Бухгалтер общепита

Все, кто работает в ресторанном бизнесе, люди особенные, творческие – даже бухгалтера. И ведение учета в ресторанном бизнесе очень увлекательно. Сейчас мы с вами подробно рассмотрим его особенности.

Бухгалтерия любит точность. Поэтому бухгалтера уделяют внимание каждой мелочи, чтобы в расчеты не закрадывались ошибки. Казалось бы – бухгалтерия в любой отрасли должна вестись по одним законам, но нет – учет для сферы общепита значительно отличается.

Давайте разберем 4 основных отличия, которые могут вызвать затруднения в работе начинающего бухгалтера-калькулятора.

Первое отличие: документы поступления.

Казалось бы, все просто, думаете вы: товарные и сырьевые позиции нужно внести в программу и все! Но большое количество справочников сырья затрудняет ведение учета: в реальности они мешают выводить остатки и контролировать расход.

Например, в компанию поступают две приходные накладные: товар закупался у двух разных поставщиков. В первой накладной есть позиция «Огурцы консервированные, 350 г., количество 6 шт, сумма 780 рублей, корнишоны, стеклянная банка». Во второй накладной «Корнишоны маринованные, ж/б, 650 г., 3 шт, сумма 1430 руб».

По правилам стандартного бухгалтерского учета у нас в программе должны оказаться две позиции, так как и вес, и упаковка у них разные. Но стандартные правила учета «не работают» в общепите. Что же нужно сделать?

Во-первых, завести только одну позицию – «Огурец консервированный», и при оформлении накладных в программе всегда использовать только ее. При этом разница в весе и упаковке не имеет значения.

Во-вторых, необходимо указать в килограммах вес продукта.

Если вы новичок, первый вопрос, который приходит к вам в голову, это: «Где же я возьму эту информацию? Я получаю только бумажную накладную!» Если вы не знаете точного веса, нужно отправиться на склад и изучить упаковку товара – там должны быть эти данные. В общепите принято указывать в документах вес нетто. Как быть с подсолнечным маслом и яйцами, спросите вы? На бутылках масла пишут вес продукта. Куриное яйцо, согласно книге «Справочник рецептур и калькуляционных раскладок», весит около 40 грамм, то есть, 0,04 кг. Книга выпущена еще в советское время, но данные в ней не устарели и их с успехом можно использовать в учете.

Если на упаковке не указан вес, его можно вычислить. Кроме того, в уже упомянутой книге «Справочник рецептур и калькуляционных раскладок» содержатся данные. В ней выведены четкие проценты отходности и потерь при горячей и холодной обработках, а также среднестатистический вес для куриного перепелиного яйца и проценты потерь при разморозке.

Налаживайте контакт с поварами и работниками склада – они помогут вам.

В-третьих, для расчета цены в накладные всегда вносится реальный вес продукта. Повар или кладовщик на приемке взвешивает товар и вписывает фактический вес. Это будет либо вес нетто, умноженный на количество банок, либо реальный вес продуктов (кур, рыбы, хлеба), либо вес из книги рецептур, умноженный на количество, как в случае с яйцами.

Второе отличие: аналоги товаров.

В общепите один товар может быть заменен аналогом. Например, оливковое масло может быть заменено подсолнечным в пропорции 1:1, и наоборот, хотя это и не рентабельно. Можно поставить в аналоги друг другу куриное и перепелиное яйцо с коэффициентом 1:4.

Этот принцип можно использовать для вина, пива и другой алкогольной продукции.

Третье отличие: необходимо знать технологические процессы.

Бухгалтеру-калькулятору нужно иметь представление о работе кухни: она напрямую влияет на расход товаров, а значит, на учет. Мы порой даже не задумываемся, почему готовые блюда выносят так быстро. Как вы думаете, в чем тут суть? Да, речь сейчас пойдет о заготовках или полуфабрикатах.

Бухгалтер в расчете заводит карточку полуфабриката. Зачем их использовать, если можно вносить информацию о продукте в каждое блюдо? Начинающие бухгалтера так и поступают. Но здесь есть подвох, и дальше мы расскажем, какой.

Рецептура при использовании полуфабрикатов составляется на килограмм готового продукта. И рецептуру должна иметь каждая заготовка.

Например, картофель необходимо чистить, чтобы использовать в приготовлении пищи. Как рассчитать, сколько нужно взять нечищеного картофеля, чтобы получить 1 кг чищенного? Средний процент очистки, приведенный в сборнике рецептур, – 35%. Бывает, что отходность составляет больше или гораздо меньше: если картофель не очень качественный, и почернения тоже нужно срезать при чистке. А у молодого картофеля очень тонкая кожура и соответственно расход будет меньше. Вы можете учитывать в расчетах сезонность, но в современных условиях картофель закупается маленькими количествами и отходность не меняется. Сейчас при ресторанах и кафе нерентабельно содержать огромные овощные склады, поэтому, как правило, продукты закупаются маленькими партиями и хранятся на складе не больше недели. Поэтому сезонность при расчетах используется, если вы покупаете сразу большие партии продуктов.

Как мы уже говорили, если качество закупленного продукта хуже, его отходность увеличивается. Если в каждую карту блюда в системе поставить информацию о продукте с изменчивой отходностью, например, как в нашем случае – картофель, бухгалтеру потребуется изменить огромное количество калькуляций, чтобы правильно отражались остатки и себестоимость. Гораздо проще использовать карточку полуфабриката, например: «Картофель х/о (холодная очистка)» с рецептурой очистки. Таким образом, изменения нужно будет вносить только в одну карточку.

Еще один немаловажный момент – контроль расхода продукта на блюдо. Если мы работаем без полуфабрикатов, то целиком и полностью полагаемся на предоставленную нам шеф-поваром или технологом рецептуру. А теперь – очень интересная игра цифр.

Без полуфабриката вы не сможете проконтролировать процент отходности. Повар скажет вам: «Здесь у меня на нож много налипло, а тут на пол упало, это тоже отход…» – и вам ничего не останется, кроме как согласиться с ним: если вы не знаете технологии, вы будете вынуждены полностью полагаться на цифры, которые вам дали на бумаге повара. Это приведет к финансовому дисбалансу: при инвентаризации продукты на кухне есть, из них готовят блюда, но прибыли не видно. Это происходит из-за завышенного процента отходности. Образуются излишки, которые потом могут благополучно мигрировать по домам сотрудников кухни.

Четвертое отличие: одно сырье после разделки может дать несколько разных, и все это необходимо отражать в учете.

Общепит – очень творческая сфера, где есть место фантастике. Здесь один продукт легко превращается в пять видов сырья. Как же одно сырье превращается в другое?

Это происходит благодаря ежедневному рутинному процессу кухни, который необходимо фиксировать документально – разделке.

