Акт приема передачи топливной карты сотруднику, образец

Акт приема передачи топливной карты сотруднику, образец

Акт передачи топливной карты водителю является важной частью документооборота компании, которая владеет транспортом с наемными водителями. Посредством этой бумаги можно соблюсти алгоритм документального оформления выдачи бензина водителям.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта передачи топливной карты водителю .docСкачать образец акта передачи топливной карты водителю .doc

Содержание

Плюсы

Подавляющее большинство компаний, работающих в транспортной сфере либо имеющих дело с перевозками, сталкивается с проблемами контроля использования топлива. Применение топливных карт в массовом порядке в расширяющейся компании позволяет:

  • Оптимизировать бухгалтерскую отчетность.
  • За счет распечаток сделать нагляднее расходы компании, собрать статистику, улучшить логистические процессы в целом.
  • Уменьшить время оплаты на заправочных станциях.
  • Уменьшить расходы за счет корпоративной скидки, обычно предоставляемой топливными компаниями.

Одним словом, руководители компаний при интенсивной работе по перевозкам быстро понимают необходимость заключения договоров и выдачи топливных карт своим водителям.

Порядок юридического оформления

Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:

  1. Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт. Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.
  2. Составить акт приема-передачи топливной карты для каждого из сотрудников.
  3. Ввести систему учета ГСМ в виде составления путевых листов на каждую поездку.
  4. В бухгалтерском учете – приходовать расход топлива согласно выдаваемой по каждой топливной карте товарной накладной.
  5. Производить списание ГСМ, основываясь на подписанных путевых листах.

Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей. Если это так, то предварительно необходимо оформить договор аренды авто с организацией.

Иначе у контролирующих организаций может возникнуть ряд вопросов относительно правомерности учета расхода топлива в качестве компенсируемых расходов компании.

Заполнение акта передачи

Водитель и работодатель с этим документом приходят к соглашению передачи имущества в виде топливной карты. Для того чтобы бумага имела юридическую силу, она обязательно должна содержать:

  • Реквизиты составившей его организации.
  • Дату.
  • Город.
  • Полное наименование.
  • Если в компании принята такая практика, то регистрационный номер. Так факт наличия легче будет зафиксировать в журналах.

Основная часть

В прилагаемом образце представлен минимальный набор информации, которая должна содержаться в акте передачи топливной карты водителю:

  • Наименование организации.
  • Представитель организации, от лица которого совершается передача. В образце это генеральный директор. Желательно, чтобы в бумаге фигурировало то же лицо, на которое был оформлен договор на поставку топлива с топливной компанией. Указывается ФИО.
  • На основании каких документов работодатель передает водителю имущество. В ООО такой документацией является Устав.
  • Цель передачи топливной карты именно этому лицу. Здесь же в виде пояснения можно указать номер и марку машины, к которой прикреплен водитель (в идеале – отдельным приказом). Но можно воздержаться от упоминания транспортных средств.
  • ФИО водителя, которому передается карта. Важный момент: трудовой договор с этим водителем необходимо оформлять раньше, чем акт. Причем фигурирование топливной карты и момента передачи в договоре между сотрудником и работодателем обязательно.
  • Название и номер топливной карты.
  • Сколько экземпляров акта составлено.

Что касается последнего пункта, то обычно оформляются два документа: один для работодателя, второй – для работника. На обоих должны стоять подписи того и другого. Только так документ будет обладать желаемой юридической силой.

В конце страницы отведены специальные графы на подписи получателя карты и того, кто ее передает. Возможно, руководитель пожелает назначить ответственного сотрудника за этот процесс. Тогда в документах подобного плана будет стоять подпись назначенного материально ответственного лица.

Стоимость топливной карты

Вообще, особенность топливной карты состоит в том, что она может быть выдана тремя возможными вариантами:

  • Бесплатно.
  • С условием возврата. За нее водителем оставляется денежный залог. При возврате карты в бухгалтерии производится обратная проводка. При этом стоимость карты не должна нигде фигурировать. То есть общие расходы организации от этого увеличиваться либо уменьшаться не должны. Это вытекает из 250 статьи Налогового кодекса.
  • С оплатой, за определенную сумму. В этой ситуации стоимость сразу списывается на счет производственных затрат.

В представленном образце акта прописана безвозмездная передача. Но если это другие варианты, то они должны фигурировать в тексте, ведь, по сути, акт является взаимным соглашением на прием и передачу между работником и работодателем.

