Аудит расчетов с подотчетными

Аудит расчетов с подотчетными

Цель аудита расчетных операций определяется федеральным стандартом №1 «Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности». Цель заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в части задолженности по расчетам с подотчетными лицами. Кроме того аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству РФ.

В процессе аудита решаются следующие задачи:

  • · инспектирование документального оформления расчетных операций;
  • · проверка инвентаризационной работы и отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризаций;
  • · проверка организации аналитического учета расчетных операций по каждому работнику, по каждой сумме, выданной под отчет;
  • · контроль организации аналитического учета расчетов, своевременности выявления срочной и просроченной задолженности;
  • · сверка данных аналитического и синтетического учета по счетам расчетов;
  • · проверка организации синтетического учета в соответствии с инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета и рабочим планом счетов;
  • · сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе;
  • · анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности с целью принятия эффективных управленческих решений;
  • · проверка соблюдения расчетной дисциплины, дебиторской и кредиторской задолженности.

При проверке расчетов с подотчетными лицами решается комплекс задач, связанных с исследованием законности, целесообразности, полноты и своевременности осуществления расчетов для подтверждения достоверности и реальности задолженности на счетах бухгалтерского учета.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и объектов исследования, перечне аудиторских процедур и приводятся в виде тестов проверки (табл.1)

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки.

Эффективность внутреннего аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур, которые предстоит выполнить аудиторской организацией, хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.

Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию. Пример содержания опроса ответственных работников представлен ниже.

Таблица 1

Тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Содержание вопроса или объект исследования

Содержание ответа (результат проверки)

Выводы аудитора

Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроках отчетности и подотчетных суммах?

Приказ о закреплении подотчетных лиц, сроках отчетности имеется

Контроль удовлетворительный

Соответствует ли порядок расчетов с подотчетными лицами Порядку ведения кассовых операций в РФ, утвержденному Письмом ЦБ РФ от 04.10.93г. №18?

Порядок расчетов наличными денежными средствами соответствует законодательству

Контроль удовлетворительный

Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации?

Сроки отчетности соблюдаются и не противоречат законодательству

Необходимо усилить контрольные функции

Проверяются ли авансовые отчеты по форме и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка отчетов и прилагаемых к ним документов?

Проверяются при отражении подотчетных сумм в бухгалтерском учете

Необходимо провести выборочную проверку

Используются ли типовые формы первичных документов?

Соответствуют Постановлениям Госкомстата России от 05.01.04г. №1 и от 01.08.01г. №55

Провести инспектирование документов и арифметический контроль

Применяются ли специализированные компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?

Используется программа 1С Бухгалтерия

Контроль удовлетворительный

Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между юридическими лицами?

Расчет наличными не превышают установленного лимита

Провести выборочный контроль

Какие документы ведутся по аналитическому учету расчетов с подотчетными лицами?

Ведутся ведомости аналитического учета

Провести инспектирование аналитического учета

Нарушаются ли сроки возврата подотчетных сумм и выдачи перерасхода?

Отсутствуют нарушения в соблюдении сроков

Контроль удовлетворительный

Правильно отражаются на счетах бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами?

Порядок ведения бухгалтерского учета соответствует действующему законодательству

Провести тестирование записей в соответствии с Планом счетов

По результатам опроса у аудитора, складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

Содержание общего плана аудита оформляется в виде таблицы. В общем плане аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита. Содержание общего плана оформляется в виде таблицы.

Таблица 2

Общий план аудита.

п/п

Планируемые виды работ

Период

проведения

Исполнитель

Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

1.04.08 -7.04.08

Агеева Н.В.

Проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам

10.04.08 –15.04.08

Агеева Н.В.

Проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

18.04.08 -20.04.08

Агеева Н.В.

Проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

21.04.08 -23.04.08

Агеева Н.В.

Проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

25.04.08 -27.04.08

Агеева Н.В.

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии.

Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка и в общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур.