Например, целая охлажденная семга после отрубания головы и потрошения превращается в разные виды сырья. В среднем это 5 продуктов:

1. Суповой набор для ухи (голова и хребет с плавниками) – его часто используют как основу при приготовлении обеда для сотрудников.
2. Технологические отходы – пленки, мелкие косточки, кожа.
3. Филе для суши.
4. Филе «бабочка» для гриля.
5. Мясо для рыбного фарша, которое соскребли с хребта.

Новые ингредиенты, полученные в результате разделки, будут стоить по-разному: самым дешевым будет суповой набор, а самым дорогим – филе. Технологические отходы, соответственно, ничего не стоят. Акт разделки оформляется при закупке каждой партии товара.

Пятое отличие: ведение справочника номенклатуры.

В справочнике номенклатуры мы должны создать как минимум 5 групп:

1. Блюда.
2. Полуфабрикаты.
3. Сырье
4. Услуги.
5. Материалы и основные средства.

Это поможет обеспечить удобство учета.

Что должно быть в группах?

В папке «Сырье» вы создаете для своего удобства дополнительные группы, например:

Групп может быть и больше.

Полуфабрикаты можно разделить на 3 группы:

• Полуфабрикаты горячей обработки для европейской кухни,
• Полуфабрикаты для японской кухни,
• Полуфабрикаты холодной обработки.

Группа полуфабрикатов для японской кухни выделена отдельно, так как у них более высокая отходность, чем у остальных.

Например, огурец. При холодной обработке для европейской кухни отходность составит 3-4%: для использования продукта достаточно обрезать хвостовые части с двух сторон. В японской кухне для овощных роллов используется полностью очищенный огурец без косточек, соответственно, отходность составит 45-50%.

Внутри группы «Блюда» для удобства рекомендуется создать группы с названиями из меню, которое выносится гостю. Это удобно не только для бухгалтера, но и для остального персонала.

Это позволит вам, уважаемые бухгалтера, всегда точно знать, куда какое блюдо должно входить, проверять цены и избегать ошибок в расчетах. Кроме того, это сделает гораздо проще жизнь всего коллектива. Например, официанту будет проще найти блюдо, предложить его гостю и провести по кассе. Таким образом, компания сохранит доход и реализует сырье. А гость, который пришел только ради этого блюда, сможет его получить и останется доволен визитом.

Зачем нужна группа «Услуги»? Как она сделает жизнь работников кафе проще?

В нее входит компенсация за битую посуду, обслуживание банкета, кальян, аренду зала, выездное обслуживание и так далее. Если вы были на свадьбе или банкете, вы знаете, что это – важный пункт обслуживания. Такие услуги есть практически у каждого заведения.

С группой «Материалы и основные средства» каждый бухгалтер в силах разобраться самостоятельно. Напомним, что моющие и чистящие средства не должны быть среди сырья.

Самым важным в ведении учета является справочник номенклатуры. Необходимо также верно указывать единицы измерения. Кроме алкоголя и напитков, которые измеряются в литрах, вес всех товаров сырьевой группы должен быть указан в килограммах.

Далее, не менее важно вводить документы поступления верно. При срочной инвентаризации верно введенные документы позволят вам получать данные быстрее.

В заключение мы хотим пожелать всем бухгалтерам, которые решили заняться учетом в общепите или ресторанном бизнесе, большого терпения!

Помните, вы должны интересоваться производственным процессом, знать его основные принципы и стараться не мешать работе кухни или зала. Вы способны помочь организовать слаженную работу и в то же время обеспечить четкий и прозрачный учет, как товарный, так и финансовый.

Многие вещи в общественном питании кажутся со стороны сами собой разумеющимися, но на самом деле они происходят благодаря четкому учету и контролю. Желаю вам удачи!

В любом предприятии общепита, от маленькой забегаловки до престижного ресторана, одной из основных статей затрат являются продукты. Именно их учетом и занимается бухгалтер-калькулятор. От того, насколько оптимально организована его работа, во многом зависят результаты деятельности фирмы. Рассмотрим, как составить должностную инструкцию бухгалтера-калькулятора, чтобы учесть все нюансы и предотвратить возможные проблемы.

Что делает бухгалтер-калькулятор: функции

На первый взгляд работа бухгалтера-калькулятора укладывается в стандартную схему: учет материалов и расчет себестоимости готовой продукции.

Но в данном случае материалы — это продукты, а готовые изделия — различные блюда. Поэтому учет в общепите связан с рядом особенностей. Сложности начинаются уже на этапе поступления «материалов». Один и тот же вид продукта может закупаться в упаковках разного веса или в таре различной емкости.

Однако не следует заводить отдельную номенклатурную позицию на каждый вариант упаковки. Одному виду продукта должна соответствовать одна строка номенклатуры, в которой указывается вес поступившего сырья, независимо от того, сколько вариантов его упаковки фактически присутствует на складе.

Кроме того, поступившее сырье еще до начала приготовления блюд может «превратиться» в два или более «новых» вида. Это относится в первую очередь к разделке мяса и рыбы: из целой туши или рыбины в итоге получаются филе, суповой набор, фарш и т.п.

Бухгалтер, который учитывает продукты, должен хорошо разбираться в технологических процессах приготовления блюд. В противном случае ему придется полностью полагаться на информацию, предоставляемую поварами. А не секрет, что недобросовестные работники кухни нередко пользуются отсутствием контроля и «создают» излишки продуктов, которые затем используют в своих целях.

Бухгалтеру нужно разбираться и в том, какие продукты можно заменить другими и в какой пропорции. Также важно знать допустимые проценты отхода, которые зависят как от качества исходного сырья, так и от особенностей приготовления самого блюда.

Например, такой известный всем и простой продукт как картофель — далеко не прост в учете. У молодого картофеля кожура тоньше, а значит и процент отходов при чистке будет меньше. Это нужно учитывать при закупках, производимых в летний период. А если поступил картофель низкого качества, то это дополнительно повышает процент брака, т.к. кроме кожуры, нужно будет удалять и различные дефекты: потемнения и т.п.

Требования к бухгалтеру-калькулятору

Требования к бухгалтеру, работающему в ресторане или другом предприятии общественного питания, не ограничиваются стандартными знаниями в области бухучета: нормативная база, счета, проводки и т.п. Конечно, специалист по учету обязан все это знать, но он должен быть готов и к дополнительным трудностям, примеры которых приведены в предыдущем разделе.

Поэтому желательно, чтобы такой специалист не просто имел экономическое образование, а закончил учебное заведение, в котором есть специальное направление, связанное с учетом в общественном питании.

Если такого специализированного образования нет, то его могут заменить курсы переподготовки или опыт работы на других предприятиях общепита. Новичка без опыта и соответствующей подготовки могут взять только в крупную компанию, где есть возможность выделить ему наставника и дать время на адаптацию.

Должностные обязанности бухгалтера-калькулятора в общепите

Для реализации своих функций бухгалтер-калькулятор выполняет следующие обязанности:

1. Учет поступивших продуктов и других необходимых для приготовления блюд материалов.
2. Расчет технологических и калькуляционных карт на блюда. Корректировка указанных документов при изменении закупочных цен, состава меню или техпроцессов.
3. Определение цен на готовую продукцию.
4. Учет реализованной продукции.
5. Участие в инвентаризациях.