Учет топливных карт

Для того чтобы систематизировать процесс выдачи карт, заводят специальный документ – журнал учета приема и выдачи топливных карт. За счет его создания и планомерного ведения можно составить полноценную отчетность для проведения любой из форм контроля учета расходования топлива.

Документ содержит основную информацию по процессу выдачи: номер карты, марку авто, его номер, дату выдачи, ФИО того, кто производил выдачу и, естественно, данные водителя, который ее получил. В этом документе может регистрироваться и номер акта передачи топливной карты водителю.

Другой способ

В случае, когда сотрудников, намеченных для выдачи карты, много, допустимо оформление специального приказа, подписанного руководителем на выдачу топливных карт. Там информацию можно оформить списком либо таблицей. В одной из колонок этой таблицы будет прописываться водитель, в другой – карта, которая ему выдается. Необходимость в составлении акта передачи топливной карты водителю при подписании приказа, естественно, отпадает.

Акт приема-передачи топливной карты водителю

Приведем образец акта передачи топливных карт водителю, другому сотруднику или юридическому лицу, в зависимости от ситуаций, в которых он может быть оформлен:

При получении носителей от поставщика.

Простой образец акта приема-передачи топливных карт

При закреплении за сотрудниками.

Образец акта приема-передачи топливной карты водителю

Образец акта приема-передачи топливной карты сотруднику на время командировки

В случае увольнения сотрудника или возврата им «пластика» по другой причине.

Акт сдачи топливных карт

В случае расторжения договора с поставщиком, порчи или истечения срока действия носителя.

Акт передачи топливных карт поставщику

Как видно из примеров, структура документа всегда практически одинакова. Главное — отразить, кто, кому и какие ценности передает, кто их принимает, а также дату передачи и срок пользования. И в зависимости от этого уже скачать образец акта приема-передачи топливных карт, который наиболее подходит к ситуации.

Как оформляется

Вне зависимости от того, кем и кому передается платежное средство, образец акта передачи топливных карт сотрудникам или юридическим лицам обязательно должен содержать следующие сведения:

  1. Дата, место заполнения.
  2. Наименование организации, как передающей «пластик», так и принимающей его в пользование.
  3. Ф.И.О., должность и данные документов, подтверждающих полномочия лиц, подписывающих этот документ.
  4. Количество, вид, номера и иные характеристики передаваемого имущества.
  5. Стоимость носителей, если они передаются не на безвозмездной основе.
  6. Количество ПИН-конвертов, если их использование предусматривается.

Иногда указываются и другие сведения, отразить которые стороны сочли необходимым.

Документ составляется в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, и подписывается обеими сторонами. После подписания один экземпляр отправляется получателю вместе с носителями, второй — остается у того, кто передает их в пользование.

Скачать акт приема-передачи топливных карт юридическому лицу (пустой бланк для заполнения)

Скачать акт приема-передачи топливных карт сотруднику (пустой бланк для заполнения)

В случае увольнения сотрудника или расторжения договора с компанией-поставщиком горючего может возникнуть необходимость вернуть ранее полученные носители. В такой ситуации оформляется документ на их возврат. По структуре он абсолютно похож на образец акта приемки-передачи топливной карты водителю. Единственное отличие в том, что лица, передающие и принимающие «пластик», меняются местами.

Можно ли не оформлять

При получении «пластика» от компании-эмитента без документа, фиксирующего его переход, никак не обойтись. А вот акт на передачу топливных карт водителю можно и не оформлять, а закрепить их за конкретным сотрудником приказом или иным способом, предусмотренным сложившейся на предприятии практикой делопроизводства.

Но в любом случае целесообразно отражать все внутренние операции с «пластиком» в специальном журнале, образец которого приведен ниже.

С помощью такого журнала при краже, утере или порче носителя можно легко оперативно определить, у кого именно из сотрудников он находился, а значит, разобраться в причинах происшествия, и в случае необходимости привлечь к ответственности виновных лиц.

У виновника необходимо запросить объяснения по этой ситуации в письменной форме. На их основании руководитель принимает решение о целесообразности и мере наказания и издает соответствующее распоряжение.

За утрату «пластика» виновному работнику можно вынести дисциплинарное взыскание (замечание, выговор) в порядке, предусмотренном ст. 192 ТК РФ, а в ряде случаев и наказать материально, например снизив ему процент премии, если это предусмотрено соответствующими ЛНА организации.