Объем аудита и последовательность осуществляемых аудиторских процедур проверки расчетов с подотчетными лицами представлены в табл.3. Аудиторская процедура — это определенный порядок действий аудитора для получения необходимых результатов на конкретном участке аудита.

Таблица 3

Объем аудита и аудиторские процедуры проверки расчетов с подотчетными лицами

Объем аудита

Аудиторские процедуры

1. Аудит приказов руководителя организации

  • 1.1. Определение наличия приказов руководителя организации о закреплении подотчетных лиц, отчетности по подотчетным суммам и порядка выдачи подотчетных сумм
  • 1.2. Исследование приказов по существу на соответствие действующему законодательству

2. Аудит оформления первичных документов

  • 2.1. Определение степени унификации первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами
  • 2.2. Проверка учета выдачи и возврата подотчетных сумм
  • 2.3. Проверка правильности оформления авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательных документов
  • 2.4. Проверка правильности документального оформления расходов

3. Аудит расчетов с подотчетными лицами

  • 3.1. Аудит выдачи подотчетных сумм лицам, установленным приказом руководителя организации
  • 3.2. Аудит своевременности отчетности по подотчетным суммам
  • 3.3. Аудит законности операций и остатков по подотчетным суммам, числящимся в подотчете работников организации

4. Аудит налогообложения расходов, произведенных через подотчетных лиц

  • 4.1. Аудит правильности применения налоговых вычетов по НДС
  • 4.2. Аудит правильности и законности налогообложения доходов, предоставленных работникам в форме подотчетных сумм
  • 4.3. Аудит законности и правомерности отнесения расходов для целей налогообложения налога на прибыль

5. Аудит организации аналитического учета расчетов

  • 5.1. Проверка достоверности подотчетных сумм, отраженных в аналитической ведомости по счету 71
  • 5.2. Проверка наличия задолженности по подотчетным суммам

6. Аудит достоверности сальдо по счету 71

6.1. проверка правильности отражения оборотов по счетам и субсчетам в Главной книге с аналогичными показателями регистров синтетического и аналитического учета

На начальном этапе аудита необходимо убедиться в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах. Фактически произведенные операции сверяются с положениями, отраженными в приказах руководителя.

Далее осуществляется проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе проверки обращается внимание:

  • · на порядок оформления авансовых отчетов;
  • · на порядок оформления командировочных расходов (в том числе за рубеж);
  • · на случаи передачи подотчетных сумм другому лицу;
  • · на факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
  • · на порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов по форме осуществляется тестирование авансовых отчетов организации по признакам соответствия унифицированной форме и правилам заполнения документов. При этом анализируются: наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода; факт указания назначения аванса; наличия подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах.

Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Кроме того, осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете. Проверке подвергаются авансовые отчеты и прилагаемые к ним документы: товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, справки, счета, накладные, квитанции и т.д.

В процессе проверки авансовых отчетов детальному исследованию подлежат следующие операции: приобретение МПЗ, командировочные и представительские расходы, операции по приобретению ГСМ.

Аудиторские процедуры проверки хозяйственных операций, осуществленных подотчетными лицами, представлены в таблице 4.

Таблица 4

Аудиторские процедуры проверки хозяйственных операций, осуществленных подотчетными лицами

Аудиторские процедуры

Поступление материально-производственных запасов

Проверка наличия платежных и расчетных документов (товарного чека, накладной, кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру).

Контроль наличия записей о наименовании приобретенных ценностей и подтверждение производственного характера расходов.

Командировочные расходы

Контроль наличия документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме №Т-9 и командировочного удостоверения по форме №Т-10 и их соответствия требованиям Постановления Госкомстата от 05.01.04г. №1.

Проверка наличия служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении по форме №Т-10а для определения источника финансирования расходов и их признания в учете.

Проверка оправдательных документов, подтверждающих расходы (счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, билеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, автомобильной стоянки, за право въезда на территорию города)

Операции по приобретению горюче-смазочных материалов

Установление производственного характера расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации, по данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел. Подтверждение расходов на приобретение ГСМ актами о расходе и путевыми листами.

