Акт приема передачи в аренду

Формирование акта приема-передачи помещения в аренду всегда происходит в процессе исполнения арендного договора. Таким образом, акт не является самостоятельным, а служит приложением к основному документу.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи помещения в аренду .docСкачать образец акта приема-передачи помещения в аренду .doc

Значение акта

Переоценить роль акта сложно. Ключевое его значение связано с тем, что договор аренды по своей сути является предварительным соглашением и без акта не считается состоявшимся (действительным).

Именно акт подтверждает факт передачи помещения от одного лица другому, а значит доказывает факт исполнения арендного договора.

Каждый арендодатель при сдаче своего имущества в аренду заинтересован в том, чтобы оно содержалось в порядке, не подвергалось порче, не ломалось и как можно меньше изнашивалось.

Акт составляется еще и для того, чтобы удостоверить факт передачи помещения в аренду в удовлетворительном состоянии, без нареканий и замечаний со стороны будущего арендатора.

Если в процессе эксплуатации арендованных квадратных метров арендатор нанесет им какой-либо урон, возмещение материального ущерба ему придется взять на себя. Точно также акт формируется и при передаче помещения от арендатора обратно собственнику.

В отношении каких помещений нужно составлять акт

Передаваться в аренду могут любые помещения, за некоторыми прописанными в законе исключениями. Обычно договоры аренды заключаются в отношении торговых, офисных, производственных, складских, а также жилых помещений.

При этом акт должен составляться в любом случае, в том числе независимо и от периода аренды (т.е. даже если срок аренды составляет всего несколько дней).

Как фиксировать состояние помещений

Описывать арендуемые помещения при составлении акта нужно как можно более подробно. В частности, необходимо указать:

• состояние стен и перегородок, пола и потолка (при необходимости можно даже внести в акт сведения о материалах, из которых они сделаны);
• информацию об оконных конструкциях, электрооборудовании (розетках, выключателях, лампах и т.д.), системах водоснабжения, отопления и канализации.

Если в помещении есть еще какие-то ценные элементы, которые, по мнению арендодателя, нуждаются в фиксации, их также нужно указать в документе. В случаях, когда помещение сдается после ремонта или, напротив, нуждается в ремонтных работах, это также нужно прописывать в акте.

Кто формирует акт приема-передачи помещения в аренду

Обычно задача по составлению акта лежит на сотруднике компании, которая является владельцем сдающихся в аренду квадратных метров. Это может быть юрисконсульт, администратор, заведующий хозяйством и т.д. Главное условие, чтобы этот человек умел правильно оценивать состояние арендуемых площадей и имел представление о том, как правильно формировать акты. Надеемся, что если знаний у вас не много, то этот материал вам поможет.

Особенности составления акта

Обязательной к применению, унифицированной формы акта нет, так что сотрудники предприятий-арендодателей имеют полное право писать акт в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный и утвержденный образец документа, по его шаблону. При этом необходимо, чтобы документ отвечал двум основным правилам: по составу соответствовал нормам делопроизводства, а по содержанию включал в себя ряд определенных сведений.

Заполнение «шапки» акта

В «шапку» вносится:

• наименование документа, его номер и дата составления;
• название организаций, являющихся арендодателем и арендатором с указанием должностей и ФИО руководителей или их законных представителей;
• наименование объекта и его адрес, а также площадь помещения (в квадратных метрах);
• при желании в акте можно указать ссылку на свидетельство о праве собственности, кадастровый номер и т.д.

Заполнение основной части акта

Описание состояния помещения — очень важная часть акта. На этот раздел нужно обратить особо пристальное внимание. Здесь нужно зафиксировать:

• внешний вид помещения (стен, потолка, пола, дверей, окон);
• удостоверить тот факт, что электроприборы, водоснабжение, отопление и прочие коммуникации в норме;
• если помещение сдается с установленной связью, интернет-оборудованием, пожарной сигнализацией и другими техническими приборами, это также следует отразить в акте.

В случае наличия каких-то недостатков, их надо обязательно отметить, чтобы в дальнейшем не случилось ситуации, когда арендодатель пытается взять с арендатора возмещение материального ущерба за поломки и повреждения, которые тот не допускал.

Если есть какие-то другие документы, которые стороны желают присовокупить к акту (в том числе фото-, видео-свидетельства), их наличие необходимо отметить в акте отдельным пунктом.

