие у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, получают полную компенсацию.

Полную компенсацию получают также сотрудники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие:

• ликвидации организации или отдельных ее частей, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ;
• поступления на действительную военную службу;
• выяснившейся непригодности к работе.

Во всех остальных случаях сотрудники получают пропорциональную компенсацию. Таким образом, если сотрудник проработал, например, 7 месяцев и увольняется по каким-либо иным причинам, кроме указанных выше, компенсация ему выплачивается пропорционально этому времени.

Вопрос

За какое количество дней неиспользованного отпуска нужно выплатить сотруднику компенсацию, если он проработал в организации 1 год и 7 месяцев и в отпуске не был, но компания ликвидируется? Сотрудник имеет право на 28 календарных дней отпуска.

При увольнении в связи с ликвидацией организации сотрудника, проработавшего в компании 1 год и 7 месяцев, ему полагается компенсация за 56 дней неиспользованного отпуска.

Правила об очередных и дополнительных отпусках неразрывно связывают право на отпуск с рабочим годом сотрудника. В пункте 28 этих правил речь идет о 5,5 месяцах рабочего года, то есть о сроке, за который предоставляется отпуск, а не об общей продолжительности работы у данного работодателя. Иное толкование ставит в неравное положение лиц, проработавших в организации менее года, и лиц, работающих более длительный срок. Таким образом, если на момент увольнения в связи с сокращением штата сотрудник проработал в организации более года, то он вправе получить полную компенсацию за неиспользованный отпуск за последний рабочий год, если имеет в этом периоде 5,5 и более месяцев отпускного стажа (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 12.11.2014 по делу № 33-9318/2014).

Посчитать количество дней неиспользованного отпуска можно по формуле:

Если в результате получилось дробное число, то его можно округлить, но только в большую сторону (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).

Если нельзя… но очень хочется.

Понятно, что копить отпуска слишком долго нельзя, ведь работодатель обязан предоставлять работникам отдых, а непредоставление отпуска в течение двух лет и вовсе запрещено. Многие работодатели все-таки идут навстречу своим работникам и изыскивают разные способы выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск во время работы, даже когда работнику не полагается никакого дополнительного отдыха и у него стандартная продолжительность отпуска – 28 дней.

А вариантов есть несколько. Давайте их рассмотрим.

Предоставляется ежегодный отпуск на выходные дни.

Насколько правомерно такое решение вопроса?

На основании ч. 1 ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Поскольку законодательство не регламентирует, как использовать оставшуюся часть отпуска, полагаем, что возможно и ее дробление – на части, о которых договорятся работник и работодатель, хоть по одному дню, хоть по два.

Получите заявление от сотрудника на отпуск в выходные дни и не менее чем за три дня до отпуска выплатите отпускные.

Отпуск предоставляется в календарных днях, значит, закон не разделяет, рабочие это дни или выходные. Да и нормы Трудового кодекса не содержат прямого запрета на предоставление отпуска в дни, являющиеся выходными (исключение составляют нерабочие праздничные дни). Следовательно, предоставление отпуска только на выходные или присоединение к одному дню отпуска двух выходных не будет нарушать трудовое законодательство.

Вместе с тем отпуск по выходным дням может быть расценен проверяющими органами как завуалированная форма предоставления денежной компенсации за неиспользованный отпуск во время работы. При проверке ГИТ, конечно же, обратит внимание на отпуск, предоставляемый по 2 дня, тем более если это не единичный случай в компании.

Итак, несмотря на отсутствие запрета на предоставление отпуска по выходным дням, работодателю следует помнить, что тут есть определенный риск. Доказывать, что все законно, придется уже в суде.

Увольнение и прием.

Это еще один способ, который применяют работодатели. Он удобен потому, что при увольнении выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска. Чаще всего такое увольнение происходит по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) или инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77). Сегодня работник уволен (оформлены все документы, выплачены все суммы, выдана трудовая книжка и пр.), а завтра с ним снова заключают трудовой договор. На практике ничего не меняется: сотрудник приходит в отдел кадров, ставит подпись в необходимых документах, получает компенсацию за неиспользованный отпуск – и все довольны.

Если подобный «маневр» осуществить один-два раза, то контролеры ГИТ могут ничего не заподозрить. Да и работодатель сумеет оправдаться – мол, да, уволили, а завтра человек пришел и обратно попросился. Но если способ применяется массово, скорее всего, инспекторы найдут, к чему придраться. И работодателю вряд ли удастся избежать объяснений, а может, и разборок в суде.

При таком способе выплаты компенсации за неиспользованный отпуск у работника:

• прерывается стаж на ежегодный оплачиваемый отпуск (он начинает течь с даты нового трудового договора);
• исчезает право на выплаты за непрерывный стаж работы в компании или другие социальные гарантии, определенные локальными актами организации.

Принудительное предоставление отпуска.