Представительские расходы

Проверка правомерности и документального оформления расходов (проведение официального приема, транспортное обеспечение представителей, буфетное обслуживание участников переговоров, оплата услуг переводчиков).

Установление наличия приказа руководителя и отчета о представительских расходах, перечня участников и программы мероприятия, авансового отчета с прилагаемыми документами (товарным и кассовым чеком, закупочным актом и др.).

Проверка обоснованности расходов статей затрат для их подтверждения в бухгалтерском и налоговом учете

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов с наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует проконтролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

На заключительном этапе аудита осуществляется проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.

Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца, и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.

А. Гусев

Журнал «Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение» № 10/2017

Государственные (муниципальные) учреждения спорта самостоятельно организовывают и осуществляют внутренний контроль. При этом порядок его осуществления должен быть закреплен в учетной политике. Он должен затрагивать и вопросы проверки расчетов с подотчетными лицами. Об этом идет речь в статье.

Исходя из положений ст. 19 Закона о бухгалтерском учете и п. 6 Инструкции № 157н государственные (муниципальные) учреждения спорта самостоятельно организовывают и осуществляют внутренний контроль совершаемых данными учреждениями фактов хозяйственной жизни. При этом порядок осуществления внутреннего контроля должен быть закреплен в учетной политике. Указанный контроль должен затрагивать в том числе вопросы проверки расчетов с подотчетными лицами.

Проверка законности совершаемых операций

Первое, на что следует обращать внимание – это законность и правомерность совершаемых операций, а также объективная возможность и целесообразность расходования денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.

Отметим, что понятия «неправомерное расходование бюджетных средств», «незаконное использование» действующим законодательством не определены. Следовательно, при отнесении действий (бездействия) участников бюджетного процесса к категории неправомерного расходования бюджетных средств нужно исходить из общепринятого в юридической практике признания неправомерными действий (бездействия), когда они противоречат требованиям правовых норм.

Согласно Постановлению Госдумы РФ от 11.11.1996 № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный суд Российской Федерации» под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

По мнению Минфина, высказанному в Письме от 25.04.2017 № 02-09-08/24851, к неправомерному расходованию бюджетных средств нужно относить действия (бездействие), противоречащие требованиям общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение, регулирующих бюджетные правоотношения, к которым относятся БК РФ, принятые в соответствии с ним федеральные законы о федеральном бюджете, федеральные законы о бюджетах государственных внебюджетных фондов РФ, законы субъектов РФ о бюджетах субъектов РФ, законы субъектов РФ о бюджетах территориальных государственных внебюджетных фондов, муниципальные правовые акты представительных органов муниципальных образований о местных бюджетах, иные федеральные законы, законы субъектов РФ и муниципальные правовые акты представительных органов муниципальных образований, указы Президента РФ, нормативные правовые акты Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления.

Применительно к расчетам с подотчетными лицами к незаконным или неправомерным операциям можно отнести:

  • использование бюджетных средств без подтверждения оправдательными документами;

  • возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат;

  • возмещение расходов, превысивших установленные размеры. Примером данного нарушения могут служить случаи оплаты работникам проезда железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности категории «СВ» при отсутствии разрешения руководителя учреждения;

  • несоблюдение норм при командировании работников за пределы территории РФ;

  • оплата командировочных расходов при командировке на один день и при возможности ежедневного возвращения из пункта командировки к месту жительства или работы;

  • неправильное определение дней, за которые работнику положена выплата суточных;

  • возмещение расходов на проживание при отсутствии подтверждающих документов за время вынужденной остановки работника в пути.

Также следует обратить внимание на наличие фактов выдачи авансов под отчет работникам в счет зарплаты и лицам, не работающим в учреждении.

Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 7 Инструкции № 157н все хозяйственные операции, производимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Следовательно, любая операция, осуществленная учреждением, должна быть подтверждена соответствующим первичным документом. Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности должны производится учреждением в регистрах бухучета.