Права сотрудника

Любой сотрудник обладает стандартным набором прав, предусмотренным ст. 21 ТК РФ. Рабочее место должно соответствовать установленным нормам, оплата труда — не быть ниже минималки и выплачиваться своевременно, время работы и отдыха также регламентируется и т.п.

Но, т.к. должностная инструкция в первую очередь ориентирована на описание функциональных обязанностей работника, то базовые права в ней указывают редко.

Как правило, положения ТК РФ отражаются в трудовом или коллективном договоре, а должностная инструкция содержит более конкретные виды прав, которые непосредственно помогают работнику выполнять трудовые обязанности:

1. Доступ к необходимой информации.
2. Ознакомление с решениями руководства, касающимися его деятельности.
3. Внесение предложений по улучшению организации труда в рамках своей компетенции.
4. Подписание отдельных видов первичных документов.

Ответственность бухгалтера по питанию

Ответственность любого сотрудника можно разделить на две категории: внутреннюю (перед предприятием) и внешнюю (перед государством). Ответственность перед организацией может быть дисциплинарной (от замечания до увольнения) или материальной. В последнем случае сумма, которую можно взыскать, обычно ограничена средней зарплатой работника.

Полная материальная ответственность к рядовому бухгалтеру, как правило, не применяется, за исключением случаев, когда он одновременно исполняет обязанности кладовщика или кассира.

Материальная ответственность главного бухгалтера

Административная и уголовная ответственность к специалистам по учету может быть применена при налоговых нарушениях. Но на практике в подобных случаях обычно «страдает» директор, иногда — главбух, а рядовых специалистов наказывают редко. Конечно, иногда специалисты по учету могут попасть под статью и без связи с налоговыми нарушениями. Такая ситуация возникает при раскрытии фактов хищений, если бухгалтер был соучастником.

Должностная инструкция бухгалтера-калькулятора

Должностная инструкция — это не формальная бумажка, а важный документ, который во многих случаях помогает разрешить (и даже — предотвратить) трудовые споры. Но многие работодатели относятся к ее заполнению несерьезно и допускают ряд ошибок:

1. Копируют документ, разработанный другим предприятием, не учитывая свою специфику.
2. Разрабатывают инструкцию без учета особенностей работы бухгалтера в общепите, например, используют типовой документ, составленный для специалиста по учету материалов.
3. Не формулируют должностные обязанности достаточно точно, что приводит к расхождениям между ожиданиями руководства и действиями работника.

Часто специалисты по кадрам не вникают в нюансы работы на конкретной должности, а просто скачивают примерно подходящую инструкцию из интернета. Пока работа идет в штатном режиме, вопросов с этим документом может и не возникнуть. Но при любом конфликте с сотрудником или визите проверяющих формально составленная должностная инструкция может принести немало проблем.

Наши специалисты изучат текущую ситуацию и помогут оптимизировать документооборот.

Образец должностной инструкции бухгалтера-калькулятора

Вывод

Организация учета в общепите связана со множеством нюансов. Это особенности закупки продуктов, расчет нормативов затрат на приготовление блюд, списание отходов и т.п.

Чтобы избежать конфликтных ситуаций, нужно отразить все нюансы работы бухгалтера-калькулятора в его должностной инструкции.

Заказать услугу

Особенности проведения инвентаризации покупных товаров, продукции собственного производства. Тары на производстве и в буфетах, барах и магазинах кулинарии розничной торговой сети.

Инвентаризация начинается с проверки кассы. Затем материально ответственные лица производств представляют комиссии отчет о движении продуктов и тары на кухне и дают расписку о том, что все поступившие ценности оприходованы, выбывшие ценности списаны в расход, а приходные и расходные документы включены в последний отчет.

Проведение инвентаризации на предприятиях общественного питания, где ведется количественно-суммовой учет, имеет некоторые особенности. Так, к моменту инвентаризации на производстве (кухне) могут оставаться необработанное сырье, полуфабрикаты и готовые изделия. Там, где учет ценностей ведется в стоимостном выражении, остатки полуфабрикатов, готовых изделий включают в инвентаризационную ведомость по наименованиям, количеству, учетной цене (без пересчета на сырье).

В тех случаях, когда учет ценностей ведется в количественно-суммовом выражении, когда по данным инвентаризации на производстве требуется вывести результаты по наименованиям продуктов, возникает необходимость в пересчете остатков полуфабрикатов и готовых изделий в исходное сырье. В заготовочных цехах по производству полуфабрикатов и в кондитерских цехах к моменту инвентаризации могут находиться остатки продукции, не прошедшей полной технологической обработки. В таких случаях следует пересчитать фактическое количество продуктов в незавершенном производстве и записать эти данные в расчет перевода продукции в необработанное сырье исходя из норм отходов и потерь сырья при его кулинарной обработке. При последующем пересчете полуфабрикатов в необработанное сырье учитывается, на какой стадии технологической обработки произведено снятие остатков (очистка, обвалка, жиловка и т.д.).

Нормы отходов берут в зависимости от степени обработки продуктов по Сборнику рецептур.

Пример. При проверке остатков ценностей 30 января в цехе производства полуфабрикатов оказалось в наличии: 100 кг очищенного картофеля и 50 кг трески, пропущенной кусками. В соответствии со Сборником рецептур (табл. «Расчет расхода сырья, выхода полуфабрикатов и готовых изделий») норма отходов при холодной обработке картофеля в период с 1 января по 1 марта составляет 35%. Следовательно, масса необработанного картофеля будет равна 142,9 кг (100 ? 100 / (100% — 35%)).

Для перевода пропущенной кусками рыбы в непереработанное сырье по раскладке находим, что норма массы брутто 132 кг соответствует выходу полуфабриката массой нетто 91 кг. Масса трески в необработанном виде будет равна 72,5 кг (50 ? 0,132 / 0,91).

Такие расчеты составляют в тех случаях, когда продукция, не прошедшая полной технологической обработки, изготовляется из однородного сырья.

Однако в наличии могут оказаться полуфабрикаты, изготовленные из различного сырья (тесто, котлеты и др.). При этом количество необработанного сырья, использованного для производства полуфабрикатов, определяют по каждому его виду расчетным путем. Для этого фактическую массу всех полуфабрикатов при определении необработанного сырья делят на сумму одного полуфабриката по норме выхода на нормы закладки отдельных видов сырья в соответствии с рецептурой (калькуляцией).

Пример. При инвентаризации предъявлен материально ответственным лицом фарш из говядины массой 80 кг для бифштексов натуральных рубленых. По Сборнику рецептур масса каждого полуфабриката составляет 66 г (говядина второго сорта — 57 г и сало свиное — 9 г). Расход сырья массой брутто в соответствии с рецептурой предусмотрен: говядины второго сорта — 77 г, сала свиного — 9 г. Отсюда общее количество полуфабрикатов по норме составит 1212 шт. (80 / 0,66). Расход говядины будет равен 93,3 кг (0,077 ? 1212), сала свиного — 10,9 кг (0,009 ?1212).