На что обратить внимание при оформлении

Внешнее оформление акта, так же как и его текст, полностью переданы на откуп составителю. Допускается писать акт вручную или набирать на компьютере, формировать на устновленном бланке организации или на обыкновенном листе бумаги.

Документ следует в обязательном порядке подписать (при этом автографы лиц, задействованных в приеме-передаче помещения, должны быть «живыми»).

А вот удостоверять бланк при помощи печати или штампа необходимо только в том случае, если норма по использованию штемпельных изделий закреплена во внутренних нормативно-правовых бумагах организаций.

Акт нужно печатать минимум в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон, но при надобности можно делать и его заверенные копии.

Условия и период хранения акта

Являясь неотъемлемой частью договора аренды, акт следует держать вместе с ним в отдельной папке. Длительность хранения определяется внутренними нормативными бумагами предприятия или законодательством РФ. После того, как договор аренды утратит свою актуальность и срок хранения документов истечет, акт можно утилизировать.

Акт приема-передачи склада является либо способом фиксации перехода складского помещения от одного владельца другому по договору купли-продажи или аренды, либо способом фиксации перехода товарно-материальных ценностей, находящихся на складе, от одного материально ответственного лица к другому.

Файлы в .DOC:Бланк акта приема-передачи складаОбразец акта приема-передачи склада

Склад как помещение

Слово «склад» в русском языке имеет два значения:

• склад как объект недвижимости, предназначенный для складирования неких материальных ценностей;
• склад как совокупность материальных ценностей, расположенных в определенном объекте недвижимости.

Склад как помещение, предназначенное для депозитирования, может переходить из рук в руки на основании либо договора купли-продажи склада, либо договора аренды склада, либо договора обмена.

По вышеуказанным видам договоров происходит или смена собственника, или появление арендатора как лица, получившего складское помещение во временное пользование.

И новый собственник, и арендатор получают складское помещение на основании акта приема-передачи склада. В любом случае акт будет производным от основного договора.

Акт приема-передачи склада как объекта недвижимости, должен отражать в себе:

• факт передачи объекта недвижимости;
• факт передачи объекта недвижимости, предназначенного для хранения материальных ценностей.

Это означает, что в акте должны содержаться следующие сведения:

1. наименование документа и дата его составления;
2. наименование участников акта, например, продавца и покупателя либо арендатора и арендодателя;
3. сведения о созыве комиссии по приему-передаче, если подобное имело место;
4. сведения об основном договоре, в силу которого происходит прием-передача складского помещения, с указанием сторон договора, даты и места его заключения;
5. сведения о местоположении склада;
6. сведения о праве собственности на склад с указанием кадастрового номера недвижимости, его стоимости, площади, иных технических характеристик;
7. предназначение склада (склад-рефрижератор, склад для строительных материалов, склад для пищевых продуктов, склад для химических товаров и т.д.);
8. сведения об оснащении склада – стеллажи, холодильники, короба, лари, лестницы, подъемники, лифты, иные средства хранения или транспортировки;
9. сведения об эксплуатационных и технических характеристиках склада. Указываются видимые дефекты оборудования, стен, стеллажей и т.д.;
10. сведения о наличии или об отсутствии претензий у участников акта;
11. выводы комиссии;
12. подписи участников акта и членов комиссии.

Если сторонами акта являются юридические лица, то акт визируется руководителями этих юридических лиц.

Передача материальных ценностей

Складское помещение подразумевает хранение неких предметов и объектов, имеющих определенную ценность. Соответственно, за сохранность этих ценностей кто-то должен нести материальную ответственность. Как правило, материально ответственным лицом на складе является кладовщик.

Смена материально ответственного лица (кладовщика) подразумевает не только замену работника, но и снятие материальной ответственности с одного лица и возложение ее на другого. Для того чтобы процедура передачи от одного кладовщика другому была оформлена законно, составляется акт приема-передачи склада и хранящихся в нем товарно-материальных ценностей.

В ходе процедуры передачи должны быть проведены следующие действия:

1. инвентаризация с составлением акта в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» и Методическими указаниями №49 Минфина РФ от 13.06.1995 года;
2. оформление приема-передачи посредством соответствующего акта.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя назначается специальная комиссия, в обязанности которой, помимо мониторинга хранящихся материальных ценностей по количественному и качественному показателям, входит и обязанность проверки процесса осуществления складской деятельности. К участию в комиссии обычно привлекаются сотрудники бухгалтерии.

