Бухгалтер и компьютер

Бухгалтер и компьютер

Добрый день дорогие друзья! У меня часто спрашивают, какой компьютер подойдет для работы бухгалтера. Сколько стоит компьютер, который подойдет для бухгалтера? Сегодня хочу с Вами поделиться и рассказать, какой купить компьютер бухгалтеру в 2020 году.

Содержание

Какой купить компьютер бухгалтеру в 2020 году

Я выбираю компьютеры, основываясь на своем личном опыте, данные сборки я ни кому не навязываю, а тем более, не говорю, что это единственно верное решение!

Я разделяю компьютеры для бухгалтера на три типа: дешевые, хорошие и те, которые не бесят. Дешевые — те, которые стоят дешево и подойдут для ведения простой бухгалтерии, скажем в такие программах как: Налогоплательщик ЮЛ, АРМ ФСС, ПД СПУ.

Хорошие — это те, которые подойдут для установки платного программного обеспечения. Например, для программ Экстерн (программа для составления всей отчетности), Эльба (для ИП на УСН и ЕНВД) и более серьезных программ, таких как Бухгалтерия (ознакомиться с ней можно вот тут).

Не бесят — дорогие (относительно) и мощные компьютеры. На таких компьютерах отлично работает 1С, WORD и EXCEL (большие таблицы), можно открывать одновременно множество программ и вкладок в браузере и не переживать за то, что компьютер начнет тормозить!

Перейдем к сборкам. Все комплектующие и цены я беру с очень известного магазина РФ, торгующего бытовой техникой и компьютерами.

С данным списком, Вы можете обратиться в любой магазин Вашего города и Вам соберут подобный компьютер.

Какой купить дешевый компьютер для бухгалтера в 2020 году

Материнская плата ASUS A68HM-K — 2 899 рублей

Процессор AMD A6 PRO-7400B OEM — 3 499 рублей

Корпус любой — 1500 рублей

Кулер для процессора PCCooler E80 — 430 рублей

Оперативная память Kingston ValueRAM 4 ГБ — 1 299 рублей

500 ГБ Жесткий диск Toshiba — 2 499 рублей

Блок питания Sven 350W — 1 199 рублей

19.5″ Монитор Acer KA200HQBb — 5200 рублей

Клавиатура + мышь — 800 рублей

Итого: 19325 рублей.

Это самый простой компьютер, от которого не приходиться многого ждать. Поэтому, если он будет тормозить, то просто стоит набраться терпения.

Какой купить хороший компьютер для бухгалтера в 2020 году

Процессор Intel Pentium Gold G5420 BOX — 5 399 рублей

Материнская плата ASRock H310CM-HDV/M.2 — 4 350 рублей

Корпус любой — 1500 рублей

Оперативная память AMD Radeon R9 Gamer Series 4 ГБ 2 штуки! — 3300 рублей

240 ГБ SSD-накопитель Kingston A400 — 2 499 рублей

Блок питания Aerocool VX PLUS 450W — 1 650 рублей

21.5″ Монитор HP 22y — 5699 рублей

Клавиатура + мышь — 1000 рублей

Итого: 25396 рублей.

Более мощный компьютер, по сравнению со сборкой выше. За таким компьютером будем работать комфортно.

Какой купить мощный и надежный компьютер для бухгалтера в 2020 году

Теперь остановимся на отличном компьютере для бухгалтера, который не будет «бесить». Такой компьютер можно эксплуатировать по полной программе. Открывать множество вкладок в браузере и большое количество программ. Такой компьютер не будет тормозить, но и цена у него соответствующая.

Процессор Intel Core i7-9700KF BOX — 28 999 рублей

Материнская плата ASRock B360M Pro4 — 5 699 рублей

Корпус любой — 1500 рублей

Видеокарта MSI GeForce GT 1030 AERO ITX OC — 5 199 рублей

Кулер для процессора AeroCool Verkho 3 — 1 350 рублей

Оперативная память Kingston HyperX FURY Red Series 16 ГБ 2штуки! — 12798 рублей

1000 ГБ SSD M.2 накопитель WD Black SN750 — 15 799 рублей

Блок питания Chieftec Element 700W — 4 150 рублей

Клавиатура + мышь — 1000 рублей

23.8″ Монитор HP 24y — 7 599 рублей

Итого: 84 093 рубля

Цена не маленькая, но и мощность компьютера высока!

Подведем итог. Компьютер следует выбирать по Вашему бюджету. Если у Вас не много денег, то компьютер для работы купить можно, но не ждите от него быстродействия. Если Вы хотите мощный, быстрый, современный компьютер, то придется выложить приличную сумму.

Теперь Вы знаете, какой купить компьютер бухгалтеру в 2020 году.

Если Вам нужна помощь профессионального системного администратора, для решения данного или какого-либо другого вопроса, перейдите в раздел ПОМОЩЬ, и Вам помогут наши сотрудники.

В этом материале мы рассказывали о том, зачем ИП вести бухгалтерию и как это правильно делать.