Общее количество кулинарных изделий и полуфабрикатов (по наименованиям), а также данные пересчета их на сырье записывают в инвентаризационную опись.

Остатки готовой продукции (блюд) не пересчитываются на сырье. Количество порций определяется по массе или посредством обмера (мерной посудой с учетом приправ).

Должностная инструкция бухгалтера ресторана

1. Общие положения.
1.1. Настоящая должностная инструкция для бухгалтера ресторана разработана на основе Профессионального стандарта «Бухгалтер», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 22 декабря 2014 г N 1061н; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция бухгалтера ресторана определяет трудовые функции, должностные обязанности, права, ответственность, а также взаимоотношения по должности бухгалтера в коллективе ресторана.
1.3. Бухгалтер относится к категории специалистов, назначается и освобождается от должности директором ресторана по согласованию с главным бухгалтером организации.
1.4. На период отпуска и временной нетрудоспособности бухгалтера его должностные обязанности могут быть возложены на других сотрудников бухгалтерии ресторана. Временное выполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора организации, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.
1.5. Бухгалтер обязан, как правило, иметь высшее или среднее специальное образование с предъявлением к опыту работы при специальной подготовке по учету и контролю не менее трех лет.
1.6. Бухгалтер находиться в подчинении главного бухгалтера ресторана.
1.7. В своей деятельности бухгалтер ресторана действует согласно должностной инструкции, разработанной по профстандарту, закона «О бухгалтерском учёте», указов Президента Российской Федерации, решений Правительства Российской Федерации и органов управления общественного питания всех уровней. Также, сотрудник выполняет свои обязанности согласно административного, трудового и хозяйственного законодательства РФ, правил и норм охраны труда и противопожарной защиты и локально-правовых актов организации.
1.8. Бухгалтеру ресторана необходимо знать:

• основы законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете, о налогах и сборах, об архивном деле, в области социального и медицинского страхования, пенсионного обеспечения, о хранении и изъятии регистров бухгалтерского учета, а также гражданского, трудового, таможенного законодательства, Общероссийский классификатор управленческой документации (в части, касающейся выполнения трудовых действий);
• практику применения законодательства Российской Федерации по вопросам оформления первичных учетных документов, по вопросам денежного измерения объектов бухгалтерского учета, по бухгалтерскому учету;
• нормативные правовые акты, положения, другие руководящие материалы и документы по ведению бухгалтерского учета;
• законодательные акты, положения, постановления, инструкции, руководящие, методические и нормативные материалы по подготовке бухгалтерского учета имущества, обязательств, хозяйственных операций и составлению отчетности;
• формы и методы бухгалтерского учета в организации общественного питания;
• план и корреспонденцию счетов;
• организацию документооборота по требуемым участкам бухгалтерского учета;
• порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, которые связанны с движением основных средств, материальных ценностей и денежных средств.
• основы режима труда;
• правила использования вычислительной техники;
• основные положения законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового положения;
• правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.
• внутренние организационно-распорядительные документы организации, регламентирующие порядок составления, хранения и передачу в архив первичных учетных документов, правила стоимостного измерения объектов бухгалтерского учета, а также по вопросам оплаты труда, особенности группировки информации, содержащейся в первичных учетных документах, правила хранения документов и защиты информации в организации;
• порядок составления сводных учетных документов в целях осуществления контроля и упорядочения обработки данных о фактах хозяйственной жизни;
• основы экономики, технологии, организации производства и управления в организации;
• методы калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг);
• методы учета затрат продукции (работ, услуг);
• инструкцию по охране труда для бухгалтера ресторана.

1.9. На время отсутствия бухгалтера, его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем указывается в приказе по организации труда.

скачать: Должностные инструкции Столовой, Ресторана, Кафе
Для работников на основе Профстандартов с учетом законов на 14 апреля 2020 года
2. Трудовые функции
Основными направлениями деятельности бухгалтера в ресторане являются:
2.1. Ведение бухгалтерского учета:
2.1.1. Обеспечение правильной постановки и ведения бухгалтерской отчетности;
2.1.2. Документальное оформление и отображение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств и материальных ценностей;
2.1.3. Итоговое обобщение фактов хозяйственной жизни.

3. Должностные обязанности бухгалтера ресторана.
Бухгалтер исполняет следующие обязанности:
3.1. В рамках трудовой функции обеспечения правильной постановки и ведения бухгалтерской отчетности:

• составляет (оформляет) первичные учетные документы;
• осуществляет прием первичных учетных документов о фактах хозяйственной жизни организации;
• выявляет случаи нарушения ответственными лицами графика документооборота и порядка представления в бухгалтерскую службу первичных учетных документов и информирует об этом руководителя бухгалтерской службы;
• осуществляет проверку первичных учетных документов в отношении формы, полноты оформления, реквизитов;
• проводит систематизацию первичных учетных документов текущего отчетного периода в соответствии с учетной политикой;
• составляет на основе первичных учетных документов сводные учетные документы;
• осуществляет подготовку первичных учетных документов для передачи в архив;
• изготавливает копии первичных учетных документов, в том числе в случае их изъятия уполномоченными органами в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• обеспечивает данными для проведения инвентаризации активов и обязательств организации в соответствии с учетной политикой организации.

3.2. В рамках трудовой функции документального оформления и отображения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств и материальных ценностей:

• осуществляет денежное измерение объектов бухгалтерского учета и соответствующие бухгалтерские записи;
• регистрирует данные, содержащиеся в первичных учетных документах, в регистрах бухгалтерского учета;
• отражает в бухгалтерском учете результаты переоценки объектов бухгалтерского учета, пересчета в рубли выраженной в иностранной валюте стоимости активов и обязательств;
• составляет отчетные калькуляции, калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), распределяет косвенные расходы, начисляет амортизацию активов в соответствии с учетной политикой организации;
• сопоставляет результаты инвентаризации с данными регистров бухгалтерского учета и составляет сличительные ведомости.

3.3. В рамках трудовой функции итогового обобщения фактов хозяйственной жизни:

• осуществляет подсчет в регистрах бухгалтерского учета итогов и остатков по счетам синтетического и аналитического учета, закрытие оборотов по счетам бухгалтерского учета;
• осуществляет контроль тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;
• подготавливает информацию для составления оборотно-сальдовой ведомости, главной книги;
• осуществляет подготовку пояснений, подбор необходимых документов для проведения внутреннего контроля, внутреннего и внешнего аудита, документальных ревизий, налоговых и иных проверок;
• предоставляет регистры бухгалтерского учета для их изъятия уполномоченными органами в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• проводит систематизацию и комплектование регистров бухгалтерского учета за отчетный период;
• передает регистры бухгалтерского учета в архив;
• изготавливает и предоставляет по требованию уполномоченных органов копии регистров бухгалтерского учета;
• отражает в бухгалтерском учете выявленные расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета.