Журнал приема и выдачи топливных карт

Бухучет: получение карты бесплатно* В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. При этом для контроля за сохранностью топливной карты можно ввести дополнительный забалансовый счет, например счет 27 «Топливные карты» в разрезе материально ответственных лиц. Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета.
При получении топливной карты в учете сделайте проводку:* Дебет 27 – учтена на забалансовом счете топливная карта, полученная бесплатно.* Такой порядок установлен частью 3 статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктами 6, 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.2. Формы: Журнал приема и выдачи топливных карт Акт передачи топливной карты водителю

Важно Например, по одному талону можно получить бензин (питание) один раз, по одной почтовой марке один раз отправить письмо.

Топливная карта представляет собой техническое средство (смарт-карту) для учета отпуска топлива на АЗС и подтверждения права его держателя на получение оплаченного топлива.

Карта содержит информацию об общем количестве денежных средств, в пределах которых держатель вправе приобретать ГСМ. Сумма денежных средств на карте меняется в момент перечисления их от держателя, а также при отпуске топлива.

Акт приема передачи топливной карты водителю образец

Но если это другие варианты, то они должны фигурировать в тексте, ведь, по сути, акт является взаимным соглашением на прием и передачу между работником и работодателем. Учет топливных карт Для того чтобы систематизировать процесс выдачи карт, заводят специальный документ – журнал учета приема и выдачи топливных карт.

За счет его создания и планомерного ведения можно составить полноценную отчетность для проведения любой из форм контроля учета расходования топлива.
Документ содержит основную информацию по процессу выдачи: номер карты, марку авто, его номер, дату выдачи, ФИО того, кто производил выдачу и, естественно, данные водителя, который ее получил.

В этом документе может регистрироваться и номер акта передачи топливной карты водителю.

Need help?

Акт приема передачи топливной карты водителю образец-▬▬▬▬▬▬▬ஜ Акт приема передачи топливной карты водителю образец ஜ▬▬▬▬▬▬▬Click Here . ➤ акт приема передачи топливной карты водителю образецСкачать тут . ➤ акт приема передачи топливной карты водителю образец▬▬▬▬▬▬▬ஜ Акт приема передачи топливной карты водителю образец ஜ▬▬▬▬▬▬▬ Акт приема передачи топливной карты водителю образец Договор прилагается к оригиналу заявки Участника в 2-х экземплярах со всеми обязательными приложениями.

Акт приема-передачи запасов сырья, топлива, материалов и иных оборотных средств (приложение к договору аренды предприятия)

Акт приема-передачи — скачать простой образец (бланк) 2019 как составить

9 ноября 87555 0 Редактор 87555 0 Здесь вы можете скачать актуальный акт приема-передачи, узнать, что это такое и правила его заполнения. Акт приема-передачи товара — это важный документ в экономических отношениях. Он необходим для сопоставления полученного товара или оказанной услуги и реально выполненных действий.

Акт приема-передачи подтверждает целостность товара, его выкупную стоимость и прочие важные характеристики, свойственные именно этому товару (серийный номер, марка и т.д.).

Установленного законом образца данного документа не существуют. Все зависит от индивидуальных особенностей передаваемого товара и заключаемой сделки.

Акт приема-передачи топливных карт подписывается обеими сторонами при получении карт в наших офисах. Бухгалтерский учет талонов. Существует версия, что талоны на ГСМ необходимо. Денежные документы в. Однако этот.

вопрос прямо урегулирован Инструкцией .

  • фамилию шофера;
  • марку и государственный номер автомобиля;
  • вид и марку заправляемого топлива;
  • номер карты;
  • дату ее выдачи;
  • дату возврата;
  • подпись водителя.

Компания РусПетрол реализует топливные карты юридическим лицам и осуществляет информационную поддержку своих клиентов.

Изготовление карт требует некоторого времени, после чего они будут переданы Вам в пользование. Процесс передачи сопровождают акт приёма-передачи топливных карт и его подписание.

Акт передачи топливной карты водителю

Darpol Беларусь #4 30 сентября 2014, 14:35 и договор о материальной ответственности не забудьте. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… scotch Беларусь, Минск #5 30 сентября 2014, 17:00 Darpol писал(а): и договор о материальной ответственности не забудьте. Полагаю, если за ними закреплены автомобили, то и Д о МО тоже есть.

Хотя отсутствие договора не освобождает от МО за мат.ценности, которые были переданы под подпись, по акту или по накладной. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… » Первая ← Пред.1 След.

Акт передача топливной карты

Поэтому он составляется с учетом особенностью конкретной сделки.Однако есть ряд полей, которые, как правило, присутствуют всегда в документе: • назначение передачи: во владение, на ответственное хранение, во временное пользование и пр.