Сейчас обсудим, какой софт поможет в ведении бухучета: сравним цены и функционал, выделим особенности и полезные фишки, ответим на вопрос, что и в каких случаях оптимальнее использовать — профильные программы для ПК или онлайн-сервисы?

10 программ и сервисов для ведения бухгалтерии

Сегодня законодательство не обязывает предпринимателей вести учет в какой-либо определенной бухгалтерской программе. Можно вообще делать все по старинке — на бумаге. Никто не запрещает подводить итоги по счетам с помощью калькулятора и вносить данные в таблицы Excel. Но, безусловно, это прошлый век — подобные манипуляции нецелесообразны и неудобны, потому что в ручных расчетах легко допустить ошибку, которую придется долго искать, да и сил они отнимут немало.

Зачем тратить время зря? Тем более есть отличные альтернативы:

  • Бесплатные бухгалтерские программы. Их не так много, да и за сопровождение, скорее всего, придется заплатить. Однако с простыми операциями подобный софт вполне справится.
  • Платные программные продукты. Есть простые и профессиональные: и те и другие обычно продуманы от и до. Функционал можно подобрать под любой тип бизнеса.
  • Специальные онлайн-сервисы с облачной бухгалтерией. Не нуждаются в скачивании и установке, позволяют вести учет без привязки к рабочему месту (через браузер).

Поговорим о каждом виде подробнее, акцентируя внимание на инструментах и фишках, пользе для бизнесменов.

Это интересно: Как легально принимать платежи от клиентов в Инстаграм без сайта

Бесплатные бухгалтерские программы

Их немного, что логично и понятно: бухучет — это система, нуждающаяся в постоянном обновлении и поддержке. Поэтому не получится скачать программу, установить ее на свой ПК, а потом пользоваться десятилетиями не обновляя. Но и бесплатные версии программ, как правило, выпускают обновления и имеют техподдержку. Зачем? Большинство разработчиков таким способом рекламирует свои платные продукты.

Инфо-Предприятие

Данная программа для ведения бухгалтерии прекрасно подходит малому бизнесу (до ста сотрудников в штате). Лозунг разработчиков звучит довольно притягательно и наполнен оптимизмом: «Скачай и работай». Особенно приятно, что есть действительно бесплатная версия — не просто демо, а вполне работоспособный софт.

Интересные фишки и функционал:

  • подходит для всех режимов налогообложения;
  • позволяет формировать большое количество документов в автоматическом режиме;
  • можно проверить правильность расчета налоговых платежей;
  • легко настроить с учетом особенностей бизнеса, без привлечения программиста;
  • есть доступ к обновлению форм отчетности через интернет (даже у пользователей бесплатной версии).

Сколько стоит: есть абсолютно рабочая бесплатная версия, но в ней нельзя одновременно работать нескольким сотрудникам по локальной сети. Техподдержка тоже отсутствует — только вопросы через форум. Новичкам в бухучете лучше выбрать пакет «Стандарт» с годовым обслуживанием, установкой, настройкой и обучением пользователей. Его стоимость — 6 900 ₽.

Кроме бесплатной версии, которая подойдет начинающим предпринимателям или «приходящим» бухгалтерам, существуют версии «Стандарт» и «ПРОФ». Они созданы для крупных предприятий со сложным начислением заработной платы.

Своя Технология

Это сетевой, но не облачный продукт: вся информация хранится на вашем ПК, но пользоваться базой могут несколько работников, например, бухгалтер, генеральный директор и менеджеры. Каждый сможет выставлять счета контрагентам, делать отгрузки и формировать акты об оказании услуг. Базовую версию, рассчитанную на 10 рабочих мест (пользователей), можно скачать и установить бесплатно. Продукт оценят индивидуальные предприниматели и владельцы малого бизнеса.

Интересные фишки и функционал:

  • подходит для компаний, где, например, одновременно работают несколько менеджеров на разных ПК;
  • можно организовать эффективный складской учет;
  • легко активировать профессиональную платную версию — вся информация сохранится, а набор инструментов существенно увеличится;
  • в профессиональной версии доступны выгрузка документации в 1С, подключение к телефонии, печать конвертов и множество других функций.

Сколько стоит: сетевая версия на 10 рабочих мест — бесплатно; профессиональная бухгалтерская программа — 1990 ₽ (полная цена на бессрочную лицензию).

Обратите внимание, что на документах, созданных в бесплатной версии, будет стоять отметка «Подготовлено в программе Своя Технология».

Бизнес Пак

Простая бухгалтерская программа, знакомая многим специалистам «старой закалки». Ее часто используют индивидуальные предприниматели, которые самостоятельно ведут бухгалтерию.

Интересные фишки и функционал:

  • позволяет формировать основные бухгалтерские документы — счета на оплату, счета-фактуры, акты, доверенности, приходные и расходные кассовые ордера;
  • можно делать для контрагентов УПД (универсальный передаточный документ);
  • есть удобные инструменты для ведения справочников товаров и фирм;
  • можно работать с общей базой по сети, если настроить программу «Менеджер баз данных»;
  • удобно работать с прайс-листами — можно быстро изменить цены на определенный процент.