3.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.5. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, которые направлены на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
3.6. Отображает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с перемещением основных средств, материальных ценностей и денежных средств.
3.7. Совершает начисление и перечисление налогов и сборов в бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, заработной платы сотрудников ресторана, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников ресторана.
3.8. Участвует в осуществлении инвентаризации денежных средств, материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств.
3.9. Подготавливает сведения по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, заботится о сохранности бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
3.10. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит корректировку в информацию, используемую при обработке данных.
3.11. Несет ответственность за своевременность и полноту отчетных данных ответственных лиц.
3.12. Анализирует состояние материальной базы ресторана, правильность использования, денежных средств, материальных средств.
3.13. Прогнозирует тенденции изменения ситуации в финансовой политике для внесения предложений по корректировке финансовой стратегии ресторана, последствия запланированной работы по улучшению и развитию материально – технической базы ресторана.
3.14. Исполняет обязанности по различным участкам бухгалтерского учета.
3.15. Принимает участие в проведении экономического анализа деятельности ресторана по данным бухгалтерского учета и отчетности, в разработке и внедрении прогрессивных норм и методов бухгалтерского учета вычислительной техники.
3.16. Выполняет должностную инструкцию бухгалтера ресторана, разработанную с учетом профстандарта, возложенную главным бухгалтером работу по ведению бухгалтерского учёта, соблюдает инструкции по охране труда и пожарной безопасности в ресторане.
3.17. Имеет навыки оказания первой помощи пострадавшим.
3.18. Регулярно повышает уровень своей квалификации.

скачать: инструкции по Охране труда для пищеблока (кухни)
Инструкции для пищеблока Школы, ДОУ, Столовой, Ресторана, Кафе. Обновление: 15.04.2020г
4. Права.
Бухгалтер ресторана имеет право в пределах своей компетенции:
4.1. Давать обязательные распоряжения по оформлению инвентаризационной документации и представлению ее в бухгалтерию всем материально-ответственным лицам ресторана.
4.2. Представлять по согласованию с главным бухгалтером к дисциплинарной ответственности директору ресторана материально ответственных лиц, которые нарушили или не выполнили в поставленный срок требования по оформлению инвентаризационной документации и своевременному представлению ее в бухгалтерию.
4.3. Принимать участие:

• в ведении переговоров с партнерами ресторана по материально-техническому оснащению;
• в разработке различных управленческих решений по материально-хозяйственным вопросам;
• в разработке стратегии усовершенствования ресторана.

4.4. Устанавливать от имени руководства организации деловые контакты с лицами и организациями, которые могут поспособствовать совершенствованию материально-технического оснащения ресторана.
4.5. Вносить предложения по улучшению работы сотрудников бухгалтерии ресторана.
4.6. Потребовать у главного бухгалтера, получить и использовать информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей.
4.7. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.8. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.9. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.10. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.11. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.12. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.13. Повышать свою квалификацию.

5. Ответственность бухгалтера
5.1. За нарушение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, законных требований директора ресторана и иных локальных нормативных актов, бухгалтер несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенным трудовым законодательством. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.2. За невыполнение требований пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм, требований организации материально-хозяйственной деятельности, бухгалтер привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.
5.3. За виновное причинение ресторану или сотрудникам ресторана ущерба, вследствие исполнения (неисполнения) своих должностных обязанностей, бухгалтер несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.
5.4. За правонарушения, совершенные в процессе своей проделанной работы в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения. Связи по должности.
6.1. Бухгалтер работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором ресторана.
6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый финансовый год и каждый отчетный период под руководством главного бухгалтера.
6.3. Представляет главному бухгалтеру ресторана отчет о проделанной работе.
6.4. Получает от директора ресторана и главного бухгалтера информацию нормативно-правового и финансово-хозяйственного характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.5. Систематически делится информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с сотрудниками бухгалтерии ресторана и руководящими лицами.
6.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников бухгалтерии в период их временного отсутствия (отпуск, болезнь и т.д.). Выполнение дел осуществляется в соответствии с законодательством о труде и Уставом организации на основании приказа директора.
6.7. Информацию, приобретенную на совещаниях различного уровня, передает директору и главному бухгалтеру непосредственно после ее получения.

7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления бухгалтера ресторана с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Особенности ведения бухгалтерского учета в ресторанах и кафе

Пожалуй, основная сложность ведения бухгалтерского учета в ресторане в том, что в одном заведении проходит три параллельных процесса, учет которых вам нужно вести: производство, розничная торговля и предоставление услуг. Но не все так сложно. Главное, на начальном этапе разграничить тип вашего бизнеса: малый бизнес — с одной стороны, крупный — с другой. От этого зависит выбор системы налогообложения, а следовательно, и дальнейший бухгалтерский учет.

Налоговый учет в ресторане

Система налогообложения зависит от категории заведения. Например, если у вас кофейня, пиццерия или кафе без продажи подакцизных товаров, лучше всего вести учет на едином налоге 2 группы ФЛП в Украине, а в России на специализированных режимах налогообложения. Специальные режимы в РФ — это упрощенная система (УСН) или патент. Есть две разновидности УСН: «Доходы минус расходы» и «Доходы». Для малого бизнеса популярна модель УСН «Доходы».

Малый бизнес организовывают в виде ИП (в Украине — ФЛП) или ООО. Здесь и есть главное отличие ведения учета: общество с ограниченной ответственностью должно вести бухгалтерский учет, помимо налогового, а индивидуальным предпринимателям это делать необязательно, что существенно упрощает их жизнь. Если вы планируете заведение со всеми комплексами, то это скорее всего будет общая система юридического лица.

ИП и ФЛП

Начнем с индивидуального предпринимателя (если вы открываете заведение в России). При выборе ЕНВД или патента вы должны вести только налоговый учет, а именно «Книгу доходов и расходов предпринимателя», где нужно фиксировать только суммы доходов. А вот ваши расходы в рамках этих режимов налоговую не интересуют вообще. Доходы учитывают при этих режимах кассовым методом: все, что приходит на расчетный счет от покупателей, считается доходом, за исключением некоторых случаев — например, при возвратах от подотчетного лица или от поставщика, когда мы заплатили какую-то сумму. а потом поставщик возвращает нам деньги, потому что не смог выполнить поставку; но это уже не покупатели или гости, а другие люди, с которыми вы сотрудничаете.

В Украине кассовый метод применяют, как правило, только для ФЛП на общей системе, где нужно следить, чтобы каждый месяц были оформлены и оплачены все поставки, в противном случае предприятие теряет расходы и увеличивает себе налог на прибыль.