Есть ситуации, когда никак не получается выпроводить сотрудника в отпуск. Работодатель готов соблюдать трудовое законодательство, а сотрудник ходит и ходит на работу. Что делать?

Если сотрудник отказывается уходить в отпуск в первый год работы, можно попросить его написать заявление о переносе отпуска на следующий год. Однако если и на второй год сотрудник не хочет отдохнуть, работодатель может применить дисциплинарное взыскание. Ведь ни работодатель, ни сотрудник не вправе в одностороннем порядке изменить определенное графиком время ухода в отпуск. А непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено.

В таком случае необходимо правильно оформить все документы по предоставлению отпуска (утвержденный график отпусков, письменное уведомление работника о времени начала отпуска), выплатить отпускные и зафиксировать выходы в это время на работу. Затем можно привлечь работника к дисциплинарной ответственности, ведь соблюдение графика отпусков является обязанностью и работника, и работодателя (ст. 123 ТК РФ). Главное – соблюдайте порядок привлечения к ответственности, определенный ст. 192, 193 ТК РФ.

Подведем итог

Компенсация за неиспользованный отпуск в течение трудовой деятельности может быть выплачена сотруднику лишь в соответствии со ст. 126 ТК РФ – часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Компенсация за все неиспользованные дни отпуска выплачивается лишь при увольнении.

Чтобы неиспользованный отпуск использовался и работник получал за него плату, можно принудительно отправить его отдыхать или отправлять в отпуск на выходные дни. В последнем случае об этом нужно достигнуть договоренности с работником.

Ну и последний вариант, который мы рекомендуем не использовать или использовать, но «раз в пятилетку», – увольнение сотрудника и прием на работу вновь. Тогда компенсация будет выплачена за все неиспользованные дни отпуска. Однако работодателю нужно быть готовым к претензиям контролеров и заранее подготовить оправдательную речь.

Особенности компенсации за дополнительный отпуск

Положения статьи 126 ТК РФ гласят, что если срок ежегодного оплачиваемого отпуска превышает 28 календарных дней, то все дополнительные дни свыше установленного периода могут быть заменены денежной компенсацией по желанию сотрудника. Для этого ему следует написать соответствующее заявление на имя руководителя организации, в которой он трудится. Однако некоторые категории работников все же не могут заменить дополнительные дни отпуска материальной компенсацией. К ним относятся:

• Женщины в состоянии беременности.
• Несовершеннолетние сотрудники (до 18 лет).
• Сотрудники, занятые на особо вредных производствах или деятельность которых связана с потенциальной опасностью для жизни и здоровья (но они все же могут получить материальную компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении).

Приказ (образец) о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией оформляется руководителем организации в произвольной форме и к нему прикладывается заявление сотрудника. Работник обязан ознакомиться с приказом и расписаться в нем. Отметка о предоставлении компенсации вместо дополнительного отпуска вносится в личную карточку сотрудника и в график отпусков также на основании соответствующего приказа. Срок выплаты компенсации за дополнительный отпуск не является фиксированным – она выплачивается работнику в установленный день перечисления заработной платы.

Срок выплаты компенсации за дополнительный отпуск не является фиксированным – она выплачивается работнику в установленный день перечисления заработной платы.

Отражение компенсации за дополнительный отпуск в налоговом учете

Статья 255 НК РФ, согласно которой рассчитывается налог на прибыль, прямо указывает на то, что сумма материальной компенсации за дополнительные дни отпуска, выплачиваемая согласно трудовому законодательству, входит в состав расходов организации на оплату труда сотрудников. Однако следует учесть тот факт, что сохраняемая зарплата сотрудника на время отпуска и денежная компенсация за дополнительный отпуск – это разные виды расходов на оплату труда. Соответственно, списание суммы компенсации дополнительного отпуска не может быть осуществлено за счет резервных средств, которые заложены на предстоящие расходы по оплате основных отпусков. Сумма денежной компенсации за дополнительный отпуск может быть включена в статьи расходов организации только в двух ситуациях:

• Фактическая выплата сотруднику компенсации через кассу организации.
• Начисление выплаты с применением установленного метода начислений.

Согласно указаниям Минфина РФ, расходы на материальную компенсацию дополнительного отпуска учитываются строго в том периоде, к которому они непосредственно относятся, пропорционально отпускным дням, приходящимся на соответствующий отчетный период. Важный момент: при компенсации дополнительных дней отпуска, количество которых превышает лимит, установленный законодательством, соответствующие суммы в расходах не учитываются! Денежная компенсация дополнительных дней отпуска облагается НДФЛ, как и другие виды доходов работника. Страховые взносы и взносы за травматизм также начисляются на сумму компенсации.

Дополнительный отпуск

Разберемся, что представляет собой этот отпуск с юридической стороны. Каждый сотрудник вправе получать минимальные 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска. По правилам ст. 116 ТК РФ, ст. 117 ТК РФ и ст. 322 ТК РФ, некоторые категории сотрудников получают дополнительный отпуск, который входит в компенсацию, каждый год, но только если они отработали уже шесть месяцев.