Сколько стоит: бесплатная программа, но в ней нельзя подготовить бухгалтерскую отчетность и заполнить налоговую декларацию.

Приложение «Мой налог» для налоговой отчетности самозанятых граждан

Платные программы для бухучета

Здесь есть большое количество вариантов — можно без проблем подобрать софт, который облегчит ведение бухгалтерии для малого бизнеса или для крупных компаний. Разработчики платных программ не только моментально реагируют на изменения в законодательстве, но и всячески стараются упростить пользователям жизнь за счет разных фишек — налогового календаря, напоминалок, круглосуточной службы поддержки.

1С:Бухгалтерия 8

Система программ «1С:Предприятие» похожа на огромное дерево со множеством ответвлений — есть профильный софт для предпринимателей на УСН, программы для документооборота, управления торговлей, составления и мониторинга исполнения договоров. Список впечатляющий. Для ведения бухучета обычно используют «1С:Бухгалтерию 8» — это последняя версия, сменившая привычную многим 7.7. Программа с такими широкими возможностями, что малый бизнес, скорее всего, не использует их даже на треть.

Интересные фишки и функционал:

  • подходит для любого типа бизнеса — ИП без работников, интернет-магазины, крупные и мелкие оптовики, сложные производства, строительная сфера;
  • поддерживает разные налоговые режимы;
  • отличается простотой использования — интуитивно понятный интерфейс, техподдержка;
  • есть специальные автоматические алгоритмы, которые проверяют корректность составления отчетов;
  • возможна настройка функционала с учетом особенностей бизнеса и методик учета.

Сколько стоит: цены зависят от количества пользователей и типа поставки — электронная или на физических носителях (с документацией и диском). Например, базовая версия «1С:Бухгалтерия 8» стоит 5 400 ₽. В ней может работать только один пользователь, для нескольких нужно приобретать «ПРОФ» и дополнительные лицензии.

Можно работать и вести бухгалтерию в облаке через интернет — 1С:Фреш, — однако данная опция оплачивается отдельно за каждое рабочее место.

СБИС Бухгалтерия и учет

Онлайн-программа, которая идеально подойдет новичкам. Специалисты же оценят ее за удобный интерфейс, продуманный набор инструментов и опций.

Интересные фишки и функционал:

  • хорошая адаптация под бизнес любых размеров;
  • можно сформировать базу гипотетические покупателей и поставщиков — контрагенты отбираются по региону, сфере деятельности, типу организации (например, только банки или ИП);
  • позволяет легко формировать все виды отчетов — в Росстат, ФНС, ФСС и т. д.;
  • существует доступ к облачному хранилищу — там можно важные хранить документацию;
  • простой ввод документов — один раз связываете номенклатурные позиции, а программа при повторном приходе документации будет автоматически сопоставлять их;
  • полная подготовка отчетности, ее анализ и проверка, а также сдача через интернет — весь процесс полностью автоматизирован, никуда ходить не нужно;
  • есть мобильная версия — можно выставить счет парой кликов прямо со смартфона.

Сколько стоит: цена зависит от налогового режима и необходимого функционала. Обязателен аккаунт в СБИС, его стоимость — 500 ₽.

Пример расчета цены: 500 (аккаунт СБИС) + 1 600 (Отчетность по тарифу «Легкий» для ИП) + 2 000 (Бухгалтерия) = 4 100 ₽ (за один год).

«БЭСТ-5» Система управления предприятием

Это комплексная автоматизированная система управления предприятием — в ней реализованы бухгалтерский и налоговый учеты. Предназначена для малого и среднего бизнеса — торговых предприятий, сферы услуг, общественного питания, производства. Список довольно большой, в него даже входят бюджетные учреждения.

Интересные фишки и функционал:

  • поддерживает полный управленческий цикл;
  • доступен переход на электронные трудовые книжки;
  • можно создавать и настраивать свои планы счетов;
  • высокая адаптируемость к нюансам бизнеса;
  • есть встроенная среда разработки — при необходимости можно нанять программиста и «докрутить» софт под свой бизнес;
  • интеграция с офисным пакетом.

Сколько стоит: стоимость зависит сферы деятельности и масштабов бизнеса, например, цена пакета «Мой бизнес», ориентированного на небольшие предприятия, составляет 8 800 ₽.

Как упаковать бизнес во франшизу

Онлайн-сервисы для ведения бухгалтерии

Онлайн-сервисы для бухучета часто выбирают те, у кого нет возможности установить программное обеспечение на рабочем месте — возможное, его банально нет или на ПК развернута операционная система, с которой софт несовместим.

Представьте индивидуального предпринимателя, постоянно кочующего по командировкам. Вести бухгалтерию нужно? Разумеется. Кто же еще выпишет счет и отгрузочные документы? Иногда это гораздо удобнее делать без привязки к софту, через браузер. Посмотрим, какие есть варианты.