В итоге задача предпринимателя, ресторатора — вести только учет доходов, что сделать достаточно просто. Вам даже не нужно какое-то специализированное программное обеспечение, требуется просто подсчитать суммы по банковским выпискам и по кассе.

ООО

Что же касается ООО, то здесь придется вести также полноценный бухгалтерский учет. Налоговый учет ведется, как и у ИП (для Украины — ФЛП). Главная головная боль — формирование регистров бухгалтерского учета, или, как их еще называют, «проводок». Их нужно делать на каждую хозяйственную операцию:

• приобрели товары у поставщика;
• продали товары;
• выплатили зарплату;
• уплатили налоги;
• рассчитали или начислили налоги и т. д.

На любой факт хозяйственной деятельности нужно формировать реестры и отражать в соответствующих отчетах. Помимо этого, сдаются еще бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. В этом отчете отражаются основные показатели бизнеса на 31 декабря:

• состояние активов: оборудование для производства и торговли, мебель и т. п.;
• сколько денег в остатках, сколько вам должны покупатели;
• информация о пассивах: задолженностях и источниках дохода.

Еще есть такое понятие, как дебиторская задолженность. Сейчас объясним, как она может возникнуть, на примере. Допустим, вы получили что-то от поставщика, но еще не заплатили ему — вот это и отражается в пассиве баланса. Или учредители внесли какую-то сумму изначально на приобретение оборудования, все это — нераспределенная прибыль и убыток.

Ко всеобщему сожалению предпринимателей, подобная отчетность ценности для них не имеет. Но вы обязаны это делать, так как это часть бухгалтерского учета, а ваш бизнес — юридическое лицо.

Отдельная рекомендация от наших партнеров «Фингуру», советы которых мы использовали при описании выбора системы налогообложения в России, — лучше выбирать ИП как организационно правовую форму для своего заведения. Это существенно снизит ваши трудовые и временные затраты, особенно если вы не хотите нанимать бухгалтера или тратить свое время, вместо того чтобы развивать бизнес.

Дальше мы расскажем, как можно сэкономить на услугах бухгалтера и организовать учет, какую форму налогообложения лучше выбрать для среднего и крупного бизнеса. Если с ситуацией для Украины мы уже разобрались выше и еще в отдельной статье «Какие документы нужны для открытия ресторана», то выбор правильной системы в России мы решили описать более детально в рамках этой статьи.

Бесплатная мини-книга: Чек-лист по запуску заведения 13 советов для тех, кто планирует открыть кафе ✔ Спасибо! Загрузка PDF начнется автоматически через 5 секунд. Нажмите, если загрузка не началась.

Налогообложение для ресторана в России

Как правило, большинство рестораторов выбирают УСН «Доходы минус расходы» или основную систему. Часто бывает, что бизнес такой крупный, что и выбора толком и нет, потому что пороговое значение по выручке за год составляет 150 млн рублей и, если вы зарабатываете больше, упрощенную систему выбрать уже нельзя и приходится становиться на основную.

УСН «Доходы минус расходы» выбирают, чтобы банально заплатить меньше налогов. Когда у вас доля дохода, а именно чистой прибыли от общей выручки, небольшая, до 30%, то это действительно выгодно. Зачем платить 6% от всей выручки, если вы можете заплатить 15% от чистой прибыли, ведь в таком случае на оплату налогов уйдет почти в 2 раза меньше денег, чем было бы на основной системе. Но есть и обратная сторона такой формы налогообложения: дополнительная нагрузка с ведением учета. Расчеты ведутся как кассовым методом, так и начислением. То есть вам придется считать не только доходы, но и расходы, которые считать гораздо сложнее, чем на основной системе. Нужно учитывать три фактора:

1. Поступление товара, продуктов на склад.

2. Оплата товаров, продуктов поставщику.

3. Отгрузка (продажа) покупателю.

Обязательно соблюдение всех трех факторов, чтобы вы могли записать это в расходы. Например, вы купили бутилированное пиво у поставщика → продали его гостю в заведении → получили деньги.

Если следовать логике, вот они — наши расход и доход, так как мы сами ничего не производили, а лишь перепродали товар. Но это будет расходом, только при условии, что мы уже расплатились за это пиво с поставщиком. Так как зачастую у поставщиков есть условия с отсрочкой платежа на месяц или даже три, выходит, что формально мы не расплатились с ним. В таком случае у нас есть доход, так как деньги мы получили, но расхода нет. И как только мы расплатимся за это пиво, именно в момент оплаты поставщику можно и нужно сделать запись в книге расходов и доходов, что оплата за это конкретное пиво прошла.

Представляете, как держать это постоянно у себя в голове? Это довольно сложно, поэтому такой вид учета требует дополнительного оборудования, как минимум системы учета. Также стоит учитывать и факт получения товара по накладной. Потому что может возникнуть еще одна неприятная ситуация, с которой могут столкнуться рестораторы.

Например, вы проводите оплату поставщикам, но товары еще получаете, а продаете гостям товар из старых запасов. Пока вы не получите товар, это не будет расход, как и когда вы оплатите и получите товар — это тоже не расход, пока вы не продали его. Это касается не только товаров, но и ингредиентов для полуфабрикатов: только в момент отгрузки (продажи) гостю готовой продукции вы сможете записать это как расход.

Прежде чем выбирать УСН «Доходы минус расходы», вам нужно нанять квалифицированных бухгалтеров и приобрести необходимую программу для ресторана, которое позволит отслеживать все изменения по этим номенклатурам, выявлять их себестоимости и проверять соблюдение всех трех факторов.

Система учета для кафе и ресторанов на планшете

Контроль производства, рецептуры и детальный складской учет

Попробовать бесплатно

Основная система налогообложения

Что касается основной системы налогообложения, то здесь используется чистый метод начисления. Не нужно следить за движениями денежных средств — только отчитываться о движении товаров. Например, вы получили товары по накладной и оприходовали их на склад, дальше продали товары гостю. В этот момент происходит одновременно отражение выручки и себестоимости, и все сразу же списывается в расходы. Неважно, был ли он оплачен поставщику, он всегда уходит в затраты по себестоимости. Полегче, чем при УСН, не правда ли?

Но на основной системе вас ждет еще НДС — возвратный налог. Он всегда заложен в цену товаров, и у вас в заведении будет считаться только как разница между входящей и исходящей величиной этого процента (с 2019 года — 20%). То есть это процент налога от закупочной цены и этот же процент от цены при продаже.

Особенность НДС при ведении бухучета в Украине заключается только в том, что налог регистрируется на конечного потребителя или по просьбе гостя, а весь дальнейший расчет и ведение бухгалтерского учета в ресторане не меняются.

Как мы уже сказали, сложность бухгалтерского учета есть только для ООО.

ИП или ФЛП ведут бухучет в ресторане только для себя или для кредиторов, банков и инвесторов, чтобы предоставить им бухгалтерский баланс. Иногда это очень помогает при кредитовании. В самом начале статьи мы отметили, что в общепите сходятся три процесса, которые требуют учета. Про розничную торговлю мы уже рассказали, теперь речь пойдет про производство.