Нужно установить наличие ко всем авансовым отчетам документов, служащих основанием для произведенных расходов. К этим документам можно отнести кассовые, товарные чеки, проездные документы. Таким образом, в ходе проверки необходимо убедиться в наличии приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы. Указанные документы должны быть пронумерованы подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В соответствии с п. 12 Положения № 749 расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. Аналогичный порядок предусмотрен для федеральных государственных гражданских служащих.

Документами, подтверждающими наем жилья работником во время служебной командировки, могут являться:

  • при проживании в гостинице – счет (иной документ), выданный гостиницей. Требовать представления письменного договора в данном случае не нужно;

  • когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру) – договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание.

В ходе проверки требуется проанализировать и хронологически сравнить пропорции и расхождения в бухгалтерских документах. Особое внимание следует обратить на целевое и эффективное использование средств. В ходе проверки нужно установить, по каким статьям и подстатьям ­КОСГУ произведены расходы подотчетного лица, и сравнить их с теми, по которым выдавались денежные средства под отчет. Кроме того, необходимо обратить внимание на правильность отражения расходов по видам. Отметим, что проверку целевого использования средств целесообразно увязывать с проверкой кассовых операций и операций по лицевом счету.

Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами.

Указанная проверка осуществляется с целью выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия несанкционированных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинности подписей должностных лиц, выявления соответствия документа действующей типовой форме и т. д. В ходе проверки устанавливается наличие некачественно составленной документации. В такой документации обнаруживаются фиктивные операции, документы.

Начинать проверку необходимо с изучения авансовых отчетов и приложенных к ним документов. Следует убедиться, что авансовый отчет составлен по действующей форме. Напомним, что в настоящее время авансовый отчет должен быть составлен по форме 0504505, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Также следует убедиться в заполнении всех строк авансового отчета и наличии на нем подписей подотчетного лица, работников бухгалтерии. Авансовый отчет в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем учреждения – нужно убедиться в наличии его подписи на лицевой стороне отчета.

Напомним, что подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) и на оборотной стороне заполняет графы 1 – 6 о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. На оборотной стороне авансового отчета (ф. 0504505) графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухучету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухучета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Нельзя оставлять без внимания и вопрос своевременности представления авансового отчета. Напомним, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии – руководителю учреждения) авансовый отчет с подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.

Следующее, на что нужно обратить внимание при проверке – это отсутствие у подотчетного лица задолженностей по ранее выданным авансам. Согласно п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат сумм неизрасходованного аванса в кассу учреждения.

К сведению:

Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У из Порядка ведения кассовых операций исключена норма, запрещающая выдачу подотчетному лицу наличных денег при непогашенной сумме предыдущего аванса (абз. 3 п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций). Вместе с тем, поскольку аналогичное положение Инструкции № 157н продолжает действовать (п. 214), учреждениям, по нашему мнению, целесообразно руководствоваться положениями данного пункта инструкции.

Также следует убедиться в наличии оснований для выдачи денежных сумм под отчет. Положениями п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций установлено, что выдача работнику под отчет наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены п. 213 Инструкции № 157н, согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя.

Необходимо отметить, что в силу внесенных Указанием ЦБ РФ № 4416-У изменений начиная с 19.08.2017 основанием для выдачи денежных средств под отчет может служить не только заявление подотчетного лица, но и распорядительный документ учреждения (например, приказ). Однако, как и в случае с наличием задолженности, руководствоваться все-таки следует требованиями п. 213 Инструкции № 157н, и писать заявление необходимо.

Нельзя оставить без внимания и соблюдение порядка внесения исправлений в первичные документы. По общему правилу принятие к бухучету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухучету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений.

Проверка правильности расходования средств на служебные командировки.

В ходе проверки следует обратить внимание как на соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов, так и на возмещение не предусмотренных законодательством расходов. Необходимо отметить, что в силу п. 3 Постановления № 729 расходы, превышающие размеры, установленные п. 1 данного документа, и иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, и средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Аналогичные нормы установлены для федеральных государственных служащих.