Моё дело

Удобная интернет-бухгалтерия для малого бизнеса. Разобраться с сервисом действительно легко — интерфейс сделан «для людей», а при желании можно посмотреть видеоинструкцию.

Интересные фишки и функционал:

  • есть грамотная служба поддержки;
  • можно скачать бланк договора для контрагентов;
  • есть настраиваемый налоговый календарь;
  • встроенный инструмент для расчета страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС за сотрудников;
  • реализован расчет налогов с возможностью быстрой отправки платежки через интернет-банк.

Сколько стоит: цены варьируются в зависимости от налогового режима и наличия штата. Например, тариф «Комфорт» (до пяти сотрудников) идеально подойдет для ИП и ООО на УСН, ЕНВД и патенте. Его цена — 1 624 ₽ в месяц.

Контур.Бухгалтерия

Прекрасное решение для небольших компаний и ИП. Директор может пользоваться сервисом самостоятельно или в паре с профессионалом. Можно одновременно вести сразу несколько фирм — такой вариант подойдет «приходящим» бухгалтерам.

Интересные фишки и функционал:

  • многопользовательский режим;
  • специальный чат для директора и бухгалтера;
  • оперативная техподдержка;
  • интеграция со многими банками — можно вести электронный документооборот;
  • импорт данных из 1С.

Сколько стоит: есть несколько тарифов. Самый простой — «Стандарт» за 1 000 ₽ в месяц. Периодически компания устраивает акции со скидками.

Мои Финансы

Облачная бухгалтерия для ИП и ООО, которую легко освоит даже новичок. Обучающие курсы можно не проходить — интерфейс настолько прост и понятен, что, скорее всего, проблем не возникнет. Удобством в том, что отчетность легко отправить онлайн.

Интересные фишки и функционал:

  • сервис напоминает о сроках сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • есть бесплатная служба поддержки;
  • легко настроить интеграцию с банком и контролировать финансы;
  • есть возможность вести учет электронных кошельков — WebMoney, Яндекс.Деньги, RBK Money, EasyPay, Bitcoin и других;
  • автоматические обновления форм документов в соответствии с текущим законодательством.

Сколько стоит: есть разные тарифы, в том числе и бесплатный с ограниченным набором инструментов. Стоимость для организации с сотрудниками — от 417 ₽ в месяц.

Контур.Эльба

Сервис позиционируется как бухгалтерия для тех, кто не разбирается в учете. Создатели утверждают, что специальных знаний не потребуется. Эльба прекрасно подходит для ИП и ООО на упрощенке, ЕНВД и патенте.

Интересные фишки и функционал:

  • моментальная отправка контрагентам созданных в сервисе документов через приложение или веб-версию;
  • бесплатная электронная подпись для отправки отчетности и сверки с налоговыми органами;
  • заявлена круглосуточная поддержка пользователей;
  • автоматизированный ввод данных по операциям с расчетных счетов (после настройки интеграции с банком);
  • настраиваемые шаблоны документов — при необходимости их придется скачать на компьютер и исправить вручную с помощью тегов;
  • мобильное приложение.

Сколько стоит: четыре тарифа — от эконом-версии до суперпремиальной. Для организаций с сотрудниками (если их до 20 человек) подойдет «Премиум», его стоимость — от 6 000 ₽ в квартал. Если работников нет, можно взять «Бизнес» за 4 500 ₽ в квартал.

Эльба ориентирована на ОС Windows. Если на вашем компьютере стоит иная операционка, например, Linux, с редактированием документов и ЭЦП возникнут сложности. Учтите этот нюанс перед началом работы в сервисе.

Это интересно: 10 лучших облачных хранилищ для тех, кто не хочет привязываться к ОС

В каких программах легче и проще вести бухгалтерию

Программ для бухгалтерского учета много. По каким параметрам их сравнивать и на чем остановиться?

Отталкивайтесь от следующих критериев, чтобы не прогадать:

  • налоговый режим — УСН, ПСН, ЕНВД и т. п.;
  • количество сотрудников — есть штат или нет;
  • организационно-правовая форма — ИП или юрлицо;
  • сфера деятельности;
  • наличие бухгалтера в штате;
  • масштаб бизнеса.

Для крупных предприятий со сложной бухгалтерией, например, собственное производство или строительные работы, отлично подойдут СБИС и 1С:Бухгалтерия.

Для ресторанов и автозаправок можно подобрать продукт в отраслевой линейке компании БЭСТ.

Индивидуальным предпринимателям без работников лучше воспользоваться интернет-сервисами Мое дело или Мои финансы.

Бизнесменам, которые хотят заниматься бухучетом самостоятельно, стоит обратить внимание на сервисы Контур.Эльба и Контур.Бухгалтерия.

Для тех, кто не готов пока финансово вкладываться в ведение бухгалтерского учета, есть альтернатива — бесплатные версии программ. Например, Бизнес Пак, Своя Технология, Инфо-Предприятие. Их инструментов вполне хватит для малого бизнеса и ИП, но за дополнительные удобства придется уже заплатить.