В момент передачи-приемки принимающее лицо должно проверить наличие, количество и внешнее состояние объекта, проверить отсутствие неисправностей. К оценке технического состояния объекта акта можно привлекать независимых экспертов.В этом случае их подписи также ставятся на документе, а в тексте приводят данные о них.

Сохраните, а то забудете:Приложение к Договору аренды предприятия от «__»___________ ____ г.

Акт приема передачи топливных карт топливной компании образец

В этом момент подписывается акт приемки-передачи карт.

Применение топливных карт в массовом порядке в расширяющейся компании позволяет:

  1. Оптимизировать бухгалтерскую отчетность.
  2. Уменьшить расходы за счет корпоративной скидки, обычно предоставляемой топливными компаниями.
  3. За счет распечаток сделать нагляднее расходы компании, собрать статистику, улучшить логистические процессы в целом.
  4. Уменьшить время оплаты на заправочных станциях.

Одним словом, руководители компаний при интенсивной работе по перевозкам быстро понимают необходимость заключения договоров и выдачи топливных карт своим водителям.

Акт передачи топливной карты водителю.

Журнал учета приема и выдачи многоразовых литровых топливных карт

Для того чтобы бумага имела юридическую силу, она обязательно должна содержать:

  1. Реквизиты составившей его организации.
  2. Если в компании принята такая практика, то регистрационный номер. Так факт наличия легче будет зафиксировать в журналах.
  3. Город.
  4. Дату.
  5. Полное наименование.

В прилагаемом образце представлен минимальный набор информации, которая должна содержаться в акте передачи топливной карты водителю:

  1. Цель передачи топливной карты именно этому лицу.
  2. Представитель организации, от лица которого совершается передача. Указывается ФИО.
  3. Наименование организации.
  4. На основании каких документов работодатель передает водителю имущество.

    В ООО такой документацией является Устав.

Акт приема передачи топлива образец

Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.

Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей. Тематика документа: Акт Файл текстовой версии: 2,4 кб Сохранить документ: Приложение N 2 к Договору купли-продажи (поставки) горюче-смазочных материалов от » » г.

N Акт N приема-передачи горюче-смазочных материалов г.

» » г. , именуем в дальнейшем » Продавец» (или: «Поставщик»), (наименование или Ф.И.О.) в лице , действующ на (должность, Ф.И.О.

) основании , с (Устава,

Журнал учета топливных карт

Порядок учета смарт-карт АЗС компания разрабатывает и утверждает в том виде, который ей удобен и который обеспечит правильный контроль за оборотом электронных носителей.

Если в организации много лиц, ответственных за оборот топлива, для контроля удобно использовать внутренний журнал учета. Его форма ничем не регламентирована, так что разработать вы ее можете сами, а можете воспользоваться нашим образцом.

Чтобы соответствовать требованиям законодательства, в журнал движения смарт-карт АЗС необходимо включить следующие реквизиты:

  1. наименование и госномер автотранспортного средства;
  2. дата выдачи и возврата смарт-карты;
  3. наименование компании;
  4. номер электронного носителя;
  5. подписи ответственных лиц.
  6. наименование документа, дату его составления;
  7. данные сотрудника-получателя: Ф.И.О. и должность;

операции Дебет

Документ составляется в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, и подписывается обеими сторонами.

После подписания один экземпляр отправляется получателю вместе с носителями, второй — остается у того, кто передает их в пользование. В случае увольнения сотрудника или расторжения договора с компанией-поставщиком горючего может возникнуть необходимость вернуть ранее полученные носители.

В такой ситуации оформляется документ на их возврат. По структуре он абсолютно похож на образец акта приемки-передачи топливной карты водителю. Единственное отличие в том, что лица, передающие и принимающие «пластик», меняются местами.

При получении «пластика» от компании-эмитента без документа, фиксирующего его переход, никак не обойтись. А вот акт на передачу топливных карт водителю можно и не оформлять, а закрепить их за конкретным сотрудником приказом или иным способом, предусмотренным сложившейся на предприятии практикой делопроизводства.

Приказ по топливным картам: образец составления

Для предотвращения этого нужно дополнительно издать приказ об установлении лимитов по топливным картам, исходя из планируемых поездок и маршрутов.

Все зависит от того, с какого этапа работник садится за руль. Если ранее он занимал другую должность или на фирме не практиковалось использование ТК, то последнюю сперва нужно запросить. Поэтому сначала на имя руководителя поступает служебная записка на выдачу топливной карты от главы подразделения.

В ней он объясняет:

  1. кому ее нужно предоставить (Ф.И.О. водителя);
  2. на какой автомобиль;
  3. на какой вид топлива;
  4. на какой срок.

