Адаптация на рабочем месте

Адаптация на рабочем месте

Адаптация сотрудника на новом рабочем месте

Главная страница / Работодателю / Полезная информация / Адаптация сотрудника на новом рабочем месте

При приеме нового сотрудника на работу очень важным, но часто недооцененным, является этап вхождения в должность.

Для любого человека новое место работы – это своеобразный стресс, ему приходится привыкать к новым правилам, знакомиться  и привыкать к ранее незнакомым людям, изучать  нормы и правила поведения компании. Чтобы процесс адаптации не затянулся и сотрудник как можно раньше начал работать максимально эффективно, руководству компании необходимо обращать внимание на такую серьезную процедуру, как адаптация.

В нашей практике было несколько случаев, когда не достаточное внимание к процессу адаптации в компании привело к потере интересных и полезных сотрудников. Приведем два примера.

  1. В многопрофильную группу компаний (торгово-производственная деятельность) нами был устроен менеджер по продажам, который через 2 дня работы в этой компании уволился. Выяснилось, что сотруднику не предоставили рабочего места, у него не было стола и телефона, но самое главное, ему не объяснили, почему у него этого нет. Оказалось, что руководитель отдела продаж, которому подчинялся сотрудник, поговорив с ним в первый день утром несколько минут, отбыл в командировку и не дал никому никаких распоряжений. Ситуацию разрешить не удалось, сотрудник не вернулся в компанию, о чем компания очень сожалела. По нашим сведениям сотрудник быстро нашел работу и продолжает успешно трудиться в другой организации уже длительное время.
  2. На крупный завод пищевого производства  был подобран начальник транспортного цеха. После первого дня работы специалист уволился, так как по окончании рабочего дня, на проходной, охрана  попросила его предъявить  «дипломат» к осмотру. Сотрудник счел это оскорблением, хотя это была обычная практика предприятия, которая касалась и управленческого звена. Просто сотруднику об этом не сказали. Если бы он был предупрежден, мы уверены, конфликта бы удалось избежать.

Адаптация — процесс  знакомства сотрудника с деятельностью и организацией и изменение собственного поведения в соответствии с требованиями среды.

Процесс адаптации — это двухсторонний процесс. С одной стороны, за тем фактом, что человек начал работу в компании, стоит его сознательный выбор, основанный на определенной мотивации принятого решения, и ответственность за это решение. С другой стороны, организация принимает на себя определенные обязательства, нанимая работника для выполнения конкретной работы.

По данным исследований, проводимых западными компаниями, качественная программа адаптации способна уменьшить текучесть кадров на 10–20% в год.

Программы адаптации на разных предприятиях разрабатываются и внедряются с учетом особенностей данных компаний, но основная их цель — внимательный подход к новому сотруднику, желание сделать вхождение в должность максимально эффективным и комфортным.

Необходимо также отметить, что сам процесс адаптации состоит из нескольких модулей или этапов, и в разных компаниях встречаются как упрощенные программы (численность компании не более 35–40 человек), так и более сложные и структурированные адаптационные программы

Представляем вашему вниманию пример типовой программы адаптации нового сотрудника на рабочем месте.

Программа введения в должность
Процедура введения в должность имеет достаточно общий характер. Она устанавливает общие правила и предписывает комплекс необходимых процедур. Содержание программы зависит от следующих условий:

  • содержание работы;
  • статус и уровень ответственности;
  • рабочее окружение;
  • личностные особенности сотрудника.

 

Участники процедуры:

  • Линейные руководители обеспечивают составление и выполнение программы введения в должность на рабочем месте.
  • Сотрудники, имеющие возможность оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудника.
  • Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях.
  • Как правило, подразделение управления персоналом.

Организация процедуры
Первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже обычного времени, с тем , чтобы все сотрудники были уже на местах и можно было выполнить все формальности без суеты и спешки. Обычно нового работника встречает кто-нибудь из подразделения управления персоналом и первым делом обеспечивает заполнение необходимых документов. После этого нового сотрудника представляют куратору (не обязательно прямому руководителю), который отвечает за реализацию программы введения в должность.

Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем его ведут на рабочее место и знакомят с коллегами. И только после этого начинают знакомить его с организацией.

Список возможных тем может быть следующим:

  • подробная история компании и ее развитие;
  • высшее и среднее звено управления;
  • наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т. д.);
  • описание бизнеса организации; политика в области работы с заказчиками;
  • содержание работы, должностная инструкция, пределы полномочий, ответственность;
  • система качества;
  • взаимодействие с другими отделами или людьми;
  • техника безопасности на предприятии (инструктаж);
  • список документов, с которыми новому работнику необходимо ознакомиться в первую очередь.