Многие банки предлагают предпринимателям собственные инструменты для ведения бухгалтерии при открытии расчетного счета. Владельцы малого бизнеса оценят это удобство: все финансовые операции можно проводить в режиме одного окна, да и бухгалтера нанимать не придется.

О профессии бухгалтера сложилось неоднозначное мнение в обществе. С одной стороны, эта работа считается хорошо оплачиваемой и стабильной, с другой – не требующим усилий «перекладыванием бумажек». Даже многие руководители считают, что у бухгалтера всю работу делает специальная программа – нажал на магическую кнопку, и все само сосчиталось. Вот бы показали, где находится та кнопка!

Однако современному бухгалтеру действительно помогает различное программное обеспечение и не только в ведении учета. Нужны еще разные калькуляторы, «напоминалки», календари и прочее. Кто-то по старинке пользуется бумажными ежедневниками, а кто-то ведет планирование через приложение.

Сегодня хотелось бы поговорить именно о таких бухгалтерских помощниках, которые облегчают рабочие будни и делают некоторые расчеты намного проще.

Excel – мастер на все руки

На самом деле Excel пользуются многие бухгалтера. Для чего же в повседневной работе используется приложение:

  • «Вытащить» из бухгалтерской программы любой документ или отчет и использовать для создания внутренней управленческой отчетности: сохранить в формате xls несколько реестров, списков и объединить их, составить сравнительные таблицы.
  • В выгруженном списке установить свои параметры фильтрации, отбора и прописать команды.
  • Составить собственные таблицы с формулами для регулярных нестандартных подсчетов.
  • Формирование наглядных графиков и диаграмм.
  • Ведение для ИП в формате Excel книги учета доходов и расходов, заполнение форм отчетности в отсутствии специального софта.

Многие формы печатных бланков в сети представлены в формате xls, даже на нашем сайте вы могли это заметить. Например, вот бланк накладной ТОРГ-12. Причем часть данных в таких формах может заполняться автоматически, благодаря прописанным в ячейках формулам.

Есть пара самых простых формул, используемых в Excel, они применяются очень часто:

  • =A1+B1 формула для сложения значений в двух ячейках (A1 и B1 соответственно), обратите внимание, формула начинается со знака равенства, это показывает приложению, что вы хотите ввести не просто буквы и цифры, а провести расчет. Складывать можно много разных значений. Если все они входят в один столбец или строку, то формула упрощается. Допустим, в колонке A надо суммировать ячейки с номерами с 1 по 135. Тогда формула будет выглядеть так =СУММ(A1:A135)
  • =ОКРУГЛ(N;0) формула для округления, вместо N необходимо подставить число или номер ячейки, значение которой округляется. Можно подставить формулу. Пример: =ОКРУГЛ(СУММ(А1:А135);0). Вместо «0» необходимо указать нужное количество знаков после запятой, при нуле округление производится до целого числа.

Кстати! Другие формулы (не только математические, но и текстовые, логические, финансовые) находятся в соответствующей вкладке. Программа подскажет, что необходимо ввести в поле, дополнительные сведения доступны в справке.

Для создания собственных таблиц достаточно провести настройку один раз и затем вводить значения в ячейки для получения результата. Если в вашем учете встречаются нестандартные подсчеты, подготовьте личный калькулятор с помощью Excel. Как правило, здесь все четко – формулы пишутся по стандартной математической логике.

Калькуляторы

Речь не об устройстве на вашем столе, а о специальных мини-программах, приложениях или онлайн-инструментах. Чаще всего калькуляторы используют для расчета:

Большинство этих инструментов и некоторые другие вы найдете в этом разделе. Работать с онлайн-калькуляторами очень просто: достаточно внести в ячейки данные и нажать кнопку. Если все сделано правильно, получится точный результат. Кроме того, расчет можно скачать в формате Word или Excel, иногда уже в виде готовой бухгалтерской справки или необходимой формы.

Обратите внимание! Некоторые подобные гаджеты скачиваются в смартфон или на компьютер. Например, бесплатное приложение Staj. В нем удобно считать стаж по трудовой книжке, а также складывать и вычитать периоды.

Для тех, кто занимается бизнесом самостоятельно, онлайн-калькуляторы быстро и без специфических знаний посчитают нужные данные. Для сотрудников это возможность проверить расчеты бухгалтерии, если возникли сомнения. Главное, обратить внимание на актуальность – уважающий себя ресурс обязательно обновляет формулы, если меняются ставка рефинансирования, МРОТ и т.д.

Календари

Вероятно, ни один бухгалтер не обходится без настольного производственного календаря, не говоря уже о тех, кто занимается кадрами и зарплатой. Кроме него, еще существуют налоговые с датами отчетов и оплат. Они могут быть как электронными, так и обычными бумажными, встроенными в стандартную рабочую программу или Google-календарь. В общем, выбор на любой вкус.

Календарь не просто показывает какое-то событие, он о нем напомнит: зазвонит сигнал, придет сообщение, выскочит «окно» на экране. Зависит от настроек и мощностей вашей электроники. И все-таки я лично предпочитаю иметь перед глазами печатный вариант. Это наглядно и нет зависимости от наличия сети, интернета или зарядки.

