Организационно распорядительные документы

Организационно распорядительные документы

Тема 4. Характеристика распорядительной документации.

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 4Следующая ⇒

 

Задание 1.Ответьте на вопросы.

1.Каково основное назначение распорядительных документов?

Регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

 

2.Что служит основанием для издания распорядительных документов?

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

  • необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
  • необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

3.На какие группы делятся распорядительные документы с точки разрешения вопросов?

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые коллегиально;

· документы, издаваемые при единоличном принятии решений.

4.Технология создания распорядительного документа, изданного на основе единоначалия?

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

 

5.Технология создания распорядительного документа, изданного на основе коллегиальности?_

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа.

7. Доведение решения до исполнителей.

 

6.Что такое приказ? На какие группы по содержанию и способам оформления делятся приказы?

Приказ– правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две большие группы:

1. Приказы по основной деятельности (по производственным вопросам). По организации работы предприятия, по финансированию, планированию, снабжению, отчётности.

2. Приказы по личному составу (по персоналу предприятия). Индивидуальные и сводные.

7.На каком бланке составляется приказ? Перечислите реквизиты бланка?

Приказы издаются на специальных бланках, которые называются бланками конкретного вида документа.

 

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

 

8.Какой вопрос мы можем задать к заголовку приказа? Перечислите требования к этому реквизиту? _

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?

9.Кто подписывает приказ?

Подписывает приказы руководитель или его заместители, которым предоставлено такое право.

10.С кем можно согласовать приказ?

 

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, с юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия (реквизит «Виза согласования»).

 

11.Ставят ли печать на приказе?

Не ставится.

 

12.По какой схеме строится распорядительная часть приказа?

Распорядительная часть документа начинается глаголом «ОБЯЗЫВАЮ» (печатается слова прописными буквами, без разрядки, от границы левого поля).В распорядительной части указывают: «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки её окончания).

13.О чем сообщается в последнем пункте приказа?

 

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за

исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия,

инициалы).

 

14.Перечислите предлоги, с которых может начинаться констатирующая часть приказа?

 

Текст констатирующей части начинается словами: «В связи с …», «В соответствии с …», «Во исполнение…», «В целях…», «Для…».

 

15.Какие функции выполняет указание?

Указание выполняет функции информационно-методического характера, а также связанные с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

16.Какие требования предъявляются к распоряжению?_

Распорядительная часть документа начинается глаголом «ОБЯЗЫВАЮ» (печатается слова прописными буквами, без разрядки, от границы левого поля).

В распорядительной части указывают: «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки её окончания).

17.Кем издаются постановления?

Принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

18.Кем издаются решения? Особенности их оформления?

Принимаемый коллегиальными и совещательными органами предприятий и учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решение оформляется на бланке организации.

Обязательными реквизитами Решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа.

Тема 5.Требования к составлению приказов по основной деятельности.

Задание 1.Ответьте на вопросы.

1.1.Приказ –правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

1.2.По содержанию и способам оформления приказы бывают:

· приказы по общим вопросам, которые в свою очередь делятся на приказы по организационным вопросам (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений) и приказы по основной деятельности (при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия и др.);

· приказы по кадрам и личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров при назначении, освобождении, перемещении работников на должность, при уходе сотрудников в очередной отпуск и др. ).

 

1.3.Приказы по основной деятельности издаются по следующим вопросам:

· во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

· в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

 

Задание 2.Найдите ошибки, допущенные при составлении приказа

 

Акционерное общество

«РОСТОВТРАНСАВТО»

344015 , г. Ростов-на-Дону, ул. Сивера, 10,

Телефон 654390, факс 895623

Р /с № 4861033-573 в филиале Инкомбанка, ОКПО 47464110

ПРИКАЗ

06.04.00.№ 10

г. Ростов-на-Дону

О введении Инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии, в соответствии с ГОСТ р. 6.30 – 97 и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО.

2.Ввести в действие в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.00 г.

3.Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.02.00 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4.Секретарю-референту О.Д. Сотниковой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия.

5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия И.И.Клименко.

 

Директор предприятия л./п. Зиненко Р.Н.

 

Сотникова

 

В дело 10-00

11.01.2000. л/п. Петрова

ОАО«РОСТОВТРАНСАВТО»

ПРИКАЗ

06.04.00.№ 10

г. Ростов-на-Дону

О введении Инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии, в соответствии с ГОСТ р. 6.30 – 97 и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО.

2.Ввести в действие в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.00 г.

3.Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.02.00 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4.Секретарю-референту О.Д. Сотниковой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия.

5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия И.И.Клименко.

Директор предприятияЗиненко Р.Н.