Один из наиболее практичных путей предоставления информации — создание пакета документов, который состоит из обычных рекламных материалов и специфических материалов, подготовленных специально для конкретного работника.

Желательно, чтобы процесс адаптации заканчивался анкетированием, формальным или аттестационным собеседованием, на котором подводились бы окончательные итоги адаптационного периода и планировались дальнейшие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника.

Рекомендуется также провести анкетирование  для понимания

Перечень необходимых действий

Перед приходом нового работника необходимо:

  • убедиться, что должностная инструкция готова и соответствует действительности;
  • •    определить официального наставника или договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке;
  • проверить, готово ли его рабочее место;
  • дать предварительную информацию всем сотрудникам о приходе нового работника;
  • приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы;
  • подготовить необходимые пропуска;
  • позвонить сотруднику накануне его официального выхода на работу и убедиться, что все в порядке.

Первый день:

  • совместно с новым сотрудником разобрать его должностные обязанности;
  • объяснить правила по компенсации возможных затрат;
  • ознакомить с требованиями конфиденциальности информации;
  • ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка;
  • обсудить стиль управления, особенности культуры, традиции, нормы и т. д., принятые в организации;
  • ознакомить с основными процедурами и политикой по персоналу;
  • ознакомить с организационной структурой и структурой подчинения (если это необходимо);
  • провести инструктаж по технике безопасности;
  • провести инструктаж по оказанию неотложной помощи;
  • ознакомить с правилами и действиями на случай эвакуации, показать пожарные выходы;
  • ознакомить с процедурой коммуникаций и связей по должности;
  • ознакомить его с требованиями к внешнему виду;
  • ознакомить с требованиями пропускной системы, открытием и закрытием офиса;
  • представить сотрудника подчиненным, коллегам и руководителям;
  • предоставить ему информацию личного плана: местонахождение столовой, туалетов, места для отдыха, курения и т. д.;
  • представить информацию о традициях отдела или группы, в которой сотрудник будет работать.

До конца периода адаптации:

  • ознакомить со специальными процедурами;
  • ознакомить со спецификой его работы в отделе и организации;
  • проанализировать компетенцию и разработать индивидуальную программу перспективной подготовки;
  • объяснить, как действует административно-хозяйственная система организации, используемые правила и процедуры;
  • ознакомить с требованиями и стандартами выполнения работы;
  • ознакомить с системой отчетности.

Поскольку процедура введения в должность не регулируется какими-либо особыми правовыми нормами, все вышеизложенное носит рекомендательный характер. Для каждой организации данная процедура имеет исключительно индивидуальный характер и это внутреннее дело организации — решить, в каком объеме использовать ту или иную процедуру, какие дополнительные аспекты внести и использовать ли их вообще.

Компания Рекадро занимается разработкой программ адаптации для конкретных предприятий, которые приносят успех и помогают закрепиться в компании лучшим специалистам. В рамках реализации проектов по подбору персонала, эксперты Рекадро консультируют и клиента, и кандидата  в адаптационный период, это входит в технологию работы нашей компании.

Екатерина Елендо, Елена Быченкова
Компания Рекадро

Gallina Blanca

Stora Enso

Novo Nordisk

Брендинг проекта — «Pro.Name»
Веб-технологии — «Петроффс»

Важным шагом на пути преодоления стресса, связанного со сменой места работы, является умение приспособиться к корпоративной культуре компании. Первое место работы либо смена работы — это, очевидно, самый стрессовый период в вашей рабочей жизни. Вы наверняка думаете над тем, а сможете ли вы «вписаться» в культуру компании. Для того чтобы сделать этот период менее напряженным, постарайтесь понаблюдать и проанализировать культуру на вашем новом рабочем месте.

Что же мы понимаем под названием «корпоративная культура» либо «культура компании»? Под данным понятием мы подразумеваем свод определенных правил поведения и кодов (официальная политика компании, а также неофициальные правила, которые вам придется узнать в процессе работы), которыми руководствуются все сотрудники в ходе работы. Для того чтобы дать оценку культуре компании, вам следует рассмотреть следующие аспекты:

1. Стиль общения

Каким образом передается информация (официально и в письменном виде, на регулярно проводимых внутрифирменных собраниях либо принято передавать все в устной форме)? Если вы желаете поделиться своими идеями, вы должны переслать их по электронной почте коллегам либо просто поделиться с ними в коридоре? Эффективное общение помогает преодолеть стресс на новом месте работы, именно поэтому вам следует усвоить в первую очередь стиль общения в данной конкретной компании.