Если же человек изначально устраивается шофером и ТК ему должны выдать с самого начала, то можно сразу издавать приказ о закреплении ее за автомобилем. В документе необходимо отразить вышеперечисленные пункты, а также меры ответственности

Как закрепить топливные карты за сотрудниками

Главный недостаток этого способа — необходимость оформлять акт на каждый «пластик» и с каждым сотрудником, его использующим;

  • по распоряжению руководителя.

    Издается соответствующий приказ. Он позволяет распределить по конкретным лицам сразу все имеющиеся носители, что удобно для транспортных или других предприятий, в которых сотрудников, использующих машины, много.

    Если отсутствует отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам, в этом документе можно прописать и необходимые ограничения по использованию горючего или денежных средств.

  • Покажем на примере, какие данные вносят в приказ по топливным картам в организации (образец и пустой бланк для заполнения представлены ниже).

    Обязательно нужно внести:

    1. основание.
    2. реквизиты организации. Все внутренние документы издаются на фирменном бланке, уже содержащем все необходимые сведения. Дополнительно проставляются дата, место издания и порядковый регистрационный номер документа;

    Акт приема передачи топливных карт

    От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.

    1. Как грамотно составить договор займа Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.

    Порядок юридического оформления Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:

    • Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт.

    Цель, с которой оформляется такой акт, — формализовать процесс передачи клиенту топливных карт после из программирования. В случае, если договором предусмотрен возврат залоговой карты, аналогичным образом оформляется акт возврата.

    Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

    Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно.

    Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

    Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации.

    Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

    Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации. В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

    Проводки по учету электронных носителей АЗС операции Дебет

    Как оформить акт приема-передачи топливных карт

    Чтобы документ был юридически значимым, в документе необходимо прописать:

    1. наименование организации;
    2. подписи и Ф.И.О. лица, которое выдало электронный носитель, и получателя.
    3. наименование документа, его номер и дату;
    4. наименование и номер выдаваемого электронного носителя;
    5. Ф.И.О. и должность сотрудника — получателя смарт-карты АЗС;
    6. данные транспортного средства, для заправки которого будет использоваться карточка;

    Документ целесообразно составлять в двух экземплярах. Один из них остается в организации, а второй выдается материально ответственному лицу.

    Если сотрудник более не будет использовать карточку, он должен вернуть его организации. Для этого необходимо оформить акт возврата топливных карт. Специальную форму можно не разрабатывать, а использовать уже созданную.

    Нужно только поменять местами получателя и отдающего электронный носитель.

    Акт передачи топливной карты водителю. образец, бланк 2019

    Если это так, то предварительно необходимо оформить договор аренды авто с организацией.

    Иначе у контролирующих организаций может возникнуть ряд вопросов относительно правомерности учета расхода топлива в качестве компенсируемых расходов компании. Водитель и работодатель с этим документом приходят к соглашению передачи имущества в виде топливной карты.

    Гсм приобретены посредством топливных карт — audit-it.ru

    Орлова Е.В. эксперт,
    журнал «Российский налоговый курьер» № 17/2008

    Публикация подготовлена при участии специалистов ФНС России

    У организаций, использующих в деятельности транспорт, неизбежно возникают расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов. Бензин можно покупать c помощью топливных карт. Как отразить операции по получению и расходованию топлива в бухгалтерском и налоговом учете? Ведь документы, подтверждающие приобретение ГСМ, фирма получит лишь по итогам месяца.

    Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов.

    Держателями топливных карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ.

    В настоящее время у средних и крупных компаний возрастает спрос на топливные карты.

    Специфика расчетов с использованием смарт-карт

    Топливная микропроцессорная карта, выпускаемая топливной компанией или владельцем сети АЗС, — это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт. Топливная карта не считается платежным средством. При этом она может быть лимитированной или нелимитированной.

    На нелимитированную топливную карту вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений. Покупатель имеет возможность ограничить слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки. Если объем топлива на нелимитированной карте исчерпан, получение топлива приостанавливается.

    Лимитированная топливная карта — это карта, на которой устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров).

    По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни.

    Для изменения суточных или месячных лимитов на лимитированных картах необходимо переформатировать карту на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива. В заявке покупатель указывает величины новых лимитов. Например, лимит — 30 л бензина марки Аи-98 в сутки.

    В этом случае держатель карты может израсходовать за сутки (с 00.00 до 24.00) не более 30 л единовременно или за несколько заправок. При этом оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров. Каждое начало суток дает возможность заправки бензином установленного лимита в полном объеме.