 

Сотникова

 

В дело 10-00

11.01.2000. л/п. Петрова

 

 

Задание 3.Оформите документы.

3.1. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» об использовании строительных отходов.

В вводной части укажите, что по итогам проверки работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше20 см.

В распорядительной части следует предложить заведующему складам Петровой Ю.С. организовать работу по реализации отходов частным лицам.

Контроль исполнения приказа возложить на заместителя директора Алексеева М.И.

СТРОИТЕЛЬНЫЙ КООПЕРАТИВ

«ЗАПУСК»

ПРИКАЗ

13 февраля 2008 года №12

г. Новосибирск

О неправильном использовании строительных отходов

При проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см,

приказываю:

Заведующему складом Петрову С.В. организовать работу по реализации отходов частных лицам.

Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Сидорова Л.В.

Генеральный директор А.И. Иванов

3.2.Составьте приказ об итогах работы с документами в 2000году в Закрытом акционерном обществе «Сталкер».

В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделения к качеству подготовки документов и контроля их исполнения.

В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание сотруднику, отвечающему за делопроизводство, разработать инструкцию по улучшению этой работы.

 

ЗАО «СТАЛКЕР»

Приказ

13 декабря 2000 № 5434

Москва

Об итогах работы

с документами в 2000 г.

 

В связи с низкой требовательностью руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Обратить внимание руководителей Новикова и Крюкова на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Потребовать от работников периодической отчётности в строго назначенные сроки.

2. Делопроизводителям Ленина и Мурашина обратить внимание на делопроизводство и разработку мер по улучшению этой работы. Сдать отчётность в строго назначенные сроки.

3. В связи с низкой требовательностью руководителей Андреева и Васильева подразделений Соловьева и Демидова к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением объявить им выговор без занесения в личное дело.

4. Всем руководителям подразделений подготовить документацию об усилении контроля за исполнением и качеством подготовки документации.

Об исполнении доложить не позднее 20 декабря 2000 года.

 

Руководители ЗАО «СТАЛКЕР» Новиков К.Н.

Крюков П. И.

 

 

13 декабря 2000

Тема 6. Требования к составлению протоколов.

Задание 1.Ответьте на вопросы.

 

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, совет директоров, акционеры, педагогический совет.

 

Протоколы бывают:

По способу записи –

· стенографические;

· фонографические;

· конспектные.

 

По полноте записи —

· полные;

· краткие;

· сокращенные.

 

Срок хранения протоколов — протоколы относятся к числу наиболее важных документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.

 

Задание 2.Найдите ошибки в составление протокола.

Строительный кооператив

«ЗАПУСК»

ПРОТОКОЛ

11.11.2015 № 91

Москва

Общего собрания строительного

кооператива

Председатель – Рогов Н.С.

Секретарь — Хромова Ю.А.

Присутствовали: Количество присутствующих 20 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О создание цеха по производству материалов для строительства жилых домов.

Выступление директора кооператива Рогова Н.С.

СЛУШАЛИ:

Рогова Н.С. – на заседание собрания строительного кооператива сообщил сведения о возможности создания цеха по производству материалов для строительства жилых домов и перспективы его работы.

ВЫСТУПИЛИ:

Выступление Рогова Н.С. было поддержано главным инженером Старковым Р.С.

ПОСТАНОВИЛИ:

Поручить главному инженеру Старкову Р.С. развернуть работу по производству цеха в течение 6 месяцев.

Выделить для строительства цеха 815 тысяч рублей.

 

Председатель л /п. Н.С.Рогов

Секретарь л /п. Ю.А.Хромова

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Читайте также:


Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

— Создание организации, предприятия;

— Реорганизация организации, предприятия;

— Ликвидация организации, предприятия;

— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

— Распорядительная деятельность организации, предприятия;

— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

Оглавление

Виды
Функции
Составление
Правила оформления
По пожарной безопасности
Для защиты персональных данных

Виды

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Функции

Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.

Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.

В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения.

Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Правила оформления

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

По пожарной безопасности

Перечень документации по пожарной безопасности

Приказы пожарной безопасности

1.

Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;

2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;

3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;

4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;

5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;

6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;

7.

Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;

8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;

9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».

Журналы пожарной безопасности

10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;

11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;

12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;

13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;

14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;

15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».

Инструкции пожарной безопасности

16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;

17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;

18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;

19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;

20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;

21.

Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;

22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;

23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;

24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;

25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;

26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».

Разное

27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;

28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;

29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;

30. Тестовые задания по ПТМ;

31. План противопожарных мероприятий на год;

32. Программа вводного противопожарного инструктажа.

Для защиты персональных данных

Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.