2.

Иерархическая система

Вам следует познакомиться с системой иерархических отношений в компании, четко определить свое место в данной системе и познакомиться с теми, кому вы будете подчиняться.

3. Работа в команде

Следует обратить внимание на то, свободно ли коллеги обмениваются информацией, проектами, либо вам придется работать самостоятельно? Как происходит обмен идеями (в процессе собраний в свободной форме либо в ходе личной беседы (один на один) с руководителем? Как воспринимают коллеги ваши советы либо предложения по поводу их работы (обижаются ли они либо реагируют хорошо)?

4. Лидерство

Какова роль вашего начальника? В какой форме он делает оценку работы сотрудников и выражает критику (в форме официальных отчетов либо в личном разговоре)? Если вам данный вопрос не понятен, вы вправе лично спросить об этом руководителя компании.

5. Внешний вид

Существует ли в компании определенный стиль в одежде? Отмечен ли данный стиль в политике компании? Если же в политике компании нет упоминаний на этот счет, в первое время рекомендуется обратить внимание на внешний вид коллег и подстроиться под него.

Так вы сможете избежать лишних стрессовых ситуация и сплетен сослуживцев.

6. Ваше рабочее место

Обратите внимание на рабочие места сослуживцев, есть ли на них семейное фото, рисунки детей, комнатные растения? Иными словами, в каком виде рабочий стол сослуживцев?

Перекусывают ли сотрудники прямо за рабочим столом либо это не принято? Можете ли вы без предупреждения заходить в кабинет сослуживцев, чтобы поговорить?

7. Дружба на рабочем месте

Представляет ли компания «большую дружную семью» либо нет? Принято ли расспрашивать сослуживцев об их личной жизни, родственниках и т. д.? Устраивает ли компания корпоративные вечеринки, выезд на природу и другие совместные мероприятия? Каковы взаимоотношения с начальством?

После того как вы оценили все указанные выше моменты, проанализируйте, на сколько они совпадают лично с вами (вашими установками, характером, образом жизни, стилем поведения и одежды), на сколько вы можете подстроиться под компанию и исходя из этого и принимайте решение по работе.

Вировец, Ю. Адаптация на рабочем месте: правила выживания / Ю. Вировец. – Санкт-Петербург : Питер, 2013. – 304 с.: ил.

Новая книга Юрия Вировца «Адаптация на рабочем месте: правила выживания» предлагает читателям пересмотреть свое отношение к тем привычным явлениям, которые сопровождают их на каждом этапе построения карьеры, включая поиск работы, прохождение собеседования, ежедневные взаимоотношения с коллегами и начальством, планирование должностных повышений и роста заработной платы. В этой книге ответ найдет каждый, кто заинтересован в своем профессиональном развитии и стремится получать от работы не только выгоду, но и удовольствие.

Кови, С. Правила выдающейся карьеры / С. Кови, Д. Колосимо ; пер. с англ. М. Мацковской. – Москва : Манн, Иванов и Фербер; Эксмо, 2013. — 224 с.

Стивен Кови (1932 — 2012), всемирно известный авторитет в области лидерства, соучредитель FRANKLINCOVEY. Книги Кови переведены на 38 языков и разошлись тиражом более 20 миллионов экземпляров.

«Правила выдающейся карьеры» — одна из его последних книг. Эта книга научит вас:

создавать новые возможности для продвижения и превратить любую выбранную вами работу в выдающуюся;

выявлять свои преимущества и понимать, какой рыночной потребности они соответствуют;

строить отношения с ключевыми людьми;

создать резюме, которое будет работать на вас, а не валяться где-то в куче и вам больше никогда не придется терзаться на собеседованиях.

Книга будет полезна все, кто хочет найти работу своей мечты и стать незаменимым на своем месте.

В тематическом комплекте «Библиотека делового человека» также вышли книги об известных предпринимателях, легендарных бизнесменах, основателях успешного бизнеса, выдающихся менеджерах. С чего начинались их финансовые империи, какими путями они достигли успеха? Вы сможете узнать

Азимов, С. Они уже сделали это! / С. Азимов. – Санкт-Петербург : Питер, 2012. – 224 с.: ил.