Учет производства в ресторане

Общепит связан больше не с торговлей, а именно с производством. Вы покупаете ингредиенты, преобразовываете их и продаете в готовом виде как отдельный товар. А учет производства довольно сложен. Чаще всего используют метод «партион» — производство и продажа готовой продукции партиями, например 15 пицц или 10 салатов, где на каждую партию списывается определенное количество отдельных ингредиентов.

Сложность состоит в том, что вам нужно отслеживать все эти затраты, а еще не забывать про труд персонала, обслуживание оборудования, его износ и т. п. Для этого и нужна автоматизация бухгалтерского учета в ресторане. Чтобы в реальном времени вести такой детальный учет по работе заведений, стоит внедрять систему автоматизации, которая будет передавать все данные в вашу бухгалтерскую программу. Чтобы понять, как работает система автоматизации, попробуйте Poster в тестовом режиме.

Бухгалтерские приложения не могу обеспечить такой детальный учет, там нужно вбивать всю информацию вручную — это очень долгий и кропотливый процесс, и велики шансы, что данные вы внесете неточно. Да, сам бухучет чаще всего ведут в 1С, и как раз с ней Poster полностью интегрирован, умеет выгружать и загружать накладные, отчеты — полная двусторонняя синхронизация данных. Вашему бухгалтеру не нужно разбираться в учете, которым будете пользоваться вы, как собственник, или ваш управляющий, а спокойно работать в привычной системе.

Если не внедрите систему автоматизации в самом начале, организовать корректный и достоверный учет, в том числе налоговый, будет крайне сложно. Чем лучше и функциональнее ваша система, тем меньший объем бухгалтерских работ нужно будет делать. Надеемся, с налоговым учетом и автоматизацией процессов мы разобрались, поэтому идем дальше, чтобы понять как вести бухгалтерский учет в ресторане

Основной документооборот в ресторане

Какие документы должны быть в ресторане?

Для запуска ресторана в Украине вам обязательно понадобятся документы на кассовый регистратор:

1. Паспорт регистратора

2. Свидетельство о регистрации

3. Договор на обслуживание в сервисном центре

4. Справка о пломбировке

5. Техническое заключение

6. КУРО (книга учета расчетных операций)

7. Опломбированные квитанции

Для России, согласно требованиям 54-ФЗ, вам нужно заключить договор с ОФД (оператором фискальных данных) и собрать документы для фискализации, в том числе и на фискальный регистратор. В остальном список мало чем отличается:

• Лицензии алкоголь и табак (оригиналы)

• Уголок потребителя для общепита

• Журналы и инструкции по охране труда

• Санитарные книжки на сотрудников

• Журналы и инструкции по пожарной безопасности

• Санитарные сертификаты от поставщиков

• Результаты обработки проб блюд от СЭС

Отдельно идут все договоры с третьими лицами (например, если вы арендуете помещение под ресторан). Но на этом организация бухгалтерского учета и отчетности в ресторане не заканчивается, поэтому идем дальше.

Договор аренды помещения для ресторана

В договоре аренды важно указать:

• сроки оплаты;
• ценообразование аренды за квадратный метр и ее изменение;
• периодичность изменения арендной платы (повышения) и к чему оно привязывается;
• правила использования арендуемого помещения;
• сроки и возмещение при расторжении договора со стороны арендодателя либо арендатора.

Дальше в статье мы еще рассмотрим договоры с поставщиками.

Ценообразование в ресторане

Для начала разберемся, как формируется цена на блюдо, точнее, как это будет выглядеть для вашего бухгалтера, ведь для бухучета цена складывается из огромной совокупности факторов:

1. Себестоимость блюда (переменная составляющая)

2. Заработная плата всего персонала: повара, закупщики, официанты, уборщицы, посудомойки и т. д.

3. Аренда помещения

4. Налоговая ставка

5. Прочие расходы (пошив формы персонала, затраты на маркетинг и прочее)

6. Амортизация, ремонт помещения, кухонного оборудования, перепечатка меню и т. д.

Не забывайте, что цена также сильно зависит от концепции, ценового сегмента, целевой аудитории и общей ситуации на рынке общепита. Если заведение демократичное и рассчитано на большой оборот, то и цена будет ниже, с расчетом на более состоятельную ЦА цена вырастет и т. д.

Что делать, если сменился поставщик или изменились цены?

Как правило, все цены на рынке приблизительно одинаковые, никто не хочет терять прибыль, поэтому участники рынка стараются не демпинговать, а привлекать клиентов качеством продукции и сервисом, условиями сотрудничества.

К тому же стоит каждый месяц составлять отчеты о рентабельности и продаже продуктов и после этого корректировать цены.

Что делать, если продукты испортились?

Специально для этого в бухгалтерском учете есть списание продуктов на порчу. Такие списания обычно закладываются и в себестоимость в отчете о финансовых результатах.

Как определить ассортимент блюд?

Чтобы составить план-меню, для начала нужно выбирать категорию, формат заведения (кафе, ресторан, кальянная, столовая и т. д.). Потом вы анализируете рынок блюд и, ориентируясь на статистику, вводите самые популярные позиции, добавляя новые блюда из других стран. Дальше смотрят по статистике продаж: что идет, а что нужно убрать или заменить. Подробнее про составление меню вы можете почитать в отдельной статье «Разработка меню».

Установление нормы вложения сырья

Нормы обычно устанавливаются на основании сборника рецептур или самостоятельно через так называемый акт проработки, когда у вас большая недостача и процент нормы сборника существенно отклоняется от процента обработки сырья по факту.

Рассмотрим это на примере.

Вычисление стоимости сырьевого набора блюд (порции)

Установление продажной цены одного блюда (порции)

Продажная цена блюда «Сэндвич с ветчиной»:

• Выход блюда — 200 г
• Себестоимость — 32,20
• Продажная цена — 60
• Наценка — 28, или 86,34%

В данном примере наценка для ресторана небольшая, потому что позиция рассчитана на большую оборачиваемость блюда.

Теперь поговорим о персонале: как правильно вести бухгалтерский учет в ресторане и прописывать расходы на сотрудников.

Требования к производственному персоналу

Первое, что вам нужно, — это прописать должностные инструкции по каждой из следующих позиций:

• бармен;
• официант;
• уборщица;
• повар (в зависимости от категории или от занимаемой должности на кухне);
• администратор;
• закупщик
• другие.

Именно должностные инструкции официально и документировано определяют, что именно должен делать работник в ресторане. Также этот документ имеет определяющее значение при решении конфликтных ситуаций, когда сотрудник не выполняет свои прямые служебные обязанности или не соблюдает правила внутреннего распорядка заведения.

Помимо инструкций, вам нужно составить договоры о полной материальной ответственности.