Примерами возмещения расходов, не предусмотренных нормативными документами, являются случаи оплаты питания госслужащих и работников учреждений во время служебной командировки. Однако и здесь могут быть исключения. Так, нередки случаи, когда по возвращении из служебной командировки работник представляет авансовый отчет и железнодорожные билеты, согласно которым он осуществлял проезд в вагоне повышенной комфортности, что подразумевает различные сервисные услуги, в том числе питание. В этой ситуации, если учесть, что стоимость сервисных услуг (питания) включена в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, правовых оснований для исключения их суммы из оплаты проезда не имеется (Письмо Минфина РФ от 08.10.2015 № 18-4/ООГ-1670). Таким же примером могут являться факты возмещения работникам полисов добровольного страхования.

Кроме того, следует помнить, что возмещение расходов, связанных с проездом работника различными видами общественного транспорта в месте командирования, не предусмотрено. Вместе с тем, по мнению Минтруда, высказанному в Письме от 11.03.2016 № 18-4/ООГ-396, расходы на проезд общественным транспортом, а также иные транспортные расходы, связанные со служебной командировкой, могут быть возмещены по решению руководителя учреждения.

При проверке правильности возмещения суточных следует убедиться в правильности определения дней, за которые работнику положена выплата суточных, а также в соблюдении установленных размеров.

В случае направления работников в служебную командировку за пределы Российской Федерации нужно помнить, что согласно п. 17 Положения № 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

  • при проезде по территории РФ – федеральным государственным гражданским служащим расходы на служебные командировки возмещаются по нормам, приведенным в Указе № 813, а лицам, не являющимся федеральными государственными служащими, – в Постановлении № 729;

  • при проезде по территории иностранного государства учреждения, финансируемые за счет средств федерального бюджета, при выплате суточных обязаны руководствоваться требованиями Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета», учреждения, финансируемые из бюджета субъекта или муниципального бюджета, – в порядке и размерах, определенных нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

При оплате проезда следует руководствоваться Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Отметим, что учреждения, финансируемые из бюджета субъекта или муниципального бюджета, – возмещают эти расходы в порядке и размерах, определенных нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Указанные расходы возмещаются исключительно при наличии документов, их подтверждающих. Если проживание спортсменов и тренеров осуществляется за счет принимающей стороны, данные расходы учреждением спорта не производятся.

На что еще обратить внимание?

Помимо вышеперечисленного, при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание:

  • на соблюдение норм при компенсации за использование личного транспорта для служебных целей. Напомним, что размер возмещения расходов определяется составленным в письменной форме соглашением сторон трудового договора. Вместе с тем, если указанная компенсация выплачивается за счет бюджетных средств, ее размер ограничивается на законодательном уровне. Так, размеры и порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием транспорта в служебных целях федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563;

  • на правильность отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам с подотчетными лицами. Также в ходе проверки этого вопроса необходимо проанализировать причины образования дебиторской, кредиторской задолженностей по подотчетным суммам и меры, принятые для погашения задолженности;

  • на правильность ведения журнала операций расчетов с подотчетными лицами и других регистров аналитического учета;

  • на соблюдение порядка списания дебиторской задолженности по подотчетным суммам;

  • на проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;

  • на ведение аналитического учета в разрезе каждого подотчетного лица;

  • на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете и применения бюджетной классификации;

  • на соблюдение порядка удержания из зарплаты. Нередки случаи, когда работник, которому выдавались денежные средства под отчет, отказывается возвратить остаток выданного аванса в кассу учреждения либо сам просит удержать его из зарплаты. В случае принятия решения об удержании излишне выплаченных сумм из зарплаты работника учреждению следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю;

  • на соблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами;

  • на арифметическую проверку правильности подсчетов;

  • на проверку согласованности показателей, прямо влияющих на результат хозяйственных операций;

  • на сличение отдельных показателей первичных документов с записями в регистрах бухучета;

  • на проверку обоснованности учетных записей по данным первичных документов;

  • на полноту оприходования материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет.