Уникальное практическое пособие от самого харизматичного бизнес-тренера России! В этой книге собраны не только технические компоненты процесса «как именно зарабатывать деньги без стартового капитала». В ы найдете самое главное – интервью с людьми, которые этими знаниями уже воспользовались и получили конкретный результат.

Брэнсон, Р. К черту «бизнес как всегда» / Р. Брэнсон ; пер. с англ. – Москва : Альпина Паблишер, 2013. – 324 с.

Сэр Ричард Брэнсон – культовый предприниматель, основатель Virgin Group. С 16 лет – времени основания своего первого бизнеса, журнала Student – Брэнсон кардинально изменил способ ведения дел в таких сферах, как мобильные технологии, транспорт, музыка, финансы, здравоохранение и даже полеты в космос.

Книга будет полезна:

бизнесменам, которые смогут на примере Брэнсона научиться создавать успешный и при этом социально ответственный бизнес;

предпринимателям, которые узнают о новых рынках и инновационных бизнес – моделях;

студентам, которые хотят заниматься чем-то значимым, в то же время хорошо зарабатывать.

Бутман, Е. Ритейл от первого лица. Как я строил бизнес Apple в России / Е. Бутман.

– Москва : Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 256 с.

Это настоящая история БИЗНЕСА, рассказанная его основателем. Взгляд практика с системным, трезвым и несентиментальным подходом к делу. В этой книге Евгений Бутман рассказывает о выученных собственных «уроках», делится накопленным опытом, анализирует ошибки, описывает свои идеи и принципы ведения бизнеса.

Книга будет интересна тем, кто не боится много работать, у кого есть амбиции и ощущение собственного потенциала. Тем, кто хочет стать профессиональным управленцем или начать свой бизнес. Ну, и конечно, она может заинтересовать почитателей бренда Apple.

Янг, Дж. iКона. Стив Джобс / Джеффри Янг, Вильям Саймон ; пер. с англ. Н. Яцюк. – Москва : Манн, Иванов и Фербер, 2012.- 397 с.

Это книга о самом поразительном человеке в истории бизнеса – Стивене Джобсе, великом предпринимателе эпохи высоких технологий, известном своим индивидуализмом и бунтарским характером. Авторы подробно описали головокружительный взлет молодого человека, очень рано добившегося успеха, и последовавшее за этим стремительное падение, во время которого Стив был не только изгнан из Apple, но и из компьютерной индустрии вообще.

Книга будет интересна тем, кто хочет узнать, как происходило формирование, становление и развитие современной эры цифровых технологий под влиянием самой значительной фигуры современности – человека, кардинально изменившего три отрасли: индустрию кино, музыки и компьютеров, — Стива Джобса.

Появление нового сотрудника в коллективе – это испытание не только для новичка, но и для самого коллектива, куда он приходит. Поэтому и та, и другая стороны заинтересованы в том, чтобы остаться вместе. Но, если что-то пойдет не так и специалист не задержится, НR — менеджеру придется начинать процесс поиска кандидата сначала, а это значит – снова нести финансовые и временные затраты.

Если поиск персонала происходит через агентство, то стоит поинтересоваться предлагают ли профессиональные рекрутеры услугу сопровождения новых сотрудников. Хорошо, если она так же входит в пакет наряду с поиском и отбором кандидатов. Обычно сопровождение предполагает контакты агента с новичком в первый, третий, седьмой, четырнадцатый, тридцатый и семидесятый дни работы на новом месте.

В чем преимущества внешнего контроля? Через неделю работы в компании у нового специалиста могут возникнуть сложности. Третья сторона как раз и нужна, чтобы предотвратить недопонимание между новичком и руководством. Такая «вмешательство» может предотвратить уход сотрудника и избавить компанию от хлопот, связанных с поиском очередного кандидата. На семидесятый день внешнего рекрутера уже больше интересует обратная связь от линейного менеджера новичка. Эта информация позволит оценить насколько успешно сработали все три стороны.

Когда приступать к адаптации

Ошибочно полагать, что адаптация начинается в первый день работы. Знакомить будущего сотрудника с компанией следует заранее. Проявите участие и объясните, как лучше добраться до офиса, где ставить машину, как работает пропускная система. Это даст ощущение поддержки, так необходимое сначала даже опытному специалисту. Введите его в курс дела: чего ожидать от первого рабочего дня.

Аспекты адаптации новых сотрудников

  • Включение в профессиональную деятельность (знакомство с производственными процессами, должностными обязанностями),
  • Включение в организационный контекст (знакомство с корпоративными нормами и правилами),
  • Социально-психологическая адаптация (интеграция в коллектив).