В соответствии с п. 1 ст. 23 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и п. 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 года № 228, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных требованиям настоящего Федерального закона, является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере связи и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).[1]

Организационные меры осуществляются на предприятии независимо от того, подавалось уведомление в Роскомнадзор или нет, осуществляется обработка ПДн с использованием средств автоматизации или без их использования.

Перечень мероприятий и необходимых документов может меняться в зависимости от специфики обработки персональных данных, орг.структуры и других особенностей каждого отдельно взятого предприятия.

Главная » Бухгалтеру » Организационно-распорядительные документы


Организационно-распорядительные документы



Вернуться назад на Распорядительный документ

Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Каждой функции управления соответствует своя система документации. Важнейшей системой, имеющей повсеместное распространение, является система организационно-распорядительной документации (ОРД).

В неё входят три группы:

1) Организационные документы — документы, отражающие организационную деятельность: положения, уставы, договоры инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы и др. документы;
2) Распорядительные документы – документы, фиксирующие распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации (фирмы): приказы, распоряжения, указания, постановления, решения;
3) Справочно-информационные документы: справки, акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления и др. Особое место в этой системе занимает протокол, который является одновременно и организационным и справочно-информационным, и распорядительным.

Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов:

• документы по личному составу: приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по з/плате, личные дела;
• коммерческие документы: коммерческие договоры контракты и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения спецификации, графики поставок и т.п.
• документы по обращениям граждан: предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению.

Основное назначение распорядительных документов заключается в регулировании и координации деятельности, позволяющих органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Фиксируемые в распорядительных документах решения могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами.

С учетом сферы деятельности распорядительные документы можно разделить на следующие уровни:

— правовые акты федерального уровня (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и т. д.);
— правовые акты на уровне субъектов РФ (правовые акты, издаваемые областным, краевым, городским законодательством);
— правовые акты организаций, учреждений, предприятий (приказы, указания, распоряжения).

Сама процедура издания распорядительных документов включает следующие этапы:

1) инициирование решения, или обоснованность необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) доработка проекта распорядительного документа;
6) принятие решения или подписание документа;
7) доведение распорядительного документа до исполнения.

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приказ — это правовой акт руководителя органа власти управления, учреждения, организации, предприятия в целом в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых или иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Разработка проекта приказа осуществляется по указанию работодателя (руководителя организации) руководителями подразделений с привлечением специалистов. Составление проекта предполагает сбор и тщательное изучение необходимых по существу вопроса информационно-справочных материалов (отчетов, докладных записок, решений, и т. п.), нормативно-правовых актов, правительственных постановлений, изданных ранее распорядительных документов организации и т. д.

Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с руководством других организаций, учреждений, предприятий.

К составлению текста приказа следует приступить только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задачи издания приказа. Текст вначале пишется на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечению предусматриваемых приказом мероприятий материально-техническими средствами решаются на уровне руководителя организации.

Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать корректировку. Упоминания в тексте наименований органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Приказы оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты:

— Государственный герб РФ — изображается только в том случае, если в соответствии с действующим законодательством организации это право предоставлено. Гербы изображаются на бланках органов власти и управления и организаций в их подчинении;
— эмблема — товарный знак или знак обслуживания;
— наименование организации;
— название вида документа — приказ;
— дата и номер документа;
— место издания;
— заголовок к тексту;
— текст;
— подпись;
— визы.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, поэтому он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа.

Бухгалтерские документы
Документы, регистры и формы бухгалтерского учета
Первичный документ
Виды внешнеторговой документации
Первичное наблюдение, документация. Учётные регистры, инвентаризация

Назад | | Вверх





©2009-2018 Центр управления финансами.

Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых.

В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

К организационным документам относятся: устав;положения; инструкции;штатное расписание; структура и штатная численность; регламент;учредительный договор.

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством РФ должно включать: наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; местонахождение (почтовый адрес); предмет и цель деятельности; порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); порядок распределения прибыли; порядок образования учреждения (организации, предприятия);порядок управления и прекращения деятельности; органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:для банков — перечень проводимых банком операций и его функции;для акционерных обществ — сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:Общие положения.Акционерный капитал (уставной фонд).

Порядок деятельности. Управление. Учет и отчетность, распределение прибыли. Прочие накопления. Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:наименование организации — автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации); наименование вида документа — УСТАВ;дата;регистрационный номер, место издания (город);гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);текст;подпись.

Положения — правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.Текст положения включает следующие разделы: Общие положения; Цели и задачи; Функции;Права и обязанности;Руководство;Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:Общие положения; Должностные обязанности;Права; Ответственность; Взаимоотношения.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент — документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа;порядок планирования работы;порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение;порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания;оформление решений коллегиального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:наименование учреждения (организации); вид документа;заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); дата;место составления;гриф утверждения;текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Учредительный договор — С 01 июля 2009 г. в соответствии с Федеральным законом от 30 декабря 2008 г.