На сайте налоговой службы есть календарь, показывающий дни для подачи отчетов или уплаты налога в текущем месяце и ближайшем квартале. При нажатии на соответствующую дату появится список, а при клике на строке списка откроется дополнительное «окно» с более подробной информацией.

Напоминания

Не забыть о важной встрече, совещании, отправке электронного письма или корреспонденции помогут различные приспособления для напоминаний.

Гаджеты

Будильником на смартфоне все пользуются. Им же можно сообщить о приближении события или сдаче отчета. Установите приложение для заметок и устанавливайте режим оповещений. Лучше сделать напоминание за такое время, чтобы успеть выполнить намеченное без спешки. Боитесь пропустить срок для подачи СЗВ-М (наверное, самый «забываемый» отчет)? Поставьте сигнал за сутки до срока.

Кстати! Функции планировщика примут на себя электронная почта и социальные сети при правильных настройках. Для отправки письма или поста устанавливается отсрочка или конкретная дата и время. Так вы сможете отправить важную информацию или напомнить о событии прямо на «стене» в соцсети тогда, когда это необходимо.

По старинке

Бумагу никто не отменял. Давно уже придумали специальные записные книжки, блокноты и ежедневники для руководителей или бухгалтеров. Такая канцелярия не просто используется для записей, это справочники с полезными сведениями, сроками отчетности и т.д. Они разграфлены таким образом, чтобы разные данные записывались в отдельные блоки и не смешивались.

Липкие цветные блоки – просто спасение. Превратите их в закладки, и не придется тратить время, выискивая в папке в очередной раз то самое решение учредителя. А если вы педантичны и каждый цвет для вас имеет собственное значение (красный – «срочно», зеленый – «все готово», желтый «надо исправить»), то сортировка и работа с документами стает проще.

Важно! Маленькая хитрость с приложением «Блокнот». Допустим, вы хотите фиксировать дату и время каких-то текущих заметок или события. Создайте новый файл Блокнот (расширение txt), откройте его, в первой же строке введите «.LOG» (без кавычек). В следующий раз, когда зайдете в документ, в нем отметятся время и день.

Пользуйтесь чек-листом, т.е. делайте не просто список дел, а табличку с отметками о выполнении. У меня это список ИП и организаций, по которым нужно подготовить отчетность. Когда отчет создан, ставится «+», когда сдан (отправлен почтой, по ТКС или передан заказчику), плюс обводится в кружок. Очень просто и эффективно.

Приемы памяти

Человек лучше запоминает и обрабатывает информацию, если она воспринимается разными органами чувств и передается разными способами. Задействуйте слух, зрение, речь, тактильные ощущения. Пример: возьмите в руки договор, посмотрите на него, прочитайте (по возможности) ключевые моменты вслух. Прикрепите стикер нужного цвета, напишите заметку. Вероятность, что вы забудете дело, связанное с этим документом, станет намного ниже.

Таким же образом запоминается и другая информация. Есть еще популярный и действенный метод ассоциаций. Допустим, договор на поставку пиломатериалов свяжите в памяти с запахом елового леса, а счет на оплату оргтехники — со звуком работающего принтера. Звучит забавно, но это одни из самых эффективных приемов.

Приложения

Конечно, удобнее всего использовать специально придуманные для напоминаний и ведения дел приложения и программы. Они называются менеджерами задач, или планировщиками. Их возможности намного шире, чем у обычных электронных блокнотов для заметок.

Планировщик, установленный на смартфоне, который всегда под рукой, может:

  • Составить план дел и сообщить, если в один день у вас накладываются друг на друга несколько мероприятий или между ними слишком маленький перерыв.
  • Разослать в соответствии с настройками сообщения или файлы адресатам из списка в назначенное время.
  • Прикрепить к составленной заметке аудио-, видео-, фото-файл, сканы и т.д.
  • Отметить выполненные дела одним цветом, а пропущенные — другим.
  • Напомнить о событии звуковым сигналом или СМС.
  • Синхронизироваться с другими устройствами (ноутбуком, стационарным ПК, планшетом).
  • Собрать нужных адресатов в чат или общую рабочую беседу.

Функциональность зависит от вашего телефона и выбранного приложения. С подобными гаджетами хорошо знакомы те, к то занимается спортом – фитнес-браслет тоже выполняет иногда роль электронного секретаря, напоминая о приеме лекарств, витаминов, необходимости восполнить запас воды и т.п.

Справочники и классификаторы

Часть стандартных классификаторов встраивается в программы для ведения учета. Другие можно скачать или использовать в онлайн-режиме. Для заполнения адресных частей документов или отчетов используется КЛАДР – адресный классификатор. ОКТМО необходим в каждой второй форме налоговой и иной отчетности. Виды деятельности для занесения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП необходимо брать из ОКВЭД – экономического классификатора. Есть и другие.