Проверка осуществляется в присутствии действующего материально ответственного лица.

По результатам инвентаризации и на основании приказа руководителя предприятия о назначении нового ответственного лица (кладовщика) составляется акт приема-передачи склада (либо акт приема-передачи товарно-материальных ценностей).

Унифицированной формы рассматриваемого вида акта в настоящее время не существует, однако в Интернете доступны для скачивания действовавшие до 2013 года типовые унифицированные шаблоны формы ОП-18. Этой формой можно воспользоваться либо по ее образцу разработать собственную форму акта, с отражением ее в Учетной политике предприятия.

При самостоятельной разработке следует помнить об обязательных структурных элементах акта, а именно:

1. наименование документа и дата его оформления;
2. наименование субъекта предпринимательской деятельности, в чьем ведении находится складское помещение;
3. сведения о приказе руководителя, на основании которого производится смена материально ответственного лица;
4. ФИО прежнего и нового кладовщика как материально ответственных лиц;
5. полный перечень товарно-материальных ценностей, хранящихся на складе и передаваемых от одного кладовщика другому в соответствии с актом инвентаризации с указанием их уникальных характеристик (год выпуска, цвет, артикул, комплектность и т.д.);
6. подписи прежнего и нового кладовщиков с расшифровкой.

Требований по количеству экземпляров не существует. Один экземпляр предназначается для хранения в бухгалтерии, а остальные экземпляры изготавливаются в зависимости от количества заинтересованных сторон. Подготовленный и подписанный акт визируется руководителем предприятия.

Законом не установлены требования к тому, как должна оформляться передача имущества в аренду (§ 1 гл. 34 ГК РФ). Следовательно, стороны вправе самостоятельно определить, какими именно документами должен быть подтвержден факт передачи имущества арендатору.

Во избежание разногласий рекомендуется указать такой документ в договоре.

Однако арендодателю следует учитывать, что, если в договоре указан конкретный документ, которым должна подтверждаться передача имущества, стороны должны составить именно его. Отсутствие такого документа будет являться доказательством того, что арендодатель не исполнил свое обязательство по передаче имущества, предусмотренное п. 1 ст. 611 ГК РФ.

———————————

Пример формулировки условия:

«Передача имущества по настоящему договору оформляется путем составления акта приемки-передачи, подписанного обеими сторонами договора».

———————————

Если стороны не согласовали документ, которым должна оформляться передача имущества

В этом случае составление акта приема-передачи необязательно. Факт передачи имущества может быть подтвержден любым документом, из содержания которого следует, что имущество перешло к арендатору (например, актом сверки взаиморасчетов). При наличии такого документа арендатор не вправе будет ссылаться на то, что передача не состоялась (п. 1 ст. 611 ГК РФ), поскольку не был составлен акт приема-передачи имущества, и не сможет на этом основании отказаться от внесения арендной платы.

Условие о том, что договор аренды является актом приема-передачи имущества

Стороны вправе включить в договор аренды условие о том, что он является одновременно актом приема-передачи имущества (ст. 421 ГК РФ). Такой договор будет признан надлежащим доказательством передачи имущества арендатору.

Однако при согласовании данного условия арендатору следует учитывать следующее. После подписания договора он не вправе будет ссылаться на то, что имущество фактически ему не было передано (ст. 611 ГК РФ). Следовательно, он не сможет на этом основании отказаться от внесения арендной платы.

———————————

Пример формулировки условия:

«Настоящий договор является также актом приемки-передачи имущества, указанного в п. _ настоящего договора, и подтверждает факт перехода имущества от Арендодателя во владение и пользование Арендатора».

———————————

Если стороны не согласовали условие о том, что договор аренды является актом приема-передачи имущества

В этом случае при передаче имущества сторонам необходимо подписать документ, подтверждающий переход имущества к арендатору (например, акт приемки-передачи). Иначе передача имущества будет не доказана (п. 1 ст. 611 ГК РФ) и арендодатель не сможет потребовать внесения арендной платы по ст. 614 ГК РФ.

Актом приема-передачи нежилого помещения называется документ, который подтверждает факт передачи владетелем нежилого помещения нанимателю. В отличие от рядового договора рентинга рассматриваемый документ отражает и состояние помещения, то есть, из каких материалов возведено это здание и в каком состоянии находится постройка на момент ее сдачи.