    Операция по списанию литров с топливной карты может быть остановлена терминалом АЗС только по следующим причинам:

    — величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;

    — карта заблокирована.

    Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) — центральный пункт сбора информации, в который поступают все сведения с карточных терминалов АЗС. Сведения обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.

    Чтобы приобретать бензин по топливным картам, компания должна заключить с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. По сути, это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственником топлива.

    В соответствии с названным договором поставка бензина производится путем его выборки на АЗС поставщика (список автозаправочных станций приведен в приложении к договору) покупателем (держателем карты покупателя) по топливным картам через топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для идентификации держателя карты.

    Выборка топлива и передача данных начинается с даты получения компанией-покупателем топливных карт. Датой поставки считается дата выборки топлива держателем карты покупателя, указанная в чеке учетного терминала АЗС.

    Обычно в договоре предусматривается, что право собственности на нефтепродукты переходит к покупателю в момент заправки на автозаправочной станции транспортного средства покупателя на основании предъявленной представителем покупателя топливной карты.

    Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета. Предоплата может осуществляться покупателем самостоятельно либо на основании счетов, выставляемых по запросу покупателя на сумму предоплаты, рассчитанной исходя из лимита.

    В ряде случаев покупатель отдельно оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных карт с суточным (или месячным) лимитом.

    Количество передаваемых нефтепродуктов определяется исходя из суммы денежных средств на лицевом счете организации-покупателя.

    Предельно допустимый остаток денежных средств на лицевом счете покупателя определяется в соответствии с условиями заключенного договора (например, из расчета потребления нефтепродуктов в течение трех суток).

    При достижении суммы остатка (количества литров) на лицевом счете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его определяет поставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости сделать заказ на топливо.

    Документальное оформление…

    …топливных карт

    Топливные карты оформляются на основании заявки, утвержденной уполномоченными лицами покупателя. При передаче топливных карт организации (ее представителю) составляется акт приемки-передачи или товарная накладная (форма № ТОРГ-12).

    ПРИМЕР 1

    ООО «Аурика» заключило договор № 65 от 11.08.2008 с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с использованием смарт-карт. На получение топливных карт была оформлена заявка. При передаче карточек стороны подписали акт.

    ПРИМЕЧАНИЯ В графе 2 указывается одно из перечисленного: название организации, номер машины, ФИО водителя. В графе 3 для смарт-карт с суточным лимитом допускается указание нескольких видов топлива, которые могут быть получены по одной смарт-карте. В графе 4 заполняется один из столбцов в соответствии с выбором покупателя. Суточный лимит учитывает суммарную выборку по всем видам нефтепродуктов, которые отпускались по смарт-карте в течение суток. В графе 5 указывается PIN-код до четырех цифр. Допускается отсутствие PIN-кодов по желанию покупателя.

    Для учета движения выданных и возвращенных топливных карт организации целесообразно разработать и утвердить в бухгалтерской учетной политике специальный ежемесячный журнал.

    СПРАВКА

    Смарт-карты на дополнительные услуги автозаправок

    Топливные карты могут применяться также для получения дополнительных услуг АЗС (мойка кузова, полировка, чистка салона, шиномонтаж и т. д.). Для учета таких услуг вводится понятие, например, «условная мойка». Стоимость одной единицы «условной мойки» установлена в прайс-листе поставщика.

    За эти услуги с организации-покупателя списывается то количество единиц «условных моек», которое соответствует потребленным услугам в пересчете на одну «условную мойку». Предположим, стоимость «условной мойки» составляет 100 руб.

    Если мойка кузова автомобиля стоит 550 руб., с топливной карты будет списано 5,5 единицы «условной мойки».

    При этом остаток единиц данных услуг на лицевом счете организации-покупателя уменьшается на сумму, равную количеству единиц услуг, полученных покупателем.

    Отметим, что если организация-покупатель согласно заявке приобретает сразу несколько смарт-карт, на каждую отдельную смарт-карту не зачисляются ни деньги (смарт-карта не является платежным средством), ни литры.

    Предоплата процессинговому центру вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности. По сути, смарт-карта представляет собой всего лишь техническое средство, выдаваемое водителям, для отпуска нефтепродуктов на АЗС.

    Именно поэтому при выдаче смарт-карты ее держателю (водителю) не передаются ни деньги, ни денежные документы. Соответственно использование счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы» в таком случае необоснованно.

    Факт выдачи фиксируется только в ежемесячном журнале учета приема и выдачи смарт-карт, а на счетах бухгалтерского учета не отражается.