Работая в условиях, указанных в статьях, человек может требовать компенсацию. Исключение из этого правила – беременность и несовершеннолетие.

Также не стоит обделять вниманием работников по совместительству – Трудовой кодекс в плане компенсаций наделил их всеми правами обычных работников. Индивидуальные вопросы дополнительных отпусков должны быть расписаны в коллективных трудовых договорах. Чтобы компенсировать несостоявшиеся отпускные дни, работник должен использовать 28 дней отпуска – дополнительного или основного. Оставшуюся часть можно заменить выплатой.

Дополнительный отпуск для работников Крайнего Севера составляет 7 дней, при ненормированном рабочем дне – от 3 дней, а в случае особой работы руководитель может сам решать, опираясь на законодательство. Иногда разные основания для дополнительного отпуска комбинируются и складываются с другими отпусками, поэтому в целом он может длиться месяцами, но, как сказано в ст. 322 ТК РФ, не больше шести.

Требование компенсации

Работники действительно имеют право требовать компенсацию за пропущенные дни дополнительного отпуска, когда их увольняют. Исключение – та часть дополнительного отпуска, которую не предусматривает закон, хоть она и обозначена в каких-либо локальных актах. Такое право сотрудникам дала ст. 127 ТК РФ. Вы можете напомнить ему, что у него есть возможность выйти в отпуск этого года сейчас, а увольнение произойдет за день до теоретического выхода на работу после отпуска.

Не нужно выплачивать компенсацию за дополнительный отпуск при увольнении, пока работник не принесет соответствующее заявление.

Оно будет являться основанием для компенсации. Выплата происходит вместе с другими выплатами в последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ). Не забывайте о некоторых нюансах: работник вправе потребовать компенсацию и за оставшиеся с прошлого года отпускные дни.

Размер компенсации

В ситуациях, когда нужно компенсировать несколько дней отпуска, сначала надо узнать их точное количество. Для этого делим количество дней, которые были выделены работнику для отпуска за год, на 12 месяцев. Деление нужно, если сотрудник работал у этого работодателя не весь год. Далее умножаем полученную сумму на количество месяцев работы. Неполный месяц считается по стандартным правилам округления. Из последнего результата вычитаем количество дней, которые сотрудник провел в отпуске.

Чтобы узнать, сколько конкретно вы должны заплатить, умножьте количество неотгулянных дней на усредненный дневной заработок. Но сначала нужно будет найти сами эти переменные.

Если итог не целый, то правила округления уже другие. Минздрав в письме от 07.12.2005 № 4334-17 решил, что сумма должна стать целой в пользу работника. Следующая переменная – средний заработок. Вопрос ее вычисления регулирует ПП РФ от 24.12.2007 № 922. Это просто: умножьте количество рабочих дней за расчетный период (12 месяцев) на среднюю дневную зарплату. В свою очередь, чтобы найти последнее, умножьте зарплату за период на количество календарных дней.

Календарные дни – это результат умножения количества отработанных дней в периоде на среднее по месяцу количество всех дней (29,4 – ст. 139 ТК РФ). Теперь осталось умножить две главные переменные: количество неиспользованных отпускных дней и средний дневной заработок.

Особые случаи и нюансы

К особым случаям относят сезонников и сотрудников, работающих до двух месяцев. Их отпуска считаются в рабочих днях. Основная формула расчета компенсации такая же, как и в общем случае. Меняется одна из переменных: вместо количества неиспользованных отпускных дней нужны рабочие дни отпуска. Для его нахождения вычитаем из количества отработанных месяцев, умноженного на 2, количество использованных дней отпуска.

Если сотрудник проработал у вас не больше года, у него все равно есть право на компенсацию всего ежегодного отпуска. Правда, только в том случае, если его стаж колеблется от 11,5 до 12 месяцев. Если же стаж меньше, то сотрудник сохраняет свое право в пяти случаях, по Правилам об очередных и дополнительных отпусках. Это такие ситуации, как:

• Ликвидация, сокращение, реорганизация или временная приостановка деятельности компании.
• Призыв в армию.
• Командирование в образовательном направлении.
• Перевод на другую деятельность по инициативе компетентных органов.
• Выяснилась профнепригодность работника.

Бумажная работа

Увольняя работника и компенсируя его отпуск деньгами, нужно заполнить его кадровые документы. В личной карточке сотрудника это графы с 4 по 7. Также нужно сделать запись в графе отпусков в разделе примечаний, отметив факт компенсации и реквизиты соответствующего приказа. Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении классифицируется как расходы на оплату труда в налоге на прибыль и УСН 15%. А вот НДФЛ и страховыми взносами она облагается в полной мере.

Перед подсчетом компенсации сначала разберитесь с тем, положена ли она вообще работнику. Но самая важная часть компенсации – это расчет ее суммы. Если вы с этим справитесь, никаких проблем не возникнет.