Именно этот последний пункт может помочь разрешить возможные разногласия по поводу технического состояния помещения между двумя сторонами, между которыми ранее был заключен договор рентинга.

В составлении и подписании акта, конечно же, в большей степени заинтересован собственник квадратных метров, так как именно на основании этой бумаги в дальнейшем он сможет предъявить свое недовольство между начальным состоянием здания и последующим, то есть после использования его в коммерческих целях нанимателем.

Документ-дополнение к основному договору рентинга составляется не только при начале аренды помещения, но и по истечении сроков, прописанных в двухстороннем соглашении.

Если на начальном этапе сотрудничества, арендатора и собственника в заключении дополнительной бумаги заинтересован сам владелец, то при окончании сроков аренды подписание дополнительного свидетельства больше нужно арендатору, так как скрепление договора аренды таким документов исключит в дальнейшем предъявление собственником каких-либо претензий по поводу состояния своих владений.

Зачем он нужен

Договор рентинга является письменным, официальным заверением того, что одна сторона (владелец) сдала, а другая, то есть арендатор приняла определенное здание или его какую-то часть во временное пользование за определенную стоимость.

Однако, несмотря на конкретность и четкость вышеупомянутого документа, он носит предварительный характер. Фактическим же подтверждением реальной аренды какого-либо объекта является составление акта приема-передачи.

Рассматриваемое свидетельствование сегодня составляется в свободной форме, однако, существуют определенные требования, предъявляемые к этой бумаге.

Так, в основном приложении к договору рентинга нежилого помещения должны быть указаны следующие сведения:

• Кадастровый номер объекта недвижимости.
• Условные номера.
• Точный адрес расположения.
• Площадь.
• Общее состояние объекта недвижимости.
• Проведенные коммуникации.

По требованию арендатора, при возникновении надобности к акту приема-передачи может быть прикреплен также и кадастровый паспорт, либо другие официальные бумаги, отражающие основные сведения о здании.

Выше упоминалось о том, что приложение к договору рентинга в текущее время разрешается составлять в свободной форме, но, тем не менее, для того, чтобы добиться идентичности множества видов подобных свидетельств следует придерживаться определенной последовательности изложения данных об объекте недвижимости, его собственнике и арендаторе.

Итак, акт приема-передачи нежилого помещения должен иметь следующую структуру:

• Шапка документа, то есть его название.
• День, месяц, год составления акта, а также место где производилась данная процедура.
• Указываются сведения о документе, к которому этот акт прикладывается, то есть основные сведения о договоре аренды.
• Расписываются сведения об участниках сделки, то есть о владельце объекта недвижимости и об арендаторе.
• Даются максимально полные сведения об арендуемом объекте, к ним относится точный адрес, с указанием номера дома. В случае аренды комнаты или комнат эти тонкости также записываются. Также, в этом подпункте нужно указать, какое помещение сдается, с уточнением его точного целевого назначения.
• В большинстве случаев рентинг помещений осуществляется вместе со всей необходимой техникой и другими ценными вещами, в таком случае все имеющиеся в помещении предметы вместе с указанием их технического состояния также должны быть указаны в документе, служащим дополнением к основному соглашению.
• По желанию сторон в составляемом свидетельстве в дополнении ко всем сведениям могут быть указаны и показания счетчиков, имеющихся в помещении.
• Одним из основных пунктов документа, свидетельствующим о приеме передачи объекта является указание его технического состояния на текущий момент времени, то есть до начала использования его арендатором.
• Отдельной строкой в свидетельствовании следует указать обнаруженные дефекты помещения.
• Завершается акт подписями двух сторон и их расшифровкой.

Придерживаясь этой последовательности и подробно раскрывая каждый пункт, обе стороны в дальнейшем останутся в выигрыше, так как все сведения об объекте недвижимости зафиксированы не просто на словах, а на бумаге.

Особенности составления

Акт приема-передачи нежилого помещения является существенным, важным дополнением, прилагаемым к заключенному ранее двухстороннему соглашению.