    В топливной карте с суточным (или месячным) лимитом указывается объем приобретенного топлива в литрах (а не стоимость), что позволяет держателю карты заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, оговоренного в заявке организации-покупателя.

    В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы «Отчет держателя смарт-карты». За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения топливной карты, не являющейся платежным средством.

    Данные ежемесячного отчета (реестра) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте (или по всем картам — в зависимости от того, какой отчет представляется в соответствии с условиями договора) необходимо сопоставлять с данными отчетов держателей смарт-карты и приложенными к ним чеками терминалов АЗС. В целях облегчения контроля организации за приобретением нефтепродуктов целесообразно в приложении к приказу по бухгалтерской учетной политике определить порядок и сроки представления специального отчета держателя смарт-карты.

    …расходов на бензин

    Ежемесячно после обработки данных процессинговый центр представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт сверки взаимных расчетов, товарную накладную на объем и стоимость выбранного топлива, а также ежемесячный отчет (или реестр) операций по картам. В этих документах фиксируется количество приобретенных ГСМ.

    Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход горюче-смазочных материалов на производственные цели, является путевой лист. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.

    В путевом листе указываются номер и дата его выдачи, номер и марка автомобиля, цель поездки, информация о конкретном пути следования, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. Названные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

    На основании этих данных определяется фактический расход ГСМ в отношении конкретного автомобиля.

    Приказ о заправке автомобилей образец

    В топливной карте с суточным (или месячным) лимитом указывается объем приобретенного топлива в литрах (а не стоимость), что позволяет держателю карты заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, оговоренного в заявке организации-покупателя.

    В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы «Отчет держателя смарт-карты». За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения карты, не являющейся платежным средством.

    Данные ежемесячного отчета (реестра) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте (или по всем картам — в зависимости от того, какой отчет представляется в соответствии с условиями договора) необходимо сопоставлять с данными отчетов держателей смарт-карты и приложенными к ним чеками терминалов АЗС.

    Принятие к учету и списание бензина один раз в месяц

    Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

    • накладную (акт приема-передачи);
    • счет-фактуру;
    • отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

    Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

    Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей

    операцииДебетКредит
    Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС 60авансы 51
    Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей 10 60
    Отражен НДС по поступившим ГСМ 19 60
    Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику 60 60авансы
    Стоимость ГСМ учтена в составе расходов 20, 25, 26, 44 10
    НДС принят к вычету 68 19

    Акт выдачи топливной карты сотруднику

    К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК. За изготовление карточки может быть предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре предусмотрен возврат ТК по окончанию действия договора. Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика.

    Момент перехода прав на бензин — момент заправки транспортных средств в перечисленных пунктах. Правила, как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете, затрагивают не столько порядок формирования бухгалтерских записей, сколько алгоритм работы.

    Компании недостаточно только отразить правильные проводки в бухучете, сначала нужно закрепить в локальных распорядительных документах, на каком счете учитывать топливные карты, как учитывать бензин по топливным картам, и прочие важные моменты. Разберемся, как правильно это сделать.

    Ведомость учета выдачи ГСМ

    В самом конце ставится печать организации.

    Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

    1. для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
    2. документы системы контроля пробега и т.д.
    3. для спецтехники – рапорты о работе;

    Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ.

    Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано.

    Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами. Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет.

    образец, бланк 2019

    В образце это генеральный директор.

    Здесь же в виде пояснения можно указать номер и марку машины, к которой прикреплен водитель (в идеале – отдельным приказом).

    Но можно воздержаться от упоминания транспортных средств.

    ФИО водителя, которому передается карта. Важный момент: трудовой договор с этим водителем необходимо оформлять раньше, чем акт. Причем фигурирование топливной карты и момента передачи в договоре между сотрудником и работодателем обязательно.

    Название и номер топливной карты. Сколько экземпляров акта составлено. Что

    Оформление денежных средств, перечисляемых на топливную карту сотруднику

    Если организации для служебных целей необходимо использовать автомобиль работника, оформить эти правоотношения можно несколькими способами.

    1. Работодатель арендует автотранспорт у сотрудника, оплачивает заправку автомобиля и платит арендную плату. 2. Работодатель возмещает расходы на топливо и платит компенсацию за использование принадлежащего работнику автотранспорта согласно ст. 188 ТК РФ. 3. Работодатель приобретает и выдает топливные карты сотрудникам в счет арендной платы.

