Адаптация на рабочем месте

Адаптация сотрудника на новом рабочем месте

Главная страница / Работодателю / Полезная информация / Адаптация сотрудника на новом рабочем месте

При приеме нового сотрудника на работу очень важным, но часто недооцененным, является этап вхождения в должность.

Для любого человека новое место работы – это своеобразный стресс, ему приходится привыкать к новым правилам, знакомиться  и привыкать к ранее незнакомым людям, изучать  нормы и правила поведения компании. Чтобы процесс адаптации не затянулся и сотрудник как можно раньше начал работать максимально эффективно, руководству компании необходимо обращать внимание на такую серьезную процедуру, как адаптация.

В нашей практике было несколько случаев, когда не достаточное внимание к процессу адаптации в компании привело к потере интересных и полезных сотрудников. Приведем два примера.

Процесс адаптации — это двухсторонний процесс. С одной стороны, за тем фактом, что человек начал работу в компании, стоит его сознательный выбор, основанный на определенной мотивации принятого решения, и ответственность за это решение. С другой стороны, организация принимает на себя определенные обязательства, нанимая работника для выполнения конкретной работы.

По данным исследований, проводимых западными компаниями, качественная программа адаптации способна уменьшить текучесть кадров на 10–20% в год.

Программы адаптации на разных предприятиях разрабатываются и внедряются с учетом особенностей данных компаний, но основная их цель — внимательный подход к новому сотруднику, желание сделать вхождение в должность максимально эффективным и комфортным.

Необходимо также отметить, что сам процесс адаптации состоит из нескольких модулей или этапов, и в разных компаниях встречаются как упрощенные программы (численность компании не более 35–40 человек), так и более сложные и структурированные адаптационные программы

Представляем вашему вниманию пример типовой программы адаптации нового сотрудника на рабочем месте.

Программа введения в должность
Процедура введения в должность имеет достаточно общий характер. Она устанавливает общие правила и предписывает комплекс необходимых процедур. Содержание программы зависит от следующих условий:

 

Участники процедуры:

Организация процедуры
Первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже обычного времени, с тем , чтобы все сотрудники были уже на местах и можно было выполнить все формальности без суеты и спешки. Обычно нового работника встречает кто-нибудь из подразделения управления персоналом и первым делом обеспечивает заполнение необходимых документов. После этого нового сотрудника представляют куратору (не обязательно прямому руководителю), который отвечает за реализацию программы введения в должность.

Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем его ведут на рабочее место и знакомят с коллегами. И только после этого начинают знакомить его с организацией.

Список возможных тем может быть следующим:

Один из наиболее практичных путей предоставления информации — создание пакета документов, который состоит из обычных рекламных материалов и специфических материалов, подготовленных специально для конкретного работника.

Желательно, чтобы процесс адаптации заканчивался анкетированием, формальным или аттестационным собеседованием, на котором подводились бы окончательные итоги адаптационного периода и планировались дальнейшие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника.

Рекомендуется также провести анкетирование  для понимания

Перечень необходимых действий

Перед приходом нового работника необходимо:

Первый день:

До конца периода адаптации:

Поскольку процедура введения в должность не регулируется какими-либо особыми правовыми нормами, все вышеизложенное носит рекомендательный характер. Для каждой организации данная процедура имеет исключительно индивидуальный характер и это внутреннее дело организации — решить, в каком объеме использовать ту или иную процедуру, какие дополнительные аспекты внести и использовать ли их вообще.

Компания Рекадро занимается разработкой программ адаптации для конкретных предприятий, которые приносят успех и помогают закрепиться в компании лучшим специалистам. В рамках реализации проектов по подбору персонала, эксперты Рекадро консультируют и клиента, и кандидата  в адаптационный период, это входит в технологию работы нашей компании.

Екатерина Елендо, Елена Быченкова
Компания Рекадро

Брендинг проекта — «Pro.Name»
Веб-технологии — «Петроффс»

Важным шагом на пути преодоления стресса, связанного со сменой места работы, является умение приспособиться к корпоративной культуре компании. Первое место работы либо смена работы — это, очевидно, самый стрессовый период в вашей рабочей жизни. Вы наверняка думаете над тем, а сможете ли вы «вписаться» в культуру компании. Для того чтобы сделать этот период менее напряженным, постарайтесь понаблюдать и проанализировать культуру на вашем новом рабочем месте.