Договор о материальной ответственности (ДМО)

Это соглашение между работником и организацией, в нашем случае заведением, где:

• оговариваются обязанности администрации и работника по обеспечению сохранности имущества заведения, с которым работает сотрудник,

• устанавливается материальная ответственность работника за необеспечение сохранности этого имущества.

При этом неполученные доходы (упущенную выгоду) взысканию с работника не подлежат. ДМО важен не только для работодателя, потому что дает уверенность в том, что продукцию или оборудование не испортят, но и для самого работника, так как он ограждает его от безосновательных подозрений и претензий.

Помимо договора о материальной ответственности, к бухгалтерскому учету можно еще отнести товарные отчеты.

Товарный отчет материально ответственных лиц

Это отчет по движению запасов, товаров и тары. Его составляют в двух экземплярах материально ответственные лица.

К первому экземпляру прикрепляют все приходные, расходные накладные и сдают в бухгалтерию, а второй оставляют у себя.

Периодичность и сроки составления отчета устанавливаются приказом. На практике же в общепите его делают отдельно за каждый день.

Товарный отчет состоит из приходной части, которая заполняется материально ответственным лицом на основании первичных документов, которые подтверждают поступление товара.

Перед составлением отчета все документы должны быть рассортированы как «приход» и «выбытие» товара. Расходная часть заполняется на основании товарных чеков, Z-отчетов и расходных накладных.

Порядок заполнения отчета:

1. Титульная страница.

2. Суммы остатка товара и тары на начало дня. Остатки должны сходиться на конец дня из предыдущего отчета.

3. В хронологическом порядке заполняются данные о поступлении и выбытии товара за день в соответствии с первичными документами, на основании которых делались операции.

4. Сумма остатка на конец дня.

С товарными отчетами вроде разобрались, дальше идет одна из самых затратных частей — оплата труда.

Учет оплаты труда

Бухгалтерский учет включает в себя учет численности работников, отработанного времени и выработки.

Для начала вам нужно определить количество работников, которые будут задействованы на каждом участке, исходя из площади и заполняемости заведения. Кроме того, не забывайте про соблюдение норм охраны труда.

Как правило, это график работы 2 через 2, 40 часов в неделю с отдельной оплатой за вечерние, ночные, праздничные, выходные в соответствии с КЗоТ.

Есть две формы оплаты труда, которые чаще всего применяются в общепите:

1. Повременная форма оплаты: расчет заработной платы исходя из оклада или тарифной ставки за фактически отработанное время.

2. Повременно-премиальная система оплаты труда: зарплата состоит из оплаты труда за фактически отработанное время и премии (месячной или квартальной) за качественное выполнение работ и оказание услуг.

Отдельная тема — официальное оформление отпусков и больничных. Нужно составить график отпусков на каждого сотрудника, издать приказ на отпуск и выплачивать отпускные за три дня до начала отпуска.

Так мы постепенно приближаемся к самой трудоемкой, требующей особого внимания бухгалтера задачи — складскому учету (инвентаризации).

Инвентаризация в ресторане

Как правило, инвентаризация проводится каждое 1-е число месяца, перед ней обязательно нужно проводить все приходные и расходные документы. Если у вас есть бар, то инвентаризацию бухгалтеру лучше проводить вместе со старшим барменом либо уполномоченным лицом. На кухне инвентаризация проводится с шеф-поваром и технологом.

После проведения инвентаризации данные обрабатываются, и остатки вводятся в систему автоматизации кафе, как это, например, делается в Poster. Все полуфабрикаты по кухне и бару раскладываются на отдельные составляющие и добавляются к фактическому остатку. Дальше проводим анализ результатов инвентаризации. Если есть расхождения или другие вопросы, делаем проверку прихода–расхода, технологической карты, процента обработки продукта.

Если есть ошибка, ее нужно обязательно исправить, чтобы не вносить неверные данные в систему. Потом вы можете забыть про это и только усугубите проблему.

Если вопрос возник по проценту потери при первичной обработке продукта:

• проводим дополнительную проработку;
• создаем акт проработки и пересчитываем процент потери.

Если проблема в техкарте, тогда делаем дополнительную проработку блюда и пересчитываем весь расход по задействованным продуктам за период. Также есть еще частичная инвентаризация, которая проводится для проверки только одной категории товаров, если при исправлении всех недочетов у вас все равно остается недостача или излишек.

Система учета для кафе и ресторанов на планшете

Контроль производства, рецептуры и детальный складской учет

Попробовать бесплатно

Учет сырья, товаров, тары на складе и в бухгалтерии

Бухгалтерский учет включает в себя также фиксирование всех поступлений товаров, сырья и их оценку. Все начинается, как обычно, с оформления договоров по запросу от заведения к поставщику. Поставщик должен отправить вам:

1. Два экземпляра договора

2. Уставные документы предприятия

3. Прайс его продукции

4. Санитарные сертификаты на продукцию

В договоре с поставщиком важно указать:

• сроки поставки после заявки;
• время доставки;
• возмещение при нарушении этих сроков;
• сроки оплаты и отсрочки оплаты продукции;
• возмещение при просрочке оплаты;
• возвраты при неликвидности продукции и возмещение в таких случаях.

Если вы работаете с закупщиком, деньги ему нужно выдавать только под отчет. В конце дня закупщик заполняет авансовый отчет на основании чеков, товарных накладных и сдает остаток, или ему возвращают перерасход. Как показывает практика многих успешных заведений, можно работать и с поставщиками, и с закупщиком, так как периодически поставщики не успевают поставить продукцию в нужное время и ваш закупщик гораздо быстрее купит, что нужно, прямо сейчас, чтобы заведение не простаивало, или если эти позиции гораздо выгоднее купить на рынке или в супермаркете.

Наравне с учетом поставок вашему бухгалтеру или вам лично, если вы не собираетесь никому доверять свою бухгалтерию, придется учитывать также и списания.

Какие бывают списания расходов в общепите

• Порча
• Питание персонала
• Угощение гостя
• Проработка блюд
• Проработка блюд для ознакомления официантов
• Проработка блюд для фотографий
• Проверка вкусовых качеств блюда
• Проверка веса блюда
• Блюда для СЭС на заключение санитарных норм

Посуда и приборы в общественном питании

Минимальные требования к предприятиям общественного питания:

• Металлическая посуда и столовые приборы из мельхиора, нержавеющей стали и других современных сплавов
• Сортовая стеклянная посуда: хрусталь, стекло с рисунком или без
• Посуда из керамики и дерева

Что касается норм обеспечения предприятия общепита посудой и приборами, то расчет ведется так: минимум один набор на одно посадочное место. Но, как правило, для начала покупают в два раза больше.

Документально посуда и приборы оформляются так же, как и продукты.

Напоследок ответим на вопрос, который задают многие начинающие и даже опытные рестораторы.

Как бухгалтеры рассчитывают рентабельность заведения?

Вариант 1

Чистую прибыль заведения разделить на сумму всех расходов и умножить на 100%

Вариант 2

Сумму балансовой прибыли разделить на стоимость активов и умножить на 100%