    Организация-работодатель заключает с топливной компанией договор, в соответствии с которым получает топливные карты и выдает их сотрудникам. Через карты работодатель ведет учет использования сотрудниками денежных средств на топливо. Деньги переводятся топливной компании авансом, на момент заправки сотрудником автомобиля топливо уже оплачено.

    После заправки сотрудник получает на руки платежный документ – чек, в котором указано количество приобретенного топлива и дата заправки.

    Впоследствии топливная компания передает организации отчет о приобретенном сотрудниками топливе: акт сверки, накладные. Организация сверяет данные, переданные топливной компанией, с платежными документами, полученными и сданными сотрудниками.

    При списании затрат на топливо следует учитывать нормы расхода ГСМ, содержащиеся в методических рекомендациях

    «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

    , введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

    Однако НК РФ не предусматривает нормирование расходов на топливо. Если эти расходы удовлетворяют условиям, изложенным в ст.

    Цель, с которой оформляется такой акт, — формализовать процесс передачи клиенту топливных карт после из программирования. В случае, если договором предусмотрен возврат залоговой карты, аналогичным образом оформляется акт возврата.

    Разработка и заполнение бланка

    В настоящий момент на государственном уровне не приняты какие-то общие нормы и правила, по которым должны оформляться акты приема-передачи топливных карт. Формируя бланк такого документа, его разработчики исходят, прежде всего, из логики и практики оформления другой, похожей документации.

    Как правило, поставщики, реализующие топливные карты Роснефть, ТНК либо другие, размещают бланки акта приема-передачи карт на своих сайтах. Любой клиент, являющийся юридическим лицом, может скачать для себя образец этого документа.

    В разных компаниях такие бланки могут иметь незначительные отличия, но в основном все поля совпадают. Практически во всех случаях от клиента требуется указать:

    • число, месяц и год заполнения бланка;
    • наименование организации или ее номер;
    • фамилию, инициалы и должность лица, заполнившего акт;
    • номер доверенности либо иного правового документа, на основании которого представитель организации может получить топливные карты;
    • количество заказанных карт;
    • фамилии водителей, за которыми будут закреплены выпускаемые карты, а также номера их автомобилей;
    • информацию о представителе банка;
    • вид выпускаемых топливных карт.

    Как правило, готовые топливные карты передаются лично в руки руководителю заказавшей их организации. В этом момент подписывается акт приемки-передачи карт.

    Журнал выдачи топливных карт сотрудникам

    Приказ (распоряжение) о закреплении топливных карт за конкретными сотрудниками составляется в произвольной форме. Для удобства контроля и простоты учета рекомендуется завести специальный журнал, в котором фиксировать факты выдачи топливных карт водителям и их возврат.

    Журнал содержит стандартную для документов подобного рода информацию:

    • фамилию шофера;
    • марку и государственный номер автомобиля;
    • вид и марку заправляемого топлива;
    • номер карты;
    • дату ее выдачи;
    • дату возврата;
    • подпись водителя.

    Компания РусПетрол реализует топливные карты юридическим лицам и осуществляет информационную поддержку своих клиентов. Сотрудники компании дадут развернутые ответы на все интересующие вас вопросы.

    Приложение N 2 к Договору купли-продажи (поставки) горюче-смазочных материалов от «___»________ ____ г. N ___

    Акт N ___ приема-передачи горюче-смазочных материалов

    г. __________ «___»________ ____ г. ____________________, именуем__ в дальнейшем «Продавец» (или: «Поставщик»), (наименование или Ф.И.О.) в лице ____________________________________________________, действующ__ на (должность, Ф.И.О.) основании ______________________________________________________________, с (Устава, положения, доверенности или паспорта) одной стороны, и __________________________________, именуем__ в дальнейшем (наименование или Ф.И.О.) «Покупатель», в лице ____________________________, действующ__ на основании (должность, Ф.И.О.) __________________________________________________________________________, (Устава, положения, доверенности или паспорта) с другой стороны, руководствуясь Договором купли-продажи (поставки) горюче-смазочных материалов от «___»_______ ____ N ___, составили настоящий Акт о передаче ГСМ в следующем объеме: 1. Дата передачи партии — ____________________________________________. 2. Накладная (товарно-транспортная накладная и т.п.) от «___»__________ ____ г. N ___. 3. Сумма для оплаты ________ (__________) рублей. Общая сумма по Акту ________ (__________) рублей, в т.ч. НДС __________ (__________) рублей. На момент составления Акта Стороны взаимных претензий не имеют. Продавец: Покупатель: ___________/___________ ____________/___________ М.П. М.П.

    admin

    Добавить комментарий