* * *

В заключение отметим, что указанный выше перечень вопросов не является закрытым и в зависимости от специфики учреждения может как дополняться, так и уменьшаться. Надеемся, что данная статья поможет учреждению избежать ошибок при совершении с расчетов с подотчетными лицами.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих».

Подотчетные лица — нормативные документы, регулирующие расчеты с ними, мы приведем в данной статье — имеют совершенно четкую правовую характеристику. Поговорим о том, кто может быть подотчетником с точки зрения законодательства, а также рассмотрим, какими нормативными актами определяются отношения с ним.

Регулирование расчетов с подотчетными лицами в 2017 году: нормативная база

Подоточетником называют сотрудника фирмы (или ИП), которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы.

Регламентируются отношения участников данных правоотношений следующими основными нормативными актами:

  • указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
  • законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • КоАП РФ;
  • Трудовым кодексом РФ.

Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).

Расчеты с подотчетниками и указание Банка России № 3210-У

Данный документ является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником данного хозсубъекта, деньги под отчет получить не сможет.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у хозсубъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Эта же позиция Банка России по отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного хозсубъекта заключен гражданско-правовой договор.

О правах и обязанностях работников читайте публикацию «Ст. 21 ТК РФ: вопросы и ответы».

Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности, закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:

  • Выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных с хоздеятельностью лица, работником которого подотчетник является.
  • Выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного сотрудником заявления, в котором он указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок, который потребуется для совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее отдать его на визу руководителю. Вместо заявления разрешается выдавать деньги на основании приказа руководителя компании, в котором также указывается их размер, целевая направленность и получатель подотчетных сумм. Приказ должен содержать регистрационный номер и дату, а также подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).
  • Передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002.
  • Выдача следующей суммы подотчетнику возможна даже при наличии долгов по предыдущим отчетным суммам. Эту поправку (как и разрешение выдавать подотчетные деньги на основании приказа руководителя) в указание № 3210-У внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (вступило в силу 19.08.2017).
  • По истечении 3 дней, отсчитываемых от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией.

Отразить данные авансового отчета в бухучете вам поможет публикация «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

  • Представленная работником отчетная документация проверяется главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (он же утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых производятся окончательные расчеты с подотчетным лицом).

ВАЖНО! Указание № 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают самостоятельно.

Отражение операций с подотчетными средствами в бухгалтерском учете

Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета» от 15.03.2001 № 16-00-13/05), данный документ имеет прямое отношение к отражению хозопераций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.

Для учета расчетов с подотчетниками планом счетов предусмотрен сч. 71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.

Подробнее о применении сч. 71 читайте в материале «Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)».

Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами: закон № 402-ФЗ

Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичке:

  • Каждый факт хоздетельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозоперации (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
  • Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
  • Первичка составляется непосредственно при совершении того или иного факта хоздеятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
  • Предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хоздеятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Во исполнение последней в приведенном выше списке обязанности на предприятии оформляется, в частности, приказ руководителя, утверждающий перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Советуем вам оформлять перечень подотчетников именно приказом, но не перечислять указанных лиц в учетной политике. Объясняется это тем, что список сотрудников, утвержденный приказом, можно изменить в любое время. А вот вносить изменения в учетную политику можно далеко не всегда (п. 6 ст. 8 закона № 402-ФЗ).

Скачать образец приказа о подотчетных лицах вы можете по .

Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников

Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:

  • распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, – ст. 16–19 ТК РФ;
  • определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
  • устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника – ст. 138 ТК РФ;
  • обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).

Подробности – в материале «Ст. 188 ТК РФ: вопросы и ответы».

КоАП РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными

Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена. Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет и без заявления работника, и без приказа руководителя) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с нарушением порядка хранения денежной наличности в кассе. А вот за эти правонарушения уже предусмотрена совершенно конкретная ответственность – по ст. 15.1 КоАП.