Что же мы понимаем под названием «корпоративная культура» либо «культура компании»? Под данным понятием мы подразумеваем свод определенных правил поведения и кодов (официальная политика компании, а также неофициальные правила, которые вам придется узнать в процессе работы), которыми руководствуются все сотрудники в ходе работы. Для того чтобы дать оценку культуре компании, вам следует рассмотреть следующие аспекты:

1. Стиль общения

Каким образом передается информация (официально и в письменном виде, на регулярно проводимых внутрифирменных собраниях либо принято передавать все в устной форме)? Если вы желаете поделиться своими идеями, вы должны переслать их по электронной почте коллегам либо просто поделиться с ними в коридоре? Эффективное общение помогает преодолеть стресс на новом месте работы, именно поэтому вам следует усвоить в первую очередь стиль общения в данной конкретной компании.

2.

Иерархическая система

Вам следует познакомиться с системой иерархических отношений в компании, четко определить свое место в данной системе и познакомиться с теми, кому вы будете подчиняться.

3. Работа в команде

Следует обратить внимание на то, свободно ли коллеги обмениваются информацией, проектами, либо вам придется работать самостоятельно? Как происходит обмен идеями (в процессе собраний в свободной форме либо в ходе личной беседы (один на один) с руководителем? Как воспринимают коллеги ваши советы либо предложения по поводу их работы (обижаются ли они либо реагируют хорошо)?

4. Лидерство

Какова роль вашего начальника? В какой форме он делает оценку работы сотрудников и выражает критику (в форме официальных отчетов либо в личном разговоре)? Если вам данный вопрос не понятен, вы вправе лично спросить об этом руководителя компании.

5. Внешний вид

Существует ли в компании определенный стиль в одежде? Отмечен ли данный стиль в политике компании? Если же в политике компании нет упоминаний на этот счет, в первое время рекомендуется обратить внимание на внешний вид коллег и подстроиться под него.

Так вы сможете избежать лишних стрессовых ситуация и сплетен сослуживцев.

6. Ваше рабочее место

Обратите внимание на рабочие места сослуживцев, есть ли на них семейное фото, рисунки детей, комнатные растения? Иными словами, в каком виде рабочий стол сослуживцев?

Перекусывают ли сотрудники прямо за рабочим столом либо это не принято? Можете ли вы без предупреждения заходить в кабинет сослуживцев, чтобы поговорить?

7. Дружба на рабочем месте

Представляет ли компания «большую дружную семью» либо нет? Принято ли расспрашивать сослуживцев об их личной жизни, родственниках и т. д.? Устраивает ли компания корпоративные вечеринки, выезд на природу и другие совместные мероприятия? Каковы взаимоотношения с начальством?

После того как вы оценили все указанные выше моменты, проанализируйте, на сколько они совпадают лично с вами (вашими установками, характером, образом жизни, стилем поведения и одежды), на сколько вы можете подстроиться под компанию и исходя из этого и принимайте решение по работе.

Вировец, Ю. Адаптация на рабочем месте: правила выживания / Ю. Вировец. – Санкт-Петербург : Питер, 2013. – 304 с.: ил.

Новая книга Юрия Вировца «Адаптация на рабочем месте: правила выживания» предлагает читателям пересмотреть свое отношение к тем привычным явлениям, которые сопровождают их на каждом этапе построения карьеры, включая поиск работы, прохождение собеседования, ежедневные взаимоотношения с коллегами и начальством, планирование должностных повышений и роста заработной платы. В этой книге ответ найдет каждый, кто заинтересован в своем профессиональном развитии и стремится получать от работы не только выгоду, но и удовольствие.

Кови, С. Правила выдающейся карьеры / С. Кови, Д. Колосимо ; пер. с англ. М. Мацковской. – Москва : Манн, Иванов и Фербер; Эксмо, 2013. — 224 с.

Стивен Кови (1932 — 2012), всемирно известный авторитет в области лидерства, соучредитель FRANKLINCOVEY. Книги Кови переведены на 38 языков и разошлись тиражом более 20 миллионов экземпляров.

«Правила выдающейся карьеры» — одна из его последних книг. Эта книга научит вас:

создавать новые возможности для продвижения и превратить любую выбранную вами работу в выдающуюся;

выявлять свои преимущества и понимать, какой рыночной потребности они соответствуют;

строить отношения с ключевыми людьми;

создать резюме, которое будет работать на вас, а не валяться где-то в куче и вам больше никогда не придется терзаться на собеседованиях.