В силу имеющихся особенностей нежилых помещений от рядовых квартир и составление свидетельствования об их приеме и передачи имеет свои нюансы и особенности, которые заключаются в следующем:

• В составляемой бумаге должны содержаться сведения об обеих сторонах, принимающих участие, в заключаемом соглашении.
• В качестве участвующих в этом процессе сторон могут выступать как физические, так и юридические лица. Также возможно заключение соглашения между какой-либо организацией и частным лицом. И тот, и другой вариант являются возможными и законными. Нужно учесть лишь все сведения, которые должны быть отражены в составляемом документе. Так, о частном лице, участвующем в подписании акта, должны быть отражены следующие данные:
  • Полное ФИО.
  • Паспортные данные.
  • Адрес регистрации, согласно основному общегражданскому документу.

  В случае участия в рентинге помещения юридического лица свидетельствование о приеме передачи должно содержать следующие сведения об этом участнике:

  • Название организации.
  • ФИО руководителя и его должность.
• В этой бумаге обязательно должен быть зафиксирован факт передачи помещения собственником во временное пользование за определенную плату арендатору. В этом же пункте следует прописать тип, функциональное назначение и площадь арендуемой постройки.
• Кроме основных характеристик помещения также в составляемом документе нужно акцентировать внимание на общее состояние, то есть детально описать, потолки, полы, стены, окна и все другие важные детали передаваемого в аренду помещения. В случае, если оно сдается с мебелью, техникой и другими предметами, техническое состояние этих предметов интерьера также нужно отразить в составляемом акте.
• Дополнение к основному соглашению о рентинге является законным только при его подписании обеими сторонами, участвующими в этой процедуре. При этом, если частные лица закрепляют свое согласие с указанными в акте деталями лишь своими подписями, то юридические лица в дополнении к автографу ставят и печать организации.
• Приложение к договору также, как и основной документ, составляется в двух экземплярах для каждой из участвующих сторон в процедуре.

В случае учета всех вышеупомянутых особенностей с составлением акта приема-передачи не возникнет никаких сложностей.

Требования к актам

На сегодняшний день свидетельствование о передачи помещения собственником арендатору рассматривается как типовое соглашение, поэтому и требования, предъявляемые к этому документу, являются классическими и относятся в большей степени к его содержанию.

Так, для правильного составления неотъемлемой части договора рентинга в ней должны быть отражены следующие сведения:

• Название соглашения, то есть черным по белому должно быть указано, что это акт приема-передачи нежилого помещения.
• Дата составления.
• Обязательно должно быть указано на то дополнением, к какому договору рентинга это свидетельствование является.
• Сведения, об участвующих в договоре рентинга сторонах, то есть в акте должна быть указана информация, как о частном лице, так и организации, предпринимателе, выступающим в качестве одной из сторон участниц двухстороннего соглашения.
• Должна быть дана детальная характеристика арендуемого помещения, то есть адрес, этаж и его площадь.
• Эта бумага должна содержать информацию и о техническом состоянии помещения. Этот пункт особенно важен при передаче арендатором постройки его собственнику, для того чтобы уже в этот момент можно было доказать, что в процессе эксплуатации зданию или его части не был нанесен ущерб.
• Завершается дополнение к основному договору подписями сторон, включая их расшифровку. При участии в рентинге юридического лица акт приема-передачи дополнительно заверяется печатью организации.

Образец

Для того, чтобы безошибочно составить акт приема-передачи, с учетом всех предъявляемых к этому документу требований рекомендуем воспользоваться ссылкой и скачать проверенный и составленный специалистами образец (бланк) акта приема-передачи.

Советы и рекомендации специалистов

Специалисты юридической сферы деятельности, как, впрочем, и люди, которым ранее приходилось сталкиваться с арендой нежилых помещений, настоятельно рекомендуют ни в коем случае не относиться к рассматриваемому документу как к простой бумажке, не имеющей никакой юридической силы. Ведь, в последующем только на основании этого документа владелец или арендатор сможет доказать свою правоту.

Такая важность этого документа заключается в том, что только в акте приема-передачи дается описание состояния помещения, основной договор рентинга таких сведений не содержит, в нем указываются лишь формальные данные, то есть на основании чего владелец помещения имеет права собственности на эту постройку, либо на его часть.

Таким образом, доказать свое бережное и невредительское отношение по отношению к помещению в процессе его эксплуатации арендатор сможет только ссылаясь на сведения, изложенные в акте приема-передачи, поэтому и его составление настоятельно рекомендуется.

Важность и нужность составления такого дополнения доказана, поэтому и экономить несколько минут личного времени не стоит, тем более, что в дальнейшем этот документ позволит сэкономить не только финансовые средства, но и нервы сторон-участников.