О размерах штрафов за подобные нарушения читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 организацию или предпринимателя уже нельзя оштрафовать за выдачу подотчетных сумм работникам без отчета по предыдущим тратам – данный пункт исключен из указания № 3210-У.

Порядок выдачи, возврата и учета подотчетных средств осуществляется на основе множества регламентирующих нормативных документов. При этом не менее важную роль играют также разъяснения и письма ведомств, не носящие нормативного характера.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

подотчетный первичный командировка проверка

Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Основная цель законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете — обеспечить единообразный учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций, а также составление и представление сопоставимой и достоверной отчетности об имущественном положении, доходах и расходах организаций, необходимой третьим лицам. В Российской Федерации Система нормативного регулирования бухгалтерского учета имеет четыре уровня, которые представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 Система регулирования бухгалтерского учета в России

Уровень

Документы

Органы, принимающие документы

I уровень — правовой

Федеральные законы, указы, постановления

Федеральное Собрание, Президент РФ, Правительство РФ

II уровень — нормативный

Положения (стандарты) по бухгалтерскому учету

Министерство финансов РФ, Центральный банк РФ

III уровень — методический

Нормативные акты (иные, чем положения),

методические указания

Министерство финансов РФ, Федеральные органы исполнительной власти,

консультационные фирмы

IV уровень — организационно-распорядительный (уровень фирмы)

Организационно-распорядительная документация (приказ, распоряжение и т.п.) в рамках учетной политики хозяйствующего субъекта

Организации, консультационные фирмы

Первый уровень. Документы первого уровня закрепляют обязательность ведения бухгалтерского учета всеми хозяйствующими субъектами, его основные принципы и правила.

Второй уровень — система национальных стандартов по бухгалтерскому учету. К нормативным документам второго уровня регулирования относятся Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Главное назначение таких положений — раскрыть правовые и методологические нормы, закрепленные в Законе о бухгалтерском учете. ПБУ представляют собой общие предписания по ведению бухгалтерского учета хозяйственных операций на отдельных участках учета и его организации на предприятиях и в учреждениях, правила составления, представления и публикации финансовой отчетности.

Третий уровень — методические указания и инструкции по ведению бухгалтерского учета, разработанные и утвержденные федеральными органами, министерствами и ведомствами, которым федеральным законом предоставлено право регулирования бухгалтерского учета в пределах их компетенции. Документы третьего уровня имеют рекомендательный характер.

Четвертый уровень — рабочие документы организации, утвержденные руководителем, разработанные с учетом специфики условий хозяйствования, отраслевой принадлежности, структуры и размеров предприятия. Нормативные документы четвертого уровня не являются обязательными для всеобщего применения. Их назначение иное — определить правила рациональной организации бухгалтерского учета с применением прогрессивных форм и способов ведения учета для выбора каждой организацией приемлемых для нее вариантов.

К нормативным документам, регулирующим учет расчетов с подотчетными лицами, относятся документы, представленные в таблице 1.2.

Таблица 1.2 Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учёта расчетов с подотчетными лицами

Уровень регулирования

Наименование документа

Первый (законодательный)

  • 1. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ);
  • 2. Налоговый кодекс РФ (НК РФ);
  • 3. Закон о бухгалтерском учёте;
  • 4. Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с применением платежных карт» № 54-ФЗ (далее Закон № 54-ФЗ).

Второй (методологический)

  • 1. План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности и инструкция по его применению;
  • 2. Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации;
  • 3. ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации»;
  • 4. ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте»;
  • 5. ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Третий (разъяснительный)

  • 1. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49 (далее — Методические указания № 49);
  • 2. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ;
  • 3. Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации;
  • 4. Указание ЦБ РФ О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя;
  • 5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации

Четвёртый (внутрихозяйственный)

  • 1. Учётная политика организации и все приложения к ней. Примерами таких приложений могут быть:
    • — рабочий план счетов бухгалтерского учёта;
    • — график документооборота и др.