№ 312-ФЗ вносятся изменения в Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». В частности, отсутствует понятие «учредительный договор» и вместо него учредители заключают в письменной форме договор об учреждении Общества (п.5 ст.11 «Закон об ООО») и утверждают устав Общества. Договор об учреждении Общества не являются учредительным документом Общества. Договор об учреждении Общества является гражданско-правовым договором многостороннего характера, который заключается путем составления одного документа. Такой договор должен отвечать общим требованиям, предъявляемым ГК РФ к договорам и сделкам (включая нормы об основаниях признания сделок недействительными), а также отражать особенности, предусмотренные «Законом об ООО» для данного договора.

Содержание. Договор об учреждении Общества заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).Основные положения о договоре об учреждении и уставе общества с ограниченной ответственностью содержатся в ст.12 «Закон об ООО». Она основывается на нормах ст.ст.52 и 89 ГК РФ, но при этом устанавливает правила, отражающие специфику хозяйственного общества данного вида.Договор об учреждении Общества определяет порядок осуществления учредителями совместной деятельности по учреждению Общества, размер уставного капитала Общества, размер их долей в уставном капитале общества и иные установленные законодательством об обществах с ограниченной ответственностью условия.В договоре об учреждении учредители Общества обязуются создать Общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию.Договором об учреждении определяются также: состав учредителей (участников) Общества; размер уставного капитала Общества и размер доли каждого из учредителей (участников) Общества;размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал Общества при его учреждении;ответственность учредителей (участников) Общества за нарушение обязанности по внесению вкладов.

Договор об учреждении Общества заключается в простой письменной форме и подписывается всеми учредителями Общества. Договор об учреждении Общества не прекращает своего действия после создания Общества, поскольку совместная деятельность участников (учредителей) по созданию Общества является лишь одним из элементов комплексного предмета данного договора. В таком договоре об учреждении главными являются сохраняющие свое значение вплоть до прекращения Общества положения о его создании.


⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒


Дата публикования: 2015-10-09; Прочитано: 8842 | Нарушение авторского права страницы



studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.002 с)…

Бланки организационно-распорядительных документов

Бланк официального документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительных документов, а также бланков, применяемых при их оформлении.

При разработке бланков документов используется бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для бланков документов, имеющих не более 5-7 строк текста.

Бланк должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.

Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

— бланк для письма

— общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов

На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а в ряде случаев и организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).

На основе общего бланка допускается изготавливать специальные бланки для конкретных видов ОРД. Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов и для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам документов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

Все бланки разрабатываются с учетом углового или продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Длина строки бланковой надписи не должна превышать 70 мм.

При продольном варианте реквизиты размещаются посередине листа в верхней его части без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей. Наиболее рационально использовать угловое расположение реквизитов на бланке, что экономит рабочую площадь документа для оформления таких реквизитов, как «адресат», «гриф утверждения», «гриф ограничения доступа», «резолюция». Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части рекомендуется применять в тех случаях, когда эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае на двух языках должны быть продублированы все реквизиты бланка.

Общие бланки допускается изготавливать как на одном языке, так и на двух. Обязательность использования двух языков при оформлении бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба РБ (гербовые бланки оформляются только на двух языках). Наличие изображения Государственного герба на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть обязательно продольным. Общие бланки негосударственных структур, на которых отсутствует изображение Государственного герба, могут оформляться с использованием как продольного, так и углового вариантов расположения реквизитов.

И при продольном, и при угловом вариантах СТБ 6.38-2004 допускает размещать реквизиты бланка центрованным или флаговым способом.

При флаговом способе каждая строка бланковых надписей начинается от левой границы площади. Граница левого поля в этом случае выступает в качестве древка, а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов «флаговый»).

При центрованном способе начало и конец каждой строки бланковых надписей равноудалены от границ площади. Таким образом, они центруются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая разрезает бланковые надписи на две равные половины (соответственно и название способа расположения реквизитов — «центрованный»).

На общем бланке размещают (Приложение 1):

— Государственный герб РБ;

— эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации: по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» для других организаций;

— наименование вышестоящей организации;

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— место составления или издания;

— ограничительные отметки и линии для реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

При изготовлении бланка для письма используются следующие реквизиты (Приложение 2):

— Государственный герб РБ;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

— наименование вышестоящей организации;

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— почтовый адрес отправителя;

— коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: «дата», «регистрационный индекс» и «регистрационный индекс и дата входящего документа».


Дата добавления: 2016-07-22; просмотров: 2417;


Похожие статьи:

admin

Добавить комментарий