Кто такой делопроизводитель

Кто такой делопроизводитель

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании. Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату. В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.

Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.

Места работы

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.

История профессии

В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.

Обязанности делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

  • ведение документооборота компании;
  • регистрация и обработка корреспонденции;
  • ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
  • контроль своевременного исполнения документов;
  • ведение архива документов;
  • знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Требования к делопроизводителю

Основные требования к делопроизводителю включают в себя:

  • высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
  • владение ПК и офисной техникой;
  • умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
  • умение вести коммуникации с клиентами;
  • опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.

В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.

Образец резюме

Образец резюме делопроизводителя.

Как стать делопроизводителем

Для того чтобы получить должность делопроизводителя в крупной компании необходимо иметь высшее образование и опыт работы более 1 года.

Кроме того, полезно будет окончить компьютерные курсы, так как задачи специалиста включают работу с ПК и офисной техникой.

Зарплата делопроизводителя

Заработная плата делопроизводителя зависит от опыта работы и может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей в месяц. Также заработок зависит от региона работы, величины компании-работодателя и специфики его деятельности. Средняя зарплата делопроизводителя составляет 25 тысяч рублей.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Делопроизводство».

Современная научно-техническая академия и ряд её курсов по направлению «Кадровое делопроизводство».

Делопроизводитель

Должностные обязанности

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Должен знать

Делопроизводитель должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства
  • структуру предприятия и его подразделений
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов
  • основы организации труда
  • правила эксплуатации вычислительной техники
  • основы законодательства о труде
  • правила внутреннего трудового распорядка
  • правила и нормы охраны труда

Требования к квалификации

Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.


специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное
(ред.

от 12.02.2014, с изменениями и дополнениями на 2018 год)

Квалификационные требования к делопроизводителю (секретарю)

Существует несколько взаимосвязанных нормативных документов, которые позволяют нам составить достаточно полное представление о профессиональных знаниях и навыках, а также квалификационных требованиях, которые предъявляются к представителям профессии «делопроизводитель». Основным является Общероссийский классификатор профессий рабочих должностей служащих и тарифных разрядов (ОКП).

Делопроизводитель должен знать:

— основы законодательства (гражданского, административного, трудового и др.);

— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— организацию делопроизводства;

— методы оформления и обработки документов;

— архивное дело; — машинопись;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— основы организации труда и управления;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

Делопроизводитель должен иметь квалификацию:

— высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы

или

— среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Как видно из приведенной квалификационной характеристики, к делопроизводителю предъявляются достаточно высокие требования – как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д.

Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.

Делопроизводитель (секретарь) должен уметь:

— составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

— рационально организовать работу с управленческими документами;

— вести архив;

— находить, систематизировать и хранить информацию;

— пользоваться ПК и другими средствами оргтехники, а также современными средствами связи;

— вести деловые беседы и телефонные переговоры;

— организовать совещания, презентации, служебные поездки;

— организовать прием посетителей и их обслуживание;

— планировать свою работу;

— обеспечить эффективное взаимодействие структурного подразделения с другими подразделениями и внешней средой.

Личные качества делопроизводителя:

Для выработки деловых качеств делопроизводителя требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом.

Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера – коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только в личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя и в офисе в целом.

Отдельно следует указать на вдумчивость, способность к анализу и принятию решений.

Внешний вид секретаря должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний.

Далее изложены несколько полезных советов по взаимодействию между секретарем и его руководителем, а также с другими сотрудниками организации.

 
 

3. Количество вакансий и востребованность на рынке труда

На рынке труда профессия «Делопроизводитель» является достаточно востребованной.

Среднестатистические показатели по России на сайтах с предложением работы:

Московская область Ярославская область
Ленинградская область Пензенская область
Самарская область Приморский край
Нижегородская область Красноярский край
Челябинская область Астраханская область
Краснодарский Край Тюменская область
Саратовская область Алтайский край
Свердловская область Тверская область
Пермский край Кемеровская область
Воронежская область Курская область
Оренбургская область Липецкая область
Владимирская область Ставропольский край
Марий Эл Томская область
Омская область Архангельская область
Ростовская область Белгородская область
Вологодская область Калужская область
Волгоградская область Орловская область
Новосибирская область Хабаровский край
Иркутская область Амурская область
Ульяновская область Калининградская область

Дата добавления: 2015-09-07; просмотров: 2023 | Нарушение авторских прав



mybiblioteka.su — 2015-2018 год. (0.093 сек.)
admin