Чаще всего они нужны в целях унификации, ведения статистического наблюдения. В статистике используется масса различных кодов и классификаторов. С 2020 года, кстати, не нужно сдавать бухгалтерскую отчетность еще и в орган государственной статистики. Теперь ФНС берет на себя обязанности вносить данные в специальную базу, сведения из которой организации (кроме госсектора) будут получать за плату.

Кстати! Проверьте, нужно ли вашей организации сдавать статистическую отчетность.

Что касается справочников, то они дают полезную и необходимую в работе информацию:

  • Размер МРОТ.
  • КБК.
  • Ключевая ставка рефинансирования.
  • Курс валют.
  • Прожиточный минимум.

Эти и другие справочники ищите в тематическом разделе сайта Assistentus. Они необходимы при расчетах больничных, пособий на детей, оплате налогов, пеней, учете материальной выгоды и т.д.

Поскольку информация очень изменчива, то делать распечатки справочников не имеет смысла, лучше следить за ними в онлайн-режиме или устанавливать соответствующие плагины в браузере или гаджеты на экран в смартфоне.

Переформатирование

Иногда необходимо, чтобы документ поменял свой формат. Например, вместо Word стал PDF или наоборот. Это связано с особенностями редактирования или необходимостью внесения правок в текст, который пришел в виде «картинки». Для изменения формата можно использовать устанавливаемые программы, они могут быть как полностью бесплатными, так и требовать разовой покупки или регулярной оплаты.

Более доступны онлайн-версии. Иногда они имеют ограничения: нельзя загрузить больше определенного количества страниц, мегабайт или воспользоваться конвертацией разрешается лишь несколько раз за день. Если нет постоянной потребности в их использовании, то это хороший выход.

Обратите внимание! Для конвертации в онлайн-режиме сайт попросит загрузить файлы. После того как провели изменение формата, удалите файлы с сервера (обычно такая кнопка сразу предлагается на странице). Для избежания утечки информации не используйте онлайн-ресурсы для конвертации документов, содержащих конфиденциальные сведения или личные данные физических лиц.

Бывает, что присылают файлы в виде сканов и фото, а разобрать написанное трудно и запросить повторную отправку нет возможности. Тогда воспользуйтесь фото-редакторами. В их названии часто встречается слово View, что с английского значит «вид» или «взгляд». Здесь изменяются светопередача, яркость, четкость и другие параметры для достижения лучшей «читабельности».

Конструкторы

Как облегчить работу с шаблонными, стандартными или повторяющимися данными? При помощи конструкторов. Это специальные инструменты, встроенные в программы учета или работающие в онлайн-режиме на сайтах. Они позволяют «собрать» необходимый документ путем простых действий: установки галочек, заполнения основных данных, выбора параметров из готовых списков и т.п.

К конструкторам относятся сервисы для заполнения бланков: писем, платежных поручений или квитанций. Пример: подготовка платежки по налогам, взносам и пошлинам на сайте ФНС.

Чаще речь все же о более сложных и объемных документах, подготовка которых обычно является прерогативой юриста. Для маленькой компании или ИП юридические услуги — это роскошь, поэтому конструкторы – дешевый (бесплатный) выход из положения.

Важно! В 2018 году Приказом Минэкономразвития № 411 утверждены типовые формы уставов для ООО. Из 36 вариантов достаточно выбрать тот, что подойдет вашей организации. Основная информация об уставе и его образец находятся также .

Сконструировать можно:

  • учетную политику;
  • договоры поставки, купли-продажи, подряда;
  • трудовые договоры;
  • исковые заявления;
  • регистрационные документы (конструктор для подготовки документов на регистрацию ООО или ИП есть на нашем сайте).

Банковские бизнес-системы активно внедряют подобные сервисы, так же как и производители бухгалтерского софта. Ведь зачастую бухгалтер выполняет обязанности юриста, составляя и анализируя документацию.

Программы для ведения бухгалтерского учета – это специализированный софт, который позволяет быстро и эффективно рассчитывать все показатели, необходимые для формирования отчетов, создавать счета-фактуры и даже просто хранить данные о сделках. Он используется повсеместно, так как значительно повышает эффективность учета и многих других операций.

Сегодня для бухгалтерского учета разработано немало программ: без труда подобрать подходящую может даже самый придирчивый пользователь. Помогут в этом сервисы с обзорами и отзывами. Заинтересованные лица отлично знают популярные порталы для бухгалтеров в Рунете, а вот тем, кто хочет вести бизнес в Европе или Скандинавии поможет сервис Regnskabsprogram. В нем собрана подробная информация о наиболее популярных датских и европейских бухгалтерских программах.

Преимущества автоматизации

Хотя некоторые до сих пор с подозрением относятся к автоматизации, статистика доказала: она помогает бизнесу. Основными преимуществами использования специализированного софта считаются:

  • возможность уменьшить количество бумажной работы и бумажных документов;
  • установка «на поток» многих манипуляций;
  • экономия времени при поиске нужных данных;
  • наличие шаблонов для большинства документов, причем обновляются они часто автоматически;
  • простота реализации учета сложных производственных схем;
  • возможность быстрого получения данных для аналитики и многое другое.