Рассмотрим более подробно наиболее важные на наш взгляд нормативные документы, регулирующие учет расчетов с подотчетными лицами. Документы законодательного уровня (табл. 1.2) прямо или косвенно регулируют постановку бухгалтерского учёта в организации. Они обязательны для исполнения всеми хозяйствующими субъектами.

Необходимо отметить, что расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и безналичной форме. В наличной форме расчеты осуществляются через кассу, а в безналичной форме с помощью платежных карт.

Основным документом, регулирующим наличные и безналичные расчеты, является Гражданский кодекс РФ. В статье 861 дается определение наличных и безналичных расчетов, определяется порядок осуществления данных сделок.

Федеральный закон № 54-ФЗ раскрывает основные понятия, сферу применения контрольно-кассовой техники, а также определяет порядок ведения расчетов при помощи платежных карт.

Закон о бухгалтерском учёте определяет порядок оценки имущества организации, правила оформления бухгалтерской документации: учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, в том числе и учет расчетов с подотчетными лицами, ведется в валюте РФ — рублях; документы оформляются на русском языке. Также в законе дается определение бухгалтерской отчетности, определяется ее состав, сроки предоставления, определяется обязанность организации проводить инвентаризацию, случаи проведения инвентаризации, отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учёте.

Документы методологического уровня (табл. 1.2) устанавливают общие правила ведения бухгалтерского учёта в организациях различных организационно-правовых форм и порядок отражения в учёте отдельных видов хозяйственных операций.

Положение № 34н разъясняет положения закона о бухгалтерском учёте, устанавливает правила оценки расходов на оплату труда, рассматривает требования к ведению бухгалтерского учёта, документирование хозяйственных операций, регистры бухгалтерского учёта.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению предусматривают для наличных расчетов использование для учета расчетов с подотчетными лицами счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В инструкции приведен порядок использования данного счета, т.е. раскрывается информация о корреспондентских счетах, отражаемых по дебету и по кредиту счета.

ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» применяется в части организации учета кассовых операций в иностранной валюте. ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» определяет порядок учета денежных средств в иностранной валюте, порядок пересчета стоимости активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, порядок учета курсовой разницы.

ПБУ 10/99 «Расходы организации» определяет понятие расходов, виды, группировку по экономическим элементам:

  • — Материальные затраты;
  • — Затраты на оплату труда;
  • — Отчисления на социальные нужды;
  • — Амортизация;
  • — Прочие затраты.

Документы разъяснительного уровня (см. таб. 1.2) рассматривают возможные варианты постановки бухгалтерского учёта в организации. Они разрабатываются и вводятся в действия в соответствии с документами первого и второго уровней регулирования бухгалтерского учёта.

Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств определяют порядок проведения инвентаризации кассы и оформления её результатов.

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденное ЦБ РФ, определяет порядок осуществления операций с наличными денежными средствами. Согласно этому нормативному документу все предприятия вне зависимости от организационно — правовой формы обязаны хранить свободные денежные средства в банках на соответствующих счетах, открытых на основании договора. В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых банком по согласованию с руководителем этих предприятий.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации раскрывает Порядок ведения операций по кассе. Так в ст.ст. 1-3 Порядка ведения кассовых операций определено, что для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. В статье 5 Порядка ведения кассовых операций указано, что предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий.

Кассовые операции на предприятии осуществляются кассиром. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Также данный нормативный документ определяет требования к помещению кассы, так в статье 29 Порядка ведения кассовых операций указано, что помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы внутрихозяйственного уровня (см. табл. 1.2) разрабатываются хозяйствующим субъектом при формировании учётной политики и определяют способы ведения учёта исходя из особенностей хозяйственной деятельности организации.

Рабочий план счетов организации — это систематизированный перечень синтетических и аналитических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

В графике документооборота определяется круг лиц ответственных за оформление документов и указывается порядок, место и время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

Таким образом, все указанные нормативные документы прямо или косвенно регулируют порядок учета расчетов с подотчетными лицами.

admin

Добавить комментарий