Книга будет полезна все, кто хочет найти работу своей мечты и стать незаменимым на своем месте.

В тематическом комплекте «Библиотека делового человека» также вышли книги об известных предпринимателях, легендарных бизнесменах, основателях успешного бизнеса, выдающихся менеджерах. С чего начинались их финансовые империи, какими путями они достигли успеха? Вы сможете узнать

Азимов, С. Они уже сделали это! / С. Азимов. – Санкт-Петербург : Питер, 2012. – 224 с.: ил.

Уникальное практическое пособие от самого харизматичного бизнес-тренера России! В этой книге собраны не только технические компоненты процесса «как именно зарабатывать деньги без стартового капитала». В ы найдете самое главное – интервью с людьми, которые этими знаниями уже воспользовались и получили конкретный результат.

Брэнсон, Р. К черту «бизнес как всегда» / Р. Брэнсон ; пер. с англ. – Москва : Альпина Паблишер, 2013. – 324 с.

Сэр Ричард Брэнсон – культовый предприниматель, основатель Virgin Group. С 16 лет – времени основания своего первого бизнеса, журнала Student – Брэнсон кардинально изменил способ ведения дел в таких сферах, как мобильные технологии, транспорт, музыка, финансы, здравоохранение и даже полеты в космос.

Книга будет полезна:

бизнесменам, которые смогут на примере Брэнсона научиться создавать успешный и при этом социально ответственный бизнес;

предпринимателям, которые узнают о новых рынках и инновационных бизнес – моделях;

студентам, которые хотят заниматься чем-то значимым, в то же время хорошо зарабатывать.

Бутман, Е. Ритейл от первого лица. Как я строил бизнес Apple в России / Е. Бутман.

– Москва : Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 256 с.

Это настоящая история БИЗНЕСА, рассказанная его основателем. Взгляд практика с системным, трезвым и несентиментальным подходом к делу. В этой книге Евгений Бутман рассказывает о выученных собственных «уроках», делится накопленным опытом, анализирует ошибки, описывает свои идеи и принципы ведения бизнеса.

Книга будет интересна тем, кто не боится много работать, у кого есть амбиции и ощущение собственного потенциала. Тем, кто хочет стать профессиональным управленцем или начать свой бизнес. Ну, и конечно, она может заинтересовать почитателей бренда Apple.

Янг, Дж. iКона. Стив Джобс / Джеффри Янг, Вильям Саймон ; пер. с англ. Н. Яцюк. – Москва : Манн, Иванов и Фербер, 2012.- 397 с.

Это книга о самом поразительном человеке в истории бизнеса – Стивене Джобсе, великом предпринимателе эпохи высоких технологий, известном своим индивидуализмом и бунтарским характером. Авторы подробно описали головокружительный взлет молодого человека, очень рано добившегося успеха, и последовавшее за этим стремительное падение, во время которого Стив был не только изгнан из Apple, но и из компьютерной индустрии вообще.

Книга будет интересна тем, кто хочет узнать, как происходило формирование, становление и развитие современной эры цифровых технологий под влиянием самой значительной фигуры современности – человека, кардинально изменившего три отрасли: индустрию кино, музыки и компьютеров, — Стива Джобса.

 

Появление нового сотрудника в коллективе – это испытание не только для новичка, но и для самого коллектива, куда он приходит. Поэтому и та, и другая стороны заинтересованы в том, чтобы остаться вместе. Но, если что-то пойдет не так и специалист не задержится, НR — менеджеру придется начинать процесс поиска кандидата сначала, а это значит – снова нести финансовые и временные затраты.

Если поиск персонала происходит через агентство, то стоит поинтересоваться предлагают ли профессиональные рекрутеры услугу сопровождения новых сотрудников. Хорошо, если она так же входит в пакет наряду с поиском и отбором кандидатов. Обычно сопровождение предполагает контакты агента с новичком в первый, третий, седьмой, четырнадцатый, тридцатый и семидесятый дни работы на новом месте.