Так или иначе, современный бизнес невозможен без использования бухгалтерских программных продуктов. Особенно, если учитывать, что очень многие вопросы стали решаться заочно через Интернет. Поэтому очень важно выбрать подходящий для вашего бизнеса софт.

Что должна уметь хорошая бухгалтерская программа?

Как ни парадоксально, но к современному бухгалтерскому софту предъявляется значительно больше требований, нежели можно ожидать. Изначально предполагалась, что подобные решения будут упрощать бухучет, но сегодня таких программ практически не осталось. Все они сложнее и включают дополнительный функционал. Классический российский бухгалтерский комплекс включает следующие компоненты:

  • план счетов;
  • журнал проводок (операций);
  • журнал ордеров;
  • главная книга;
  • отчет по аналитическим счетам;
  • баланс;
  • формы финансовой отчетности;
  • касса;
  • банк.

Кроме того, многие компании используют модули, которые позволяют учитывать положение на складе, реализацию основных средств и многое другое. Все современные программы основаны на создании документооборота предприятия, но подчас умеют делать намного больше.

Какими бывают бухгалтерские программы

На нынешнем рынке можно выделить три категории программ для ведения бухгалтерии:

  1. Бесплатный софт. Как и большинство продуктов, которые не требуется покупать, бесплатный софт не может похвастаться разнообразием функций, вариативностью настроек, хорошим интерфейсом. Программ от разных разработчиков много, но у большей части из них есть критичные или не слишком критичные недостатки. Такие решения подходят для ИП или очень маленького бизнеса.
  2. Платный софт. В зависимости от правил использования, его можно подразделить на: 2.1 Условно бесплатные версии. Они подходят для небольших предприятий и имеют практически полный функционал обычной программы, но с некоторыми ограничениями. К примеру, некоторые устанавливают порог на количество операций. 2.2 Полностью платные. У них может быть демо-режим или другой вариант тестирования, но чтобы использовать их в бизнесе, необходима регистрация и оплата пакета услуг. В зависимости от сложности софта и количества модулей цена может варьироваться в очень значительных пределах.
  3. Онлайн-сервисы. По сути, они являются реализацией тех же бухгалтерских программ, только работа в них ведется через браузер, а данные хранятся в облаке. Говорить о безопасности такой бухгалтерии можно бесконечно, но многие компании предпочитают именно ее, т. к. количество преимуществ покрывает возможные риски. У онлайн-сервисов немало ограничений: часть работают только с ИП и ООО, некоторые не поддерживают всех режимов налогообложения и т. д.

В данную группу вошли программы для ведения первичного учета. Они обеспечивают документооборот. Но в работе также потребуются решения для сдачи отчетности (почти все платное ПО имеет модули для этой цели) и справочно-правовые системы. Последние нельзя оставлять без внимания, так как без них бухгалтер не будет в курсе новых постановлений и изменений правил проведения тех или иных операций.

Как выбрать подходящее ПО

Выбор бухгалтерской программы – это важный вопрос, которому необходимо уделить немало внимания. Выбор осложняется тем, что на рынке фактически не существует универсальных программ, которые на 100% удовлетворяли бы потребности бизнеса. Именно поэтому популярностью пользуются решения, которые можно конфигурировать под себя и расширять собственными модулями. Наиболее известное среди них – 1С.

Учитывайте следующие факторы:

  1. Принимайте во внимание специфику бизнеса. Не забывайте, что иногда программе требуются доработки. Заранее подумайте, какие задачи должен решать ваш софт и пропишите требования или, по крайней мере, сформулируйте их вслух.
  2. Проанализируйте последние новинки и наиболее популярные варианты. Первые могут содержать интересный функционал, который еще не появился в более консервативных решениях, а вторыми просто удобнее пользоваться. Отдавая предпочтение непопулярным решениям, не забывайте: вам будет трудно найти бухгалтера-консультанта, программиста для правок или даже бухгалтера с опытом работы в ней. Не каждый готов осваивать незнакомый софт.
  3. Планируйте риски. Хотя при принятии решения о том, какой именно должна быть ваша программа для бухгалтера, нужно смотреть на актуальную информацию, не забывайте, что важно учитывать перспективу. Убедитесь, что база данных совместима с другими решениями на случай, если вам придется расширяться.

Для маленького бизнеса и небольших ИП крупные решения вряд ли подойдут, так как они требуют настройки и определенных знаний. Если вы не хотите в это вникать, а планируете просто сдавать отчетность парой кликов, выбирайте простые сервисы и онлайн-проекты. Но не забывайте, что все они заточены под стандартные решения: если операция не попадает в эту категорию, вы просто не сможете ее провести.

Если вы задумали оптимизировать работу бухгалтерии с помощью автоматизированных решений, используйте программное обеспечение, наиболее подходящее вашему бизнесу. При грамотном его внедрении вы можете получить немало преимуществ, а также избежать многих ошибок при оформлении бухгалтерский документов в будущем.

admin

Добавить комментарий