Этапы адаптации

Первый день на рабочем месте.

Чтобы снизить напряжение, информируйте нового сотрудника. Лучше, если его встретит руководитель и ознакомит с планом действий на день. Следует объяснить к кому обращаться и по каким вопросам.

Не стоит упускать новичка из виду в течение всего дня. Если руководитель не может посвятить этому процессу столько времени, следует назначить другого ответственного, им может быть HR- менеджер или старший сотрудник. Необходимо получить обратную связь, то есть подвести итоги первого рабочего дня, выяснить комфортно ли было человеку, удалось ли познакомиться с коллегами, ответить на возникшие вопросы.

Программа адаптации.

Обычно она включает в себя временные рамки и план работ на время испытательного срока, план адаптационных мероприятий, таких как знакомство с бизнес-процессами и корпоративной культурой.

Подведение итогов по адаптационному периоду.

В ходе беседы с сотрудником необходимо ответить на его вопросы и ознакомить с рекомендациями руководства на будущее.

Адаптация руководителей

В среднем погружение руководителей во все бизнес-процессы занимает больше времени нежели адаптация рядовых сотрудников. Для менеджеров среднего звена это около шести месяцев, для топ-менеджеров – год.

В случае прихода специалиста главная задача HR-менеджера помочь ему найти общий язык с коллегами, вникнуть во все процессы. Когда приходит новый руководитель, необходимо наоборот помочь коллективу принято нового шефа. А это уже более сложная задача.

Во-первых, нанимая нового управленца, необходимо учесть его личностные особенности и требования (сегодня ТОПы стремятся найти баланс между рабочим временем и личным), понять насколько стиль руководства соответствует вашей компании.

Идеальная ситуация, когда будущий директор приходит в компанию в качестве заместителя, например, по стратегическим вопросам. Тем самым исключаются стрессы и авралы, когда новому руководителю приходится вникать в бизнес-процессы методом проб и ошибок, ведь пока он учится, производство идет.

Работая в команде, будущий шеф имеет шанс постепенно познакомиться с компанией, акционеры – присмотреться к нему, а коллектив – принять.

Каких ошибок стоит избегать

  • Не подготовленное рабочее место. Если свой первый день сотрудник провел в переговорной, столовой или за случайными свободными столами, это не добавит доверия нового специалиста к компании.
  • Руководитель или HR-специалист не провел экскурсию по офису и производственным помещениям. Новичок постеснялся спросить и целый день или несколько дней чувствовал себя не комфортно.
  • Руководитель не представил нового сотрудника коллективу, что создало первый барьер в коммуникации между командой и вновь пришедшим специалистом.
  • Работнику не объяснили «правила игры». Из чего складывается зарплата, как происходит премирование и продвижение по службе, а за что последуют санкции.

Грамотный процесс адаптации должен привести к:

  • Уменьшению стартовых издержек, так как сократится время вхождения сотрудника в курс дела;
  • Сокращению текучести кадров;
  • Экономии времени сотрудников и руководителя;
  • Чувству удовлетворенности, уверенности, ощущению комфортной среды в коллективе.

Сопровождение сотрудника после адаптационных мероприятий едва ли не более важный процесс, чем сама адаптация.

HR — менеджерам следует подмечать малейшие тревожные признаки, контролировать состояние и результаты нового специалиста, чаще проводить беседы.

Эти меры позволят избежать увольнения новичка, если компания действительно в нем заинтересована.

Если случаются проблемные кейсы, то они разбираются совместно с сотрудником. Например, сотрудник после стажировки говорит, что это не его, и он не знает, зачем пришел в компанию. Я позиционирую компанию, как одну большую семью. Могу поговорить с сотрудником, встретив его в коридоре, могу подойти к рабочему месту или позвать к себе. Если сотрудник не адаптировался, то идет работа в связке с руководителем его отдела. Расскажу кейс. Сотрудник не мог понять, подходит ему должность или нет. В такой ситуации мы договорились, что устанавливаем время, за которое он определяется. В этот период смотрели на его показатели, и он тоже присматривался к работе и компании. После оговоренного срока показатели сотрудника улучшились, появился прогресс. Мы провели повторную беседу на тему того, насколько сотрудник сам видит перемены, и изменилось ли его отношение к работе. В итоге, сотрудник решил продолжать работать и улучшать свои показатели.

Ксения Болдакова

HR-менеджер Supl.biz

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Admin

Для отправки комментария необходимо авторизоваться.