 

В чем преимущества внешнего контроля? Через неделю работы в компании у нового специалиста могут возникнуть сложности. Третья сторона как раз и нужна, чтобы предотвратить недопонимание между новичком и руководством. Такая «вмешательство» может предотвратить уход сотрудника и избавить компанию от хлопот, связанных с поиском очередного кандидата. На семидесятый день внешнего рекрутера уже больше интересует обратная связь от линейного менеджера новичка. Эта информация позволит оценить насколько успешно сработали все три стороны.

Когда приступать к адаптации

Ошибочно полагать, что адаптация начинается в первый день работы. Знакомить будущего сотрудника с компанией следует заранее. Проявите участие и объясните, как лучше добраться до офиса, где ставить машину, как работает пропускная система. Это даст ощущение поддержки, так необходимое сначала даже опытному специалисту. Введите его в курс дела: чего ожидать от первого рабочего дня.

Аспекты адаптации новых сотрудников

• Включение в профессиональную деятельность (знакомство с производственными процессами, должностными обязанностями),
• Включение в организационный контекст (знакомство с корпоративными нормами и правилами),
• Социально-психологическая адаптация (интеграция в коллектив).

Этапы адаптации

Первый день на рабочем месте.

Чтобы снизить напряжение, информируйте нового сотрудника. Лучше, если его встретит руководитель и ознакомит с планом действий на день. Следует объяснить к кому обращаться и по каким вопросам.

Не стоит упускать новичка из виду в течение всего дня. Если руководитель не может посвятить этому процессу столько времени, следует назначить другого ответственного, им может быть HR- менеджер или старший сотрудник. Необходимо получить обратную связь, то есть подвести итоги первого рабочего дня, выяснить комфортно ли было человеку, удалось ли познакомиться с коллегами, ответить на возникшие вопросы.

Программа адаптации.

Обычно она включает в себя временные рамки и план работ на время испытательного срока, план адаптационных мероприятий, таких как знакомство с бизнес-процессами и корпоративной культурой.

Подведение итогов по адаптационному периоду.

В ходе беседы с сотрудником необходимо ответить на его вопросы и ознакомить с рекомендациями руководства на будущее.

Адаптация руководителей

В среднем погружение руководителей во все бизнес-процессы занимает больше времени нежели адаптация рядовых сотрудников. Для менеджеров среднего звена это около шести месяцев, для топ-менеджеров – год.

В случае прихода специалиста главная задача HR-менеджера помочь ему найти общий язык с коллегами, вникнуть во все процессы. Когда приходит новый руководитель, необходимо наоборот помочь коллективу принято нового шефа. А это уже более сложная задача.

Во-первых, нанимая нового управленца, необходимо учесть его личностные особенности и требования (сегодня ТОПы стремятся найти баланс между рабочим временем и личным), понять насколько стиль руководства соответствует вашей компании.

Идеальная ситуация, когда будущий директор приходит в компанию в качестве заместителя, например, по стратегическим вопросам. Тем самым исключаются стрессы и авралы, когда новому руководителю приходится вникать в бизнес-процессы методом проб и ошибок, ведь пока он учится, производство идет.

Работая в команде, будущий шеф имеет шанс постепенно познакомиться с компанией, акционеры – присмотреться к нему, а коллектив – принять.

Каких ошибок стоит избегать

 

• Не подготовленное рабочее место. Если свой первый день сотрудник провел в переговорной, столовой или за случайными свободными столами, это не добавит доверия нового специалиста к компании.
• Руководитель или HR-специалист не провел экскурсию по офису и производственным помещениям. Новичок постеснялся спросить и целый день или несколько дней чувствовал себя не комфортно.
• Руководитель не представил нового сотрудника коллективу, что создало первый барьер в коммуникации между командой и вновь пришедшим специалистом.
• Работнику не объяснили «правила игры». Из чего складывается зарплата, как происходит премирование и продвижение по службе, а за что последуют санкции.

 

Грамотный процесс адаптации должен привести к:

• Уменьшению стартовых издержек, так как сократится время вхождения сотрудника в курс дела;
• Сокращению текучести кадров;
• Экономии времени сотрудников и руководителя;
• Чувству удовлетворенности, уверенности, ощущению комфортной среды в коллективе.

Сопровождение сотрудника после адаптационных мероприятий едва ли не более важный процесс, чем сама адаптация.

HR — менеджерам следует подмечать малейшие тревожные признаки, контролировать состояние и результаты нового специалиста, чаще проводить беседы.

Эти меры позволят избежать увольнения новичка, если компания действительно в нем заинтересована.